Panduan Mokapen

Pemesanan janji temu

Halaman Pesan janji temu adalah cara Mokapen mengakhiri ping-pong tiga tanggal di email: pengunjung memilih siapa yang akan ditemui (atau Mokapen menugaskannya), hanya melihat slot kosong, dan mengonfirmasi. Janji temu sudah ada di kalender, dengan kontak di buku alamat, Meet atau Teams jika host punya koneksinya, undangan kalender. Anda tidak menyalin apa pun.

Ini bukan pemesanan katalog (konsultasi berbayar, sewa, kursi di kelas): itu Pesan layanan atau produk. Di sini objeknya adalah waktu seseorang di tim. Bukan pula formulir kontak: di sana Anda mengumpulkan pesan, di sini Anda mengambil slot nyata.

Kemudahannya ada di sini: satu URL (atau cuplikan di situs), pelanggan memesan sendiri, Anda sudah menemukan tanggal, host, saluran, dan kartu kontak. Privasi yang sama, field yang sama, kalender yang sama seperti bagian Mokapen lainnya. Tanpa Calendly terpisah, tanpa “beri saya tiga jendela” di kotak masuk.

Untuk apa dan mengapa membantu

Penjual rata-rata menghabiskan lebih banyak waktu memesan panggilan daripada menjalankannya. Halaman ini menutup celah itu:

• Slot nyata, bukan “luang minggu ini” — Anda hanya menampilkan jam ketika host luang, dengan pemberitahuan, buffer, istirahat makan siang, penutupan organisasi, dan tanggal yang dikecualikan halaman ini. Jika kalender Google/Outlook tersinkron, kesibukan eksternal dihitung: tidak ada pemesanan ganda.
• Host sesuai cara Anda — satu orang saja (pemilik, spesialis). Atau dua atau lebih: pengunjung memilih, atau Mokapen merotasi secara round robin, atau rapat kolektif (semua luang, semua di panggilan).
• Durasi yang Anda putuskan — 15, 30, 45, 60 menit atau nilai kustom. Jika Anda mengaktifkan lebih dari satu, pengunjung memilih berapa lama slot akan berlangsung. Default saat dibuat: 30 menit, Senin–Jumat 9–18.
• Saluran sudah diputuskan — Google Meet, Microsoft Teams, dan/atau lokasi. Satu saluran saja = implisit. Beberapa saluran = pengunjung memilih. Tautan Meet/Teams dibuat sendiri jika integrasi host terhubung: jangan janjikan tautan jika host tidak punya Google atau Microsoft.
• Semua di CRM — kontak + janji temu, undangan kalender (aktif secara default), tamu di CC yang dapat ditambahkan pengunjung. Dari situ Anda memindahkan, memberi catatan, mengarsipkan seperti janji temu lainnya: bukan perangkat lunak kedua.

Singkatnya: Anda memakai halaman ini untuk mendapatkan waktu seseorang yang dipesan. Anda memakai formulir kontak untuk mengumpulkan siapa yang menulis kepada Anda. Anda memakai layanan/produk untuk mendapatkan item katalog yang dipesan. Satu formulir, satu pekerjaan: jangan mencampur ketiganya dalam formulir yang sama.

Cara mengakses dan batas

• Menu pengguna → Formulir. Di atas, filter Semua / Formulir kontak / Pemesanan janji temu / Pesan layanan atau produk. Dari filter janji temu, “Formulir baru” sudah mulai pada templat yang tepat.
• Anda memerlukan aplikasi Formulir dan Janji temu aktif (Pengaturan → Aplikasi), izin peran, dan slot ketersediaan pada pengguna yang Anda taruh di halaman (kalender janji temu orang itu). Tanpa slot, kalender publik kosong: perbaiki sebelum ONLINE.
• Meet dan Teams muncul di blok hanya jika setidaknya satu host punya integrasi yang dapat dipakai. Bukan sakelar ajaib: itu koneksi Google / Microsoft yang sama milik pengguna.
• Batas formulir paket juga berlaku untuk halaman ini: di daftar, jika Anda di batas, Baru membuka peningkatan. Melebihi batas, formulir terbaru tetap terkunci; yang lebih lama tetap. Menduplikasi dihitung sebagai satu formulir lagi.
• Otomatisasi formulir (tugas, peluang, tiket, perbarui kontak) ada di paket yang mencakup Otomatisasi dari formulir. Tanpa paket itu Anda tetap menerbitkan: kontak, janji temu, undangan, dan log tetap ada.

Halaman daftar

Daftar yang sama seperti semua formulir: kartu dengan judul internal, lencana Pemesanan janji temu, kode formulir (slug: Anda akan memakainya di otomatisasi), status Online (hijau, ikon untuk membuka halaman publik) atau Offline (merah, mata untuk pratinjau tanpa menerima pemesanan).

Menu tiga titik: Edit (Pengaturan), Duplikat, Hapus. Duplikat ketika Anda punya halaman yang berfungsi dan ingin kembarannya untuk tim lain atau kampanye lain (lalu Anda mengubah host, durasi, email notifikasi). Hapus menghilangkan halaman publik: janji temu yang sudah dibuat tetap di kalender.

Jika daftar yang difilter kosong, Mokapen memberi tahu Anda dan menawarkan tombol baru (jika paket masih punya slot).

Membuat halaman

1. Formulir → Formulir baru. Di “Apa yang ingin Anda buat?” pilih Pesan janji temu. Templat dipilih saat pembuatan: Anda tidak dapat mengubahnya nanti dari layar ini — untuk layanan katalog buat formulir lain.
2. Nama — internal (Anda melihatnya di daftar). Pengunjung melihat judul dan subtitel konten.
3. Email notifikasi — siapa yang harus tahu pemesanan telah tiba (penjualan, resepsi, beberapa alamat). Bukan arsip: arsipnya adalah kontak + janji temu + log. Jika dibiarkan kosong, Anda berisiko tidak melihat slot.
4. Mokapen sudah menyiapkan: logo organisasi, judul, email/nama depan/nama belakang, blok pemesanan dengan Anda sebagai host pertama (jika Anda punya pengguna dan foto), privasi, halaman terima kasih janji temu. Kalender slot selalu aktif: pada templat ini Anda tidak dapat menghapusnya. Default: durasi 30 menit, Sen–Jum 9–18, undangan kalender aktif, cakrawala 60 hari.
5. Buka Konten dan kerjakan blok Pemesanan (orang, aturan, video/lokasi, jam). Lengkapi halaman sukses dan email konfirmasi. Di Pengaturan setel ONLINE hanya ketika host, slot, saluran, dan salinan sudah lengkap. Offline tautan publik tidak menerima pemesanan; pratinjau menerima.

Field kontak, privasi, reCAPTCHA, field tersembunyi, cuplikan, dan tracking: logika yang sama seperti formulir kontak. Di bawah ini yang khusus kalender.

Siapa yang menemui pengunjung

Di blok Pemesanan jenisnya adalah Pemesanan janji temu. Tambahkan satu atau lebih orang: mereka pengguna organisasi dengan ketersediaan di Janji temu. Anda dapat mengubah label yang terlihat (nama di halaman) dari nama internal.

Dengan satu orang pengunjung tidak memilih host: mereka menemui orang itu. Dengan setidaknya dua, muncul Penugasan host:

• Pengunjung memilih orang (default) — mereka melihat daftar dan memesan dengan siapa pun yang diinginkan. Pakai ketika siapa penting: staf penjualan A vs B, spesialis vs generalis, bahasa, lokasi.
• Round robin — pengunjung hanya memilih waktu; Mokapen menugaskan orang luang pertama (paling sedikit rapat mendatang). Di halaman: “Anda akan menemui salah satu dari orang-orang ini”. Pilihan di halaman adalah pilihan tunggal. Berguna untuk tim demo yang harus berbagi beban, bukan untuk “saya khusus ingin Sara”.
• Kolektif — semua di daftar harus luang di slot itu dan semuanya hadir. Untuk kickoff, demo dua orang, wawancara dengan HR + manajer. Pilihan bersifat ganda (semua host). Jika satu sibuk, slot tidak muncul.

Round robin dan kolektif tidak digabung dengan “pengunjung memilih siapa”: entah mereka yang memutuskan, atau Mokapen yang memutuskan, atau semua dibutuhkan. Jika host tidak punya slot (atau kalender eksternal mengisi seluruh jendela), orang itu tidak menawarkan jam: perbaiki sebelum Anda terbitkan, bukan setelah keluhan pertama.

Ketersediaan, durasi, pemberitahuan, buffer

Di kartu Pemesanan yang sama Anda mengatur kapan mereka dapat memesan. Ini bukan kalender pribadi host: ini masker halaman ini, lalu Mokapen menyilangkan slot pengguna dengan kesibukan dari kalender yang terhubung.

• Durasi — 15 / 30 / 45 / 60 menit, plus “Lainnya” (hingga 480). Anda dapat mencentang lebih dari satu: pengunjung memilih. Satu centang = durasi tetap. Default 30.
• Hari dan jendela — untuk setiap hari dalam seminggu on/off dan satu atau lebih jendela (mis. 9–12 dan 14–18). Default Sen–Jum 9–18. Nyalakan Sabtu hanya jika Anda benar-benar menghormatinya.
• Pemberitahuan minimum — menit di bawahnya slot tidak muncul (0 = bahkan “dalam seperempat jam”; 120 = tidak ada panggilan dalam dua jam). Langkah 15 menit. Pakai jika Anda butuh waktu untuk menyiapkan demo.
• Buffer sebelum / sesudah — menit kosong di sekitar rapat, agar dua panggilan tidak tumpang tindih atau agar Anda dapat ganti ruangan. Langkah 5 menit.
• Pesan hingga — cakrawala dalam hari (1–365, default 60). Di luar itu, kalender publik kosong. Persingkat (14, 21) jika Anda tidak ingin kalender penuh panggilan tiga bulan ke depan.
• Istirahat makan siang — jendela yang dihapus setiap hari (mis. 13:00–14:00), di atas jendela waktu.
• Tanggal dikecualikan — hari tambahan hanya untuk halaman ini (hari jembatan libur, pelatihan internal). Penutupan organisasi sudah tercantum di blok: jangan masukkan ulang, penutupan organisasi berlaku.
• Pengingat — offset sebelum mulai (opsi yang sama seperti pengingat Mokapen lainnya). Menyala pada janji temu, bukan email konfirmasi pengiriman formulir.
• Batalkan / jadwalkan ulang hingga — menit sebelum mulai di bawahnya tamu tidak lagi dapat memindahkan atau membatalkan dari tautan pengelolaan. 0 = selalu diizinkan (jika Anda menawarkan tautan itu). Langkah 15 menit.
• Undangan kalender — centang aktif secara default: undangan keluar ke host dan kontak (dan ke tamu). Matikan hanya jika Anda mengelola undangan secara manual: biasanya biarkan.

Di halaman publik pengunjung dapat menambahkan email peserta lain (opsional, dipisahkan koma). Mereka mendarat di janji temu sebagai tamu; tidak menggantikan kontak utama (itu tetap email/nama formulir). Mereka tidak perlu menaruh email mereka sendiri lagi: Mokapen memakai detail kontak di bawah.

Selaraskan kalender pribadi (Google/Outlook) jika Anda ingin kesibukan eksternal dihitung. Slot “luang” di Mokapen + kalender penuh = pengunjung melihat lubang yang tidak dapat Anda hormati.

Meet, Teams, lokasi

Di blok, bagian saluran rapat, centang apa yang ingin Anda tawarkan:

• Google Meet — muncul jika setidaknya satu host punya Google terhubung secara dapat dipakai. Anda memerlukan integrasi siapa yang harus bergabung ke panggilan: pada kolektif, semua orang; pada round robin, siapa pun yang dapat ditugaskan. Jika hilang, Mokapen menandainya di editor (sinkronisasi keluar, semua host, atau “hubungkan integrasi”).
• Microsoft Teams — sama dengan Outlook/Teams.
• Lokasi — alamat dari Pengaturan → Lokasi (jalan, kode pos, kota). Jika tidak ada, formulir memberi tahu Anda dan mengirim Anda ke Lokasi. Centang hanya lokasi yang Anda inginkan di halaman ini, bukan semua karena kebiasaan.

Satu saluran saja: pengunjung tidak memilih, itu implisit. Beberapa saluran: radio di halaman. Nol saluran video dan nol lokasi: Anda menawarkan slot tanpa mengatakan di mana — itu baik hanya jika Anda menjelaskannya di judul atau deskripsi (“kami akan menelepon Anda”). Jangan dokumentasikan Meet kepada pelanggan jika host tidak punya Google: kotak centang di editor dinonaktifkan atau hilang.

Penerbitan: status, URL, sematan

Di Pengaturan, seperti formulir kontak:

• ONLINE / OFFLINE — draf = Offline, Anda bekerja di pratinjau. Online = Anda menerima pemesanan. Slug tetap terlihat: jangan diubah enteng jika sudah Anda taruh di kampanye atau otomatisasi.
• URL halaman — tanda tangan email, “Pesan panggilan” di situs, iklan, QR, LinkedIn. Tombol View aktif hanya jika ONLINE.
• Kode untuk ditempel — cuplikan untuk situs. Data tiba di Mokapen, tidak tinggal di CMS.
• Pelacakan kunjungan (paket dengan tracking) — cuplikan yang sama seperti formulir kontak, dengan persetujuan.

Privasi, reCAPTCHA, dan halaman sukses berlaku di sini juga. Teks terima kasih default adalah yang janji temu: konfirmasikan (“Anda ada di kalender Selasa pukul 10”, bukan “kami akan menelepon Anda”). Email konfirmasi ke pengunjung adalah bukti slot; notifikasi internal pergi ke kotak masuk yang Anda taruh di formulir.

Apa yang terjadi setelah pemesanan

Tanpa apa pun lain dikonfigurasi, berurutan:

• Mokapen menulis log formulir (field, slot, saluran, tamu).
• Membuat atau memperbarui kontak (aturan email yang sama seperti formulir kontak: Email 1/2/3, tidak menduplikasi jika sudah ada dan tidak diarsipkan).
• Membuat janji temu tertaut, dengan host, durasi, waktu, saluran, tamu. Asal form_ + id halaman.
• Jika undangan aktif, kalender keluar. Meet/Teams terbuka sendiri jika integrasi ada. Pengingat menyala sesuai offset yang Anda setel.
• Pengunjung melihat halaman sukses (atau pengalihan) dan, jika Anda menulisnya, email konfirmasi. Tim dapat mengerjakan janji temu seperti yang lain: lihat panduan Janji temu.

Lalu, jika Anda mengonfigurasinya, otomatisasi formulir (label, tugas “siapkan demo”, peluang inbound). Untuk penundaan dan kondisi gunakan modul Otomatisasi dengan pemicu formulir diterima dan slug halaman ini.

Proses yang disarankan

• Slot host di Janji temu dulu, lalu formulir. Kalender kosong di halaman = hampir selalu ketersediaan belum diatur, bukan bug formulir.
• Satu orang: biarkan host tunggal. Tim demo: round robin. Kickoff dua orang: kolektif. Jangan pakai kolektif “karena kelihatan keren” jika satu cukup.
• Saluran: Meet hanya jika host punya Google; lokasi hanya jika Anda menghormatinya. Lalu pemberitahuan dan buffer (mis. 2 jam + 10 menit) sebelum ONLINE.
• Uji Offline: pesan ke alamat Anda sendiri, periksa kartu kontak, janji temu, undangan, Meet, notifikasi, konfirmasi. Lalu hari kerja yang lebih jauh untuk melihat slot.
• ONLINE di satu saluran saja (tanda tangan email). Setelah 48 jam lihat ketidakhadiran dan lubang. Lalu situs / iklan.
• Jangan ubah slug pada halaman yang sudah di kampanye. Duplikat dan buat kembarannya (tim lain, durasi lain).

Kasus penggunaan

Setiap kasus adalah situasi nyata, bukan daftar centang. Halaman sama; yang berubah adalah host, penugasan, dan saluran.

• Dua staf penjualan, demo yang sama — Sara dan Marco mempresentasikan produk yang sama. Jika Anda membiarkan pengunjung memilih, semua memesan Sara dan Marco menganggur. Tambahkan keduanya sebagai host dan gunakan round robin: halaman menampilkan jam, bukan nama (“Anda akan menemui salah satu dari orang-orang ini”), dan Mokapen menugaskan siapa yang punya lebih sedikit rapat mendatang. Durasi 30 menit, Meet hanya jika keduanya punya Google terhubung (jika tidak, tautan tidak pernah dimulai untuk yang tanpa integrasi). Pemberitahuan dua jam agar Anda tidak meloncat dari panggilan ke panggilan tanpa persiapan. Buffer sepuluh menit antar slot. Cakrawala 21 hari, bukan tiga bulan kalender penuh. Jika Sara berbicara bahasa Jerman dan Marco tidak, round robin adalah alat yang salah: maka Anda memerlukan “Pengunjung memilih orang”.
• Panggilan dengan pemilik — Prospek menginginkan Anda, bukan “seseorang di tim”. Satu host: pengunjung tidak melihat daftar orang, mereka hanya memilih tanggal dan waktu. Meet jika Anda punya Google, atau lokasi jika Anda menerima di kantor — bukan keduanya “berjaga-jaga”. Cakrawala pendek (14–21 hari) jika Anda sudah penuh: jika tidak, Anda berakhir dengan panggilan di Maret yang kemudian dipindah. Pemberitahuan setidaknya satu jam. Halaman ini bukan untuk berbagi beban: ini kalender publik Anda.
• Wawancara dengan HR dan manajer perekrutan — Kedua orang harus ada di ruangan (atau di panggilan). Penugasan Kolektif: slot muncul hanya jika keduanya luang, dan keduanya masuk ke janji temu. Teams jika mereka punya Microsoft terhubung. Tanggal dikecualikan untuk hari penutupan luar biasa (penutupan organisasi sudah tercantum di blok: Anda tidak memasukkannya ulang). Pemberitahuan 24 jam agar HR sempat membaca CV. Ini bukan round robin: kandidat mengharapkan kedua orang, bukan “salah satu dari keduanya”.
• Meja di lokasi, tanpa video — Pelanggan datang ke kantor. Jangan centang Meet atau Teams: Anda akan menjanjikan tautan yang tidak ada. Centang hanya lokasi (jika tidak ada, blok memberi tahu: buat dulu). Satu host — siapa yang menerima di resepsi atau konsultan yang bertugas. Jendela 9–12 dan 14–17, istirahat makan siang, cakrawala 14 hari. Teks sukses harus mengatakan ke mana datang, bukan “kami akan mengirim Meet”.
• Onboarding setelah kontrak — Pengunjung sudah pelanggan, bukan lead. Klon halaman demo: judul internal “Onboarding”, satu CSM sebagai host, 45 menit, Meet, beri tahu CSM bukan penjualan. Otomatisasi formulir: tugas “siapkan akun” pada kontak. Sedikit field (email, nama). Dua URL terpisah: satu di tanda tangan untuk demo, satu di email sambutan. Jangan campur, atau penjualan menemukan onboarding di kalender mereka.

Contoh praktis

1. Taruh tautan di tanda tangan (satu host, setengah jam)

Buka Formulir → Baru → Pesan janji temu. Nama internal “Demo Luca”, notifikasi ke alamat Anda. Di Konten buka Pemesanan: biarkan diri Anda sebagai satu-satunya host, durasi 30 menit, Sen–Jum sebagaimana sudah terisi. Jika Google terhubung, centang Meet; jika tidak, lokasi atau tanpa video dan katakan di judul (“kami akan menelepon Anda”). Pemberitahuan 60 menit. Pengaturan: tetap Offline, buka Pratinjau, pesan slot ke Gmail Anda. Periksa bahwa janji temu ada di kalender, undangan tiba, kontak ada di buku alamat. Baru kemudian ONLINE dan tempel URL di tanda tangan. Jangan buat peluang pada setiap panggilan: banyak yang bersifat eksplorasi. Anda membuka peluang setelahnya, atau dengan otomatisasi hanya jika formulir punya field perusahaan yang terisi.

2. Tiga AE yang berbagi demo

Templat yang sama, tetapi tambahkan tiga account executive di blok (mereka perlu slot di Janji temu). Penugasan host muncul: pilih round robin, bukan “Pengunjung memilih orang”. Durasi dan buffer yang sama untuk semua, jika tidak Mokapen tidak punya aturan tunggal. Jika Anda menawarkan Meet, buka editor dan periksa bahwa tidak ada host yang kotak centangnya mati: satu tanpa Google merusak panggilan ketika round robin mendarat pada mereka. Di halaman pengunjung tidak melihat nama — baik jika pitch-nya sama. Jika satu AE adalah satu-satunya yang mencakup DACH, buang round robin dan kembali ke “Pengunjung memilih orang”, dengan label terlihat “Anna — Jerman”.

3. Kickoff penjualan + delivery

Pelanggan sudah menandatangani dan harus menemui siapa yang menjual dan siapa yang akan mengerjakan. Dua host, penugasan kolektif, 60 menit, Teams. Slot di halaman hanya ada pada jam ketika keduanya luang: itu disengaja, bukan bug. Jangan pakai round robin “biar setidaknya ada seseorang”: pelanggan datang dan delivery absen. Selesaikan halaman sukses dengan “Anda akan berada di panggilan dengan [nama]” dan uji Offline dengan dua kalender nyata, bukan pratinjau kosong.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Saya tidak melihat jam di halaman.

J: Apakah host punya slot di Janji temu? Apakah Anda dalam rentang (hari/jam blok), melewati pemberitahuan, di dalam cakrawala, di luar makan siang, penutupan, dan tanggal dikecualikan? Apakah kalender eksternal mengisi semuanya? Coba Selasa dalam dua minggu, bukan “hari ini dalam dua puluh menit”.

T: Perbedaan dari Pesan layanan atau produk?

J: Janji temu = waktu seseorang. Pemesanan layanan/produk = item katalog dengan durasi dan kursi. Detail di panduan Pemesanan dan panduan formulir layanan.

T: Meet tidak dibuat / kotak centang mati.

J: Integrasi Google host (semua host pada kolektif; siapa pun yang dapat ditugaskan pada round robin). Mokapen menandainya di editor. Tanpa integrasi, biarkan lokasi atau “kami akan menelepon Anda” dan jangan janjikan tautan.

T: Bisakah saya mencampur layanan dan janji temu di formulir yang sama?

J: Satu formulir punya satu jenis pemesanan. Dua halaman, atau Anda mengubah jenis di blok dengan mengetahui bahwa entitas yang dibuat di CRM juga berubah (janji temu vs pemesanan).

T: Apakah tamu menjadi kontak?

J: Kontak utama adalah siapa yang mengisi email/nama. Email lain adalah peserta di janji temu. Mereka tidak menggantikan kartu.

T: Formulir tidak menerima pemesanan.

J: Harus ONLINE. Periksa reCAPTCHA, field wajib, batas formulir paket, slug yang benar di cuplikan, dan bahwa pratinjau bukan satu-satunya halaman yang Anda pakai (mata Offline tidak memesan secara nyata).

T: Di mana saya melihat siapa yang memesan?

J: Kalender Janji temu, kartu kontak (asal formulir), log pengiriman di linimasa kontak. Email notifikasi adalah peringatan, bukan arsip.