Sprievodca Mokapenom

Rezervácia stretnutí

Stránka Rezervovať stretnutie je spôsob, akým Mokapen ukončí ping-pong troch termínov v e-maile: návštevník si vyberie, s kým sa stretne (alebo ho Mokapen priradí), vidí len voľné sloty a potvrdí. Stretnutie je už v kalendári, s kontaktom v adresári, Meet alebo Teams ak ich má hostiteľ pripojené, pozvánka do kalendára. Nič nekopírujete.

Nie je to rezervácia z katalógu (platená konzultácia, prenájom, miesto v kurze): to je Rezervovať službu alebo produkt. Tu je predmetom čas človeka v tíme. Nie je to ani kontaktný formulár: tam zbierate správu, tu beriete skutočný slot.

Pohodlie je práve tu: jedna URL (alebo snippet na webe), zákazník si rezervuje sám, vy už nájdete dátum, hostiteľa, kanál a kartu kontaktu. Rovnaké súkromie, rovnaké polia, rovnaký kalendár ako zvyšok Mokapenu. Žiadny samostatný Calendly, žiadne „dajte mi tri okná“ v schránke.

Na čo slúži a prečo pomáha

Priemerný obchodník trávi viac času rezerváciou hovoru ako samotným hovorom. Táto stránka tú medzeru zavrie:

• Skutočné sloty, nie „tento týždeň voľno“ — ukazujete len časy, keď je hostiteľ voľný, s predstihom, bufferom, obedovou prestávkou, uzavretiami organizácie a vylúčenými dátumami tejto stránky. Ak je kalendár Google/Outlook v synchronizácii, počítajú sa aj externé obsadené časy: žiadne dvojité rezervácie.
• Hostitelia po vašom — len jedna osoba (vlastník, špecialista). Alebo dve a viac: návštevník vyberie, alebo Mokapen rotuje v round robin, alebo je to kolektívny meeting (všetci voľní, všetci na hovore).
• Dĺžka, o ktorej rozhodnete — 15, 30, 45, 60 minút alebo vlastná hodnota. Ak povolíte viac, návštevník zvolí, ako dlho slot potrvá. Predvolené pri vytvorení: 30 minút, pondelok–piatok 9–18.
• Kanál už rozhodnutý — Google Meet, Microsoft Teams a/alebo lokalita. Jeden kanál = implicitný. Niekoľko kanálov = návštevník volí. Odkaz Meet/Teams sa vygeneruje sám, ak je integrácia hostiteľa pripojená: nesľubujte odkaz, ak hostiteľ nemá Google alebo Microsoft.
• Všetko v CRM — kontakt + stretnutie, pozvánky do kalendára (v predvolenom stave zapnuté), hostia v CC, ktorých môže návštevník pridať. Odtiaľ presúvate, anotuujete, archivujete ako akékoľvek iné stretnutie: nie je to druhý softvér.

Stručne: túto stránku použijete na to, aby ste si nechali rezervovať čas človeka. Kontaktný formulár na to, aby ste zobrali, kto vám píše. Služby/produkty na to, aby ste si nechali rezervovať položku katalógu. Jeden formulár, jedna úloha: nemiešajte tie tri v tom istom formulári.

Ako sa k tomu dostať a limity

• Používateľské menu → Formuláre. Hore filtre Všetky / Kontaktný formulár / Rezervácia stretnutí / Rezervovať službu alebo produkt. Z filtra stretnutí „Nový formulár“ už štartuje na správnej šablóne.
• Potrebujete aktívnu aplikáciu Formuláre a aplikáciu Stretnutia (Nastavenia → Aplikácie), oprávnenia role a sloty dostupnosti u používateľov, ktorých na stránku dáte (kalendár stretnutí tej osoby). Bez slotov je verejný kalendár prázdny: opravte to, kým pôjdete ONLINE.
• Meet a Teams sa v bloku objavia len ak má aspoň jeden hostiteľ použiteľnú integráciu. Nie je to kúzelný vypínač: je to rovnaké pripojenie Google / Microsoft používateľa.
• Strop formulárov plánu platí aj pre tieto stránky: v zozname, ak ste na limite, Nový otvorí upgrade. Nad limitom ostanú najnovšie formuláre zamknuté; staršie ostanú. Duplikovanie sa počíta ako jeden formulár navyše.
• Automatizácie formulára (úloha, príležitosť, ticket, aktualizovať kontakt) sú v plánoch, ktoré zahŕňajú Automatizácie z formulárov. Bez toho plánu rovnako publikujete: kontakt, stretnutie, pozvánky a log tam sú rovnako.

Stránka zoznamu

Rovnaký zoznam ako pri všetkých formulároch: karty s interným názvom, odznakom Rezervácia stretnutí, kódom formulára (slug: použijete ho v automatizáciách), stavom Online (zelený, ikona na otvorenie verejnej stránky) alebo Offline (červený, oko na náhľad bez prijímania rezervácií).

Menu troch bodiek: Upraviť (Nastavenia), Duplikovať, Odstrániť. Duplikujte, keď máte stránku, ktorá funguje, a chcete dvojičku pre iný tím alebo inú kampaň (potom zmeníte hostiteľa, dĺžku, e-mail s upozornením). Odstrániť odoberie verejnú stránku: už vytvorené stretnutia ostanú v kalendári.

Ak je filtrovaný zoznam prázdny, Mokapen to povie a ponúkne tlačidlo nový (ak plán ešte má miesta).

Vytvorenie stránky

1. Formuláre → Nový formulár. V „Čo chcete vytvoriť?“ zvoľte Rezervovať stretnutie. Šablónu vyberiete pri vytvorení: neskôr ju z tejto obrazovky nezmeníte — pre katalógovú službu urobíte iný formulár.
2. Názov — interný (vidíte ho v zozname). Návštevník vidí titulok a podtitulok obsahu.
3. E-mail s upozornením — kto má vedieť, že prišla rezervácia (obchod, recepcia, niekoľko adries). Nie je to archív: archív je kontakt + stretnutie + log. Keď ho necháte prázdny, riskujete, že sloty miniete.
4. Mokapen už pripraví: logo organizácie, titulok, e-mail/meno/priezvisko, blok rezervácií s vami ako prvým hostiteľom (ak máte používateľa a fotku), súkromie, stránku poďakovania k stretnutiu. Kalendár slotov je vždy zapnutý: na tejto šablóne ho nemožno odobrať. Predvolené: dĺžka 30 minút, Po–Pi 9–18, pozvánky do kalendára zapnuté, horizont 60 dní.
5. Otvorte Obsah a spracujte blok Rezervácie (ľudia, pravidlá, video/lokalita, hodiny). Doplňte stránku úspechu a potvrdzovací e-mail. V Nastaveniach nastavte ONLINE až keď sú hostiteľ, sloty, kanál a text na mieste. Offline verejný odkaz rezervácie neprijíma; náhľad áno.

Polia kontaktu, súkromie, reCAPTCHA, skryté polia, snippet a sledovanie: rovnaká logika ako pri kontaktnom formulári. Nižšie je to, čo je špecifické pre kalendár.

Kto sa s návštevníkom stretne

V bloku Rezervácie je typ Rezervácia stretnutí. Pridajte jednu alebo viac osôb: sú to používatelia organizácie s dostupnosťou v Stretnutiach. Viditeľný popis (meno na stránke) môžete zmeniť od interného názvu.

Pri jednej osobe návštevník hostiteľa nevyberá: stretne sa s ňou. Pri aspoň dvoch sa objaví Priradenie hostiteľa:

• Návštevník vyberie osobu (predvolené) — vidí zoznam a rezervuje si, s kým chce. Použite, keď záleží na kom: obchodník A vs B, špecialista vs generalista, jazyk, lokalita.
• Round robin — návštevník vyberie len čas; Mokapen priradí prvého voľného (najmenej nadchádzajúcich meetingov). Na stránke: „Stretnete sa s jedným z týchto ľudí“. Výber na stránke je jedna voľba. Hodí sa pre demo tím, ktorý musí zdieľať záťaž, nie pre „chcem konkrétne Saru“.
• Kolektívne — všetci na zozname musia byť v tom slote voľní a všetci sa zúčastnia. Pre kickoff, demo vo dvoch, pohovor s HR + manažérom. Výber je viacnásobný (všetci hostitelia). Ak je jeden obsadený, slot sa neobjaví.

Round robin a kolektívne sa nekombinujú s „návštevník vyberie koho“: buď rozhodujú oni, alebo Mokapen, alebo sú potrební všetci. Ak hostiteľ nemá sloty (alebo externý kalendár vyplní celé okno), tá osoba neponúka časy: opravte to pred zverejnením, nie po prvej sťažnosti.

Dostupnosť, dĺžka, predstih, buffer

Na tej istej karte Rezervácie nastavíte, kedy sa dá rezervovať. Nie je to osobný kalendár hostiteľa: je to maska tejto stránky, potom Mokapen skríži sloty používateľa s obsadenými časmi z pripojeného kalendára.

• Dĺžka — 15 / 30 / 45 / 60 minút, plus „Iné“ (až 480). Môžete zaškrtnúť viac: návštevník volí. Jedno zaškrtnutie = pevná dĺžka. Predvolené 30.
• Dni a okná — pre každý deň v týždni zap/vyp a jedno alebo viac okien (napr. 9–12 a 14–18). Predvolené Po–Pi 9–18. Sobotu zapnite len ak ju naozaj dodržíte.
• Minimálny predstih — minúty, pod ktorými sa slot neobjaví (0 = aj „o štvrť hodiny“; 120 = žiadny hovor do dvoch hodín). Kroky po 15 minútach. Použite, ak potrebujete čas na prípravu dema.
• Buffer pred / po — prázdne minúty okolo meetingu, aby sa dva hovory neprekrývali alebo aby ste mohli zmeniť miestnosť. Kroky po 5 minútach.
• Rezervovať až — horizont v dňoch (1–365, predvolené 60). Za ním je verejný kalendár prázdny. Skráťte ho (14, 21), ak nechcete kalendár plný hovorov tri mesiace dopredu.
• Obedová prestávka — okno na odobratie každý deň (napr. 13:00–14:00), navyše k časovým oknám.
• Vylúčené dátumy — extra dni len pre túto stránku (mostný sviatok, interné školenie). Uzavretia organizácie už sú v bloku uvedené: nezadávajte ich znova, uzavretie organizácie platí.
• Pripomienka — posun pred začiatkom (rovnaké možnosti ako pri iných pripomienkach Mokapen). Spustí sa na stretnutí, nie je to potvrdzovací e-mail odoslania formulára.
• Zrušiť / preplánovať do — minúty pred začiatkom, pod ktorými hosť už nemôže z odkazu správy presunúť ani zrušiť. 0 = vždy povolené (ak ten odkaz ponúkate). Kroky po 15 minútach.
• Pozvánky do kalendára — zaškrtnuté v predvolenom stave: pozvánky idú hostiteľovi a kontaktu (a hosťom). Vypnite len ak pozvánky spravujete ručne: zvyčajne nechajte.

Na verejnej stránke môže návštevník pridať e-maily ďalších účastníkov (voliteľné, oddelené čiarkou). Pristanú na stretnutí ako hostia; nenahrádzajú hlavný kontakt (ten ostane e-mail/meno z formulára). Nemusia znova uvádzať vlastný e-mail: Mokapen použije kontaktné údaje nižšie.

Zlaďte osobný kalendár (Google/Outlook), ak majú počítať externé obsadené časy. Sloty „voľné“ v Mokapene + plný kalendár = návštevník vidí diery, ktoré nemôžete dodržať.

Meet, Teams, lokalita

V bloku, sekcia kanála meetingu, zaškrtnite, čo chcete ponúkať:

• Google Meet — objaví sa, ak má aspoň jeden hostiteľ Google pripojený použiteľným spôsobom. Potrebujete integráciu toho, kto musí byť na hovore: pri kolektívnom všetkých; pri round robin toho, kto môže byť priradený. Ak chýba, Mokapen to v editore označí (odchádzajúca synchronizácia, všetci hostitelia, alebo „pripojte integráciu“).
• Microsoft Teams — to isté s Outlook/Teams.
• Lokality — adresy z Nastavenia → Lokality (ulica, PSČ, mesto). Ak žiadne nemáte, formulár to povie a pošle vás do Lokalít. Zaškrtnite len lokality, ktoré chcete na tejto stránke, nie všetky zo zvyku.

Jeden kanál: návštevník nevolí, je implicitný. Niekoľko kanálov: rádio na stránke. Nula video kanálov a nula lokalít: ponúkate slot, bez toho, aby ste povedali kde — to je v poriadku len ak to vysvetlíte v titulku alebo popise („zavoláme vám“). Nedokumentujte zákazníkovi Meet, ak hostiteľ nemá Google: zaškrtávacie políčko v editore je vypnuté alebo chýba.

Zverejnenie: stav, URL, vloženie

V Nastaveniach, ako pri kontaktnom formulári:

• ONLINE / OFFLINE — koncept = Offline, pracujete v náhľade. Online = prijímate rezervácie. Slug ostane viditeľný: nemeňte ho ľahkovážne, ak ste ho už dali do kampane alebo automatizácie.
• URL stránky — podpis e-mailu, web „Rezervovať hovor“, ads, QR, LinkedIn. Tlačidlo Zobraziť je aktívne len ak je ONLINE.
• Kód na vloženie — snippet pre web. Údaje prídu do Mokapenu, nezostanú v CMS.
• Sledovanie návštev (plány so sledovaním) — rovnaký snippet ako pri kontaktnom formulári, so súhlasom.

Súkromie, reCAPTCHA a stránka úspechu platia aj tu. Predvolený text poďakovania je ten k stretnutiu: potvrďte ho („ste v kalendári v utorok o 10“, nie „ozveme sa“). Potvrdzovací e-mail návštevníkovi je dôkaz slotu; interné upozornenie ide do schránok, ktoré ste dali na formulár.

Čo sa stane po rezervácii

Keď nič ďalšie nie je nastavené, v poradí:

• Mokapen zapíše log formulára (polia, slot, kanál, hostia).
• Vytvorí alebo aktualizuje kontakt (rovnaké pravidlo e-mailu ako pri kontaktnom formulári: Email 1/2/3, neduplikuje, ak už jeden existuje a nie je archivovaný).
• Vytvorí prepojené stretnutie, s hostiteľom, dĺžkou, časom, kanálom, hosťami. Pôvod form_ + id stránky.
• Ak sú pozvánky zapnuté, kalendáre odídu. Meet/Teams sa otvorí samo, ak integrácia je. Pripomienka sa spustí podľa posunu, ktorý ste nastavili.
• Návštevník vidí stránku úspechu (alebo presmerovanie) a, ak ste ho napísali, potvrdzovací e-mail. Tím môže stretnutie spracovať ako akékoľvek iné: pozrite príručku Stretnutia.

Potom, ak ste ich nastavili, automatizácie formulára (štítok, úloha „pripraviť demo“, inbound príležitosť). Pre oneskorenia a podmienky použite modul Automatizácie s triggerom formulár prijatý a slugom tejto stránky.

Odporúčaný postup

• Najprv sloty hostiteľa v Stretnutiach, potom formulár. Prázdny kalendár na stránke = skoro vždy nenastavená dostupnosť, nie chyba formulára.
• Jedna osoba: nechajte jediného hostiteľa. Demo tím: round robin. Kickoff vo dvoch: kolektívne. Nepoužívajte kolektívne „pretože to vyzerá cool“, ak stačí jeden.
• Kanál: Meet len ak má hostiteľ Google; lokalita len ak ju dodržíte. Potom predstih a buffer (napr. 2 hodiny + 10 minút) pred ONLINE.
• Testujte Offline: rezervujte na vlastnú adresu, skontrolujte kartu kontaktu, stretnutie, pozvánku, Meet, upozornenie, potvrdenie. Potom všedný deň ďalej, aby ste videli sloty.
• ONLINE len na jednom kanáli (podpis e-mailu). Po 48 hodinách sa pozrite na no-show a diery. Potom web / ads.
• Nemeňte slug pri stránke, ktorá už je v kampani. Duplikujte a vytvorte dvojičku (iný tím, iná dĺžka).

Prípady použitia

Každý prípad je reálna situácia, nie zoznam zaškrtávok. Stránka je rovnaká; menia sa hostitelia, priradenie a kanál.

• Dvaja obchodníci, to isté demo — Sara a Marco predávajú ten istý produkt. Keď necháte vyberať návštevníka, všetci rezervujú Saru a Marco sedí. Pridajte oboch ako hostiteľov a použite round robin: stránka ukazuje časy, nie mená („stretnete sa s jedným z týchto ľudí“), a Mokapen priradí toho, kto má menej budúcich stretnutí. Dĺžka 30 minút, Meet len ak majú Google pripojený obaja (inak odkaz nikdy nenaštartuje u toho bez integrácie). Dvojhodinový predstih, aby ste neskákali z hovoru na hovor nepripravení. Desaťminútový buffer medzi slotmi. Horizont 21 dní, nie tri mesiace plného kalendára. Ak Sara hovorí po nemecky a Marco nie, round robin je zlý nástroj: potom potrebujete „Návštevník vyberie osobu“.
• Hovor s vlastníkom — Prospect chce vás, nie „niekoho z tímu“. Jeden hostiteľ: návštevník nevidí zoznam ľudí, volí len dátum a čas. Meet ak máte Google, alebo lokalitu ak prijímate v kancelárii — nie oboje „pre istotu“. Krátky horizont (14–21 dní), ak ste už plní: inak skončíte s hovormi v marci, ktoré potom presúvate. Aspoň hodinový predstih. Táto stránka nie je na zdieľanie záťaže: je to váš verejný kalendár.
• Pohovor s HR a hiring manažérom — Obe osoby musia byť v miestnosti (alebo na hovore). Priradenie kolektívne: slot sa objaví len ak sú voľní obaja, a obaja skončia na stretnutí. Teams ak majú pripojený Microsoft. Vylúčené dátumy pre mimoriadne dni uzavretia (uzavretia organizácie už sú v bloku uvedené: nezadávajte ich znova). 24hodinový predstih, aby HR stihlo prečítať životopis. To nie je round robin: kandidát očakáva obe osoby, nie „jednu z dvoch“.
• Pult na mieste, bez videa — Zákazník príde do kancelárie. Nezaškrtávajte Meet ani Teams: sľúbili by ste odkaz, ktorý neexistuje. Zaškrtnite len lokalitu (ak žiadnu nemáte, blok vám to povie: najprv ju vytvorte). Jeden hostiteľ — kto prijíma na recepcii alebo konzultant v službe. Okná 9–12 a 14–17, obedová prestávka, horizont 14 dní. Text úspechu má hovoriť, kam sa dostaviť, nie „pošleme vám Meet“.
• Onboarding po zmluve — Návštevník už je zákazník, nie lead. Naklonujte stránku dema: interný názov „Onboarding“, jeden CSM ako hostiteľ, 45 minút, Meet, upozornenie CSM, nie obchodu. Automatizácia formulára: úloha „pripraviť účet“ na kontakte. Málo polí (e-mail, meno). Dve odlišné URL: jedna v podpise na demá, jedna vo uvítacom e-maile. Nemiešajte ich, alebo obchod nájde onboarding vo svojom kalendári.

Praktické príklady

1. Dajte odkaz do podpisu (jeden hostiteľ, pol hodiny)

Otvorte Formuláre → Nový → Rezervovať stretnutie. Interný názov „Demo Luca“, upozornenie na vašu adresu. V Obsahu otvorte Rezervácie: nechajte seba ako jediného hostiteľa, dĺžka 30 minút, Po–Pi ako je predvyplnené. Ak je Google pripojený, zaškrtnite Meet; ak nie, lokalitu alebo žiadne video a napíšte to do titulku („zavoláme vám“). 60minútový predstih. Nastavenia: zostaňte Offline, otvorte Náhľad, rezervujte slot na svoj Gmail. Skontrolujte, že stretnutie je v kalendári, pozvánka dorazila, kontakt je v adresári. Až potom ONLINE a vložte URL do podpisu. Nevytvárajte príležitosť na každý hovor: veľa je exploratórnych. Príležitosť otvoríte potom, alebo automatizáciou len ak je na formulári vyplnená spoločnosť.

2. Traja AE, ktorí si delia demá

Rovnaká šablóna, ale v bloku pridajte troch account executivov (potrebujú sloty v Stretnutiach). Objaví sa priradenie hostiteľa: zvoľte round robin, nie „Návštevník vyberie osobu“. Rovnaká dĺžka a rovnaké buffery pre všetkých, inak Mokapen nemá jedno pravidlo. Ak ponúkate Meet, otvorte editor a overte, že žiadny hostiteľ nemá zaškrtávacie políčko vypnuté: jeden bez Google rozbije hovor, keď naň round robin spadne. Na stránke návštevník nevidí mená — v poriadku, ak je pitch rovnaký. Ak jeden AE ako jediný pokrýva DACH, round robin zrušte a vráťte sa k „Návštevník vyberie osobu“, s viditeľným popisom „Anna — nemčina“.

3. Kickoff obchod + delivery

Zákazník podpísal a musí stretnúť toho, kto predal, aj toho, kto bude prácu robiť. Dvaja hostitelia, kolektívne priradenie, 60 minút, Teams. Slot na stránke existuje len v hodinách, keď sú voľní obaja: to je zámer, nie chyba. Nepoužívajte round robin „aby aspoň niekto prišiel“: zákazník dorazí a delivery chýba. Doplňte stránku úspechu textom „budete na hovore s [mená]“ a testujte Offline s dvoma skutočnými kalendármi, nie s prázdnym náhľadom.

Často kladené otázky

O: Na stránke nevidím časy.

A: Má hostiteľ sloty v Stretnutiach? Ste v rozsahu (deň/hodiny bloku), za predstihom, vnútri horizontu, mimo obeda, uzavretí a vylúčených dátumov? Vyplína externý kalendár všetko? Skúste utorok o dva týždne, nie „dnes o dvadsať minút“.

O: Rozdiel od Rezervovať službu alebo produkt?

A: Stretnutie = čas človeka. Rezervácia služby/produktu = položka katalógu s dĺžkou a miestami. Podrobnosti v príručke Rezervácie a v príručke formulára služieb.

O: Meet sa nevytvorí / zaškrtávacie políčko je vypnuté.

A: Integrácia Google hostiteľa (všetci hostitelia pri kolektívnom; kto môže byť priradený pri round robin). Mokapen to v editore označí. Bez integrácie nechajte lokalitu alebo „zavoláme vám“ a nesľubujte odkaz.

O: Môžem v jednom formulári miešať služby a stretnutia?

A: Formulár má jeden typ rezervácie. Dve stránky, alebo zmeníte typ v bloku s vedomím, že sa zmení aj entita vytvorená v CRM (stretnutie vs rezervácia).

O: Stanú sa hostia kontaktmi?

A: Hlavný kontakt je ten, kto vyplnil e-mail/meno. Ostatné e-maily sú účastníci na stretnutí. Nahradiť kartu nemôžu.

O: Formulár neprijíma rezervácie.

A: Musí byť ONLINE. Skontrolujte reCAPTCHA, povinné polia, strop formulárov plánu, správny slug v snippete a že náhľad nie je jediná stránka, ktorú používate (oko Offline nerezervuje naozaj).

O: Kde uvidím, kto rezervoval?

A: Kalendár stretnutí, karta kontaktu (pôvod formulára), log odoslania na časovej osi kontaktu. E-maily s upozornením sú alert, nie archív.