Aprenda Mokapen.

Marcação de reuniões

A página Marcar uma reunião é a forma como o Mokapen acaba com o pingue-pongue de três datas por e-mail: o visitante escolhe com quem se reunir (ou o Mokapen atribui), vê só os horários livres e confirma. A reunião já está no calendário, com o contacto nos Contactos, Meet ou Teams se o anfitrião os tiver ligados, convite de calendário. Não copia nada.

Não é uma reserva de catálogo (consultoria paga, aluguer, um lugar na aula): isso é Reservar um serviço ou produto. Aqui o objeto é o tempo de uma pessoa da equipa. Também não é o formulário de contacto: aí recolhe uma mensagem, aqui ocupa um horário a sério.

A vantagem está aqui: um URL (ou um snippet no sítio), o cliente marca-se sozinho, já encontra data, anfitrião, canal e ficha de contacto. A mesma privacidade, os mesmos campos, o mesmo calendário do resto do Mokapen. Nada de Calendly à parte, nada de «dê-me três janelas» na caixa.

Para que serve e por que ajuda

O comercial médio passa mais tempo a marcar a chamada do que a fazê-la. Esta página fecha esse fosso:

• Horários reais, não «livre esta semana» — mostra só horas em que o anfitrião está livre, com antecedência, buffer, pausa de almoço, encerramentos da org e datas excluídas desta página. Se o calendário Google/Outlook estiver sincronizado, as ocupações externas contam: nada de dupla marcação.
• Anfitriões à sua maneira — uma só pessoa (o titular, o especialista). Ou duas ou mais: o visitante escolhe, ou o Mokapen roda em round robin, ou é uma reunião coletiva (todos livres, todos na chamada).
• Duração que decide — 15, 30, 45, 60 minutos ou um valor personalizado. Se ativar mais do que uma, o visitante escolhe quanto durará o horário. Predefinição na criação: 30 minutos, segunda–sexta 9–18.
• Canal já decidido — Google Meet, Microsoft Teams e/ou uma localização. Um só canal = implícito. Vários canais = o visitante escolhe. O link Meet/Teams gera-se sozinho se a integração do anfitrião estiver ligada: não prometa um link se o anfitrião não tiver Google ou Microsoft.
• Tudo no CRM — contacto + reunião, convites de calendário (ligados por predefinição), convidados em CC que o visitante pode adicionar. A partir daí move, anota, arquiva como qualquer outra reunião: não é um segundo software.

Em resumo: usa esta página para fazer marcar o tempo de uma pessoa. Usa o formulário de contacto para recolher quem lhe escreve. Usa serviços/produtos para fazer reservar um item do catálogo. Um formulário, um trabalho: não misture os três no mesmo formulário.

Como aceder e os limites

• Menu do utilizador → Formulários. No topo, filtros Todos / Formulário de contacto / Marcação de reuniões / Reservar um serviço ou produto. Do filtro de reuniões, «Novo formulário» já arranca no modelo certo.
• Precisa da aplicação Formulários e da aplicação Reuniões ativas (Definições → Aplicações), permissões de função, e horários de disponibilidade nos utilizadores que puser na página (o calendário de reuniões dessa pessoa). Sem horários, o calendário público está vazio: corrija-o antes de passar a ONLINE.
• Meet e Teams aparecem no bloco só se pelo menos um anfitrião tiver uma integração utilizável. Não é um interruptor mágico: é a mesma ligação Google / Microsoft do utilizador.
• O teto de formulários do plano também se aplica a estas páginas: na lista, se estiver no limite, Novo abre o upgrade. Para além do limite, os formulários mais recentes ficam bloqueados; os mais antigos permanecem. Duplicar conta como um formulário extra.
• As automatizações de formulário (tarefa, oferta, ticket, atualizar contacto) estão nos planos que incluem Automatizações a partir de formulários. Sem esse plano publica na mesma: contacto, reunião, convites e registo estão lá de qualquer forma.

Página de lista

A mesma lista de todos os formulários: cartões com título interno, distintivo Marcação de reuniões, código do formulário (slug: usá-lo-á nas automatizações), estado Online (verde, ícone para abrir a página pública) ou Offline (vermelho, olho para a pré-visualização sem aceitar marcações).

Menu de três pontos: Editar (Definições), Duplicar, Eliminar. Duplique quando tiver uma página que funciona e quiser uma gémea para outra equipa ou outra campanha (depois muda anfitrião, duração, e-mail de notificação). Eliminar retira a página pública: as reuniões já criadas ficam no calendário.

Se a lista filtrada estiver vazia, o Mokapen diz-lho e oferece o botão de novo (se o plano ainda tiver vagas).

Criar a página

1. Formulários → Novo formulário. Em «O que pretende criar?» escolha Marcar uma reunião. Escolhe o modelo na criação: não o pode mudar depois deste ecrã — para um serviço de catálogo faça outro formulário.
2. Nome — interno (vê-o na lista). O visitante vê o título e o subtítulo do conteúdo.
3. E-mail de notificação — quem deve saber que chegou uma marcação (comercial, receção, vários endereços). Não é o arquivo: o arquivo é contacto + reunião + registo. Se o deixar vazio, arrisca-se a não reparar nos horários.
4. O Mokapen já prepara: logótipo da org, título, e-mail/nome próprio/apelido, bloco de reserva consigo como primeiro anfitrião (se tiver utilizador e foto), privacidade, página de agradecimento de reunião. O calendário de horários está sempre ligado: neste modelo não o pode retirar. Predefinição: duração 30 minutos, seg–sex 9–18, convites de calendário ligados, horizonte de 60 dias.
5. Abra Conteúdo e trabalhe o bloco Reservas (pessoas, regras, vídeo/localização, horas). Complete a página de sucesso e o e-mail de confirmação. Nas Definições ponha ONLINE só quando anfitrião, horários, canal e textos estiverem prontos. Offline o link público não aceita marcações; a pré-visualização sim.

Campos de contacto, privacidade, reCAPTCHA, campos ocultos, snippet e tracking: a mesma lógica do formulário de contacto. Abaixo está o que é específico do calendário.

Quem se reúne com o visitante

No bloco Reservas o tipo é Marcação de reuniões. Adicione uma ou mais pessoas: são utilizadores da org com disponibilidade em Reuniões. Pode mudar o rótulo visível (nome na página) em relação ao nome interno.

Com uma pessoa o visitante não escolhe o anfitrião: reúne-se com essa. Com pelo menos duas, aparece Atribuição de anfitrião:

• O visitante escolhe a pessoa (predefinição) — vê a lista e marca com quem quiser. Use-o quando quem importa: comercial A vs B, especialista vs generalista, língua, localização.
• Round robin — o visitante escolhe só a hora; o Mokapen atribui a primeira pessoa livre (menos reuniões futuras). Na página: «Vai reunir-se com uma destas pessoas». A seleção na página é de escolha única. Útil para uma equipa de demo que tem de partilhar a carga, não para «quero especificamente a Sara».
• Coletivo — todos na lista têm de estar livres nesse horário e todos participam. Para kickoff, uma demo a dois, uma entrevista com RH + manager. A seleção é múltipla (todos os anfitriões). Se um estiver ocupado, o horário não aparece.

Round robin e coletivo não se combinam com «o visitante escolhe quem»: ou decide ele, ou decide o Mokapen, ou são precisos todos. Se um anfitrião não tiver horários (ou o calendário externo preencher toda a janela), essa pessoa não oferece horas: corrija-o antes de publicar, não depois da primeira queixa.

Disponibilidade, duração, antecedência, buffer

No mesmo cartão Reservas define quando se pode marcar. Não é o calendário pessoal do anfitrião: é a máscara desta página, depois o Mokapen cruza os horários do utilizador com as ocupações do calendário ligado.

• Duração — 15 / 30 / 45 / 60 minutos, mais «Outro» (até 480). Pode assinalar mais do que uma: o visitante escolhe. Um só visto = duração fixa. Predefinição 30.
• Dias e janelas — para cada dia da semana on/off e uma ou mais janelas (p. ex. 9–12 e 14–18). Predefinição seg–sex 9–18. Ligue o sábado só se o honrar de facto.
• Antecedência mínima — minutos abaixo dos quais o horário não aparece (0 = até «daqui a um quarto de hora»; 120 = nenhuma chamada em duas horas). Passos de 15 minutos. Use-o se precisar de tempo para preparar a demo.
• Buffer antes / depois — minutos vazios à volta da reunião, para duas chamadas não se sobreporem ou para mudar de sala. Passos de 5 minutos.
• Marcar até — horizonte em dias (1–365, predefinição 60). Para além disso, o calendário público está vazio. Encurte-o (14, 21) se não quiser um calendário cheio de chamadas daqui a três meses.
• Pausa de almoço — uma janela a retirar todos os dias (p. ex. 13:00–14:00), além das janelas horárias.
• Datas excluídas — dias extra só para esta página (ponte, formação interna). Os encerramentos da organização já estão listados no bloco: não os volte a introduzir, aplica-se o encerramento da org.
• Lembrete — desfasamento antes do início (as mesmas opções dos outros lembretes Mokapen). Dispara na reunião, não é o e-mail de confirmação do envio do formulário.
• Cancelar / reagendar até — minutos antes do início abaixo dos quais o convidado já não pode mover nem cancelar a partir do link de gestão. 0 = sempre permitido (se oferecer esse link). Passos de 15 minutos.
• Convites de calendário — visto ligado por predefinição: os convites saem para o anfitrião e o contacto (e para os convidados). Desligue só se gerir os convites à mão: em geral deixe-o.

Na página pública o visitante pode adicionar e-mails de outros participantes (opcional, separados por vírgulas). Aterraram na reunião como convidados; não substituem o contacto principal (esse continua a ser o e-mail/nome do formulário). Não precisam de pôr o próprio e-mail outra vez: o Mokapen usa os dados de contacto abaixo.

Alinhe o calendário pessoal (Google/Outlook) se quiser que as ocupações externas contem. Horários «livres» no Mokapen + um calendário cheio = o visitante vê buracos que não pode honrar.

Meet, Teams, localização

No bloco, secção canal de reunião, assinale o que quer oferecer:

• Google Meet — aparece se pelo menos um anfitrião tiver o Google ligado de forma utilizável. Precisa da integração de quem tem de entrar na chamada: em coletivo, de todos; em round robin, de quem puder ser atribuído. Se faltar, o Mokapen assinala-o no editor (sincronização de saída, todos os anfitriões, ou «ligar a integração»).
• Microsoft Teams — o mesmo com Outlook/Teams.
• Localizações — moradas em Definições → Localizações (rua, código postal, cidade). Se não tiver nenhuma, o formulário diz-lho e envia-o para Localizações. Assinale só as localizações que quiser nesta página, não todas por hábito.

Um só canal: o visitante não escolhe, é implícito. Vários canais: rádio na página. Zero canais de vídeo e zero localizações: está a oferecer um horário sem dizer onde — só está bem se o explicar no título ou na descrição («nós ligamos-lhe»). Não documente Meet ao cliente se o anfitrião não tiver Google: a caixa no editor está desativada ou em falta.

Publicar: estado, URL, embed

Nas Definições, como o formulário de contacto:

• ONLINE / OFFLINE — rascunho = Offline, trabalha em pré-visualização. Online = aceita marcações. O slug continua visível: não o mude de ânimo leve se já o pôs numa campanha ou numa automatização.
• URL da página — assinatura de e-mail, sítio «Marcar uma chamada», anúncios, QR, LinkedIn. O botão Ver só está ativo se estiver ONLINE.
• Código para colar — snippet para o sítio. Os dados chegam ao Mokapen, não ficam no CMS.
• Tracking de visitas (planos com tracking) — o mesmo snippet do formulário de contacto, com consentimento.

Privacidade, reCAPTCHA e a página de sucesso também se aplicam aqui. O texto de agradecimento predefinido é o de reunião: confirme-o («está no calendário terça às 10», não «ligamos-lhe»). O e-mail de confirmação ao visitante é a prova do horário; a notificação interna vai para as caixas que pôs no formulário.

O que acontece após a marcação

Sem mais nada configurado, por ordem:

• O Mokapen escreve o registo do formulário (campos, horário, canal, convidados).
• Cria ou atualiza o contacto (a mesma regra de e-mail do formulário de contacto: Email 1/2/3, não duplica se já existir um e não estiver arquivado).
• Cria a reunião ligada, com anfitrião, duração, hora, canal, convidados. Origem form_ + id da página.
• Se os convites estiverem ligados, saem os calendários. O Meet/Teams abre-se sozinho se a integração estiver lá. O lembrete dispara conforme o desfasamento que definiu.
• O visitante vê a página de sucesso (ou o redirecionamento) e, se escreveu um, o e-mail de confirmação. A equipa pode trabalhar a reunião como qualquer outra: veja o guia de Reuniões.

Depois, se as configurou, as automatizações do formulário (etiqueta, tarefa «preparar a demo», oferta inbound). Para atrasos e condições use o módulo Automatizações com gatilho formulário recebido e o slug desta página.

Processo recomendado

• Primeiro os horários do anfitrião em Reuniões, depois o formulário. Calendário vazio na página = quase sempre disponibilidade não definida, não um bug do formulário.
• Uma pessoa: deixe o anfitrião único. Uma equipa de demo: round robin. Kickoff a dois: coletivo. Não use coletivo «porque fica giro» se chega uma pessoa.
• Canal: Meet só se o anfitrião tiver Google; localização só se a honrar. Depois antecedência e buffer (p. ex. 2 horas + 10 minutos) antes de ONLINE.
• Teste Offline: marque no seu próprio endereço, verifique ficha de contacto, reunião, convite, Meet, notificação, confirmação. Depois um dia útil mais à frente para ver os horários.
• ONLINE num só canal (assinatura de e-mail). Passadas 48 horas, olhe para no-shows e buracos. Depois sítio / anúncios.
• Não mude o slug de uma página já numa campanha. Duplique e crie a gémea (outra equipa, outra duração).

Casos de uso

Cada caso é uma situação real, não uma lista de ticks. A página é a mesma; o que muda são anfitriões, atribuição e canal.

• Dois comerciais, a mesma demo — A Sara e o Marco fazem o mesmo pitch. Se deixar o visitante escolher, todos marcam a Sara e o Marco fica parado. Adicione os dois como anfitriões e use round robin: a página mostra horas, não nomes («vai reunir-se com uma destas pessoas»), e o Mokapen atribui quem tem menos reuniões futuras. Duração 30 minutos, Meet só se ambos tiverem o Google ligado (senão o link nunca arranca para quem não tem a integração). Antecedência de duas horas para não saltar de chamada em chamada sem preparar. Buffer de dez minutos entre horários. Um horizonte de 21 dias, não três meses de calendário cheio. Se a Sara fala alemão e o Marco não, o round robin é a ferramenta errada: aí precisa de «O visitante escolhe a pessoa».
• Uma chamada com o titular — O prospect quer falar consigo, não com «alguém da equipa». Um anfitrião: o visitante não vê uma lista de pessoas, escolhe só data e hora. Meet se tiver Google, ou uma localização se recebe no escritório — não as duas «por precaução». Um horizonte curto (14–21 dias) se já está cheio: senão acaba com chamadas em março que depois move. Pelo menos uma hora de antecedência. Esta página não serve para partilhar a carga: é o seu calendário público.
• Entrevista com RH e o manager de contratação — As duas pessoas têm de estar na sala (ou na chamada). Atribuição Coletivo: o horário só aparece se ambos estiverem livres, e ambos aterram na reunião. Teams se tiverem a Microsoft ligada. Datas excluídas para dias de encerramento extraordinário (os encerramentos da org já estão listados no bloco: não os volta a introduzir). Antecedência de 24 horas para o RH ler o CV. Isto não é round robin: o candidato espera as duas pessoas, não «uma das duas».
• Balcão no local, sem vídeo — O cliente vem ao escritório. Não assinale Meet nem Teams: prometia um link que não existe. Assinale só a localização (se não tiver nenhuma, o bloco diz-lho: crie-a primeiro). Um anfitrião — quem recebe na receção ou o consultor de serviço. Janelas 9–12 e 14–17, pausa de almoço, horizonte de 14 dias. O texto de sucesso deve dizer onde aparecer, não «vamos enviar o Meet».
• Onboarding depois do contrato — O visitante já é cliente, não um lead. Clone a página de demo: título interno «Onboarding», um CSM como anfitrião, 45 minutos, Meet, notifique o CSM não as vendas. Automatização do formulário: uma tarefa «preparar a conta» no contacto. Poucos campos (e-mail, nome). Dois URLs distintos: um na assinatura para demos, um no e-mail de boas-vindas. Não os misture, ou o comercial encontra os onboardings no calendário.

Exemplos práticos

1. Pôr o link na assinatura (um anfitrião, meia hora)

Abra Formulários → Novo → Marcar uma reunião. Nome interno «Demo Luca», notificação para o seu endereço. Em Conteúdo abra Reservas: fique como único anfitrião, duração 30 minutos, seg–sex como pré-preenchido. Se o Google estiver ligado, assinale Meet; se não, uma localização ou sem vídeo e diga-o no título («vamos ligar-lhe»). Antecedência de 60 minutos. Definições: fique Offline, abra Pré-visualização, marque um horário no seu Gmail. Verifique que a reunião está no calendário, que o convite chegou, que o contacto está nos Contactos. Só então ONLINE e cole o URL na assinatura. Não crie uma oferta em cada chamada: muitas são exploratórias. A oferta abre-a depois, ou com uma automatização só se o formulário tiver a empresa preenchida.

2. Três AEs a partilhar demos

O mesmo modelo, mas adicione os três account executives no bloco (precisam de horários em Reuniões). Aparece Atribuição de anfitrião: escolha round robin, não «O visitante escolhe a pessoa». A mesma duração e os mesmos buffers para todos, senão o Mokapen não tem uma regra única. Se oferecer Meet, abra o editor e verifique que nenhum anfitrião tem a caixa desligada: um sem Google parte a chamada quando o round robin cai nele. Na página o visitante não vê nomes — bem se o pitch é o mesmo. Se um AE é a única pessoa que cobre o DACH, largue o round robin e volte a «O visitante escolhe a pessoa», com um rótulo visível «Anna — alemão».

3. Kickoff de vendas + delivery

O cliente assinou e tem de se reunir com quem vendeu e com quem fará o trabalho. Dois anfitriões, atribuição coletiva, 60 minutos, Teams. O horário na página só existe nas horas em que ambos estão livres: é de propósito, não um bug. Não use round robin «para pelo menos alguém aparecer»: o cliente chega e falta o delivery. Termine a página de sucesso com «estará numa chamada com [nomes]» e teste Offline com dois calendários a sério, não com uma pré-visualização vazia.

Perguntas frequentes

P: Não vejo horas na página.

R: O anfitrião tem horários em Reuniões? Está no intervalo (dia/horas do bloco), depois da antecedência, dentro do horizonte, fora da pausa, encerramentos e datas excluídas? O calendário externo preenche tudo? Experimente uma terça daqui a duas semanas, não «hoje daqui a vinte minutos».

P: Diferença para Reservar um serviço ou produto?

R: Reunião = o tempo de uma pessoa. Reserva de serviço/produto = um item de catálogo com duração e lugares. Detalhes no guia de Reservas e no guia do formulário de serviços.

P: O Meet não é criado / a caixa está desligada.

R: A integração Google do anfitrião (todos os anfitriões em coletivo; quem puder ser atribuído em round robin). O Mokapen assinala-o no editor. Sem a integração deixe localização ou «nós ligamos-lhe» e não prometa um link.

P: Posso misturar serviços e reuniões no mesmo formulário?

R: Um formulário tem um tipo de reserva. Duas páginas, ou muda o tipo no bloco sabendo que a entidade criada no CRM também muda (reunião vs reserva).

P: Os convidados tornam-se contactos?

R: O contacto principal é quem preencheu e-mail/nome. Os outros e-mails são participantes na reunião. Não substituem a ficha.

P: O formulário não aceita marcações.

R: Tem de estar ONLINE. Verifique o reCAPTCHA, os campos obrigatórios, o teto de formulários do plano, o slug certo no snippet, e se a pré-visualização não é a única página que está a usar (o olho Offline não marca a sério).

P: Onde vejo quem marcou?

R: Calendário de Reuniões, ficha do contacto (origem formulário), registo do envio na linha temporal do contacto. Os e-mails de notificação são o alerta, não o arquivo.