Průvodce Mokapenem

Průvodce Dokumenty

Oblast Dokumenty je prostor Mokapenu pro texty a rozložení ve formátu stránky (styl A4), které připravíte, uložíte a propojíte s CRM: doprovodné dopisy, profily klientů, zápisy z jednání, provozní postupy, popisné nabídky. Každý dokument má název, formátované tělo (s volitelnou hlavičkou a patičkou), soukromí, spolupracovníky, propojení na jiné entity a lze ho stáhnout jako PDF nebo Word (DOCX).

Přístup z menu Listy → Dokumenty. Pokud se stejná struktura opakuje — stejný dopis, stejný zápis, stejný postup — nepřepisujte ho ručně: vytvořte šablonu typu Dokument s proměnnými (kontakt, příležitost, společnost…) a dokument vygenerujte z propojeného záznamu. Mokapen načte rozložení a nahradí proměnné daty toho záznamu.

Modul vyžaduje aktivní aplikaci Dokumenty, správná oprávnění v organizaci a vhodný plán Premium. Dostupnost ověřte u svého plánu: bez Premium může seznam zobrazit stránku upgradu; u vyšších plánů jsou dostupné také archiv a koš.

K čemu slouží Dokumenty v CRM

Dokument Mokapenu není rychlá poznámka ani obchodní nabídka: je to strukturovaný list, který zůstává v historii klienta a týmu.

• Dlouhá formátovaná dokumentace — nadpisy, seznamy, tabulky, obrázky a odkazy v rozložení stránky, ne krátké pole popisu.
• Automatická personalizace — ze šablony propojené s entitou se pole vyplní samy (viz Šablony → Dokument).
• Historie CRM — dokument zůstane propojen s kontaktem, příležitostí, tiketem, projektem, schůzkou… a najdete ho znovu z historie těchto záznamů.
• Export pro externí použití — náhled a stažení PDF/DOCX pro archiv, offline podpis nebo odeslání přes e-mailové kanály organizace. Není zde dedikovaný tok «Odeslat dokument» jako u nabídek a objednávek: typicky stáhnete a přiložíte.
• Týmová práce — soukromí, spolupracovníci, štítky, přílohy, komentáře a časová osa aktualizací jako u ostatních entit Mokapenu.

Praktické pravidlo: každý dokument určený klientovi nebo prospektu si zaslouží alespoň jedno propojení s kontaktem, společností nebo příležitostí — historie zůstane viditelná ze záznamu klienta, nejen v seznamu Dokumentů.

Dokumenty vs. Nabídky, Objednávky a Poznámky

Mokapen «listy» se snadno zaměňují. Stručně:

• Dokumenty — obecný text/rozložení A4, proměnné ze šablony, export PDF/DOCX, propojení CRM. Ideální pro dopisy, zápisy, postupy, narativní profily.
• Nabídky / Objednávky — obchodní dokumenty s tabulkou položek, ekonomickými podmínkami a dedikovanou PDF grafikou (průvodce Prodej + šablony Nabídka/Objednávka). Nenahrazují Dokumenty, když potřebujete volný text bez logiky prodejních položek.
• Poznámky — v menu Listy mohou stále zobrazovat Již brzy. Nepoužívejte Dokumenty jako náhradu lepících poznámek u záznamu: lepící poznámky zůstávají u záznamu (plán Premium).

Stránka seznamu dokumentů

Seznam dokumentů je tabulka s vyhledáváním, filtrem uživatel/tým a typickými sloupci (název, štítky, typ, spolupracovníci, propojení, datum vytvoření). Užitečné indikátory: zámek soukromí (soukromý dokument) a příznak nedávné aktualizace.

Typická horní lišta:

• Nový dokument — otevře vytvoření na celé stránce (od nuly).
• Akce — Archiv a Koš (s vhodným plánem Premium), pro zobrazení dokumentů mimo aktivní seznam nebo obnovení ze soft delete.
• Vícenásobný výběr — výběr řádků checkboxy zobrazí akční lištu: úprava, duplikace, archivace, smazání u vybraných dokumentů.

Vytvoření dokumentu

Můžete začít od nuly ze seznamu nebo vygenerovat ze šablony otevřením jiného záznamu (kontakt, příležitost…) a vytvořením propojeného dokumentu. Druhá cesta využívá proměnné šablony.

Od nuly (ze seznamu Dokumenty)

1. Otevřete Listy → Dokumenty a stiskněte Nový dokument.
2. Vyplňte alespoň Název dokumentu (povinné).
3. Nastavte soukromí (zámek), štítky, barvu záznamu, typ (volitelné pole k výběru nebo přidání, užitečné pro filtrování «Zápisy», «Dopis», «Postup») a spolupracovníky pokud platí.
4. Definujte Okraje stránky (typické hodnoty v milimetrech: horní, pravý, dolní, levý). Ovlivňují náhled a PDF: ověřte je před oficiálním exportem.
5. Napište Hlavičku, Patičku a Obsah v editoru ve formátu stránky (viz níže).
6. Přidejte přílohy nebo lepící poznámky pokud jsou na vašem plánu dostupné.
7. Na kartě Propojení propojte kontakty, příležitosti, tikety, projekty… (pokud máte oprávnění a aktivní aplikace).
8. Uložte — obvykle přejdete na celostránkový záznam vytvořeného dokumentu.

Ze seznamu vytvoření od nuly neexponuje stejný plný průvodce jako tok «Ze šablony» ze záznamu: pro proměnné použijte cestu níže.

Ze šablony (z propojené entity)

Jak popisuje průvodce Šablony: šablona Dokument je HTML dokument ve formátu stránky (A4), s bohatým editorem a konfigurovatelnými okraji. Propojení proměnných s entitou adresáře/prodeje (např. kontakt, příležitost) znamená, že při generování dokumentu z propojeného záznamu se pole vyplní samy.

1. Otevřete záznam (např. Kontakt nebo Příležitost) → vytvořte Nový dokument (nebo ekvivalentní akci propojeného vytvoření).
2. Zvolte Ze šablony (seznam šablon Dokument kompatibilních s touto entitou) nebo začněte od prázdného dokumentu.
3. Mokapen načte obsah šablony a nahradí proměnné daty propojeného záznamu.
4. Zkontrolujte text, hlavičku/patičku a okraje, pak uložte: propojení se počáteční entitou se vytvoří automaticky.

Šablony se spravují v nastavení organizace → Šablony → Dokument. Typické příklady šablon: doprovodný dopis, profil klienta, zápis z jednání, provozní postup se vždy stejnou strukturou.

Záznam dokumentu

Lze otevřít v modálním okně nebo na celé obrazovce (pohled stránky, pokud plán umožňuje) z lišty — stejný obsah, více prostoru pro práci s rozložením A4.

Akční lišta

• Soukromí (zámek): Veřejný (viditelný členům organizace podle pravidel přístupu) nebo Soukromý (jen ti s explicitním přístupem — viz níže).
• Štítky, Barva nadpisu/pozadí záznamu, Přílohy, Lepící poznámky (Premium).
• Celá stránka, Kopírovat odkaz.
• + Vytvořit a propojit / nové propojení: propojte jiné entity přímo z dokumentu.
• Náhled a Stáhnout (PDF / Word) — viz níže.

Menu Možnosti (tři tečky)

• Duplikovat: vytvoří kopii; v modálním okně zvolíte, co zahrnout (propojení a další prvky podle dostupných možností).
• Archivovat / Obnovit (vhodný plán Premium): skryje z provozního seznamu nebo vrátí do aktivního seznamu.
• Smazat / Obnovit (červená položka): s vhodným plánem soft delete (koš + obnovení) nebo trvalé smazání z koše/potvrzení.

Karty záznamu

• Data — typ, spolupracovníci, okraje, přílohy, hlavička, patička, obsah, komentáře.
• Propojení — vazby na jiné entity (úkol, projekt, schůzka, kontakt, společnost, rezervace, příležitost, služba, produkt, nabídka, objednávka, tiket, jiný dokument, kampaň… pokud jsou aplikace aktivní). Viz také Propojení.
• Aktualizace — časová osa změn a aktivit u záznamu.

Obsah, hlavička, patička a okraje

Jádrem dokumentu je editor ve formátu stránky. Není to prosté textové pole: myslíte v termínech tisknutelného / PDF výstupu, jako na listu A4.

Obsah je hlavní tělo: nadpisy, odstavce, seznamy, tabulky, obrázky a odkazy. Sem patří podstata dopisu, zápisu nebo postupu. Používejte jasné formátování (hierarchie nadpisů, odrážkové seznamy), aby PDF zůstalo čitelné i u příjemce.

Hlavička a Patička jsou text (nebo prvky) opakované nahoře a dole stránky — textové logo, firemní údaje, pevné poznámky, disclaimer. Na šabloně Dokument je připravíte jednou; u jednotlivého dokumentu je upravíte jen při potřebě varianty. U šablon Nabídka/Objednávka najdete podobnou logiku hlavičky/patičky v obchodním PDF rozložení; zde je koncept stejný, ale bez tabulky položek.

Okraje (horní, pravý, dolní, levý) definují bílé místo kolem textu. Přímo ovlivňují náhled a exportované soubory: příliš úzký okraj může v tisku nebo PDF oříznout obsah; příliš široký snižuje využitelný prostor. Nastavte okraje v šabloně, pokud je hlavičkový papír vždy stejný; u jednotlivého dokumentu je upravte jen výjimečně.

Tip k procesu: když se struktura opakuje, pracujte na šabloně (proměnné + okraje + hlavička/patička). Přizpůsobte jednotlivý dokument jen tam, kde se obsah mění (data, specifické odstavce, přílohy). Vyhnete se nekonzistentním kopiím a řetězeným aktualizacím.

Soukromí a spolupracovníci

Jako u schůzek a jiných entit Mokapenu odpovídají soukromí a spolupracovníci na dvě různé otázky: «kdo v organizaci tento dokument vidí?» a «kdo v týmu na něm potřebuje pracovat, aniž by byl veřejný pro všechny?».

Se Veřejným soukromím (zámek v akční liště) je dokument viditelný členům organizace podle pravidel přístupu a rolí. Se Soukromým soukromím je dokument omezen na ty s explicitním přístupem: typicky kdo ho vytvořil, určení spolupracovníci a pravidla soukromí entity — ne všichni členové organizace.

Spolupracovníci (pole Spolupracovníci na kartě Data, pokud je ve vaší organizaci aktivní) jsou uživatelé nebo týmy Mokapenu, kteří potřebují viditelnost a možnost pracovat na dokumentu. Příklady: obchodník, který vygeneroval dopis z obchodu; asistent doplňující zápis; manažer revidující interní postupy. Nejsou to «účastníci schůzky» (typický koncept schůzky): jsou to členové týmu, kteří potřebují list vidět a sledovat v Mokapenu.

Stručně:

• Veřejný = viditelný v organizaci podle obecných oprávnění.
• Soukromý = jen ti s explicitním přístupem (spolupracovníci / pravidla soukromí).
• Spolupracovník = uživatel nebo tým, kdo potřebuje dokument vidět a na něm pracovat, i když je soukromý.

Pokud nemáte přístup k soukromému dokumentu, Mokapen zobrazí zprávu o nedostupnosti. U citlivých interních dokumentů (návrhy smluv, poznámky ke klientům, omezené postupy) použijte soukromé soukromí a omezené spolupracovníky.

Náhled a stažení

Před odesláním nebo archivací oficiálního listu použijte Náhled pro kontrolu vykreslení, okrajů, hlavičky a patičky. Poté:

• Stáhnout PDF — stabilní soubor pro archiv, externí podpis nebo e-mailovou přílohu.
• Stáhnout Word (DOCX) — užitečné, pokud příjemce potřebuje text upravit mimo Mokapen; podepsanou nebo revidovanou verzi pak znovu přiložíte k dokumentu nebo souborům propojeného záznamu.

Na rozdíl od nabídek a objednávek není dedikované odeslání dokumentu e-mailem ze záznamu. Použijte Náhled/Stáhnout a přiložte přes e-mailové/zprávové kanály organizace, nebo uložte PDF do Příloh propojeného záznamu.

Archiv, smazání a duplikace

Jako u schůzek: preferujte Archiv, když je dokument hotový, ale historie a propojení jsou stále potřeba; použijte Smazat u chybných návrhů nebo testovacích duplicit.

Duplikace

Z Možnosti → Duplikovat. V modálním okně zvolte, co kopírovat (propojení a další prvky podle možností). Užitečné pro druhou verzi stejného dopisu nebo zápisu se stejnou strukturou a jinými daty. Po kopii aktualizujte název a obsah u nového dokumentu.

Archivace a obnovení

Záznam → Možnosti → Archivovat (vhodný plán Premium), nebo vícenásobný výběr v seznamu → Archivovat. Dokument opustí aktivní seznam; najdete ho z Akce → Archiv a můžete Obnovit. Preferujte archivaci před smazáním, když je potřeba obchodní stopa nebo compliance.

Smazání

Ze záznamu nebo seznamu (jednotlivě nebo hromadně) → Smazat → potvrzení v modálním okně. S vhodným plánem Premium může být soft delete (koš + obnovení) nebo trvalé smazání z koše. Archiv a koš často vyžadují vyšší plán Premium než základní použití dokumentů — ověřte dostupnost a roli (Člen u některých smazání).

Nastavení (Pole / Sloupce)

V nastavení organizace u Dokumentů mohou karty Pole a Seznam a sloupce zobrazovat Již brzy (ještě nefunkční). Přizpůsobení polí/rozložení popsané v průvodcích Pole, Karta a Sloupce se na Dokumenty dnes plně nevztahuje. Co lze dobře strukturovat je šablona Dokument (rozložení, okraje, proměnné) a použití typů a štítků v seznamu.

Případy použití

• Doprovodný dopis: šablona Dokument s proměnnými kontaktu → generování ze záznamu Kontakt → revize → Stáhnout PDF a přiložit k prodejnímu e-mailu.
• Zápis z jednání: dokument propojený se Schůzkou a Projektem; spolupracovníci = dodávkový tým; soukromé soukromí pokud obsahuje důvěrné poznámky.
• Provozní profil klienta: z Příležitosti, šablona s obchodem + kontaktem již vyplněným; zůstane v historii obchodu.
• Interní postup (SOP): veřejný dokument v organizaci, štítek «SOP», bez dat klienta; aktualizujte šablonu při změně procesu.
• Export pro externí podpis: Stáhnout DOCX nebo PDF, podepsat offline, znovu přiložit podepsaný soubor k dokumentu nebo přílohám propojeného záznamu.

Doporučené procesy

• Vždy začněte od šablony, pokud se text opakuje; nepřepisujte identické dopisy ručně.
• Propojte každý klientský dokument s Kontaktem/Společností/Příležitostí: najdete ho z historie záznamu.
• Používejte konzistentní typy a štítky («Zápis», «Postup», «Dopis») pro filtrování v seznamu.
• Ověřte okraje v Náhledu před oficiálním PDF.
• Citlivé dokumenty: soukromé soukromí + omezení spolupracovníci.
• Archivujte místo smazání, když je historie potřeba; pravidelně uklízejte duplicitní návrhy.

Kombinujte Dokumenty s Šablonami, Kontakty, Příležitostmi a Schůzkami pro dokumentový tok konzistentní se zbytkem CRM.

Časté dotazy

Q: Kde najdu Dokumenty?

A: Menu Listy → Dokumenty. Skupina se jmenuje Listy; položka je Dokumenty.

Q: Jak používám proměnné?

A: Vytvořte šablonu Dokument v Nastavení → Šablony, vložte proměnné tlačítkem Proměnná, pak generujte dokument z kompatibilní entity volbou Ze šablony. Ze seznamu vytvoření od nuly neexponuje stejný plný průvodce jako tok ze záznamu.

Q: Mohu dokument odeslat e-mailem z Mokapenu?

A: Není dedikované odeslání jako u nabídek. Použijte Náhled/Stáhnout a přiložte, nebo e-mailové/zprávové kanály organizace.

Q: Proč nevidím Archiv nebo Koš?

A: Obvykle je potřeba vyšší plán Premium. Ověřte plán a roli (Člen u některých smazání).

Q: Mohu přizpůsobit pole záznamu Dokument?

A: Nastavení Pole/Sloupce u Dokumentů je stále Již brzy. Pro strukturování práce používejte šablony, typy a štítky.

Q: Jaký je rozdíl oproti PDF nabídky?

A: Nabídka má tabulku položek, ekonomické podmínky a obchodní grafiku. Dokument je obecný text/rozložení A4, flexibilnější, ale bez logiky prodejních položek.

Q: Pokud smažu šablonu Dokument, zmizí už vytvořená PDF?

A: Ne. Již vygenerované dokumenty zůstanou; smažete jen šablonu pro budoucí vytváření.