Mokapen Rehberi

Belgeler Kılavuzu

The Belgeler alan, hazırladığınız, sakladığınız ve CRM'ye bağladığınız sayfa formatındaki metinler ve düzenler (A4 stili) için Mokapen'in alanıdır: ön mektuplar, müşteri profilleri, toplantı tutanakları, işletim prosedürleri, açıklayıcı teklifler. Her belgenin bir başlığı, biçimlendirilmiş gövdesi (isteğe bağlı üstbilgi ve altbilgiyle birlikte), gizliliği, ortak çalışanları, diğer varlıklarla bağlantıları vardır ve şu şekilde indirilebilir: PDF'ler veya Kelime (DOCX).

Şu adresten erişin: E-Tablolar → Belgeler menü. Aynı yapı sıklıkla tekrarlanıyorsa (aynı harf, aynı dakikalar, aynı prosedür), elle yeniden yazmayın: Belge türü şablonu ile değişkenler (iletişim, fırsat, şirket…) ve bağlantılı bir kayıttan belgeyi oluşturun. Mokapen düzeni yükler ve değişkenleri o kaydın verileriyle değiştirir.

Modül, Belgeler uygulamasının etkin olmasını, kuruluşta doğru izinlerin olmasını ve uygun Premium planı. Planınızın müsaitliğini kontrol edin: Premium olmadan listede yükseltme sayfası görüntülenebilir; daha yüksek planlarla arşiv ve çöp kutusu da kullanılabilir hale gelir.

CRM'de Hangi Belgeler İşe Yarar?

Bir Mokapen belgesi kısa bir not ya da ticari bir teklif değildir: yapılandırılmış sayfa bu müşteri ve ekip geçmişinde kalır.

• Uzun, biçimlendirilmiş belgeler — kısa bir açıklama alanı değil, sayfa düzenindeki başlıklar, listeler, tablolar, resimler ve bağlantılar.
• Otomatik kişiselleştirme — bir varlığa bağlı bir şablondan alanlar kendi başlarına doldurulur (bkz. Şablonlar → Belge rehber).
• CRM geçmişi — belge iletişim kişisine, fırsata, çağrıya, projeye, randevuya bağlı kalır ve onu yine bu kayıtların geçmişinden bulursunuz.
• Harici kullanım için dışa aktarma — arşiv, çevrimdışı imza veya kuruluşun e-posta kanalları aracılığıyla göndermek için önizleme ve PDF/DOCX indirme. Tekliflerde ve siparişlerde olduğu gibi özel bir "Belge gönder" akışı yoktur: genellikle indirir ve eklersiniz.
• Takım çalışması — diğer Mokapen varlıklarında olduğu gibi gizlilik, ortak çalışanlar, etiketler, ekler, yorumlar ve güncelleme zaman çizelgesi.

Pratik kural: Müşteriye veya potansiyel müşteriye yönelik her belge en az bir belgeyi hak eder bağlantı iletişim, şirket veya fırsat için; böylece geçmiş yalnızca Belgeler listesinde değil, müşteri kaydında da görünür kalır.

Belgeler ve Fiyat Teklifleri, Siparişler ve Notlar

Mokapen "çarşaflarını" karıştırmak kolaydır. Kısacası:

• Belgeler — genel A4 metin/düzen, şablondan değişkenler, PDF/DOCX dışa aktarımı, CRM bağlantıları. Mektuplar, tutanaklar, prosedürler, anlatım profilleri için idealdir.
• Teklifler / Siparişler — satır öğeleri tablosu, ekonomik terimler ve özel PDF grafikleri içeren ticari belgeler (Satış kılavuzları + Teklif/Sipariş şablonları). Satır öğesi satış mantığı olmadan serbest metne ihtiyacınız olduğunda Belgelerin yerini almazlar.
• Notlar — E-Tablolar menüsünde hâlâ şu şekilde görünebilirler: Yakında gelecek. Belgeleri kayıttaki yapışkan notların yerine kullanmayın: yapışkan notlar kayıtta yapışkan olarak kalır (Premium plan).

Dokümanlar listesi sayfası

Dokümanlar listesi, arama, kullanıcı/ekip filtresi ve tipik sütunları (başlık, etiketler, tür, ortak çalışanlar, bağlantılar, oluşturulma tarihi) içeren bir tablodur. Yararlı göstergeler: gizlilik kilidi (özel belge) ve son güncelleme bayrağı.

Tipik üst çubuk:

• Yeni Belge — tam sayfa oluşturmayı açar (sıfırdan).
• Eylemler — Arşiv Ve Çöp (uygun bir Premium planla), artık etkin listede olmayan belgeleri görüntülemek veya kalıcı silme işleminden geri yüklemek için.
• Çoklu seçim — onay kutulu satırların seçilmesi eylem çubuğunu gösterir: seçilen belgelerde düzenleme, çoğaltma, arşivleme, silme.

Belge oluşturma

Listeden sıfırdan başlayabilir veya başka bir kayıt (ilgili kişi, fırsat…) açıp bağlantılı bir belge oluşturarak bir şablondan oluşturabilirsiniz. İkinci yol şablon değişkenlerini kullanan yoldur.

Sıfırdan (Belgeler listesinden)

1. Açık E-Tablolar → Belgeler ve tuşuna basın Yeni Belge.
2. En azından doldurun Belge adı (gerekli).
3. Gizliliği (kilit), etiketleri, kayıt rengini, türünü (serbest seçilebilir veya eklenebilir alan, «Dakika», «Mektup», «Prosedür» filtrelemek için kullanışlıdır) ve varsa ortak çalışanları ayarlayın.
4. Sayfayı tanımla Marjlar (milimetre cinsinden tipik değerler: üst, sağ, alt, sol). Önizlemeyi ve PDF'yi etkilerler: resmi bir dışa aktarımdan önce bunları kontrol edin.
5. Yazmak Başlık, Altbilgi, Ve İçerik sayfa formatı düzenleyicisinde (aşağıdaki özel bölüme bakın).
6. Planınızda varsa ekler veya yapışkan notlar ekleyin.
7. içinde Bağlantılar sekme bağlantısı kişileri, fırsatları, biletleri, projeleri… (izinleriniz ve etkin uygulamalarınız varsa).
8. Kaydetmek — genellikle oluşturulan belgenin tam sayfa kaydına yönlendirilirsiniz.

Listeden sıfırdan oluşturma, bir kayıttan "Şablondan" akışıyla aynı tam sihirbazı göstermez: değişkenler için aşağıdaki yolu kullanın.

Şablondan (bağlantılı bir varlıktan)

Şablonlar kılavuzunda açıklandığı gibi: Belge şablonu, zengin bir düzenleyiciye ve yapılandırılabilir kenar boşluklarına sahip, sayfa formatında (A4) bir HTML belgesidir. Değişkenleri bir adres defterine/satış varlığına (ör. ilgili kişi, fırsat) bağlamak, bağlantılı bir kayıttan belge oluşturduğunuzda alanların kendi başlarına doldurulması anlamına gelir.

1. Bir kayıt açın (ör. Kişi veya Fırsat) → oluştur Yeni Belge (veya eşdeğer bağlantılı oluşturma eylemi).
2. Seçmek Şablondan (söz konusu varlıkla uyumlu Belge şablonlarının listesi) veya boş bir belgeden başlayın.
3. Mokapen şablon içeriğini yükler ve değiştirir değişkenler bağlantılı kaydın verileriyle.
4. Metni, üstbilgi/altbilgiyi ve kenar boşluklarını gözden geçirin ve ardından kaydedin: başlangıç ​​varlığına bağlantı otomatik olarak oluşturulur.

Şablonlar Kuruluş ayarlarında yönetilir → Şablonlar → Belge. Tipik şablon örnekleri: ön yazı, müşteri profili, toplantı tutanakları, çalışma prosedürü yapı olarak her zaman aynıdır.

Belge kaydı

Bunu bir modal veya Tam ekran (plan izin veriyorsa sayfa görünümü) araç çubuğundan — aynı içerik, A4 düzeninde çalışmak için daha fazla alan.

Eylem çubuğu

• Mahremiyet (kilit): Halk (erişim kurallarına göre kuruluş üyeleri tarafından görülebilir) veya Özel (yalnızca açık erişime sahip olanlar - aşağıya bakın).
• Etiketler, Renk başlık/kayıt arka planı, Ekler, Yapışkan notlar (Premium).
• Tam sayfa, Bağlantıyı kopyala.
• + Oluşturun ve bağlanın / yeni bağlantı: diğer varlıkları doğrudan belgeden bağlayın.
• Önizleme Ve İndirmek (PDF / Word) — özel bölüme bakın.

Seçenekler menüsü (üç nokta)

• Kopyalamak: bir kopya oluşturur; modda nelerin dahil edileceğini seçebilirsiniz (mevcut seçeneklere göre bağlantılar ve diğer öğeler).
• Arşivle / Geri Yükle (uygun Premium plan): operasyonel listeden gizlenir veya aktif listeye geri döner.
• Sil / Geri Yükle (kırmızı öğe): uygun bir planla geçici silme (çöp kutusu + geri yükleme) veya çöp kutusundan kalıcı olarak silme/onaylama.

Sekmeleri kaydet

• Veri — tür, ortak çalışanlar, kenar boşlukları, ekler, üst bilgi, alt bilgi, içerik, yorumlar.
• Bağlantılar — diğer varlıklara bağlantılar (görev, proje, randevu, iletişim, şirket, rezervasyon, fırsat, hizmet, ürün, fiyat teklifi, sipariş, bilet, diğer belge, kampanya… uygulamalar etkinse). Ayrıca bkz. Bağlantılar rehber.
• Güncellemeler — Kayıttaki değişikliklerin ve etkinliklerin zaman çizelgesi.

İçerik, üstbilgi, altbilgi ve kenar boşlukları

Belgenin kalbi sayfa formatı düzenleyicisidir. Düz metin alanı değil: A4 kağıdındaki gibi yazdırılabilir / PDF çıktısı olarak düşünüyorsunuz.

The İçerik ana gövdedir: başlıklar, paragraflar, listeler, tablolar, resimler ve bağlantılar. İşte mektubun, tutanakların veya prosedürün özü. PDF'nin hedefte de okunabilir kalmasını sağlamak için anlaşılır biçimlendirme (başlık hiyerarşisi, madde işaretli listeler) kullanın.

Başlık Ve Altbilgi metin (veya öğeler) sayfanın üstünde ve altında tekrarlanır mı - metin logosu, şirket referansları, sabit notlar, sorumluluk reddi beyanı. Belge şablonunda bunları bir kez hazırlarsınız; tek bir belgede bunları yalnızca bir değişkene ihtiyaç duyulduğunda ayarlarsınız. Teklif/Sipariş şablonlarında, ticari PDF düzeninde benzer üstbilgi/altbilgi mantığını bulursunuz; burada konsept aynıdır ancak satır öğeleri tablosu yoktur.

Marjlar (üst, sağ, alt, sol) metnin etrafındaki beyaz alanı tanımlar. Bunlar önizlemeyi ve dışa aktarılan dosyaları doğrudan etkiler: çok dar bir kenar boşluğu, basılı veya PDF'deki içeriğin kesilmesine neden olabilir; çok geniş olan ise kullanılabilir alanı azaltır. Antetli kağıt her zaman aynıysa şablondaki kenar boşluklarını ayarlayın; bireysel belgede bunları yalnızca istisnalar için ayarlayın.

Süreç ipucu: yapı tekrarlandığında üzerinde çalışın şablon (değişkenler + kenar boşlukları + üstbilgi/altbilgi). Bireysel belgeyi yalnızca içeriğin değiştiği yerlerde (tarihler, belirli paragraflar, ekler) özelleştirin. Tutarsız kopyalardan ve zincir güncellemelerinden kaçınırsınız.

Gizlilik ve ortak çalışanlar

Randevularda ve diğer Mokapen kuruluşlarında olduğu gibi, mahremiyet ve ortak çalışanlar iki farklı soruyu yanıtlar: "Bu belgeyi kuruluşta kimler görebilir?" ve "herkese açıklanmadan ekipte kimin bunun üzerinde çalışması gerekiyor?"

İle Halk gizlilik (işlem çubuğuna kilitle) belge, kuruluş erişim kurallarına ve rollerine göre kuruluş üyeleri tarafından görülebilir. İle Özel gizlilik, belge açık erişime sahip olanlarla sınırlıdır: genellikle onu kim yarattıysa, belirlenmiş işbirlikçilerve varlık gizlilik kuralları - tüm kuruluş üyeleri için geçerli değildir.

İşbirlikçiler (Kuruluşunuzda etkinse, Veri sekmesindeki Ortak Çalışanlar alanı) Mokapen kullanıcıları veya ekipleridir. görünürlük ve çalışma yeteneği belge üzerinde. Örnekler: anlaşmadan mektubu oluşturan satış görevlisi; tutanakları tamamlayan asistan; iç prosedürleri gözden geçiren bir yönetici. Bunlar "toplantı katılımcıları" değil (tipik randevu konsepti): Mokapen'deki sayfayı görmesi ve takip etmesi gereken ekip üyeleridir.

Özetle:

• Halk = genel izinlere göre kuruluşta görünür.
• Özel = yalnızca açık erişime sahip olanlar (ortak çalışanlar / gizlilik kuralları).
• İşbirlikçi = Belge gizli olsa bile belgeyi görmesi ve üzerinde çalışması gereken kullanıcı veya ekip.

Özel bir belgeye erişiminiz yoksa Mokapen erişim yok mesajını gösterir. Hassas dahili belgeler için (taslak sözleşmeler, müşteri notları, kısıtlı prosedürler) özel gizliliği ve kısıtlı ortak çalışanları kullanın.

Önizleyin ve indirin

Resmi bir belgeyi göndermeden veya arşivlemeden önce şunu kullanın: Önizleme Oluşturmayı, kenar boşluklarını, üstbilgiyi ve altbilgiyi kontrol etmek için. Daha sonra:

• PDF'yi indir — arşiv, harici imza veya e-posta eki için kararlı dosya.
• Word'ü İndirin (DOCX) — alıcının metni Mokapen dışında düzenlemesi gerekiyorsa kullanışlıdır; daha sonra imzalanmış veya revize edilmiş sürümü belgeye veya bağlantılı kayıt dosyalarına yeniden ekleyebilirsiniz.

Fiyat teklifleri ve siparişlerin aksine, kayıttan gönderilen özel bir belge e-postası yoktur. Önizleme/İndirme özelliğini kullanın ve kuruluşun e-posta/mesaj kanalları aracılığıyla ekleyin veya PDF'yi bağlantılı kayıtta saklayın Ekler.

Arşivleyin, silin ve çoğaltın

Randevularda olduğu gibi: tercih et Arşiv belge tamamlandığında ancak geçmişe ve bağlantılara hâlâ ihtiyaç duyulduğunda; kullanmak Silmek Yanlış taslaklar veya test kopyaları için.

Kopyalamak

Seçeneklerden → Kopyalamak. Modalda neyin kopyalanacağını seçin (seçeneklere göre bağlantılar ve diğer öğeler). Aynı mektubun veya tutanağın aynı yapıya ve farklı tarihlere sahip ikinci versiyonu için kullanışlıdır. Kopyaladıktan sonra yeni belgenin başlığını ve içeriğini güncelleyin.

Arşivle ve geri yükle

Kaydet → Seçenekler → Arşiv (uygun Premium plan) veya listeden çoklu seçim → Arşivle. Belge etkin listeden çıkar; Eylemler'den bulun → Arşiv ve yapabilirsin Eski haline getirmek. Ticari izleme veya uyumluluk gerektiğinde arşivlemeyi silmeye tercih edin.

Silmek

Kayıttan veya listeden (tekli veya çoklu) → Silmek → modal olarak onaylayın. Uygun bir Premium planla geçici silme (çöp kutusu + geri yükleme) veya çöp kutusundan kalıcı olarak silme işlemi yapılabilir. Arşivleme ve çöp kutusu genellikle temel belge kullanımına göre daha yüksek bir Premium plan gerektirir; kullanılabilirliği ve rolü kontrol edin (bazı silme işlemleri için üye olun).

Ayarlar (Alanlar / Sütunlar)

Kuruluş ayarlarında, Belgeler için, Alanlar Ve Liste ve Sütunlar kartlar şu şekilde görünebilir: Yakında gelecek (henüz operasyonel değil). bölümünde açıklanan alan/düzen özelleştirmesi Alanlar, Kart, Ve Sütunlar kılavuzlar bugün Belgeler için tam olarak geçerli değildir. Zaten iyi yapılandırabileceğiniz şey Belge şablonu (düzen, kenar boşlukları, değişkenler) ve listedeki türlerin ve etiketlerin kullanımı.

Kullanım örnekleri

• Ön yazı: Kişi değişkenlerini içeren belge şablonu → Kişi kaydından oluştur → gözden geçir → PDF'yi indirin ve satış e-postasına ekleyin.
• Toplantı tutanakları: Randevu ve Projeye bağlı belge; işbirlikçiler = teslimat ekibi; gizli notlar içeriyorsa özel gizlilik.
• Operasyonel müşteri profili: Fırsat'tan, anlaşma + iletişim bilgilerinin yer aldığı şablon zaten doldurulmuş; anlaşma geçmişinde kalır.
• Dahili prosedür (SOP): kuruluştaki genel belge, «SOP» etiketi, müşteri verisi yok; süreç değiştiğinde şablonu güncelleyin.
• Harici imza için dışa aktar: DOCX veya PDF'yi indirin, çevrimdışı imzalayın, imzalı dosyayı belgeye veya bağlantılı kayıt eklerine yeniden ekleyin.

Önerilen süreçler

• Her zaman bir noktadan başla şablon metin tekrarlanıyorsa; Aynı harfleri elle yeniden yazmaktan kaçının.
• Her müşteri belgesini İrtibat Kişisi/Şirket/Fırsat'a bağlayın: bunu kayıt geçmişinden bulabilirsiniz.
• Listeyi filtrelemek için tutarlı türleri ve etiketleri ("Dakika", "Prosedür", "Mektup") kullanın.
• Resmi PDF'den önce Önizleme'deki kenar boşluklarını kontrol edin.
• Hassas belgeler: özel gizlilik + kısıtlı ortak çalışanlar.
• Geçmişe ihtiyaç duyulduğunda silmek yerine arşivleyin; yinelenen taslakları periyodik olarak temizleyin.

Belgeleri şununla birleştir: Şablonlar, Kişiler, Fırsatlar, Ve Randevular CRM'nin geri kalanıyla tutarlı bir belge akışı için.

Sık sorulan sorular

S: Belgeleri nerede bulabilirim?

C: Menü E-Tablolar → Belgeler. Grubun adı E-Tablolar; öğe Belgeler'dir.

S: Değişkenleri nasıl kullanırım?

C: Ayarlar → Şablonlar'da bir Belge şablonu oluşturun, Değişken düğmesiyle değişkenler ekleyin, ardından belgeyi uyumlu bir varlıktan seçerek oluşturun Şablondan. Listeden sıfırdan oluşturma, bir kayıttan gelen akışla aynı tam sihirbazı ortaya çıkarmaz.

S: Belgeyi Mokapen'den e-postayla gönderebilir miyim?

C: Tekliflerde olduğu gibi özel bir gönderim yoktur. Önizleme/İndirme ve ekleme seçeneğini veya kuruluşun e-posta/mesaj kanallarını kullanın.

S: Arşiv veya Çöp Kutusu'nu neden göremiyorum?

C: Genellikle daha yüksek bir Premium planına ihtiyaç vardır. Planı ve rolü kontrol edin (bazı silme işlemleri için üye).

S: Belge kayıt alanlarını özelleştirebilir miyim?

C: Belgeler için Alanlar/Sütunlar ayarları yakında kullanıma sunulacaktır. Çalışmayı yapılandırmak için şablonları, türleri ve etiketleri kullanın.

S: Teklif PDF'sinden farkı nedir?

C: Bir teklifte satır öğeleri tablosu, ekonomik terimler ve ticari grafikler bulunur. Belge genel A4 metin/düzendir, daha esnektir ancak satır öğesi satış mantığı yoktur.

S: Bir Belge şablonunu silersem önceden oluşturulmuş PDF'ler kaybolur mu?

C: Hayır. Halihazırda oluşturulmuş belgeler kalır; şablonu yalnızca gelecekteki yaratımlar için silersiniz.