A Mokapen útmutató

Kezdő lépések a Mokapennel

Mokapen egy CRM, amelyet arra terveztek kellemesen használható, könnyen megtanulható, gyors a napi munkában és egyszerűen érthető: világos felület, amely megmondja mit kell tenni, mire, és akivel, így soha nem feledkezik meg a nyomon követésről, a határidőkről vagy a munkája fontos lépéseiről.

A platform csapatokat és cégeket segít digitalizálják munkafolyamataikat: az értékesítés, az operatív tevékenységek, az ügyfélkapcsolatok, a támogatás, a dokumentumok és a részvétel egyetlen megosztott munkaterületen él. Ez nem "csak" egy CRM vagy "csak" egy feladatkezelő: az Ön számára készült csapat operációs rendszer — a központi csomópont, ahol megszervezi, rangsorolja és befejezi a mindennapi munkát.

Ez az útmutató modulonként végigvezeti Önt. Kezdje itt, hogy megértse Miért Mokapen létezik és hogyan segít a gyakorlatban; majd fedezze fel a mindennap használt területeket (Feladatok, Címtár, Értékesítés, Támogatás…) a bal oldali menüből.

Mit csinál Mokapen

A Mokapen minden vállalkozás mindennapi működési kérdéseire válaszol:

• Mit kell tennem ma? — feladatok és tevékenységek tulajdonossal, esedékesség és állapot.
• Ki min dolgozik? — projektek, munkaterületek, csapatnézetek és naptár.
• Kivel beszélünk? — kapcsolatok, cégek és kapcsolattörténet a CRM-ben.
• Hol tartunk az akcióban? — ügyletek, árajánlatok és az ügyfélhez kapcsolódó megrendelések.
• Az ügyfél kinyitott egy jegyet? — ugyanazon rekordokhoz kapcsolódó nyomon követett támogatás.

Minden kapcsolatban marad: nyisson meg egy kapcsolattartót, és tekintse meg a kapcsolódó ajánlatokat, feladatokat és jegyeket; nyisson meg egy projektet, és nézze meg, ki mit csinál és mikor. Ez a szíve egy XRM (Extended Relationship Management): nem elszigetelt rekordok, hanem egy kapcsolatok ökoszisztémája emberek, vállalatok, tevékenységek és folyamatok között.

Előnyök és digitalizálás

Az Excel-táblázatokról, a szétszórt csevegésekről és a mentális emlékeztetőkről a Mokapenre való áttérés azt jelenti, digitalizálási folyamatok hogy ma «szájról szájra» vagy egymáshoz nem kapcsolódó eszközökben élnek.

• Nyomon követhetőség: minden akciónak megvan a helye, a tulajdonosa és a dátuma – nincs többé «ki emlékezett erre?».
• Együttműködés: a csapatok és a részlegek ugyanazokat a naprakész adatokat látják, adatvédelmi és szerepkör-alapú engedélyekkel.
• Sebesség: kevesebb keresés e-mailekben és üzenetekben; több kontextust, amikor megnyit egy rekordot.
• Skálázhatóság: ahogy nő, adjon hozzá felhasználókat, modulokat és automatizálásokat anélkül, hogy mindent a semmiből újjá kellene építenie.
• Tájékozott döntések: jelentések és szűrt nézetek a folyamatról, a tevékenységekről, a jegyekről és a részvételről.

A digitalizálás nem bürokrácia: megszabadítja a kognitív időt attól, hogy "hova tettem?" így a fontosra összpontosíthat – az ügyfelekre, a szállításra és a problémák megoldására.

Prioritások, határidők, és semmi sem felejtett

A csapatmunka egyik leggyakoribb problémája az elfelejti a nyomon követést, a határidőket vagy a folyamat lépéseit. A Mokapen célja ennek a kockázatnak a csökkentése:

• Feladatok határidővel és törölje az állapotokat (teendő, folyamatban, kész): megjelennek a listákban, a Kanbanban és a naptárban.
• Prioritás és dátum alapú rendezés: tudja, mit kell tennie először anélkül, hogy minden reggel újjá kellene építenie a napot.
• Ellenőrző listák minden entitáson belül: mikrolépések a folyamatjelző sávval való kipipálásához (Ellenőrzőlista útmutató).
• Értesítések és emlékeztetők a feladatokról, megjegyzésekről és a közelgő határidőkről.
• Kezdőlap és a műszerfal függőben lévő tevékenységekkel, nyomon követendő ajánlatokkal és nyitott jegyekkel – egy összefoglaló, hogy soha ne veszítse el a fonalat.

Szervező által prioritás és határidők nem azt jelenti, hogy egyszerűen «dátum hozzáadása»: megadja a csapatnak a megosztott sorozat hogy mi sürgős, fontos vagy várakozó – így senki sem hagyatkozik az egyéni emlékezetre.

XRM: mindent összeköt

A Mokapen túlmutat a hagyományos CRM-en, köszönhetően Kapcsolatok: kétirányú kapcsolatok feladatok, projektek, kapcsolatok, cégek, ügyletek, jegyek, árajánlatok, megrendelések és egyéb entitások között. Ha egy feladatot kapcsolattartóhoz és ügylethez kapcsol, bármely rekord megnyitása a teljes kontextust mutatja.

Kapcsolatok nélkül külön listák maradnak; kapcsolatokkal hajózhatót építesz kapcsolati grafikon – az igazi XRM megkülönböztető. Tudjon meg többet a Csatlakozási útmutató.

Átfogó jellemzők teszik teljessé a képet:

• Címkék gyorsan szegmentálni és szűrni.
• Idő nyomon követni a feladatokat és projekteket.
• Mellékletek rekordonként központosított.
• Megjegyzések, @-említések és tevékenységtörténet a megfelelő kontextusban való kommunikációhoz.

A csapat operációs rendszere

Gondolj Mokapenre úgy, mint a operációs rendszer cégének vagy részlegének: nem helyettesít minden speciális eszközt, de ez a központi réteg ahol a folyamatok, az emberek és a működési adatok konvergálnak.

• Tevékenységek - napi végrehajtás (Feladatok, Projektek).
• Címtár - kapcsolatok (Kapcsolatok, Vállalatok).
• Értékesítés — kereskedelmi csővezeték (ajánlatok, árajánlatok, megrendelések, katalógus).
• Támogatás - ügyfélszolgálat (Jegyek).
• Marketing, dokumentumok, HR — vezető beszerzés, archiválás, műszakok és jelenlét.

A Szerepkörök és engedélyek útmutatója elmagyarázza, hogy ki mit tehet az egyes szervezetekben; a speciális útmutatók az egyes területeken mutatják be a műveleti lépéseket.

Csatlakozás más alkalmazásokhoz

Mokapen nem kéri, hogy hagyjon fel minden mással: azt integrál a már használt eszközökkel, az adatok szinkronizálásával és az ismétlődő bejegyzések csökkentésével.

• Email – Gmail, Outlook: a beszélgetések láthatók a névjegyrekordokon.
• Naptár — Google Naptár, Outlook naptár találkozókhoz és határidőkhöz.
• Marketing — Mailchimp, MailerLite és mások listákhoz és kampányokhoz.
• Kapcsolatok - szinkronizálás a Google és a Microsoft címjegyzékeivel.
• Automatizálás és API — Zapier, webhookok és API az ERP, e-kereskedelem, telefonálás és vertikális eszközök összekapcsolásához.

A cél a egyetlen áramlás: az ügyfél e-mailt küld → látja a kapcsolattartón → létrehoz egy linkelt feladatot → nyit egy üzletet → árajánlatot generál — anélkül, hogy öt egymással nem beszélő alkalmazás között ugrálna. Konfigurálja a fiókjában az Integrációk területet.

Következő lépések

Gyakorlati tanácsok az induláshoz:

1. Olvassa el a Szervezeti útmutató hogy megértsük a több szervezetet felölelő munkaterületek működését – akkor a Szerepkörök és engedélyek útmutatója a hozzáférési szintekről és arról, hogy az egyes felhasználók mit tehetnek.
2. Fedezze fel Feladatok és Kapcsolatok — ők alkotják az XRM működési alapját.
3. Állítsa be a címtárat (névjegyek és cégek), és kapcsolja össze csapata első valódi entitásait.
4. Engedélyezze a mindennap használt integrációkat (e-mail, naptár).

A bal oldali menü segítségével mélyebbre merülhet az egyes területeken. Közvetlen segítségért, lépjen kapcsolatba velünk.