Průvodce Mokapenem

Microsoft Outlook Calendar

Tato integrace propojuje modul Schůzky v Mokapenu s vaším Microsoft Outlook Calendar. Schůzky a termíny mohou putovat mezi oběma systémy podle pravidel, která nastavíte — bez ručních exportů nebo dvojího zadávání.

Ne synchronizuje úkoly: na stránce je volba úkolů vypnutá (brzy). Platí pouze pro schůzky s datem a časem.

Obecný přehled integrací: Integrace.

Požadavky

• Plán Mokapen s integrací kalendáře (ikona odznaku Premium u položky menu schůzek). Bez vhodného plánu Premium tlačítko pro připojení otevře stránku upgradu.
• Microsoft účet s aktivním Outlook kalendářem.
• Oprávnění autorizovat Mokapen ke správě kalendáře a událostí na Microsoft.

Připojení Outlook Calendar

1. Uživatelské menu → Integrace → záložka Microsoft Outlook Calendar.
2. Klikněte na Synchronizovat Microsoft Outlook Calendar (nebo ekvivalent).
3. Na Microsoft: zvolte účet (může být jiný než e-mail pro přihlášení do Mokapenu).
4. Zkontrolujte požadovaná oprávnění (kalendář a události) a potvrďte přístup.
5. Vrátíte se do Mokapenu: zobrazí se Připojený účet: s autorizovaným Microsoft e-mailem.

Pokud oprávnění nepřijmete, připojení se nedokončí a žádné schůzky se nesynchronizují. Automatizace závislé na kalendáři nebudou moci používat Outlook události.

Pokud vidíte «vypršené připojení», klikněte na Odpojit a znovu připojte.

Co Mokapen žádá od Microsoft

Kromě jména a e-mailu profilu Mokapen žádá přístup ke kalendáři a událostem: čtení existujících schůzek, vytváření nových z Mokapenu, jejich aktualizace a mazání při úpravě nebo zrušení propojené schůzky. Bez těchto oprávnění synchronizace nezačne.

Microsoft e-mail odlišný od e-mailu Mokapen

Je to povoleno a běžné: v Mokapenu pracujete s jedním přihlášením a synchronizujete kalendář team@company.com nebo osobní Outlook účet. Na stránce integrace záleží e-mail pod Připojený účet, ne e-mail pro přihlášení do Mokapenu.

Stejná adresa (Mokapen = Microsoft): export/import zachová organizátora a účastníky; neznámé e-maily při importu mohou vytvořit kontakty (pouze e-mail) v adresáři.

Různé adresy:

• V Outlook musí být připojený účet organizátorem nebo účastníkem události; jinak Outlook zápis nepřijme.
• Při exportu: pokud organizátor v Mokapenu na tom kalendáři neexistuje, událost se vytvoří s připojeným Microsoft účtem jako organizátorem.
• Při importu: pokud se váš Mokapen uživatel účastní události, schůzka vstoupí do Mokapenu; pokud ne, událost může zůstat importovaná, ale pro vás neviditelná; události bez užitečných účastníků mohou být ignorovány.

Tip: přidejte se jako účastník ke schůzkám, které mají být viditelné v obou systémech, nebo kde je to možné použijte stejnou e-mailovou adresu.

Nastavení ke konfiguraci

Směr synchronizace

Tři režimy (šipky na stránce):

• Pouze Mokapen — Outlook napájí CRM; změny v Mokapenu se nevracejí do Outlook.
• Pouze Outlook — Mokapen posílá schůzky do kalendáře.
• Oba — aktualizace v jednom systému se projeví v druhém.

Kalendáře

• Primární kalendář — vyberte, který Outlook kalendář použít jako primární (načtený z připojeného účtu).
• Ostatní kalendáře — vyberte sekundární kalendáře (Klienti, Tým…). Narozeniny a svátky jsou automaticky vyloučeny.

Další ovládací prvky

• Synchronizovat schůzky — musí zůstat zapnuto.
• Počáteční datum — od kterého dne importovat minulé události; dopředu přibližně rok (na stránce není pevný limit 15 dní zpět jako u Google Calendar).
• Microsoft Teams (pokud váš plán umožňuje) — přidá odkaz na videokonferenci k exportovaným schůzkám.

Klikněte na Uložit pro uložení nastavení, Synchronizovat pro spuštění sladění.

Co se děje během synchronizace

• Nová schůzka v Mokapenu → událost v Outlook (pokud je export aktivní).
• Úprava nebo smazání v Mokapenu → aktualizace nebo odstranění propojené Outlook události.
• Nová událost v Outlook → schůzka v Mokapenu (pokud je import aktivní a v rozsahu dat).
• Úprava v Outlook → Mokapen aktualizuje propojenou schůzku (automatická upozornění od Microsoft, kde je to možné).

Časté problémy

• Chybějící události — zkontrolujte počáteční datum, vybrané kalendáře, směr synchronizace, účast e-mailů při rozdílných účtech.
• Duplicitní události — dvě připojení nebo stejná událost importovaná a ručně znovu vytvořená; sloučte a používejte jeden oficiální kalendář.
• Pomalá synchronizace — normální při prvním běhu s mnoha událostmi.

Odpojení

Klikněte na Odpojit, potvrďte zadáním požadovaného slova a pokračujte. Mokapen ukončí připojení k Outlook Calendar a odstraní synchronizační reference mezi schůzkami a událostmi.

Co se stane s daty:

• Schůzky v Mokapenu — zůstanou v CRM jako běžné záznamy, ale už se nesynchronizují s Outlook (žádné automatické aktualizace ani směrem).
• Události v Outlook Calendar — Mokapen je automaticky nesmaže.

Na rozdíl od kontaktů nebo Drive okno odpojení kalendáře nenabízí zaškrtávací políčka pro hromadné smazání již importovaných schůzek: v praxi je ponecháte v Mokapenu, odpojené od synchronizace. Chcete-li CRM vyčistit, smažte nebo upravte schůzky ručně po odpojení.

Správa schůzek v CRM: Příručka Schůzky.