A Mokapen útmutató

Mezők

A Mezők minden modul adatszótára: név, típus, kötelező állapot, alapértelmezett érték, és ki láthatja vagy szerkesztheti ezeket. Itt alkotsz egyéni mezők és adaptálja a már jelenlévőket. A mechanizmus ugyanaz a Kapcsolatok, Cégek, Feladatok, Projektek, Találkozók, Lehetőségek, Árajánlatok, Megrendelések, Termékek, Szolgáltatások és Jegyek esetében.

Ez az útmutató csak a mezőkre vonatkozik. Az űrlapon való elhelyezésükhöz lásd Kártya; táblázatban mutatni őket lásd Lista és oszlopok.

Változások vannak szervezeti szintű (minden tagra vonatkoznak), nem személyes preferenciákra.

Hogy mire valók

• Szabványosítás — ugyanazok a címkék és típusok az egész csapat számára.
• Hosszabbítsa meg Mokapent — adatok, amelyekkel a termék alapértelmezés szerint nem rendelkezik (Iparág, Vevőkód, Margó…).
• Kormányozni — kötelező állapot, alapértelmezett, láthatósági és szerkesztési jogok csak bizonyos felhasználók/csapatok számára.
• Tápláld a többit — kártya, lista, szűrők, importálás, automatizálás és (ahol elérhető) jelentésdiagramok.

Hol találja őket

1. Szervezeti beállítások → területi központ (Címjegyzék, Tevékenységek, Értékesítés, Jegyek, …).
2. Entitásbeállítások (pl. Névjegyek) → Mezők kártya.

A konfiguráció az entitásonként. Szükséged van legalább a Tag szerep. Egyéni mező létrehozásához prémium csomagra van szükség, amely tartalmazza Egyéni mezők; az elrendezés/meglévő mezők megváltoztatásához megfelelő prémium terv szükséges. Ellenőrizze a rendelkezésre állást a tervben.

Hozzon létre egy egyéni mezőt

1. Mező hozzáadása → Új mező modális.
2. Címke - látható név.
3. Belső cím — automatikusan generált slug (import, API, rendszer).
4. Írja be — válassza ki a típust (az alábbi lista). Mentés után gyakran nem módosítható.
5. Típusopciók (legördülő menü, egyszeri/többszörös kijelölés, …).
6. Ez a mező kötelező (választható).
7. Alapértelmezett (opcionális) – kezdeti érték az új kártyákon.
8. Csak a felhasználók/csapatok szerkeszthetik és/vagy Csak a felhasználók/csapatok láthatják (választható).
9. Megtakarítás — majd helyezze a mezőt a Kártya és ha kell, be Lista és oszlopok.

Mezőtípusok (egyenként)

Létrehozáskor válasszon ezek közül a típusok közül. Mindegyikhez: mire való és mikor kell használni.

Szöveg

Rövid egysoros szövegmező (kódok, rövid címek, hivatkozások). Ideális, ha a válasz szabad formájú, de rövid. Ha az értékek ismétlődnek, és szűrhetőnek kell lenniük, akkor inkább a Legördülő menü.

Hosszú szöveg

Többsoros szövegterület jegyzetekhez, leírásokhoz, utasításokhoz. Ne használja strukturált adatokhoz (állapotok, kategóriák): megnehezíti a szűrőket és a jelentéseket.

Legördülő menü

Az Ön által meghatározott opciók listája (Adjon hozzá egy lehetőséget): a felhasználó választ egy. Tökéletes belső állapotokhoz, iparágakhoz, szintekhez, forrásokhoz. Konzisztens szűrőket és diagramokat tesz lehetővé. Határozza meg a beállításokat, mielőtt éles környezetben használná, és kerülje a párhuzamos szinonimákat.

Választásos legördülő menü

Mint a legördülő menü, de választhat több lehetőség egyszerre (pl. érdeklődési címkék, aktív csatornák). Hasznos, ha egy rekord egyszerre több kategóriába tartozik.

Dátum

Válasszon dátumot (határidők, szerződés kezdete, értékesítési időpont). A pont szerinti rendezéshez és szűréshez előnyben részesítse ezt a szabad szöveggel szemben.

Idő

Napszak vagy időbeli érték (résidő, visszahívási idő). Akkor használja, ha az óra számít, nem csak a nap (a nap használatához a Dátum).

Szám

Általános numerikus érték (mennyiség, pontszám, darab). Ez nem valutaösszeg: pénzhasználatra Összeg.

Összeg

Pénzösszeg (költségvetés, költség, árrés pénznemben). Pénzügyi értékekre tervezve; jelentésekben és listákban pénzmérceként viselkedik.

Százalék

Százalékos érték (valószínűség, diszkont, előrehaladás). Jobb, mint egy általános szám, ha a jelentése „100-ból”.

Kapcsoló gomb

Igen/nem kapcsoló (be/ki). Ideális bináris zászlókhoz: „VIP ügyfél”, „Visszahívás”, „Számlázható”. Világosabb, mint egy jelölőnégyzet, ha a művelet azonnali be-/kikapcsolás.

Jelölőnégyzet

Jelölőnégyzet a megerősítésekhez vagy logikai beállításokhoz („Adatvédelem elfogadva”, „Beérkezett dokumentumok”). Jelentésében hasonló a kapcsolóhoz; válassza ki azt a stílust, amely a legtermészetesebbnek tűnik az űrlapkontextushoz.

Rádiógomb

Exkluzív választás a listában (nem zárt menüben) látható néhány lehetőség közül. Hasznos 2–5 jól látható alternatívával (pl. Igen / Nem / Nem tudom).

Felhasználó

Válassza ki a felhasználó a szervezet (belső kapcsolattartó, jóváhagyó, szakember). Eltér a rendszer érdekeltjétől/tulajdonosától: ez egy további mező, amelyet Ön határoz meg.

Csapat

Válassza ki a csapat a szervezet (felelős osztály, támogató sejt). Hasznos csoportos feladatokhoz egy felhasználón kívül.

Hiperhivatkozás

Kattintható URL (web termékoldal, megosztott meghajtó, külső jegy). Jobb, mint a szabad szöveg, amikor egy kattintással meg kell nyitnia.

Email

További e-mail cím (hitelesített levél, működési e-mail, álnév). Használja a dedikált típust, hogy az érvényesítés és a folyamokban való használat konzisztens maradjon az általános szöveghez képest.

Telefon

További telefonszám (másodlagos mobil, kapcsolótábla). Ugyanaz az érvelés, mint az e-mail: dedikált típus, nem szabad szöveg.

Cím

Strukturált cím (másodlagos telephely, raktár, munkahely). Előnyben részesítse egyetlen szövegsor helyett, ha dokumentumokban vagy térképekben van szüksége rá.

A világ országai

Választás az országok listájából. Beállíthatod Egyetlen kiválasztás vagy Többszörös választás. Ideális célpiacra, szállítási országra, földrajzi területre, kézzel gépelés nélkül.

Hivatkozás egy másik entitásra

Kapcsolja össze a rekordot egy másik Mokapen-entitással (például egy Feladatnál egy Kapcsolat típusú „Ügyfél” mező). Létrehozáskor minden rendszerentitáshoz megjelenik egy opció (Feladat, Projekt, Kapcsolattartó, Cég, Jegy, Foglalás, Termék, Szolgáltatás, Lehetőség, Árajánlat, Rendelés, Időpont, Dokumentum, … attól függően, hogy mi az aktív). Itt is: Egyetlen kiválasztás vagy Többszörös választás.

Használja, ha a kapcsolatot strukturálni kell (nem egy megjegyzés „lásd Mario”). Így a szűrők, a kapcsolatok és a navigáció megbízhatóak maradnak.

Alapértelmezett érték

A modálisban a Alapértelmezett mező beállítja a kezdeti értéket, amikor a új kártya létrejön (ahol a típus lehetővé teszi).

• Mire való — csökkentse az ismételt kattintások számát (Ország = Olaszország, Belső állapot = Új, VIP kapcsoló = ki).
• Legördülő menü — az alapértelmezettnek meg kell egyeznie a meglévő opciók egyikével.
• Szám / Összeg / Százalék — a típusnak megfelelő számértéket adjon meg.
• Szöveg — kezdeti karakterlánc (takarékosan használja: „szennyezheti” az adatokat, ha a felhasználók nem változtatják meg).
• Kötelező + alapértelmezett — a kártya a létrehozáskor már érvényes ezen a mezőn; a felhasználó továbbra is módosíthatja (ha van szerkesztési jogosultsága).
• Nem helyettesíti — Látható/szerkeszthető szabályok: az alapértelmezett érték nem teszi láthatóvá a mezőt azok számára, akiknek nem szabad látniuk.

Ha az Alapértelmezett értéket üresen hagyja, az új kártyák értéke nélkül indulnak a mezőben (kivéve, ha az entitás rendelkezik rendszerlogikával).

Feltételes láthatóság és szerkesztés (felhasználók / csapatok)

A kötelező állapoton kívül korlátozhatja aki látja és aki szerkeszti a mezőt. Két külön vezérlő van a modálisban:

• Csak a felhasználók/csapatok láthatják — engedélyezze a jelölőnégyzetet, majd válasszon ki egy vagy több felhasználót és/vagy csapatot. Csak ők látják a mezőt a kártyán (és olyan összefüggésekben, amelyek tiszteletben tartják ezt a szabályt). Aki nincs a listán, az nem látja.
• Csak a felhasználók/csapatok szerkeszthetik - ugyanaz a logika, de azért szerkeszteni: a többi felhasználó láthatja (ha látható), de nem módosíthatja, vagy egyáltalán nem látja, ha kombinálja a két korlátozást.

Hogyan kombinálják

• Csak Látható korlátozott → a mező mások elől el van rejtve; a listán szereplők látják és (hacsak másképp nem) szerkesztik.
• Csak Szerkeszthető korlátozott → mindenki (a kártyához hozzáféréssel rendelkező) láthatja; csak a kiválasztottak szerkesztik.
• Mindkettő korlátozott → érzékeny adatokra jellemző (árrés, jogi megjegyzés, belső fizetés): kevesen látják, és ugyanazok (vagy egy részhalmaz) szerkesztik.
• Nincs jelölőnégyzet → mező mindenki számára nyitva van, aki kinyithatja a kártyát (tiszteletben tartva az entitás magánéletét/az érintetteket).

Csapat vs felhasználó — keverheti: pl. „Értékesítési” csapat + egy megnevezett adminisztrátor. Aki csatlakozik vagy kilép a csapatból, az a csapattagság alapján nyer/veszíti el a hozzáférést.

Tipikus esetek

• Lehetőségek %-os fedezete – csak a vezető értékesítési csapat láthatja/szerkesztheti.
• HR megjegyzések a belső kapcsolattartókhoz – csak a HR csapat.
• „Szállítási költség” mező a Termékeknél – Vásárlás által szerkeszthető, az Értékesítések számára is csak olvashatóként látható (széles Látható, szűken szerkeszthető).

Vigyázat — ne keverje össze ezeket a szabályokat a kártyaadatvédelemmel (az érintettek) vagy az otthoni testreszabással: itt korlátozza a egyetlen mező.

Kötelező állapot

Ellenőrzés Ez a mező kötelező ha a kártya mentéséhez érték kell. Használja takarékosan: a túl sok kötelező mező lelassítja az adatbevitelt. Gyakran kombinálják egy értelmes Alapértelmezett így a gyors alkotások nincsenek blokkolva.

Szerkesztés, visszaállítás, törlés

Kattintson a mező nevére a táblázatban.

• Rendszer — nem szerkeszthető (vagy majdnem); nem törölhető.
• Részben szerkeszthető — címke/kötelező/stb.; típus gyakran zárolva van.
• Szokás — frissíti az opciókat, alapértelmezett beállításokat, láthatóságot; megteheted Töröl.
• Visszaállítás – néhány, a szervezet által testreszabott szabványos mezőben visszatér a Mokapen alapértelmezett mezőjéhez.

Gyakorlati tippek

• Munkarend: Mezők → Kártya → Oszlopok (és a Lehetőségek/Feladatok/Projektek oldalon Diagramok).
• Legördülő menü / entitás szabad szöveg helyett, amikor összehasonlítani és szűrni kell.
• Stabil címkék: az átnevezés gyakran összekeveri a csapatot és a mentett szűrőket.
• Törlés előtt: import, automatizálás, jelentések, oszlopok.
• Érzékeny adatok: használja a Látható/Szerkeszthető, ne hagyatkozzon csak arra, hogy „senki sem nézi meg”.

Használati esetek

• Ipar + bevétel a Kapcsolatokon — Iparág legördülő menü + Összeg; üres Ipari alapértelmezés; mind a kártyán, mind az oszlopokon.
• Jegyek súlyossággal — szükséges P1–P3 menü, alapértelmezett P3.
• Fenntartott árrés a Lehetőségekre — Százalék vagy összeg látható és szerkeszthető csak vezető értékesítési csapat számára.
• Ügyfélhez kapcsolt feladat — Kapcsolati entitás mező (egyszeri kijelölés).
• Termék: szállítói oldal linkje — Hiperhivatkozás + szöveges kód; Mindenki számára látható, csak vásárlás esetén szerkeszthető.
• „Visszahívni” zászló — Alapértelmezett kikapcsolt állapotban; oszlopban a Névjegyzékben.

Gyakran ismételt kérdések

K: Létrehoztam a mezőt, de nem látom a kártyán.

V: Létrehozása nem teszi fel az űrlapra. Nyitott Kártya és húzza át az előnézetbe. Ha korlátozta a láthatóságot, ellenőrizze, hogy az engedélyezett felhasználók/csapatok közé tartozik-e.

K: Az Alapértelmezés a meglévő kártyákra is vonatkozik?

V: Nem: általában erre vonatkozik új kártyákat. A már létrehozott rekordok megtartják azokat az értékeket, amelyekkel rendelkeztek.

K: Ha korlátozom a láthatóságot, a mező is eltűnik az oszloplistából?

V: A láthatósági szabályok védik a kártyán lévő adatokhoz való hozzáférést a helyszíni konfigurációnak megfelelően. A rácshoz továbbra is használja a List & Columns; ne tegyük ki a listában azokat az adatokat, amelyeket titkosnak szeretnénk tartani.

K: Megváltoztathatom a típust a mentés után?

V: Gyakran nem. Jobb, ha létrehoz egy új, megfelelő típusú mezőt.

K: Mi a különbség a látható és a szerkeszthető között?

V: Látható = ki látja. Szerkeszthető = ki módosíthatja az értékét. Együtt használják a „csak olvasható” vagy a „mindenki elől rejtve, kivéve…

K: Miért nem látom a Hozzáadás mezőt?

V: Hiányzó prémium csomag egyéni mezőkkel, vagy nem megfelelő engedélyek.