Aprenda Mokapen.

Campos

Os Campos são o dicionário de dados de cada módulo: nome, tipo, obrigatoriedade, valor padrão e quem pode vê-los ou modificá-los. Aqui cria os campos personalizados e adapta os já existentes. O mecanismo é o mesmo em Contactos, Empresas, Tarefas, Projetos, Compromissos, Oportunidades, Orçamentos, Encomendas, Produtos, Serviços e Tickets.

Este guia fala apenas dos Campos. Para os dispor no formulário, veja Cartão; para os mostrar em tabela, veja Lista & Colunas.

As alterações são da organização (valem para todos os membros), não preferências pessoais.

Para que servem

• Padronizar — mesmas etiquetas e tipos para toda a equipa.
• Estender o Mokapen — dados que o produto não tem por defeito (Setor, Código de cliente, Margem…).
• Governar — obrigatoriedade, padrão, visibilidade e edição só para certos utilizadores/equipas.
• Alimentar o resto — cartão, lista, filtros, importação, automações e (onde previsto) gráficos de relatório.

Onde se encontram

1. Definições da organização → hub da área (Agenda, Atividades, Vendas, Tickets, …).
2. Definições da entidade (ex. Contactos) → cartão Campos.

Configura-se por entidade. É necessário pelo menos o papel de Membro. Criar um campo personalizado exige um plano Premium que inclua os Campos personalizados; modificar layout/campos existentes exige um plano Premium adequado. Verifique a disponibilidade no seu plano.

Criar um campo personalizado

1. Adicionar campo → modal Novo campo.
2. Etiqueta — nome visível.
3. Título interno — slug gerado automaticamente (importação, API, sistema).
4. Tipo — escolha o tipo (lista abaixo). Muitas vezes não se altera depois de guardar.
5. Opções do tipo (menu suspenso, seleção única/múltipla, …).
6. Este campo é obrigatório (opcional).
7. Padrão (opcional) — valor inicial nos novos cartões.
8. Editável apenas por utilizadores/equipas e/ou Visível apenas para utilizadores/equipas (opcional).
9. Guardar — depois coloque o campo em Cartão e, se precisar, em Lista & Colunas.

Tipos de campo (um a um)

Na criação, escolha um destes tipos. Para cada um: para que serve e quando usá-lo.

Texto

Campo de texto curto numa linha (códigos, títulos curtos, referências). Ideal quando a resposta é livre mas curta. Se os valores se repetem e devem ser filtráveis, prefira um Menu suspenso.

Texto longo

Área de texto multilinha para notas, descrições, instruções. Não use para dados estruturados (estados, categorias): dificulta filtros e relatórios.

Menu suspenso

Lista de opções definidas por si (Adicionar uma opção): o utilizador escolhe uma. Perfeito para estados internos, setores, níveis, fontes. Permite filtros e gráficos coerentes. Defina as opções antes de usar em produção e evite sinónimos duplicados.

Menu suspenso de escolha múltipla

Como o menu suspenso, mas podem selecionar-se várias opções ao mesmo tempo (ex. etiquetas de interesse, canais ativos). Útil quando um registo pertence a várias categorias em simultâneo.

Data

Selecione uma data (prazos, início de contrato, data de compromisso comercial). Prefira-a ao texto «livre» para ordenar e filtrar por período.

Hora

Hora ou valor temporal (intervalo, hora de chamada). Use quando a hora importa, não só o dia (para o dia use Data).

Número

Valor numérico genérico (quantidade, pontuação, unidades). Não é um montante em moeda: para dinheiro use Montante.

Montante

Montante monetário (orçamento, custo, margem em moeda). Pensado para valores económicos; em relatórios e listas comporta-se como medida de dinheiro.

Percentagem

Valor percentual (probabilidade, desconto, progresso). Melhor do que um número genérico quando o significado é «em 100».

Interruptor

Interruptor sim/não (ativo/inativo). Ideal para indicadores binários: «Cliente VIP», «Para ligar», «Faturável». Mais claro do que uma caixa se a ação for on/off imediato.

Caixa de seleção

Caixa para confirmações ou opções booleanas («Privacidade aceite», «Documentos recebidos»). Significado semelhante ao interruptor; escolha o estilo mais natural para o contexto do formulário.

Botão de opção

Escolha exclusiva entre poucas opções mostradas todas em lista (não num menu fechado). Útil com 2–5 alternativas muito visíveis (ex. Sim / Não / Não sei).

Utilizador

Selecione um utilizador da organização (referente interno, aprovador, especialista). Diferente do stakeholder/owner do sistema: é um campo adicional que você define.

Equipa

Selecione uma equipa da organização (departamento responsável, célula de suporte). Útil para atribuições de grupo além do utilizador individual.

Hiperligação

URL clicável (ficha de produto web, drive partilhado, ticket externo). Melhor do que texto livre quando deve abrir com um clique.

Email

Endereço de email adicional (email certificado, email operativo, alias). Use o tipo dedicado para que a validação e o uso nos fluxos se mantenham coerentes face a um texto genérico.

Telefone

Número de telefone adicional (telemóvel secundário, central). Mesma lógica do email: tipo dedicado, não texto livre.

Morada

Morada estruturada (sede secundária, armazém, obra). Prefira-a a uma única linha de texto se precisar dela em documentos ou mapas.

Países do mundo

Escolha a partir de uma lista de países. Pode definir Seleção única ou Seleção múltipla. Ideal para mercado de referência, país de envio, área geográfica sem digitar à mão.

Referência a outra entidade

Ligue o registo a outra entidade Mokapen (ex. numa Tarefa um campo «Cliente» do tipo Contacto). Na criação aparece uma opção para cada entidade do sistema (Tarefa, Projeto, Contacto, Empresa, Ticket, Reserva, Produto, Serviço, Oportunidade, Orçamento, Encomenda, Compromisso, Documento, … consoante o que estiver ativo). Também aqui: Seleção única ou Seleção múltipla.

Use-o quando a relação deve ser estruturada (não uma nota «ver o Mário»). Assim filtros, ligações e navegação mantêm-se fiáveis.

Valor padrão

No modal, o campo Padrão define o valor inicial ao criar um cartão novo (quando o tipo o permite).

• Para que serve — reduzir cliques repetidos (País = Itália, Estado interno = Novo, Interruptor VIP = desligado).
• Menu suspenso — o padrão deve corresponder a uma das opções existentes.
• Número / Montante / Percentagem — introduza um valor numérico coerente com o tipo.
• Texto — cadeia inicial (use com parcimónia: pode «sujar» dados se os utilizadores não a alterarem).
• Obrigatório + padrão — o cartão nasce já válido nesse campo; o utilizador pode mesmo assim alterá-lo (se tiver permissão de edição).
• Não substitui — as regras Visível/Editável: um padrão não torna o campo visível a quem não deve vê-lo.

Se deixar Padrão vazio, os novos cartões começam sem valor nesse campo (salvo lógica de sistema da entidade).

Visibilidade e edição condicionais (utilizadores / equipas)

Além da obrigatoriedade pode limitar quem vê e quem modifica o campo. São dois controlos separados no modal:

• Visível apenas para utilizadores/equipas — ative a caixa e escolha um ou mais utilizadores e/ou equipas. Só eles veem o campo no cartão (e nos contextos que respeitam esta regra). Quem não está na lista não o vê.
• Editável apenas por utilizadores/equipas — mesma lógica, mas para a edição: outros utilizadores podem vê-lo (se visível) mas não alterá-lo, ou não o ver de todo se combinar ambas as restrições.

Como se combina

• Só Visível restrito → o campo fica oculto aos outros; quem está na lista vê-o e (salvo outra regra) modifica-o.
• Só Editável restrito → todos (com acesso ao cartão) podem vê-lo; só os selecionados o editam.
• Ambos restritos → típico para dados sensíveis (margem, notas legais, salário interno): poucos o veem e os mesmos (ou um subconjunto) o modificam.
• Nenhuma caixa → campo aberto a todos os que podem abrir o cartão (respeitando a privacidade/stakeholders da entidade).

Equipa vs utilizador — pode misturar: ex. equipa «Comercial» + um admin nominativo. Quem entra ou sai da equipa ganha/perde o acesso conforme a pertença à equipa.

Casos típicos

• Margem % nas Oportunidades — visível/editável só para a equipa comercial sénior.
• Notas de RH em Contactos internos — só equipa de RH.
• Campo «Custo fornecedor» em Produtos — editável por Compras, visível também a Vendas em só leitura (Visível amplo, Editável restrito).

Atenção — não confunda estas regras com a privacidade do cartão (stakeholders) nem com a Personalização da Página inicial: aqui limita o campo individual.

Obrigatoriedade

Marque Este campo é obrigatório se guardar o cartão deve exigir um valor. Use com parcimónia: demasiados obrigatórios atrasam a introdução. Combine muitas vezes com um Padrão sensato para não bloquear criações rápidas.

Modificar, restaurar, eliminar

Clique no nome do campo na tabela.

• De sistema — não modificável (ou quase); não se elimina.
• Parcialmente modificável — etiqueta/obrigatoriedade/etc.; o tipo costuma estar bloqueado.
• Personalizado — atualiza opções, padrão, visibilidade; pode Eliminar.
• Restaurar — em alguns campos padrão personalizados pela organização, volta ao padrão Mokapen desse campo.

Conselhos práticos

• Ordem de trabalho: Campos → Cartão → Colunas (e, em Oportunidades/Tarefas/Projetos, Gráficos).
• Menu suspenso / entidade em vez de texto livre quando é preciso comparar e filtrar.
• Etiquetas estáveis: renomear com frequência confunde a equipa e os filtros guardados.
• Antes de eliminar: importação, automações, relatórios, colunas.
• Dados sensíveis: use Visível/Editável, não confie só em «ninguém olha».

Casos de uso

• Setor + faturação em Contactos — Menu Setor + Montante; Padrão Setor vazio; ambos em Cartão e Colunas.
• Tickets com severidade — Menu P1–P3 obrigatório, Padrão P3.
• Margem reservada em Oportunidades — Percentagem ou Montante com Visível e Editável só para a equipa comercial sénior.
• Tarefa ligada ao cliente — campo entidade Contacto (seleção única).
• Produto: ligação ficha do fornecedor — Hiperligação + código Texto; Visível a todos, Editável só Compras.
• Indicador «Para ligar» — Interruptor com Padrão desligado; coluna na lista de Contactos.

Perguntas frequentes

P: Criei o campo mas não o vejo no cartão.

R: Criá-lo não o coloca no formulário. Abra Cartão e arraste-o para a pré-visualização. Se restringiu a Visibilidade, verifique se está entre os utilizadores/equipas admitidos.

P: O Padrão também vale para os cartões já existentes?

R: Não: aplica-se tipicamente aos cartões novos. Os registos já criados mantêm os valores que tinham.

P: Se limito a Visibilidade, o campo desaparece também da lista de colunas?

R: As regras de visibilidade protegem o acesso aos dados no cartão segundo a configuração do campo. Para a grelha use na mesma Lista & Colunas; não exponha em lista dados que quer manter reservados.

P: Posso alterar o tipo depois de guardar?

R: Muitas vezes não. Melhor criar um novo campo do tipo correto.

P: Diferença entre Visível e Editável?

R: Visível = quem o vê. Editável = quem pode alterar o valor. Usam-se juntos para «só leitura» ou «oculto a todos exceto…».

P: Porque não vejo Adicionar campo?

R: Plano Premium com Campos personalizados em falta, ou permissões insuficientes.