Aprenda Mokapen.

Microsoft Outlook Calendar

Esta integração liga o módulo Compromissos do Mokapen ao seu Microsoft Outlook Calendar. Reuniões e compromissos podem circular entre os dois sistemas de acordo com as regras que definir — sem exportações manuais ou dupla digitação.

Não sincroniza tarefas: na página, a opção de tarefas está desativada (em breve). Aplica-se apenas a compromissos com data e hora.

Visão geral das integrações: Integrações.

Requisitos

• Plano Mokapen com integração de calendário (ícone de distintivo Premium na entrada de compromissos). Sem plano adequado, o botão de ligação abre a página de upgrade.
• Conta Microsoft com calendário Outlook ativo.
• Permissão para autorizar o Mokapen a gerir calendário e eventos na Microsoft.

Ligar Outlook Calendar

1. Menu do utilizador → Integrações → separador Microsoft Outlook Calendar.
2. Prima Sincronizar Microsoft Outlook Calendar (ou equivalente).
3. Na Microsoft: escolha a conta (pode ser diferente do e-mail com que entra no Mokapen).
4. Leia as permissões solicitadas (calendário e eventos) e confirme o acesso.
5. Regressa ao Mokapen: aparece Conta ligada: com o e-mail Microsoft autorizado.

Se não aceitar as permissões, a ligação não se completa e nenhum compromisso será sincronizado. Automações que dependem do calendário não poderão usar eventos Outlook.

Se aparecer «ligação expirada», prima Desligar e ligue novamente.

O que o Mokapen pede à Microsoft

Além do nome e e-mail do perfil, o Mokapen pede acesso ao calendário e aos eventos: ler reuniões existentes, criar novas a partir do Mokapen, atualizá-las e eliminá-las quando modificar ou cancelar um compromisso ligado. Sem estas permissões, a sync não inicia.

E-mail Microsoft diferente do e-mail Mokapen

É permitido e frequente: trabalha no Mokapen com um login e sincroniza o calendário team@empresa.pt ou uma conta Outlook pessoal. Na página de integração, o e-mail sob Conta ligada é o que conta para a sync, não o do login Mokapen.

Mesmo endereço (Mokapen = Microsoft): exportação/importação mantém organizador e participantes; e-mails desconhecidos na importação podem criar contactos (apenas e-mail) na agenda.

Endereços diferentes:

• No Outlook, a conta ligada deve ser organizador ou participante do evento; caso contrário, o Outlook não aceita a escrita.
• Na exportação: se o organizador Mokapen não existir nesse calendário, o evento é criado com a conta Microsoft ligada como organizador.
• Na importação: se o seu utilizador Mokapen participa no evento, o compromisso entra no Mokapen; se não participa, o evento pode permanecer importado mas não visível para si; eventos sem participantes úteis podem ser ignorados.

Conselho: coloque-se como participante nos compromissos que devem aparecer em ambos os sistemas, ou use o mesmo endereço de e-mail quando possível.

Definições a configurar

Direção da sync

Três modos (setas na página):

• Apenas para Mokapen — Outlook alimenta o CRM; alterações no Mokapen não voltam ao Outlook.
• Apenas para Outlook — Mokapen envia compromissos ao calendário.
• Ambos — atualizações num sistema refletem-se no outro.

Calendários

• Calendário principal — selecione qual calendário Outlook usar como principal (carregado da conta ligada).
• Outros calendários — selecione calendários secundários (Clientes, Equipa…). Aniversários e feriados são excluídos automaticamente.

Outros controlos

• Sincronizar compromissos — deve permanecer ativo.
• Data de início — a partir de que dia importar eventos passados; para a frente cerca de um ano (na página não há o limite fixo de 15 dias atrás como no Google Calendar).
• Microsoft Teams (se o plano permitir) — adiciona link de videoconferência aos compromissos exportados.

Prima Guardar para memorizar, Sincronizar para executar o alinhamento.

O que acontece durante a sync

• Novo compromisso no Mokapen → evento no Outlook (se a exportação estiver ativa).
• Alteração ou eliminação no Mokapen → atualização ou remoção do evento Outlook ligado.
• Novo evento no Outlook → compromisso no Mokapen (se a importação estiver ativa e dentro do intervalo de datas).
• Alteração no Outlook → Mokapen atualiza o compromisso ligado (notificações automáticas da Microsoft quando possível).

Problemas comuns

• Eventos em falta — verifique data de início, calendários selecionados, direção da sync, participação por e-mail quando as contas diferem.
• Eventos duplicados — duas ligações ou o mesmo evento importado e recriado manualmente; unifique e use um único calendário oficial.
• Sync lenta — normal na primeira execução com muitos eventos.

Desligar

Prima Desligar, confirme digitando a palavra solicitada e prossiga. O Mokapen interrompe a ligação com o Outlook Calendar e remove as referências de sync entre compromissos e eventos.

O que acontece aos dados:

• Compromissos no Mokapen — permanecem no CRM como registos normais, mas já não estão sincronizados com o Outlook (sem atualizações automáticas em ambas as direções).
• Eventos no Outlook Calendar — não são eliminados automaticamente pelo Mokapen.

Ao contrário da agenda ou Drive, a janela de desligamento do Calendar não propõe caixas para eliminar em massa os compromissos já importados: na prática, conserva-os no Mokapen, desligados da sync. Se quiser limpar o CRM, elimine ou modifique os compromissos manualmente após desligar.

Gestão de compromissos no CRM: guia Compromissos.