Vodnik po Mokapenu

Microsoft Outlook Calendar

Ta integracija povezuje modul Sestanki Mokapen z vašim Microsoft Outlook Calendar. Sestanki in termini lahko potujejo med obema sistemoma po pravilih, ki jih nastavite — brez ročnega izvoza ali dvojnega vnosa.

Ne sinhronizira nalog: na strani je možnost nalog onemogočena (kmalu). Velja le za termine z datumom in uro.

Splošni pregled integracij: Integracije.

Zahteve

• Paket Mokapen z integracijo koledarja (ikona Premium značke pri vnosu sestankov). Brez ustreznega paketa gumb za povezavo odpre stran za nadgradnjo.
• Microsoft račun z aktivnim Outlook koledarjem.
• Dovoljenje za pooblastitev Mokapen za upravljanje koledarja in dogodkov v Microsoft.

Povezava Outlook Calendar

1. Uporabniški meni → Integracije → zavihek Microsoft Outlook Calendar.
2. Pritisnite Sinhroniziraj Microsoft Outlook Calendar (ali enakovredno).
3. V Microsoft: izberite račun (lahko je drugačen od e-pošte, s katero se prijavite v Mokapen).
4. Preberite zahtevana dovoljenja (koledar in dogodki) in potrdite dostop.
5. Vrnete se v Mokapen: prikaže se Povezan račun: z avtoriziranim Microsoft e-poštnim naslovom.

Če ne sprejmete dovoljenj, povezava se ne dokonča in noben termin ne bo sinhroniziran. Avtomatizacije, ki so odvisne od koledarja, ne bodo mogle uporabljati Outlook dogodkov.

Če se prikaže «povezava je potekla», pritisnite Prekini povezavo in ponovno povežite.

Kaj Mokapen zahteva od Microsoft

Poleg imena in e-pošte profila Mokapen zahteva dostop do koledarja in dogodkov: branje obstoječih sestankov, ustvarjanje novih iz Mokapen, posodabljanje in brisanje, ko spremenite ali prekličete povezan termin. Brez teh dovoljenj sinhronizacija ne začne.

Microsoft e-pošta drugačna od Mokapen e-pošte

To je dovoljeno in pogosto: delate v Mokapen z eno prijavo in sinhronizirate koledar team@podjetje.si ali osebni Outlook račun. Na strani integracije je e-pošta pod Povezan račun tista, ki šteje za sync, ne prijavna e-pošta Mokapen.

Isti naslov (Mokapen = Microsoft): izvoz/uvoz ohrani organizatorja in udeležence; neznani e-poštni naslovi pri uvozu lahko ustvarijo stike (samo e-pošta) v imeniku.

Različni naslovi:

• V Outlook mora biti povezan račun organizator ali udeleženec dogodka, sicer Outlook ne sprejme zapisa.
• Pri izvozu: če organizator Mokapen ne obstaja v tem koledarju, se dogodek ustvari z povezanim Microsoft računom kot organizatorjem.
• Pri uvozu: če vaš Mokapen uporabnik sodeluje na dogodku, termin vstopi v Mokapen; če ne sodeluje, lahko dogodek ostane uvožen, a ni viden vam; dogodki brez uporabnih udeležencev so lahko prezreti.

Nasvet: dodajte se kot udeleženec k terminom, ki morajo biti vidni v obeh sistemih, ali uporabite isti e-poštni naslov, kjer je to mogoče.

Nastavitve za konfiguracijo

Smer sinhronizacije

Tri načine (puščice na strani):

• Samo v Mokapen — Outlook napaja CRM; spremembe v Mokapen se ne vrnejo v Outlook.
• Samo v Outlook — Mokapen pošilja termine v koledar.
• Oba — posodobitve v enem sistemu se odražajo v drugem.

Koledarji

• Glavni koledar — izberite, kateri Outlook koledar uporabiti kot glavnega (naložen iz povezanega računa).
• Drugi koledarji — izberite sekundarne koledarje (Stranke, Ekipa…). Rojstni dnevi in prazniki so samodejno izključeni.

Drugi nadzori

• Sinhroniziraj termine — mora ostati vklopljeno.
• Datum začetka — od katerega dne uvoziti pretekle dogodke; naprej približno eno leto (na strani ni fiksne omejitve 15 dni nazaj kot pri Google Calendar).
• Microsoft Teams (če paket to dovoljuje) — doda povezavo do videokonference izvoženim terminom.

Pritisnite Shrani za shranjevanje, Sinhroniziraj za izvedbo uskladitve.

Kaj se zgodi med sinhronizacijo

• Nov termin v Mokapen → dogodek v Outlook (če je izvoz aktiven).
• Sprememba ali izbris v Mokapen → posodobitev ali odstranitev povezanega Outlook dogodka.
• Nov dogodek v Outlook → termin v Mokapen (če je uvoz aktiven in znotraj datumskega območja).
• Sprememba v Outlook → Mokapen posodobi povezan termin (samodejna obvestila od Microsoft, kadar je mogoče).

Pogosti problemi

• Manjkajoči dogodki — preverite datum začetka, izbrane koledarje, smer sync, e-poštno udeležbo pri različnih računih.
• Podvojeni dogodki — dve povezavi ali isti dogodek uvožen in ročno ponovno ustvarjen; združite in uporabite en uradni koledar.
• Počasna sinhronizacija — normalno ob prvem prehodu z veliko dogodki.

Prekinitev povezave

Pritisnite Prekini povezavo, potrdite z vnosom zahtevane besede in nadaljujte. Mokapen prekine povezavo z Outlook Calendar in odstrani reference sync med termini in dogodki.

Kaj se zgodi s podatki:

• Termini v Mokapen — ostanejo v CRM kot običajni zapisi, vendar niso več sinhronizirani z Outlook (brez samodejnih posodobitev v obeh smereh).
• Dogodki v Outlook Calendar — jih Mokapen ne izbriše samodejno.

Za razliko od imenika ali Drive okno prekinitve Calendar ne ponuja polj za množično brisanje že uvoženih terminov: v praksi jih ohranite v Mokapen, ločene od sync. Če želite očistiti CRM, termine po prekinitvi povezave ročno izbrišite ali uredite.

Upravljanje terminov v CRM: vodnik Sestanki.