A Mokapen útmutató

Mellékletek

A Mellékletek fájlok társítása egy Mokapen entitáshoz: szerződések, tájékoztatók, képernyőképek, számlák, prezentációk. Bent maradnak a kontextus rögzítése (feladat, projekt, kapcsolat, jegy, üzlet…), így bárki, aki megnyitja a rekordot, azonnal megtalálja a releváns dokumentumokat anélkül, hogy e-maileket vagy a CRM-ről leválasztott személyes meghajtókat keresne.

Szerep a CRM-ben

A mellékletek kiegészítik a strukturált adatokat és kapcsolatokat:

• Árajánlat / ajánlat: aláírt PDF, specifikációk, elküldött ajánlat.
• Jegy: hiba képernyőkép, napló, szállítói válasz.
• Projekt / feladat: makett, specifikációk, ügyfél által jóváhagyott szállítmány.
• Kapcsolatfelvétel / cég: cégnyilvántartás, NDA-k, bevezető dokumentumok.

A gemkapocs számozott jelvénye mutatja, hogy hány fájl van összekapcsolva – gyors jelzés a listában és a Kanbanban.

Tölts fel egy fájlt

1. Nyissa meg az entitásrekordot.
2. Felső sáv → gemkapocs ikonra (Mellékletek).
3. Válassza ki a forrást:
   • Az Ön számítógépe — feltöltés a szervezet Mokapen tárhelyére.
   • Google Drive vagy OneDrive (aktív integrációval) — felhőfájlok összekapcsolása a helyi Mokapen-tárhely megkettőzése nélkül.
4. Válassza ki a fájlt, és várja meg a befejezést.

Egyes lemezeken ezt is megteheti drag and drop fájlokat a rögzítési területre a feltöltés megkezdéséhez.

Megtekintés és kezelés

A Mellékletek menüben: lista névvel, mérettel és dátummal. Nyissa meg, töltse le vagy távolítsa el az entitásból. A melléklet eltávolítása a rekordból nem feltétlenül törli a fájlt a Drive-on/OneDrive-on, ha felhőintegráción keresztül kapcsolódik hozzá – csak leválasztja a CRM-referenciát.

A Adat fül (teljes oldal) a csatolt fájlok rész ugyanazokat a dokumentumokat foglalja össze megjegyzésekkel és leírásokkal együtt.

Szabad hely

Ingyenes csomagszervezetek: korlátozott online hely (100 MB) a közvetlen feltöltési mellékletekhez. Prémium tervek (kicsi, közepes, nagy): bővíthető tér. Ellenőrizze a tervet és a felhasználást Szervezeti információ. Nagy mennyiségek esetén előnyben részesítse a Drive/OneDrive integrációt és a fájlok csatolását, ahelyett, hogy mindent a Mokapenre töltene fel.

Klónozás

Feladatok, projektek, névjegyek, jegyek, ügyletek stb. klónozása során szerepelhet mellékleteket a másolatban (jelölőnégyzet a Klónozás módban). Megtekintés teljes mérete: a modális összesen MB fájlt jeleníthet meg a duplikálandó fájlból. Törölje a jelölést, ha a másolat könnyű legyen (csak szerkezet, dokumentumok nélkül).

Ajánlott eljárások

• Az igazság egyetlen forrása: aláírt szerződés az ügyletről, nem csak e-mailben – melléklet + kapcsolatfelvétel/vállalati kapcsolat.
• Jegyek bizonyítékokkal: képernyőkép/napló csatolása szükséges a technikai jegyek (ellenőrző lista + fájl) lezárása előtt.
• Projekt átadás: megosztott meghajtó mappa + a Mokapen link/referencia PDF-ben a projektről.
• GDPR / megőrzés: távolítsa el az elavult mellékleteket a kapcsolatfelvételi rekordokból, amikor már nincs rájuk szükség; fontolja meg a vállalati felhő használatát a hosszú távú archívumhoz.
• Klónozott sablonok: feladatsablon belső utasítások melléklettel, klónozva minden új belépéshez.

Mellékletek, Kapcsolatok és a megjegyzések alkotják a CRM rekord működési «memóriáját».