Mokapen Rehberi

Randevu rezervasyonu

Randevu al sayfası, Mokapen’in e-postada üç tarih pingpongunu bitirme yoludur: ziyaretçi kiminle görüşeceğini seçer (veya Mokapen atar), yalnızca boş slotları görür ve onaylar. Randevu zaten takvimdedir, adres defterindeki kişi ile, ev sahibinin bağlıysa Meet veya Teams, takvim daveti. Hiçbir şey kopyalamazsınız.

Bu bir katalog rezervasyonu değildir (ücretli danışmanlık, kiralama, sınıfta bir yer): o Hizmet veya ürün rezerve ettir. Burada nesne ekipten bir kişinin zamanıdır. İletişim formu da değildir: orada bir mesaj toplarsınız, burada gerçek bir slot alırsınız.

Kolaylık buradadır: bir URL (veya sitede bir snippet), müşteri kendi rezerve eder, siz tarihi, ev sahibini, kanalı ve kişi kartını zaten bulursunuz. Mokapen’in geri kalanıyla aynı gizlilik, aynı alanlar, aynı takvim. Ayrı bir Calendly yok, gelen kutusunda «bana üç pencere ver» yok.

Ne işe yarar ve neden yardımcı olur

Ortalama satışçı, görüşmeyi yapmaktan çok görüşmeyi rezerve etmeye zaman harcar. Bu sayfa o boşluğu kapatır:

• Gerçek slotlar, «bu hafta boş» değil — ev sahibinin boş olduğu saatleri gösterirsiniz; ön bildirim, tampon, öğle molası, kuruluş kapanışları ve bu sayfanın hariç tutulan tarihleriyle. Google/Outlook takvimi senkronse dış meşgul saatler sayılır: çift rezervasyon yok.
• Ev sahipleri sizin yönteminizle — yalnızca bir kişi (sahip, uzman). Veya iki veya daha fazla: ziyaretçi seçer, veya Mokapen round robin döndürür, veya kolektif bir toplantıdır (herkes boş, herkes görüşmede).
• Süreyi siz kararlaştırırsınız — 15, 30, 45, 60 dakika veya özel bir değer. Birden fazlasını açarsanız ziyaretçi slotun ne kadar süreceğini seçer. Oluşturmada varsayılan: 30 dakika, Pazartesi–Cuma 9–18.
• Kanal zaten kararlı — Google Meet, Microsoft Teams ve/veya bir konum. Yalnızca bir kanal = örtük. Birkaç kanal = ziyaretçi seçer. Meet/Teams bağlantısı, ev sahibinin entegrasyonu bağlıysa kendiliğinden üretilir: ev sahibinde Google veya Microsoft yoksa bağlantı vaat etmeyin.
• Her şey CRM’de — kişi + randevu, takvim davetleri (varsayılan açık), ziyaretçinin ekleyebileceği CC’deki konuklar. Oradan her randevu gibi taşıyın, not alın, arşivleyin: ikinci bir yazılım parçası değildir.

Kısaca: bu sayfayı birinin bir kişinin zamanını rezerve etmesi için kullanırsınız. İletişim formunu size yazanları toplamak için. Hizmet/ürünleri birinin bir katalog kalemini rezerve etmesi için. Bir form, bir iş: üçünü aynı formda karıştırmayın.

Nasıl erişilir ve limitler

• Kullanıcı menüsü → Formlar. Üstte filtreler Tümü / İletişim formu / Randevu rezervasyonu / Hizmet veya ürün rezerve et. Randevu filtresinden «Yeni form» doğru şablonda başlar.
• Formlar ve Randevular uygulamalarının açık olması (Ayarlar → Uygulamalar), rol izinleri ve sayfaya koyduğunuz kullanıcılarda müsaitlik slotları gerekir (o kişinin randevu takvimi). Slot olmadan genel takvim boştur: ONLINE olmadan önce düzeltin.
• Meet ve Teams blokta yalnızca en az bir ev sahibinin kullanılabilir bir entegrasyonu varsa görünür. Sihirli bir anahtar değildir: kullanıcının aynı Google / Microsoft bağlantısıdır.
• Planın form tavanı bu sayfalar için de geçerlidir: listede limitteyseniz Yeni yükseltmeyi açar. Limitin ötesinde en yeni formlar kilitli kalır; eskiler kalır. Çoğaltmak bir form daha sayılır.
• Form otomasyonları (görev, fırsat, bilet, kişiyi güncelle) Formlardan otomasyon içeren planlardadır. O plan olmadan da yayınlarsınız: kişi, randevu, davetler ve günlük yine vardır.

Liste sayfası

Tüm formlarla aynı liste: iç başlıklı kartlar, Randevu rezervasyonu rozeti, form kodu (slug: otomasyonlarda kullanırsınız), Online durumu (yeşil, genel sayfayı açmak için simge) veya Offline (kırmızı, rezervasyon kabul etmeden önizleme için göz).

Üç nokta menüsü: Düzenle (Ayarlar), Çoğalt, Sil. Çalışan bir sayfanız varken başka bir ekip veya kampanya için ikiz istediğinizde çoğaltın (sonra ev sahibini, süreyi, bildirim e-postasını değiştirirsiniz). Sil genel sayfayı kaldırır: zaten oluşturulmuş randevular takvimde kalır.

Süzülmüş liste boşsa Mokapen bunu söyler ve yeni düğmesini sunar (planda hâlâ kota varsa).

Sayfayı oluşturma

1. Formlar → Yeni form. «Ne oluşturmak istiyorsunuz?» içinde Randevu al seçin. Şablonu oluştururken seçersiniz: sonra bu ekrandan değiştiremezsiniz — bir katalog hizmeti için başka form yaparsınız.
2. Ad — içtedir (listede siz görürsünüz). Ziyaretçi içerik başlığı ve alt başlığını görür.
3. Bildirim e-postası — bir rezervasyon geldiğinde kimin haberi olsun (satış, resepsiyon, birkaç adres). Arşiv değildir: arşiv kişi + randevu + günlüktür. Boş bırakırsanız slotları fark etmeme riski vardır.
4. Mokapen zaten hazırlar: kuruluş logosu, başlık, e-posta/ad/soyad, sizi ilk ev sahibi olarak (kullanıcı ve fotoğrafınız varsa) rezervasyon bloğu, gizlilik, randevu teşekkür sayfası. Slot takvimi her zaman açıktır: bu şablonda kaldıramazsınız. Varsayılan: 30 dakika süre, Pzt–Cum 9–18, takvim davetleri açık, 60 günlük ufuk.
5. İçerik’i açın ve Rezervasyonlar bloğunu işleyin (kişiler, kurallar, video/konum, saatler). Başarı sayfasını ve onay e-postasını tamamlayın. Ayarlar’da ONLINE yalnızca ev sahibi, slotlar, kanal ve metinler yerindeyken. Offline iken genel bağlantı rezervasyon kabul etmez; önizleme eder.

Kişi alanları, gizlilik, reCAPTCHA, gizli alanlar, snippet ve izleme: iletişim formu ile aynı mantık. Aşağıda takvime özgü olanlar.

Ziyaretçiyi kim karşılar

Rezervasyonlar bloğunda tür Randevu rezervasyonudur. Bir veya daha fazla kişi ekleyin: Randevularda müsaitliği olan kuruluş kullanıcılarıdır. Görünen etiketi (sayfadaki ad) iç addan değiştirebilirsiniz.

Bir kişiyle ziyaretçi ev sahibini seçmez: onunla görüşür. En az iki ile Ev sahibi ataması görünür:

• Ziyaretçi kişiyi seçer (varsayılan) — listeyi görür ve istediğiyle rezerve eder. Kimin önemli olduğu yerde kullanın: satışçı A vs B, uzman vs genelci, dil, konum.
• Round robin — ziyaretçi yalnızca saati seçer; Mokapen ilk boş kişiyi atar (en az yaklaşan toplantı). Sayfada: «Bu kişilerden biriyle görüşeceksiniz». Sayfadaki seçim tektir. Yükü paylaşması gereken bir demo ekibi için yararlıdır, «özellikle Sara’yı istiyorum» için değil.
• Kolektif — listedeki herkes o slotta boş olmalı ve hepsi katılır. Kickoff, iki kişilik demo, İK + yönetici ile görüşme için. Seçim çokludur (tüm ev sahipleri). Biri meşgulse slot görünmez.

Round robin ve kolektif, «ziyaretçi kimi seçer» ile birleşmez: ya onlar karar verir, ya Mokapen karar verir, ya herkes gerekir. Bir ev sahibinin slota yoksa (veya dış takvim tüm pencereyi dolduruyorsa) o kişi saat sunmaz: bunu yayınlamadan önce düzeltin, ilk şikayetten sonra değil.

Müsaitlik, süre, ön bildirim, tampon

Aynı Rezervasyonlar kartında ne zaman rezerve edebileceklerini ayarlarsınız. Ev sahibinin kişisel takvimi değildir: bu sayfanın maskesidir, sonra Mokapen kullanıcının slotlarını bağlı takvimdeki meşgul saatlerle kesiştirir.

• Süre — 15 / 30 / 45 / 60 dakika, artı «Diğer» (480’e kadar). Birden fazlasını işaretleyebilirsiniz: ziyaretçi seçer. Tek işaret = sabit süre. Varsayılan 30.
• Günler ve pencereler — haftanın her günü aç/kapa ve bir veya daha fazla pencere (örn. 9–12 ve 14–18). Varsayılan Pzt–Cum 9–18. Cumartesiyi yalnızca gerçekten onurlandırıyorsanız açın.
• Minimum ön bildirim — altında slotun görünmediği dakikalar (0 = hatta «çeyrek saat içinde»; 120 = iki saat içinde görüşme yok). 15 dakikalık adımlar. Demo hazırlamak için zamana ihtiyacınız varsa kullanın.
• Önce / sonra tampon — toplantının çevresinde boş dakikalar, iki görüşmenin üst üste binmemesi veya oda değiştirmek için. 5 dakikalık adımlar.
• Şu ana kadar rezerve et — gün cinsinden ufuk (1–365, varsayılan 60). Ötesinde genel takvim boştur. Üç ay sonrası görüşmelerle dolu bir takvim istemiyorsanız kısaltın (14, 21).
• Öğle molası — her gün kaldırılan bir pencere (örn. 13:00–14:00), zaman pencerelerinin üstüne.
• Hariç tutulan tarihler — yalnızca bu sayfa için ekstra günler (köprü tatil, iç eğitim). Kuruluşun kapanışları blokta zaten listelenir: yeniden girmeyin, kuruluş kapanışı geçerlidir.
• Hatırlatma — başlangıçtan önceki ofset (diğer Mokapen hatırlatmalarıyla aynı seçenekler). Randevuda ateşlenir, form gönderim onay e-postası değildir.
• İptal / erteleme şu ana kadar — başlangıçtan önce, konuğun yönetim bağlantısından artık taşıyamayacağı veya iptal edemeyeceği dakikalar. 0 = her zaman izinli (o bağlantıyı sunuyorsanız). 15 dakikalık adımlar.
• Takvim davetleri — işaret varsayılan açık: davetler ev sahibine ve kişiye (ve konuklara) gider. Yalnızca davetleri elle yönetiyorsanız kapatın: genelde bırakın.

Genel sayfada ziyaretçi diğer katılımcıların e-postalarını ekleyebilir (isteğe bağlı, virgülle). Randevuya konuk olarak inerler; ana kişinin yerini tutmazlar (o, formun e-posta/adı kalır). Kendi e-postalarını yeniden yazmaları gerekmez: Mokapen aşağıdaki kişi bilgilerini kullanır.

Dış meşgul saatlerin sayılmasını istiyorsanız kişisel takvimi (Google/Outlook) hizalayın. Mokapen’de «boş» slotlar + dolu takvim = ziyaretçi onurlandıramayacağınız boşluklar görür.

Meet, Teams, konum

Blokta, toplantı kanalı bölümünde, sunmak istediklerinizi işaretleyin:

• Google Meet — en az bir ev sahibinin Google’ı kullanılabilir şekilde bağlıysa görünür. Görüşmeye katılması gerekenin entegrasyonu gerekir: kolektifte herkesin; round robin’de atanabileceklerin. Yoksa Mokapen düzenleyicide işaretler (giden senkron, tüm ev sahipleri veya «entegrasyonu bağla»).
• Microsoft Teams — Outlook/Teams ile aynı.
• Konumlar — Ayarlar → Konumlar’dan adresler (sokak, posta kodu, şehir). Yoksa form söyler ve sizi Konumlar’a gönderir. Alışkanlıkla hepsini değil, bu sayfada istediğiniz konumları işaretleyin.

Yalnızca bir kanal: ziyaretçi seçmez, örtüktür. Birkaç kanal: sayfada radio. Sıfır video kanalı ve sıfır konum: nerede demeden bir slot sunarsınız — bunu yalnızca başlıkta veya açıklamada açıklarsanız uygundur («sizi arayacağız»). Ev sahibinde Google yoksa müşteriye Meet belgeleme: düzenleyicideki kutu kapalıdır veya yoktur.

Yayınlama: durum, URL, gömme

Ayarlar’da, iletişim formu gibi:

• ONLINE / OFFLINE — taslak = Offline, önizlemede çalışırsınız. Online = rezervasyon kabul edersiniz. Slug görünür kalır: bir kampanyaya veya otomasyona zaten koyduysanız hafife alıp değiştirmeyin.
• Sayfa URL’si — e-posta imzası, sitede «Görüşme rezerve et», ads, QR, LinkedIn. Görüntüle düğmesi yalnızca ONLINE iken etkindir.
• Yapıştırılacak kod — site için snippet. Veri Mokapen’e gelir, CMS’de kalmaz.
• Ziyaret izleme (izlemeli planlar) — iletişim formuyla aynı snippet, onayla.

Gizlilik, reCAPTCHA ve başarı sayfası burada da geçerlidir. Varsayılan teşekkür metni randevununkidir: onaylayın («Salı 10’da takvimdesiniz», «sizi ararız» değil). Ziyaretçiye onay e-postası slotun kanıtıdır; iç bildirim forma koyduğunuz kutulara gider.

Rezervasyondan sonra ne olur

Başka bir şey yapılandırmadan, sırayla:

• Mokapen form günlüğünü yazar (alanlar, slot, kanal, konuklar).
• Kişiyi oluşturur veya günceller (iletişim formuyla aynı e-posta kuralı: E-posta 1/2/3, zaten varsa ve arşivlenmemişse kopyalamaz).
• Bağlı randevuyu oluşturur: ev sahibi, süre, saat, kanal, konuklar. Köken form_ + sayfa id.
• Davetler açıksa takvimler çıkar. Entegrasyon varsa Meet/Teams kendiliğinden açılır. Hatırlatma ayarladığınız ofsete göre ateşlenir.
• Ziyaretçi başarı sayfasını (veya yönlendirmeyi) ve yazdıysanız onay e-postasını görür. Ekip randevuyu her randevu gibi işleyebilir: Randevular kılavuzuna bakın.

Sonra, yapılandırdıysanız, form otomasyonları (etiket, «demoyu hazırla» görevi, inbound fırsat). Gecikme ve koşullar için form alındı tetikleyicisi ve bu sayfanın slug’ı ile Otomasyonlar modülünü kullanın.

Önerilen süreç

• Önce Randevularda ev sahibi slotları, sonra form. Sayfada boş takvim = neredeyse her zaman müsaitlik ayarlanmamış, form hatası değil.
• Bir kişi: tek ev sahibini bırakın. Demo ekibi: round robin. İki kişilik kickoff: kolektif. Biri yeterken kolektifi «havalı duruyor diye» kullanmayın.
• Kanal: Meet yalnızca ev sahibinde Google varsa; konum yalnızca onurlandırıyorsanız. Sonra ONLINE’dan önce ön bildirim ve tampon (örn. 2 saat + 10 dakika).
• Offline test: kendi adresinize rezerve edin, kişi kartı, randevu, davet, Meet, bildirim, onayı kontrol edin. Sonra slotları görmek için daha ileride bir iş günü.
• ONLINE yalnızca bir kanalda (e-posta imzası). 48 saat sonra no-show ve boşluklara bakın. Sonra site / ads.
• Zaten bir kampanyada olan sayfanın slug’ını değiştirmeyin. Çoğaltın ve ikizi oluşturun (başka ekip, başka süre).

Kullanım senaryoları

Her durum gerçek bir durumdur, onay kutusu listesi değil. Sayfa aynıdır; değişen ev sahipleri, atama ve kanaldır.

• İki satışçı, aynı demo — Sara ve Marco aynı ürünü sunar. Ziyaretçinin seçmesine izin verirseniz herkes Sara’yı rezerve eder, Marco boşta kalır. İkisini de ev sahibi ekleyin ve round robin kullanın: sayfa saatleri gösterir, adları değil («bu kişilerden biriyle görüşeceksiniz»), Mokapen gelecek toplantısı daha az olanı atar. Süre 30 dakika, Meet yalnızca ikisinde de Google bağlıysa (yoksa entegrasyonu olmayan için bağlantı hiç başlamaz). İki saat ön bildirim, hazırlıksız görüşmeden görüşmeye atlamayasınız. Slotlar arasında on dakika tampon. 21 günlük ufuk, üç aylık dolu takvim değil. Sara Almanca konuşuyor ve Marco konuşmuyorsa round robin yanlış araçtır: o zaman «Ziyaretçi kişiyi seçer» gerekir.
• Sahiple bir görüşme — Prospect sizi ister, «ekiplerden birini» değil. Tek ev sahibi: ziyaretçi kişi listesi görmez, yalnızca tarih ve saat seçer. Google’ınız varsa Meet, ofiste karşılıyorsanız bir konum — «olur da» diye ikisi birden değil. Takvim zaten doluysa kısa ufuk (14–21 gün): yoksa sonra taşıdığınız Mart görüşmeleri birikir. En az bir saat ön bildirim. Bu sayfa yük paylaşmak için değildir: sizin kamuya açık takviminizdir.
• İK ve işe alım yöneticisiyle mülakat — İki kişi de odada (veya görüşmede) olmalıdır. Kolektif atama: slot yalnızca ikisi de boşsa görünür ve ikisi de randevuya düşer. Microsoft bağlıysa Teams. Olağanüstü kapanış günleri için hariç tutulan tarihler (kuruluş kapanışları blokta zaten listelenir: yeniden girmeyin). İK’nın özgeçmişi okuması için 24 saat ön bildirim. Bu round robin değildir: aday «ikiden biri»ni değil, her ikisini bekler.
• Yerinde masa, video yok — Müşteri ofise gelir. Meet veya Teams işaretlemeyin: olmayan bir bağlantı vaat etmiş olursunuz. Yalnızca konumu işaretleyin (yoksa blok söyler: önce oluşturun). Tek ev sahibi — resepsiyonda karşılayan veya nöbetçi danışman. 9–12 ve 14–17 pencereleri, öğle molası, 14 günlük ufuk. Başarı metni Meet göndereceğimizi değil, nereye gelinmesi gerektiğini söylemelidir.
• Sözleşmeden sonra onboarding — Ziyaretçi zaten müşteridir, lead değil. Demo sayfasını klonlayın: iç başlık «Onboarding», ev sahibi bir CSM, 45 dakika, Meet, satışa değil CSM’e bildirin. Form otomasyonu: kişide «hesabı hazırla» görevi. Az alan (e-posta, ad). İki ayrı URL: demolar için imzada biri, karşılama e-postasında biri. Karıştırmayın, yoksa satış takviminde onboarding bulur.

Pratik örnekler

1. İmzaya bağlantı koyun (tek ev sahibi, yarım saat)

Formlar → Yeni → Randevu rezervasyonu’nu açın. İç ad «Luca demosu», bildirimi kendi adresinize. İçerik’te Rezervasyonlar’ı açın: tek ev sahibi siz kalın, süre 30 dakika, önceden doldurulduğu gibi Pzt–Cum. Google bağlıysa Meet işaretleyin; değilse bir konum veya video yok ve bunu başlıkta söyleyin («sizi ararız»). 60 dakika ön bildirim. Ayarlar: Offline kalın, Önizleme’yi açın, Gmail’inize bir slot rezerve edin. Randevunun takvimde olduğunu, davetin geldiğini, kişinin adres defterinde olduğunu kontrol edin. Ancak o zaman ONLINE ve URL’yi imzaya yapıştırın. Her görüşmede fırsat oluşturmayın: çoğu keşiftir. Fırsatı sonra açarsınız veya yalnızca formda şirket doluysa otomasyonla.

2. Demoyu paylaşan üç AE

Aynı şablon, ama bloğa üç account executive ekleyin (Randevularda slotları olmalıdır). Ev sahibi ataması görünür: round robin seçin, «Ziyaretçi kişiyi seçer» değil. Herkes için aynı süre ve tamponlar, yoksa Mokapen’in tek kuralı olmaz. Meet sunuyorsanız düzenleyiciyi açın ve hiçbir ev sahibinde onay kutusunun kapalı olmadığını kontrol edin: Google’suz biri, round robin ona düşünce görüşmeyi bozar. Sayfada ziyaretçi adları görmez — pitch aynıysa sorun değil. Bir AE DACH’ı tek karşılıyorsa round robin’i bırakın ve görünen «Anna — Almanca» etiketiyle «Ziyaretçi kişiyi seçer»e dönün.

3. Satış + teslimat kickoff’u

Müşteri imzaladı ve satanı da işi yapacak kişiyi de görmelidir. İki ev sahibi, kolektif atama, 60 dakika, Teams. Sayfadaki slot yalnızca ikisinin de boş olduğu saatlerde vardır: bu kasıtlıdır, hata değil. «En azından biri gelsin» diye round robin kullanmayın: müşteri gelir, teslimat yoktur. Başarı sayfasını «[adlarla] bir görüşmede olacaksınız» ile tamamlayın ve Offline’i boş önizlemeyle değil, iki gerçek takvimle test edin.

Sık sorulan sorular

S: Sayfada saat görmüyorum.

C: Ev sahibinin Randevularda slota var mı? Aralıkta mısınız (bloğun günü/saatleri), ön bildirimin ötesinde, ufkun içinde, öğle, kapanışlar ve hariç tutulan tarihler dışında mı? Dış takvim her şeyi dolduruyor mu? «Bugün yirmi dakika sonra» değil, iki hafta sonraki bir Salı deneyin.

S: Hizmet veya ürün rezerve etten farkı?

C: Randevu = bir kişinin zamanı. Hizmet/ürün rezervasyonu = süre ve koltuklu bir katalog kalemi. Ayrıntılar Rezervasyonlar kılavuzunda ve hizmet formu kılavuzunda.

S: Meet oluşmuyor / kutu kapalı.

C: Ev sahibinin Google entegrasyonu (kolektifte tüm ev sahipleri; round robin’de atanabilecekler). Mokapen düzenleyicide işaretler. Entegrasyon yoksa konum veya «sizi ararız» bırakın ve bağlantı vaat etmeyin.

S: Aynı formda hizmet ve randevuyu karıştırabilir miyim?

C: Bir formun bir rezervasyon türü vardır. İki sayfa, veya blokta türü değiştirirsiniz; CRM’de oluşturulan varlık da değişir (randevu vs rezervasyon).

S: Konuklar kişi olur mu?

C: Ana kişi e-posta/ad doldurandır. Diğer e-postalar randevudaki katılımcılardır. Kartın yerini tutmazlar.

S: Form rezervasyon kabul etmiyor.

C: ONLINE olmalı. reCAPTCHA’yı, zorunlu alanları, planın form tavanını, snippet’teki doğru slug’ı ve kullandığınız tek sayfanın önizleme olmadığını kontrol edin (Offline göz gerçekten rezerve etmez).

S: Kim rezerve ettiğini nerede görürüm?

C: Randevular takvimi, kişi kartı (form kökeni), kişi zaman çizelgesindeki gönderim günlüğü. Bildirim e-postaları uyarıdır, arşiv değil.