Vodnik po Mokapenu

Uporabniki in ekipe

Razdelek Uporabniki in ekipe je osrednje mesto za upravljanje kdo dela v vaši organizaciji in kako je skupina organizirana. Od tu vabite sodelavce, dodeljujete Dovoljenja (organizacijsko vlogo), ustvarjate ekipe po oddelku ali projektu, spremljate statuse dostopov in upoštevate omejitve načrta.

Uporabniki in ekipe so vedno vezani na eno organizacijo: se ne delijo med različnimi organizacijami. Sodelavec v organizaciji A morda ne obstaja v organizaciji B, ekipa «Prodaja» v eni organizaciji pa je neodvisna od enake po imenu v drugi. Za kontekst več organizacij glejte vodnik Organizacije in dostopi; za podrobnosti o tem, kaj lahko počne vsaka vloga, vodnik Vloge in dovoljenja.

Pregled

Stran je razdeljena na dva povezana zavihka:

• Uporabniki — seznam vseh dostopov do organizacije: ime, e-pošta, Dovoljenja (org vloga), pripadnost ekipam, status. Od tu vabite nove osebe in odpirate kartico vsakega uporabnika.
• Ekipe — notranje skupine (Prodaja, Podpora, Management, Projekt X…) z managerjem, člani in opisom. Ekipe služijo za organizacijo dela, filtriranje seznamov, dodeljevanje odgovornosti in deljenje vidnosti na karticah in avtomatizacijah.

Na vrhu vsakega zavihka je števec tipa trenutno / največ dovoljeno z načrtom (npr. «12/20» uporabnikov, «5/10» ekip). Če presežete omejitev, Mokapen prikaže opozorila in blokira nove aktivacije, dokler ne zmanjšate števila ali ne nadgradite načrta.

Dva pojma, ki ju ne smete zamenjati:

• Dovoljenja (organizacijska vloga) — Gost, Omejen uporabnik, Uporabnik, Član, Lastnik: določajo, kaj oseba lahko vidi in nastavi v celotni organizaciji. To je polje «Dovoljenja» na seznamu in na kartici uporabnika.
• Vloga — opisna oznaka delovnega mesta (npr. «Vodja prodaje», «Razvijalec»). Ne spremeni sistemskih dovoljenj: služi za identifikacijo oseb v organigramu, filtrih in profilih.

Kje se nahaja in kdo ima dostop

Odprite meni Organizacija (ikona stavbe v zgornji vrstici) in v stranskem meniju pod imenom organizacije izberite Uporabniki in ekipe.

Kdo vidi postavko menija — vsi uporabniki z vsaj vlogo Omejen uporabnik ali višje. Gostje ne dostopajo do nastavitev organizacije in ne vidijo tega razdelka.

Kdo lahko kaj počne — na kratko:

• Omejen uporabnik — vidi seznam uporabnikov in samo ekipe, katerim pripada; ne vabi, ne ustvarja ekip, ne ureja drugih uporabnikov.
• Uporabnik — vabi nove uporabnike, upravlja ekipe, ureja kartice uporabnikov (v mejah svoje vloge). Lahko zapusti organizacijo iz menija možnosti v lastni vrstici.
• Član — kot Uporabnik, z širšim dostopom do nastavitev organizacije (ustvarjanje ekip, upravljanje članov ekip, spreminjanje Dovoljenj uporabnikov z enako ali nižjo vlogo).
• Lastnik — lahko aktivira/deaktivira uporabnike, odstrani tuje dostope, vidi številske identifikatorje na kartici. Varnost organizacije (ločena postavka v meniju) ostaja rezervirana za Lastnike.

Drugemu uporabniku ne morete dodeliti Dovoljenja višjega od vašega niti urejati uporabnikov z višjo vlogo (razen kjer je dovoljeno za lasten profil). Vlogi Uporabnik in Omejen uporabnik zahtevata načrt Medium ali višji: brez te ravni so možnosti onemogočene z ikono načrta.

Zavihek Uporabniki — seznam in filtri

Zavihek Uporabniki prikaže tabelo s stolpci:

• Uporabniki — avatar, ime in priimek (če je profil izpolnjen) ali e-pošta, če je povabilo še v teku; pod e-pošto se prikaže oranžna oznaka «Povabilo v teku», ko uporabnik še ni sprejel.
• Dovoljenja — prevedena organizacijska vloga (Gost, Omejen uporabnik, Uporabnik, Član, Lastnik…).
• Ekipe — seznam ekip, katerim pripada; klik na ime odpre kartico ekipe. Ikona uporabnikov označuje ekipo, katere član ste tudi vi («Moje ekipe»).
• Status — Aktiven, Neaktiven ali V teku (povabilo ni zaključeno).

Besedilni filter — iskalna vrstica na vrhu filtrira v realnem času po imenu, e-pošti, Dovoljenjih ali ekipi, ki jo vnesete.

Filter statusa (viden Članu in višje) — spustni meni s števci:

• Vsi — celoten seznam.
• Aktivni — uporabniki z operativnim dostopom.
• Neaktivni — dostop je začasno prekinil administrator.
• V teku — povabila poslana, registracija pa ni zaključena.

Pod filtri vrstica Uporabniki organizacije: N/M povzema, koliko mest uporabljate glede na največje število načrta. Če N > M, se prikaže rdeče opozorilo: odvečni uporabniki so bili onemogočeni in se ne morejo prijaviti, dokler ne pridete v okvir omejitve ali ne izvedete nadgradnje na strani Obračunavanje.

Če imate čakajoča povabila (iz drugih organizacij), rumen pas na vrhu strani pove, koliko povabil zahteva vašo pozornost.

Vabljenje novih uporabnikov

Gumb Povabi uporabnika (zgoraj desno) je na voljo Članu in višje, dokler niste dosegli omejitve uporabnikov načrta. Ko je omejitev polna, gumb prikaže ikono načrta in odpre okno za nadgradnjo.

Povabilo poteka v dveh korakih:

1. E-pošta — vnesite veljaven e-poštni naslov in pritisnite Enter ali gumb Dodaj. Lahko vnesete več naslovov zaporedoma: vsak postane odstranljiva «kartica». Sistem prepreči preseganje največjega števila uporabnikov, ki ga dovoljuje načrt, med dodajanjem naslovov.
2. Dovoljenja — s puščico preidite na drugi korak, preverite seznam oseb za povabilo, izberite organizacijsko vlogo in potrdite.

Vloge, ki jih lahko dodelite ob povabilu (odvisno od vaše vloge):

• Lastnik — popoln administratorski dostop do organizacije (nastavitve, obračunavanje, varnost). Uporabljajte zmerno: običajno zadostuje eden ali nekaj Lastnikov.
• Član — popoln dostop do CRM in nastavitev aplikacij, brez upravljanja obračunavanja in varnosti organizacije.
• Uporabnik — upravljanje uporabnikov in ekip, povabila, brez splošnih nastavitev organizacije (zahteva načrt Medium ali višji).
• Omejen uporabnik — vsakodnevno operativno delo brez upravljanja uporabnikov/ekip (zahteva načrt Medium ali višji).
• Gost — minimalen dostop, samo do izrecno deljenih virov. Ob povabilu morate navesti projekte, do katerih bo imel dostop: izberite Vsi projekti ali posamezne projekte v meniju z večkratno izbiro.

Za vsako vlogo Mokapen prikaže informativno polje, ki povzema posledice izbire (npr. «Gostje imajo dostop samo do izbranih projektov»).

Pred pošiljanjem morate potrditi polje odobritve: potrdite, da želite te osebe dodati v organizacijo z izbranim Dovoljenjem. Ob pošiljanju:

• če e-pošta že pripada registriranemu računu Mokapen, uporabnik prejme obvestilo v aplikaciji in e-pošto s povabilom s povezavo za sprejetje ali zavrnitev;
• če e-pošta še ni registrirana, povabilo ostane v teku, dokler oseba ne zaključi registracije s tem naslovom;
• za Goste Mokapen uporabnika doda kot sodelavca navedenih projektov.

Status uporabnika

Vsak dostop do organizacije ima status, viden na seznamu in na kartici uporabnika:

• Aktiven (zelena ikona) — uporabnik se lahko prijavi in normalno dela v organizaciji.
• Neaktiven (siva ikona) — dostop je prekinjen: uporabnik ne more uporabljati te organizacije, dokler ga Lastnik ne ponovno aktivira. Koristno za sodelavce, ki so začasno odsotni ali odhajajo, brez takojšnjega brisanja zgodovine.
• V teku (ikona ure) — povabilo poslano, profil pa še ni aktiviran. Na seznamu vidite samo e-pošto; ime se prikaže po registraciji.

Samo Lastniki lahko uporabnika preklapljajo med Aktiven in Neaktiven in nazaj, in le če organizacija ni presegla omejitve uporabnikov načrta (sicer izbirnik statusa ostane zaklenjen, dokler ne pridete v okvir kvote ali ne nadgradite).

Kartica uporabnika

Klik na vrstico seznama (ali Info iz menija ⋮) odpre celozaslonsko kartico uporabnika. Vsebuje:

• Status — spustni meni na vrhu (Lastnik, če je dovoljeno).
• Kopiraj povezavo — neposredni URL kartice, koristen za notranje deljenje.
• E-pošta — prikaz ali urejanje (samo za administratorje Mokapen z popolnim dostopom do računa).
• Dovoljenja — org vloga, ki jo lahko urejate, če vaša vloga to dovoljuje in cilj ni višji od vas v hierarhiji.
• Barva — če ima organizacija vključeno prilagajanje barv uporabnikov, lahko dodelite prepoznavno barvo (ozadje in ikona), uporabljeno v oznakah, koledarjih in poljih «uporabniki in ekipe».
• Vloga — prosto besedilo delovnega mesta.
• Manager — hierarhični nadrejeni v organigramu, izbirate med aktivnimi uporabniki organizacije.
• Oddelek — dodatno opisno polje.
• Info — besedilne opombe z urejevalnikom (vključno z omembami, če so omogočene).
• Ekipe — seznam ekip, katerim pripada, z vlogo v ekipi (če imate vidnost). Klik na ekipo odpre njeno kartico.
• Profilna fotografija — avatar desno; osebno fotografijo spreminja uporabnik sam v Profilu.

Urejena polja imajo ikono svinčnika: kliknite za način urejanja, nato Shrani v nogi kartice.

Sistemski uporabnik — Mokapen vključuje posebnega tehničnega uporabnika (ikona robota), ki ga uporabljajo avtomatizacije in notranji procesi. Njegova kartica je samo za branje in je ne smete ročno spreminjati.

Če gledate lasten profil, v meniju ⋮ najdete povezavo Uredi, ki vodi do nastavitev osebnega profila (ime, fotografija, preference), ločenih od Dovoljenj organizacije.

Odstranitev uporabnika ali zapustitev organizacije

Iz menija ⋮ v vsaki vrstici:

• Odstrani (Lastnik, pri drugih uporabnikih) — prekliče dostop do organizacije. Račun Mokapen osebe ostane, vendar ne more več vstopiti v to organizacijo.
• Zapusti (Uporabnik in višje, v lastni vrstici) — prostovoljni izhod iz organizacije. Koristno, če ne delate več s tem naročnikom ali oddelkom.

V obeh primerih Mokapen zahteva potrditev v namenskem oknu. Najprej razmislite o nastavitvi Neaktiven, če želite ohraniti sledljivost brez takojšnjega operativnega dostopa.

Zavihek Ekipe — seznam in vidnost

Preklopite na zavihek Ekipe na vrhu (poleg Uporabniki). Seznam prikaže:

• Ekipa — ime skupine (klik odpre kartico).
• Manager — vodja ekipe z avatarjem; klik odpre kartico uporabnika managerja.
• Člani — število oseb v ekipi.

Ikona uporabnikov levo od imena označuje ekipo, katere član ste.

Kdo vidi katere ekipe:

• Uporabnik (in višje) — vidi vse ekipe organizacije.
• Omejen uporabnik — vidi samo ekipe, katerim pripada.

Zgoraj desno najdete:

• Moje vloge — povezava do profila, kjer vsak uporabnik posodobi svojo delovno Vlogo, managerja in Dovoljenja (v dovoljenih mejah) brez poti prek administratorskega seznama.
• Nova ekipa — ustvari skupino (Član in višje), če niste dosegli omejitve ekip načrta.

Kot pri uporabnikih števec Ekipe organizacije: N/M in opozorila kažejo preseganje omejitve načrta.

Če še ni nobene ekipe, stran prikaže prazno stanje z gumbom za ustvaritev prve.

Ustvarjanje nove ekipe

Okno Nova ekipa se odpre iz Nova ekipa ali s prazne strani. Izpolnite:

1. Naslov — ime, vidno v celotni aplikaciji (npr. «Customer Success», «Razvoj», «Uprava»). Obvezno.
2. Zavihek Člani:
   • Manager — uporabnik, odgovoren za ekipo (neobvezen, a priporočljiv). Izberete lahko samo uporabnike z aktivnim statusom.
   • Člani — iščite po imenu ali e-pošti s samodejnim dopolnjevanjem; vsak izbran uporabnik se doda na seznam in ga lahko odstranite pred shranjevanjem.
3. Zavihek Info — besedilni Opis ekipe (poslanstvo, obseg, opombe za sodelavce).

Ob shranjevanju Mokapen ustvari ekipo, zabeleži managerja in člane ter pošlje obvestila in e-pošto novim članom. Prikaže se potrditveno sporočilo in seznam se osveži.

Manager je vodja ekipe; vsak drug dodan uporabnik vstopi kot član. Te notranje vloge v ekipi so ločene od organizacijskih Dovoljenj (Gost, Omejen uporabnik, Uporabnik, Član, Lastnik).

Kartica ekipe

Ob odprtju ekipe najdete dva zavihka:

Člani

• Manager — urejajo ga Član in višje; iskanje uporabnikov organizacije.
• Člani — trenutni seznam z možnostjo dodajanja (iskalno polje) ali odstranjevanja (ikona koša) posameznih uporabnikov. Manager ni med običajnimi člani, ampak se upravlja v namenskem polju.

Info

• Opis — prosto besedilo opisa ekipe, urejeno neposredno na mestu.

Na vrhu: Kopiraj povezavo do kartice; Lastniki vidijo tudi številske identifikatorje ekipe (koristno pri naprednih uvozih).

Izbriši ekipo — iz menija ⋮, če ste manager ekipe ali Član z dovoljenjem za upravljanje ekip. Dejanje je nepovratno: preverite, ali avtomatizacije, filtri ali dodelitve ne odvisijo od te ekipe.

Spremembe managerja, članov in opisa zahtevajo Shrani v nogi (vidno samo tistim, ki lahko urejajo).

Ekipe in uporabniki v ostalem CRM

Uporabniki in ekipe niso le imeniki: najdete jih povsod, kjer Mokapen upravlja odgovornost in vidnost:

• Lastnik in Sodelavci — na nalogah, projektih, priložnostih, vstopnicah, ponudbah, naročilih in avtomatizacijah. Lahko dodelite posamezne uporabnike ali celotne ekipe.
• Polja po meri «Uporabniki in ekipe» — tip polja, ki sprejme enega ali več uporabnikov in/ali ekip.
• Filtri seznamov — Kanban, seznami in poročila pogosto omogočajo filtriranje po lastniku, sodelavcih ali ekipi.
• Avtomatizacije — Lastnik in Sodelavci toka lahko so ekipe; koraki prevzamejo dovoljenja izbranega Lastnika (glejte vodnik Avtomatizacije).
• Uvoz/izvoz — v datotekah CSV se uporabniki identificirajo z e-pošto; ekipe s kodo s «t» pred številko (kot je navedeno v navodilih za uvoz).
• Povezave in omembe — v opombah in časovnici lahko omenjate uporabnike; ekipe pomagajo združevati vidnost na projektih in dejavnostih.

Dobro strukturirana ekipa zmanjša ponavljajoče dodeljevanje: namesto da pet oseb dodate na vsako kartico, enkrat dodelite ekipo «Podpora L2».

Moje vloge (profil)

Gumb Moje vloge na zavihku Ekipe (in enaka postavka v Profil → Moje vloge) vodi na stran, kjer vsak uporabnik posodobi svoje organizacijske podatke:

• delovno vlogo;
• referenčnega managerja;
• morebitna Dovoljenja, ki jih lahko spremeni sam (v mejah, ki jih določi administrator).

To je priporočena pot za sodelavce, ki morajo le popraviti naziv ali nadrejenega brez vložka pri IT ali Lastniku. Administratorji še naprej uporabljajo kartice v Uporabniki in ekipe za spremembe drugih profilov.

Omejitve načrta

Vsaka organizacija ima ločene kvote, vezane na aktivni načrt (Free, Small, Medium, Large…):

• Največje število uporabnikov — vključuje aktivne in v teku; neaktivni lahko še vedno zasedajo mesto, odvisno od tega, ali je organizacija presegla omejitev načrta.
• Največje število ekip — vsaka ustvarjena ekipa porabi eno mesto na načrtu.
• Načrt Medium ali višji — potreben za dodeljevanje vlog Uporabnik in Omejen uporabnik ob povabilu in urejanju.

Ko dosežete omejitev:

• gumb Povabi uporabnika / Nova ekipa ponudi nadgradnjo;
• če je bil načrt znižan in aktivni uporabniki presegajo novo največje število, Mokapen onemogoči odvečne dostope in prikaže opozorila s povezavo na stran s cenami;
• Lastnik mora odločiti, koga ohraniti aktivnega, ali kupiti dodatna mesta.

Omejitve veljajo na organizacijo, ne na osebni račun: dve različni org imata dva neodvisna števca.

Praktični primeri uporabe

• Onboarding zaposlenega — Povabite z vlogo Omejen uporabnik → dodajte v ekipo «Operations» → manager nastavi polje Manager na kartici uporabnika → uporabnik izpolni «Moje vloge» z delovnim nazivom.
• Zunanji svetovalec na projektu — Povabite kot Gost z izbiro samo projekta «Spletna stran stranke X». Ne vidi celotnega imenika niti nastavitev; dela na nalogah in mejnikih projekta.
• Vodja oddelka — Vloga Član + manager ekipe «Prodaja Slovenija». Ekipo dodelite kot Sodelavca na priložnostih oddelka in v avtomatizacijah za spremljanje.
• Odhod sodelavca — Najprej nastavite Neaktiven za blokado dostopa; po obdobju predaje Odstranite iz organizacije. Pred odstranitvijo ponovno dodelite odprte naloge in odgovornosti.
• Prestrukturiranje ekip — Ustvarite «Customer Success» in «Customer Success — Enterprise» kot ločeni ekipi; premaknite člane s kartice ekipe brez spreminjanja Dovoljenj v organizaciji.
• Preverjanje čakajočih povabil — Filter «V teku» pri Uporabniki, da vidite, kdo še ni sprejel; povezavo ponovno pošljite ustno ali razmislite o odstranitvi zastarelega povabila.

Povezani vodniki

• Vloge in dovoljenja — celotna tabela od Gosta do Lastnika in kaj lahko počne vsaka raven.
• Organizacije in dostopi — več organizacij, preklapljanje organizacije, izolacija podatkov.
• Projekti — dostop Gostov in sodelavci projekta.
• Avtomatizacije — Lastnik in Sodelavci (uporabniki/ekipe) tokov.
• Varnost — javni/zasebni način, Team Master in privzeta vidnost podatkov.

Pogosta vprašanja

V: Kakšna je razlika med Dovoljenji in Vlogo na kartici uporabnika?

O: Dovoljenja = organizacijska vloga (Gost, Omejen uporabnik, Uporabnik, Član, Lastnik), ki ureja dostop in funkcije. Vloga = prosta poklicna oznaka (npr. «Account Manager») brez vpliva na sistemska dovoljenja.

V: Ali Omejen uporabnik vidi vse sodelavce?

O: Da na seznamu uporabnikov, vendar na zavihku Ekipe vidi samo ekipe, katerim pripada. Ne more vabiti niti ustvarjati ekip.

V: Ali lahko v enem povabilu povabim več oseb z različnimi vlogami?

O: Ne: v drugem koraku povabila velja ena vloga za vse e-poštne naslove, vnesene v tej seji. Za različne vloge ponovite povabilo v ločenih korakih.

V: Kaj se zgodi, če izbrišem ekipo?

O: Ekipa izgine iz organizacije; zgodovinske dodelitve na karticah lahko ostanejo kot referenca, dokler jih ne posodobite. Preverite avtomatizacije in filtre, ki uporabljajo to ekipo.

V: Ali je manager ekipe obvezen?

O: Ne, a je priporočljiv za jasnost glede odgovornosti in poročil. Dodelite ga ob ustvarjanju ali pozneje s kartice ekipe.

V: Ali lahko Gost postane polni Uporabnik?

O: Da: Član ali Lastnik odpre kartico uporabnika in spremeni Dovoljenja iz Gosta v Uporabnika (ali drugo vlogo). Preverite tudi dostop do projektov in ekip.

V: Kje upravljam geslo in 2FA organizacije?

O: V razdelku Varnost menija organizacije (Lastnik), ne v Uporabniki in ekipe. Vsak uporabnik upravlja lastno geslo v Profil → Varnost.