A Mokapen útmutató

Rendelési útmutató

A megrendelés a vevő kereskedelmi visszaigazolása: a vásárlási vagy szállítási kötelezettségvállalást formáló dokumentum árlistával, kedvezményekkel, áfával és feltételekkel. A Mokapenben a megrendelés nem egy megosztott mappába iktatott PDF. Ez egy élő CRM-rekord, amely a kapcsolattartóhoz és a céghez kapcsolódik, nyomon követhető az idővonalon, szinkronizálható számlázószoftverrel, és készen áll arra, hogy sorok újbóli megadása nélkül e-számlává váljon.

Ez az útmutató végigvezeti Önt a napi használaton: rendelés létrehozása vagy generálása elfogadott árajánlatból, teljesítés kezelése a műveleti folyamattal, a dokumentum elküldése az ügyfélnek, szinkronizálás a Fatture in Cloud szolgáltatással, és mindig tudja, hol áll minden feladat. Automatikus szabályok ehhez kedvezmények és szállítás dedikált útmutatókkal rendelkezzenek; a csővezeték és a sablonok az utolsó szakaszokban maradnak.

A rendelési terület bent van Értékesítés → Megrendelések. Megköveteli a megfelelő prémium csomag aktív Értékesítési alkalmazással és szervezeti szinten konfigurált adókulcsokkal (egyszer, a Beállítások → Értékesítés → menüpontban Adók).

Hogyan illeszkednek a megrendelések a többi munkájához

A technikai részletek előtt segít megérteni, hol helyezkedik el egy megrendelés az értékesítési folyamatban – ez az, ami miatt a Mokapen az Ön javára dolgozik, nem pedig Ön ellen.

A tipikus úton az ügyfél belép a érintkezés (honlap űrlap, kiállítás, ajánlás). Amikor valódi lehetőség adódik, megnyit egy üzlet nyomon követni a tárgyalást. Ha hivatalos javaslatra van szükség, akkor elkészíti a idézet; amikor az ügyfél elfogadja, az árajánlat an rendelés — ahol a gazdasági kötelezettségvállalás végleges és a teljesítés megkezdődik, a gyártás és a számlázás megkezdődik. A rendelést közvetlenül is létrehozhatja (már egyeztetett adásvétel, szerződés megújítás, ismétlődő megrendelés) árajánlat nélkül.

A sorrend örököl és táplál a többi: ha elfogadott árajánlatból származik, a tételek, a vásárlók, a kedvezmények és a feltételek másolása újbóli bejegyzés nélkül; Ha a cégkártyáról nyitja meg, a kedvezményezett és a dedikált kedvezmény automatikusan kitöltődik. A kibocsátás után a megrendelés a következőre hivatkozik: projektek, szállítási feladatok, támogatási jegyek és – szinkronizáláson keresztül – a számlázás elszámolása.

Gyakorlati előny: hat hónappal később, amikor valaki a csapatból megnyit egy ügyfélkapcsolatot, látja a teljes előzményt – elküldött árajánlatokat, kiadott rendeléseket, melyeket teljesítenek vagy számláznak, milyen összegekkel és tételekkel. Nincs megosztott Excel-fájl, nincs „orders 2026” mappa, amelyet át lehetne keresni.

Használati esetek

• B2B szerződés aláírása: megrendelés visszatérő szolgáltatási sorokkal, fizetési feltételek gazdasági feltételek mellett, márkás PDF a szervezeti sablonnal.
• Eladás elfogadott árajánlatból: az árajánlatból generált megrendelés a tételekkel, az összegekkel és az ügyféllel már összehangolva – egy kattintás, és készen áll a teljesítésre vagy a számlázásra.
• Műveletek és szállítás: projekt és teljesítési feladatokhoz kapcsolódó megrendelés; kapcsolatok az értékesítés utáni jegyekhez a teljes ciklus nyomon követéséhez.
• Fiskális integráció: szinkronizálás a Fatture in Cloud szolgáltatással – a soraival rendelkező rendelés az e-számlázás alapjává válik, anélkül, hogy a könyvelésbe újra be kellene írni.

A Megrendelések oldal: ahol minden nap elindul

Amikor arra jársz Értékesítés → Megrendelések látod a Kanban tábla: oszlopok, ahol minden oszlop egy működési fázis (Új rendelés, Átvette a felelősséget, Kiszámlázandó, Kiszámlázva, Teljesítve, Készenlét, Törölt – testreszabható). Minden rendelés egy kártya az állapotoszlopában. Egy pillantással láthatja, hány megrendelés vár teljesítésre, hány van számlázva, mennyi van lezárva.

Ez a megfelelő nézet a napi munkához: reggel nyissa ki a Mokapent, és nézze meg a „Felügyelet átvétele” című részt – a mai munkavégzésre vonatkozó utasítások. Nézze meg a „Számlázandó” részt – azokat, amelyeket át kell adni a könyvelésnek. A „Teljesített” oszlop az időszak lezárt munkáit mutatja, a teljes összeggel az oszlop tetején.

A tetején két gyakran használt eszköz található: a csővezeték választó (ha különböző folyamatai vannak – pl. termékek vagy szolgáltatások – mindegyiknek megvan a maga folyamata és fázisai) és a Szűrők gomb. A szűrők szűkítik a nézetet: csak egy bizonyos vásárló rendelése, egy bizonyos összeg felett, egy bizonyos tulajdonos, egy bizonyos címke. Ha gyakran használja ugyanazt a kombinációt, mentse el a mentett szűrő és egy kattintással előhívja.

A megrendelés fázisának előrehaladásához nem kell megnyitnia: húzza a kártyát a "Felelős"-től a "Számlázandó"-ig és állapotfrissítések. Gyors az operatív értekezletek vagy a nyitott állások reggeli fordulói alatt.

A + Rendelés gomb a jobb felső sarokban megnyitja a szerkesztőt új rendelés létrehozásához – lásd később a „Megrendelés létrehozása” részt.

Kanban nézet (alapértelmezett)

Csővezeték fázissal felosztott tábla; minden rendelés egy kártya. Az egyes oszlopok tetején található teljes összeg a gazdasági volumen állapotát adja meg. Előrelépéshez, húzza a kártyát: állapotfrissítések a rendelés megnyitása nélkül.

Lista nézet

Klasszikus táblázat: rendelésenként egy sor, konfigurálható oszlopok (kód, vevő, összeg, állapot, tulajdonos, dátum, címkék). Válogass a fejlécekre kattintva, és válassz több sort jelölőnégyzetekkel a tömeges műveletekhez: tulajdonosváltás, év végi köteg archiválása, CSV-fájl exportálása könyvelés céljából.

Melyiket, hogyan és mikor kell használni

Ökölszabály: Kanban dolgozni (előrerendelés, megnyitás, megjegyzés, teljesítés kezelése), Áttekintendő és javítandó lista (számok ellenőrzése, összeg szerinti rendezés, tömeges szerkesztés, exportálás, elemzés). Váltás a jobb felső választógombbal. A szűrők és az aktív csővezeték változatlanok maradnak.

A rendelési jegyzőkönyv

Ha rákattint egy kártyára a Kanbanban (vagy egy sorra a listában), megnyílik a megbízás. Ha prémium előfizetéssel rendelkezik, válthat a teljes oldal a tetején található kibontás ikonnal – praktikus, ha hosszú, sok sort tartalmazó rendeléseken vagy részletes kifejezések szövegén dolgozik.

A tetején találja a rendelési kód (például. #ORD-3-2026) és a cím. A kód egyedileg azonosítja a megrendelést – lásd a külön részt. A cím az Ön által megadott leírás, például „2026-os üzemkarbantartási rendelés – Acme ügyfél”: segít felismerni, de nem jelenik meg a PDF-ben.

A cím alatt található a műveletsor: csővezeték állapota, magánélet, címkéket, mellékletek, jegyzetek, Link másolása, Opciók menü (Klónozás, Archiválás, Törlés). A + Hozzon létre és csatlakozzon gomb feladatokat, találkozókat, projekteket, jegyeket kapcsol össze – a link automatikus és kétirányú.

A jobb felső sarokban található a dokumentumsáv: Előnézet, Letöltés (PDF/Word), E-mail küldése — lásd a külön részt.

A rekord többi része blokkba van rendezve: feladó és befogadó, kereskedelmi adatok, sorok, összegek, dokumentumterv, gazdasági feltételek, kapcsolatok és szinkronizálás.

A feladó előre kitöltve a szervezeti beállításokból (név, cím, adószám, logó). A címzettet a kiválasztásával állíthatja be vállalat és érintkezés a címtárból: név, cím, adószám, email és telefon betöltése automatikusan. Ha a cég rendelkezik a dedikált kedvezmény rekordjában minden sorra vonatkozik. Ha az ügyfél még nem létezik, a nevének begépelésével menet közben is létrehozhatja.

Szállítás: költségek és szállítási cím

A rendelésen teljes oldal (nem a kompakt oldallap) megtalálod az összecsukhatót Szállítás blokk (teherautó ikon). Itt kezelhet mindent, ami a fizikai kézbesítéssel kapcsolatos: szállítási költség, célország, szállítási cím és az áru átvevő adatai (név, cím, irányítószám, város, tartomány, telefon, email).

Megadhatja a szállítási költséget kézzel vagy hagyjuk Mokapent automatikusan kiszámolja alapján földrajzi zónák (Beállítások → Értékesítés → Rendelések → Szállítás). Az automatikus számítás figyelembe veszi a célország és ha a zóna "súly szerint" van beállítva, akkor a súlya termékek vonalakon (mennyiség × katalógus súlya). Amikor hozzáad vagy eltávolít terméksorokat, vagy módosítja az országot, a rendszer újra tudja számítani a költségeket és frissíteni az összegeket.

Ha a rendelés összege meghaladja a zónát ingyenes szállítás küszöb, Mokapen nullázza a költségeket. A szállítási összeg hozzáadódik a rendelés végösszegéhez (a tételek után), és a Fatture in Cloud szolgáltatással való szinkronizáláskor dedikált sor válhat. A zónabeállítás részletei a Szállítási útmutató.

Rendelési kód: automatikus számozás (és hogyan módosítható)

Minden rendelés egyedi kóddal rendelkezik, amely a dokumentumot belsőleg azonosítja (Kanban, listák, kapcsolatok), és a PDF-ben rendelési hivatkozásként jelenik meg.

A Mokapen automatikusan generálja a kódot mentéskor, ha üres: éves szekvenciális be ORD-SZÁM-ÉV formátumban (pl. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Minden január 1-jén a számláló nullázódik. Ha módosítja a rendelés dátumát egy másik évre, a kód újragenerálódik, hogy megfeleljen az adott évnek.

Megteheti állítsa be kézzel a kódot: kattintson a kódra a fejlécben, írja be, amit szeretne, mentse. Hasznos az ERP-hez vagy a külső számviteli számozáshoz való igazításhoz. A szabványos formátumon kívüli kódok nem befolyásolják az automatikus sorrendet. Vigyázzon az ismétlődésekre: jobb, ha elhagyja az automatikus számozást, és csak szükség esetén avatkozik be.

A PDF-ekben/e-mailekben a fájlnév lehet Feladó - ORD-3-2026.pdf.

Sorok: a megrendelés kereskedelmi dokumentumának összeállítása

A sorok képezik a rendelés lényegét: azok a sorok, amelyek leírják az ügyfél számára, hogy mit ad el vagy szállít, és mennyibe kerül. Minden sorhoz tartozik egy cím, mennyiség, egységár, áfakulcs és végösszeg. Minden más – kedvezmények, nettó/bruttó számítás, árrés, adók – valós időben, munka közben kerül kiszámításra.

Amikor rákattint + Tétel megnyílik egy modális az első választással: milyen típusú sort kell hozzáadni. Öt lehetőség van, és a különbség nem kozmetikai – megváltoztatja, hogy a sor mit ábrázol a sorrendben.

Új elem vagy a kapcsolódó árajánlatból

Megrendelésre egy vagy több idézethez kapcsolódik (Kapcsolatok lap), a + Tétel gomb két opciót tartalmazó menüvé válik: Új (standard modális, mint az idézőjelben) és A kapcsolódó idézetből. A második lehetőség csak akkor jelenik meg, ha legalább egy árajánlat kapcsolódik a megrendeléshez – akkor hasznos, ha a rendelés részlegesen indul, vagy ha később ad hozzá sorokat az árak és az áfa újbóli megadása nélkül.

Kiválasztás A kapcsolódó idézetből megnyit egy modált: kiválasztod melyik árajánlatot (ha több linket is linkeltél), a Mokapen betölti sorait címmel, mennyiséggel és árral. Ellenőrizze az importálandó elemeket – akár csak néhányat is –, és erősítse meg velük Hozzáadás. A kiválasztott sorok az árajánlattal megegyező adatokkal kerülnek a rendelésbe (termék/szolgáltatás, mennyiség, ár, sorkedvezmény, ÁFA). Ezután egyenként szerkesztheti őket, mint bármely más sort.

Az öt elemtípus

Minden sor az alábbi öt típus egyike lehet, és a választás megváltoztatja, hogy a sor mit ábrázol a sorrendben:

• Szolgáltatás — húzza a Szolgáltatási katalógus. Használja valami megfoghatatlan dologra (tanácsadás, előfizetés, napidíjas beavatkozás). Válassza ki a szolgáltatást a menüből és az ár, az áfa, a kód és a leírás a katalógusból előre kitöltve. Továbbra is módosíthatja őket a sorban, ha az adott vásárlóra eltérő árat alkalmaz: a katalógus változatlan marad.
• Termék - úgy működik, mint a Service, de húz a Termékkatalógus: hardver, anyagok, szoftverlicencek, bármi, ami kézzelfogható vagy cikkszámmal rendelkezik.
• Általános elem — szabad sor: nincs katalógushivatkozás, kézzel írod a címet, az árat és a mennyiséget. Tökéletes olyan alkalmi tételekhez, amelyek nem tartoznak a katalógusba ("Milánói utazás", "Egyszeri kezdeti beállítás", "Logó grafikus testreszabása").
• Általános % elem — számított sor: írjon be egy százalékot (pozitív vagy negatív), és a Mokapen kiszámítja az összeget az előző sorok nettó százalékában. Klasszikus felhasználás: rendelési kedvezmény ("Hűségkedvezmény -10%" az összes tétel felsorolása után) vagy felár ("Sürgős szolgáltatás +15%"). A szám valós időben újraszámításra kerül, ha felvesz egy sort vagy módosít egy árat.
• Csak szöveges % elem — az előzőhöz hasonlóan, de kiszámított összeg nélkül: csak a címkét mutatja a bizonylaton. Akkor használja, ha szeretne valamit elmondani az ügyfélnek a végösszeg megváltoztatása nélkül ("A kedvezmény már benne van az árakban", "Kedvezményes áfa egyes tételekre").

Amit minden sorba írsz

Típustól függetlenül minden sorban ugyanazok a mezők vannak (kis eltérésekkel a % típusoknál):

• Cím és jegyzet — amit az ügyfél a PDF-en olvas. A cím a fő sor ("Rutin szerver-karbantartás"), megjegyzés az alábbi leírás ("Tartalmazza a két negyedéves látogatást, jegykezelést, biztonsági frissítéseket"). Előre kitöltve a katalógusból, ha kiválasztották; általános tételekre írod.
• Mennyiség és egységár — a sor teljes legyen. Az alapértelmezett mennyiség 1, így egy egyszeri szolgáltatáshoz csak az árra van szükség. A fogyasztás alapú soroknál (óra, nap, licenc) adja meg a valós mennyiséget.
• ÁFA kulcs — a szervezetében beállítottak közül választható (Beállítások → Értékesítés → Adók). Ha az árak még nincsenek beállítva, a Mokapen figyelmezteti Önt, mielőtt engedélyezi az elemek létrehozását. A rendszer alapértelmezés szerint a termék/szolgáltatás katalógusdíját vagy az országában érvényes általános díjszabást használja az általános tételekre.
• Vonalkedvezmény — százalékos engedmény az egyes cikkekre (0–100%): hasznos, ha egy termékre külön ár vonatkozik, anélkül, hogy másokat érintene. Eltérő az ügyfél- és dokumentumkedvezménytől – lásd alább.
• Egységköltség — belső mező, az ügyfél számára nem látható: árrésre és jelölésre szolgál. Ha ki van töltve, a rendelés megmutatja, mennyit keresel az adott sorban. Nem kötelező, de ha szűk haszonkulccsal dolgozik, vagy jövedelmezőséget szeretne rendelni, akkor legalább a fő tételeknél érdemes megadni.

Nettó vagy bruttó árak: mit válasszunk

A tétellista felett található a „Bruttó árak használata” kapcsolót. Ez nem technikai részlet: megváltoztatja, hogy az ár mezőben mit jelent az a szám.

• Nettó árak (alapértelmezett) — megadja az árat ÁFA nélkül. Ha 100 €-t ír egy sorra 22%-os áfával, akkor az ügyfél nettó 100 € + 22 € áfa = 122 € összesen. B2B szabvány: az Ön kapcsolattartója netben gondolkodik, mert levonja az áfát.
• Bruttó árak - megadja az áfát tartalmazó árat. Ha egy sorra 122 €-t ír 22%-os áfával, akkor a Mokapen szétválik: nettó 100 €, áfa 22 €. A B2C számára természetes: a magánügyfél azt akarja tudni, hogy mit fizet a pénztárnál, nem pedig a felosztást.

A váltás az egész rendelésre vonatkozik: nem keverhető a nettó és a bruttó sor. Válasszon az ügyfél alapján: a cég szinte mindig nettó; végfelhasználó szinte mindig bruttó.

Kedvezmények: teljes kaszkád (legfeljebb öt szint)

A kedvezmények érvényesek vízesés a fennmaradó alapon (a százalékok nem adódnak össze). Az ügyfélen, a soron és a kézikön kívül a rendelések szervezeti szabályokat is használhatnak mennyiség és teljes nettó összeg. Teljes beállítás a Kedvezmények útmutató.

Tipikus jelentkezési sorrend egy nettó 1000 eurós vonalon:

1. Kezdje innen 1000 €.
2. Ügyfélkedvezmény (cégnyilvántartás), pl. 10% → 900 €.
3. Sor/fix tétel kedvezmény, pl. 5% → 855 €.
4. Mennyiségi kedvezmény (Beállítások → Rendelések → Kedvezmény), ha aktiválódik → az alap tovább csökken.
5. Teljes nettó összegű kedvezmény (ugyanazok a beállítások), ha elérte a hangerőszintet.
6. Kézi okmánykedvezmény ("Kedvezmény hozzáadása" a tételek alatt) — végső egyeztetett kar.
7. Számítsa ki KÁD a neten kedvezmények után. Ezután adja hozzá bármelyiket szállítási költség.

A gyakorlatban ritkán használja az összes szintet együtt. Gyakori minták:

• Ügyfélkedvezmény — hűség a cégnyilvántartásban.
• Vonalkedvezmény - akciós ár egy termékre.
• Mennyiség/térfogat — automatikus nagykereskedelmi szabályok (Discounts Guide).
• Kézi dokumentum — az ügylet lezárása az aktuális megbízással.

Az összegek blokkban minden egyes értékszint külön-külön látható. Amíg nem engedélyezi a kézi engedményt, az ügyfél-, vonal- és (ha be van állítva) az automatikus szabályok megmaradnak.

Ha a rendelés egy elfogadott árajánlat vagy megnyert ügylet esetén a Mokapen előre kitöltheti a sorokat – ellenőrizze és módosítsa, mielőtt elküldi az ügyfélnek vagy szinkronizálja a könyveléssel.

Sorok átrendezése, szerkesztése, törlése

Sorok lehetnek átrendezni húzták: a képernyőn megjelenő rendelés az a rendelés, amelyet az ügyfél a PDF-en lát. Tegye először a fő tételeket, majd a kiegészítőket, majd a százalékos engedményeket – így a rendelés jól olvasható.

To szerkeszteni egy sort kattintson a szerkesztés ikonra: ugyanaz a létrehozási mód újra megnyílik. A törléshez a kuka ikont. A Mokapen nem kér megerősítést a sortörléskor (az újraalkotás másodpercekig tart), de fontos megrendeléseknél érdemes időnként elmenteni.

Összesítések: amit az ügyfél lát, és amit csak Ön lát

A tételek szakasz alján található összesítés blokk az összes rendelési matematikát mutatja. A PDF-en az ügyfél számára látható elemek a következők:

• Nettó összesen — sor adóalap összege.
• Kedvezmények alkalmazzák – egyenként, ha különböző típusok vannak.
• Adók — HÉA-kulcs szerint különválasztva.
• Bruttó összesen — a végső alak, amit az ügyfél lát.

Ezután három olyan elem van, amelyeket csak belül lát, és soha nem jelenik meg a PDF-ben. Csak akkor jelennek meg, ha az egységköltséget a következő sorokon töltötte ki:

• Margó — a nettó ár és a teljes költség különbsége.
• Margó % — árrés az eladási árhoz viszonyítva.
• Felár % — a költségekhez viszonyított árrés.

Ezek az Ön belső jövedelmezőségi mutatói, amelyek hasznosak annak eldöntéséhez, hogy még mindig csökkentheti-e az árat a záráshoz.

Dokumentumtervezés: PDF-sablonok és testreszabásuk

Az ügyfél által kapott PDF-et nem minden alkalommal a semmiből állítják össze: az a sablon amely meghatározza az elrendezést, a színeket, a logó pozícióját, a sorok táblázatának szerkezetét, ahol az aláírás kerül. A rendelési jegyzőkönyvben megtalálja a Tervezés blokk egy legördülő menüvel a használni kívánt sablon kiválasztásához.

Rendszersablonok (használatra kész)

A Mokapen négy alapértelmezett sablont tartalmaz - 1. szabvány, 2. szabvány, 3. szabvány, 4. szabvány - különböző elrendezésekkel. Eltérnek egymástól a logó pozíciójában (bal felső, középre igazítva, jobbra), a sortábla stílusában (csak váltakozó sorokkal, szegéllyel vagy elválasztójelekkel vagy anélkül), a küldő/címzett blokk elrendezésében, az aláírási blokk pozíciójában. Már konfigurálva vannak, és automatikusan használják a szervezet adatait (logó, színek, adózási adatok).

Ha kezdi, és nincs ideje testreszabni, próbálja ki a négy szabványos sablont azonos sorrendben (csak módosítsa a sablont, és kattintson az Előnézet gombra), és válassza ki a kívántat. Sok felhasználó évekig probléma nélkül marad a szabványos sablonoknál.

A szervezet egyéni sablonjai

Ha speciális igényei vannak – pontos márkaszínek, az ágazat által megkövetelt elrendezés, extra blokkok, mint a jótállási feltételek vagy a digitális aláírás –, létrehozhat egyéni sablonok a szervezetben Sablonok terület (oldalsó menü). Minden sablon meghatározott típusú (Megrendelés, Árajánlat, Számla...), és testreszabható blokkokkal határozza meg a bizonylatszerkezetet.

Egy egyéni sablon lehetővé teszi:

• Határozza meg a megjelenítendő blokkokat és azok pozícióját (fejléc, feladó, címzett, sortáblázat, feltételek, aláírás, jogi megjegyzések).
• Állítsa be a márkához illő színeket, betűtípusokat és asztalstílust.
• Normál szöveg előtöltése gazdasági feltételek: amikor új rendelést hoz létre ezzel a sablonnal, a feltételek szövege automatikusan kitöltődik az Ön által elkészített szöveggel (érvényesség, fizetési feltételek, szabályozási hivatkozások).

A szervezet sablonlistájában megjelölhet egy sablont mint alapértelmezett: minden új megrendelésnél automatikusan megjelenik. Hasznos, ha az egész értékesítési csapatnak ugyanazt az elrendezést kell használnia anélkül, hogy ezen gondolkodna.

Ha módosítja egy meglévő rendelés sablonját (például azért, mert az ügyfél más elrendezést igényel), és a mentés, az előnézet és a letöltés az új megjelenést fogja használni – anélkül, hogy megérintené az Ön által már megírt tételeket, árakat vagy feltételeket.

Gazdasági feltételek: a megrendelés szabad szövege

A Dokumentum blokk megtalálja a gazdasági feltételek szerkesztő: egy formázott szöveges terület (félkövér, dőlt, listák, hivatkozások, táblázatok), ahol mindent az elemek és számok köré írhat. Fizetési feltételek ("számla keltétől számított 30 nap"), ajánlat érvényessége ("2026.03.31-ig érvényes"), titoktartási záradékok, szállítási határidők, garanciák, kötbérek, jogszabályi hivatkozások.

Ha előre betöltött feltételekkel rendelkező sablont állít be, a szerkesztő automatikusan kitölti a rendelés létrehozásakor – csak azt módosítja, ami az adott esethez szükséges. Ha a sablonnak nincsenek előre betöltött feltételei, akkor üresen kezdi, és szabadon írhat.

A feltételek szövege a PDF-ben a tételtáblázat alatt, az aláírásblokk előtt jelenik meg. Nem indexeli és nem elemzi a Mokapen: tiszta dokumentumtartalom, a szerkesztőben látható formázást az ügyfél látja.

Előnézet, letöltés és elküldés az ügyfélnek

Amikor a megrendelés készen van – a tételek be vannak írva, a feltételek meg vannak írva, az ügyfél összekapcsolta –, itt az ideje a kézbesítésnek. A Mokapen három utat kínál, a legegyszerűbbtől a legprofesszionálisabbig.

Előnézet: küldés előtt ellenőrizze

A Előnézet gomb a rekord jobb felső sarkában pontosan úgy jeleníti meg a PDF-fájlt, ahogyan az ügyfél látni fogja, közvetlenül a böngészőben A4-es formátumban. Nem generál letöltendő fájlt: ez egy menet közbeni renderelés aktuális adatokkal és sablonnal.

Használd mindig küldés előtt. Két másodperc alatt kiderül, hogy mi hiányzik a lemezről: túl hosszú sorcímvágás, rosszul burkolt cet, ezzel a sablonnal nem tetsző logó elhelyezése, rossz áfakulcs egy soron. Szerkesztés, mentés, előnézet megnyitása – ismételje meg, amíg elégedett.

Fontos: az előnézet tükrözi a mentve rendelés állapota. Ha most módosította az elemeket vagy feltételeket, és nem mentette el, előfordulhat, hogy az előnézet nem jeleníti meg a legújabb módosításokat. Mentse el és próbálja újra.

Letöltés: PDF vagy Word

A Letöltés gomb megnyit egy menüt két lehetőséggel: PDF és Word (docx). A PDF a szabványos kézbesítési formátum – az ügyfél által nem szerkeszthető, professzionális, univerzális. A fájlnév automatikusan létrejön: SenderName - OrderCode.pdf (példa: «Acme Srl - ORD-3-2026.pdf»), így amikor az ügyfél elmenti, már azonosítva találja.

Szó két konkrét esetet szolgál ki: amikor elküldés előtt kézzel kell személyre szabni a dokumentumot (egy nem kívánt egyéni bekezdést kell hozzáadni a rendszerhez), vagy amikor az ügyfél szerkeszthető formátumot kér egy nagyobb dokumentumba való integráláshoz. Megjegyzés: az exportált Word a rendelés pillanatképe – az ott végzett változtatások nem térnek vissza a Mokapenbe.

E-mail küldése: közvetlenül a megrendelésből kézbesítjük

A E-mail küldése gomb megnyit egy módot, amellyel elküldheti a megrendelést az ügyfélnek anélkül, hogy elhagyná Mokapent, csatolva a PDF-t.

A címzett előre ki van töltve a linkelt kapcsolattartóval vagy céges e-mail-címmel. Pontosvesszővel elválasztva további címzetteket is hozzáadhat – ez akkor hasznos, ha a kapcsolattartó másolni szeretné a beszerzést vagy a könyvelőjét. A Tól mező a szervezetben SMTP-kapcsolatként konfigurált e-mail címeket javasol: ha nincs ilyen, a Mokapen a rendszercímét használja (az e-mail továbbra is érkezik, de általános címről). A professzionális megjelenés érdekében csatlakoztasson legalább egy vállalati címet (info@, értékesítési@, személyes) az e-mail kapcsolataihoz.

A téma előre kitölti a «Rendelési {kód}» kifejezést – módosítsa valami konkrétabbra («2026-os karbantartási javaslatunk»). A test szabványos üdvözlettel van beállítva, de teljesen átírhatja: az utolsó kereskedelmi megjegyzés, egy beszélgetésre való hivatkozás, a következő lépések.

Az alábbiakban két fontos lehetőséget talál:

• PDF dokumentum csatolása (alapértelmezés szerint bekapcsolva) — elkészíti a megrendelési PDF-et és csatolja azt, így a vásárlónak mindig van másolata akkor is, ha nem kattint egy hivatkozásra.
• BCC másolat fogadása — rejtett másolatot küld az Ön címére, amely hasznos annak nyomon követéséhez, hogy pontosan mit és mikor küldött.

Az elküldést követően a megrendelésben rögzítésre kerül az esemény idővonal (dátum, idő, címzettek): még ha három hét múlva is visszatér, pontosan tudja, mikor küldte.

Szinkronizálás számlázó szoftverrel

A Mokapen CRM és kereskedelmi dokumentum, nem számlázó szoftver: e-számlázás, áfa-nyilvántartások és naplóvezetés a könyvelésen (Fatture in Cloud, ERP, könyvelő). Mert parancsokat, a szinkronizálás a legfontosabb lépés – itt az adatok újrabevitel nélkül számlázhatóvá válnak.

A legérettebb integráció a Fatture a felhőben: részletek a dedikált Fature in Cloud útmutató. A FIC számla, vevőnyilvántartások, termék/szolgáltatás katalógus ill sorokat tartalmazó rendelések Mokapenből a Fatture in Cloudba áramlik, ahol e-számlákká válnak. Az irány konfigurálható (csak exportálás vagy kétirányú).

A rendelésen a Szinkronizál lapon az állapot látható: szinkronizált, utolsó sikeres művelet, esetleges hibák. A Mokapen tételeinek vagy összegeinek módosítása után új szinkronizálásra lehet szükség, mielőtt a könyvelés kiállítja a számlát.

A rekordok azok egyezett rendszerek között áfaszámmal és adószámmal duplikált. Az áfa-leképezési és szinkronizálási szűrők szervezetenként konfigurálhatók az Integrációkban.

Tipikus folyamat: elfogadott árajánlat → rendelés Mokapenben → rendelés szinkronizálása FIC-hez → e-számla a könyvelésből. Mokapen kezeli a CRM-et és a rendelési dokumentumokat; A pénzügyi megfelelés a kapcsolódó számviteli rendszeren marad.

Megrendelés létrehozása

Háromféleképpen kezdheti el, és a választás megváltoztatja, hogy mennyi munkát végez.

• Az elfogadott árajánlatból (ajánlott, ha létezik) — az Elfogadott állapotú árajánlatból, csővezeték automatizálás ill + Létrehozása és csatlakozás → Rendelés gomb. A tételek, az ügyfél, az összegek és a feltételek másolása; a rendelés megszületik már a forrásidézethez kapcsolva. Lásd a Idézetek útmutató az elfogadási folyamathoz.
• Nyert üzletből - az üzlet jegyzőkönyvéből, + Létrehozása és csatlakozás → Rendelés. Ügyfél- és kereskedelmi adatok előzetes kitöltése; sorok hozzáadása vagy ellenőrzése.
• Közvetlen mód — kattintson a Megrendelések oldalra + Rendelés jobbra fent. Formális árajánlat vagy ismétlődő rendelések nélküli, már egyeztetett értékesítéshez. Hozzon létre ügyfélrekordot menet közben, ha szükséges.

A műveleti sorrend minden esetben azonos:

1. Adj egy világos cím: A «2026-os karbantartási rendelés — Acme Srl» jobb, mint az «Acme order».
2. Ellenőrizze befogadó és feladó.
3. Válassza ki a dokumentumot sablon (Rendelés típusa), vagy hagyja az alapértelmezettet.
4. Hozzáadás vagy ellenőrzés tételeket: először a fő cikkek, majd a kiegészítők, majd a százalékos kedvezmények.
5. Írj gazdasági feltételek vagy javítsa ki a sablonból előre betöltött szöveget.
6. Készlet tulajdonos, rendelés dátuma és kezdeti csővezeték állapota.
7. Megtakarítás. Mokapen hozzárendeli a kódot ORD-N-ÉV ha nem állította be, kiszámolja a végösszegeket, és kész a rendelés.

Kattintson Előnézet, akkor E-mail küldése, PDF letöltése vagy indítsa el szinkronizál könyveléssel – a folyamat következő lépésétől függően.

Nem kell mindennek tökéletesnek lennie az első mentéskor: visszatérhet az elemek, az árak és a szöveg szerkesztéséhez. A Fatture in Cloud szinkronizálása után a Mokapen módosításai új szinkronizálást igényelhetnek.

Megrendelés szerkesztése

A sorrend módosítása három különböző módon történik, attól függően, hogy mit kell módosítania, és hány rekordot kell módosítania.

Közvetlen szerkesztés a rekordon

Nyissa meg a rendelési rekordot (a Kanbanból vagy a listából), és szerkessze, ahol szükséges: kattintson a címre az átnevezéshez, a mezők melletti ceruza ikonra a javításhoz, sorok hozzáadása/eltávolítása, feltételek átírása. Az oldalsó panelen lévő mezők automatikusan egyenként menthetők, amikor elhagyja a fókuszt. A teljes oldalon kattintson a Mentés gombra, amikor befejezte a blokkot, amelyen dolgozott.

Megjegyzés: ha módosítja az elemek vagy feltételek szövegét, ne feledje először mentse előnézet létrehozása vagy elküldése előtt – ellenkező esetben a küldött PDF továbbra is az előző verzió.

Haladó állapot a Kanbantól

Ha csak a rendelési fázison kell változtatni (teljesítésre áthelyezve, számlázva, szállítás befejezve), akkor ne is nyissa meg a rekordot: húzza a kártyát a Kanban egyik oszlopról a másikra. Azonnali állapotfrissítés. A leghatékonyabb módja a teljesítés kezelésének az operatív értekezletek vagy a nyitott állások délelőtti fordulói során.

Egy korlátozás: a „terminál” állapotokat – a 100%-os (például Teljesült) vagy 0%-os (megszakítva) állapotokat – csak a felhasználók módosíthatják más állapotra tag szerepet a szervezetben. Védelem annak megakadályozására, hogy a külső együttműködők „újranyissák” a már lezárt rendeléseket.

Tömeges szerkesztés listanézetből

Ha módosítania kell valamit sok rendelésen – újból hozzárendelnie az összes eladót, aki távozott, címkét kell adnia egy köteg nyári rendeléshez, át kell helyeznie egy köteg állapotát – váltson a következőre: Lista nézze meg, szűrje meg a megfelelő rendeléseket, jelölje ki a jelölőnégyzetekkel, majd kattintson Szerkesztés a felül megjelenő műveletsávban.

A tömeges szerkesztési mód csak azokat a mezőket jeleníti meg, amelyeknek tömegesen van értelme: tulajdonos, állapot, címkék, egyszerű egyéni mezők. Nem szerkesztheti tömegesen az elemeket vagy a szöveget – ezek értelemszerűen egyetlen rendelésre vonatkoznak. Erősítse meg, és a módosítás az összes kijelölésre vonatkozik.

Más tömeges műveletek ugyanabban a sávban Klón, Archívum és Töröl — lásd a külön részeket.

Megrendelés törlése

Törölje a tévedésből vagy ismétlődő tesztekből létrehozott rendeléseket. Inkább Archívum ha a megrendelésnek hasznos előzményei vannak (elküldve, teljesítve vagy szinkronizálva, kapcsolatok az ügyféllel vagy az ügylet), és nem szeretné, hogy a kapcsolattartó vagy a cég nyomát veszítse.

Egyszeri törlés

1. Nyissa meg a rekordot → Opciók (három pont) → Töröl (piros elem).
2. Erősítse meg a módban.

Vel Advanced Premium a rendelés a szemét (Rendelések oldal → Műveletek → Rendeljen szemetet). Innentől lehet Visszaállítás vagy Végleges törlés. Ha megnyit egy már a kukában lévő rendelést, megjelenik a Visszaállítás/végleges törlés szalaghirdetés.

On Ingyenes terv (Advanced Premium nélkül) törlése általában állandó közvetlenül a megerősítés után, kuka nélkül – ellenőrizze szervezeti engedélyeit.

Többszörös törlés

1. Listanézet → válassza a → lehetőséget Töröl (piros gomb) → erősítse meg.

A végleges törlés előtt mérlegelje a már megkezdett szinkronizálásra és számlázásra gyakorolt ​​hatást.

Megrendelés archiválása

A megrendelés nem olyan, mint egy feladat, amit "elvégez" és eltűnik. A munka elvégzése – teljesítése, számlázása, lemondása – esetén is hasznos marad a nyilvántartás: ez a vevő kereskedelmi története, és jó megtalálni a nyilvántartásában szereplő összefüggésekben, évjelentésekben, múltbeli rendelések elemzésében. Archívum pontosan ezt teszi: kimozdítja a sorrendet az aktív nézetekből (a Kanban és a List már nem jeleníti meg), de érintetlenül megőrzi. Továbbra is megjelenik a kapcsolt ügyfélrekordon és az előzményjelentésekben, és bármikor megtekintheti Rendelések → Műveletek → Rendelési archívum.

Egyetlen archívum

1. Nyissa meg a rekordot → Opciók → Archiválás.
2. Erősítse meg a módban.

Újbóli megnyitásához (az ügyfél hónapokkal később visszahív, és onnan szeretné folytatni): keresse meg az archívumban, nyissa meg a rekordot, Opciók → Visszaállítás, és visszatér az aktív Kanban állapotba az archiválás előtti állapotban.

Több archívum

1. Listanézet → válassza a → lehetőséget Archívum a tömeges sávban → erősítse meg.

Mikor kell archiválni és mikor törölni? Gyakorlati szabály: archiválja, ha a rendelés valóban megtörtént (te küldted, viták voltak, történelmi értéke van), törölje, ha tévedésről van szó (hiba által létrehozott, duplikált, teszt). Ne archiváljon "tisztításra": a szűrőkkel ellátott Kanban már minden szükséges tisztítást megad, és a régi, de jó megrendelések hozzáadott értéket képviselnek az ügyfélnyilvántartásban.

Megrendelés klónozása

Ha van egy sablonrendelése, amelyet gyakran újra használ – ugyanaz a tételstruktúra kis eltérésekkel egy másik ügyfél számára –, ne minden alkalommal készítse el újra a semmiből: klónozza azt. A klónozott rendelés megtartja az összes elemet, feltételt, sablont és kiválasztott mellékleteket; megváltoztatja a fogadó vevőt, és szükség esetén módosítja az árakat.

Egyetlen klón

1. Nyissa meg a rekordot → Opciók (három pont) → Klón.
2. A modális jelölőnégyzetekkel válassza ki, hogy mit vigyen a másolatba: elemeket (mindig), és opcionálisan mellékleteket, kapcsolatokat, megjegyzéseket, idővonal-előzményeket. Ha több szervezeten dolgozik ugyanazzal a fiókkal, klónozhatja a rendelést egy másik szervezetbe.
3. Erősítse meg.

A Mokapen létrehozza az új sorrendet egy utótaggal a címben, hogy megkülönböztesse az eredetitől. Új kódot kap (az aktuális évben szekvenciálisan), és nem kapcsolódik az eredeti ügyfélhez – Ön állítja be a megfelelő címzettet. Az eredeti változatlan marad: a klónozás másolat, nem mozdulat.

Több klón

1. Listanézet → válasszon jelölőnégyzetekkel → Klón a tömeges sávban → válasszon egyszer minden opciót → erősítse meg.

Árajánlatból vagy nyert üzletből

A legtöbb megrendelés olyasmiből származik, ami már korábban megtörtént – egy elfogadott árajánlat vagy egy megnyert ügylet. A Mokapen elkerüli a tételek és az ügyféladatok újbóli megadását ezekben a lépésekben.

Két fő út van:

• Az elfogadott árajánlatból — ha a vevő elfogadja (online OTP-n keresztül, manuálisan vagy 100%-os csőautomatizálással), a Mokapen felajánlja a kapcsolt rendelés elkészítését azonos tételekkel, mennyiségekkel és feltételekkel. Erősítse meg a modált, és másodperceken belül megérkezik a kóddal ellátott rendelés ORD-N-ÉV, linkelve a Kapcsolatok idézetéhez. Az árajánlat a rendszerben marad: az ügyfél-nyilvántartásból a «márciusban feladott ajánlat, áprilisban elfogadott, áprilisi megrendelés» látható. Az árajánlatfolyam részletei a Idézetek útmutató.
• Nyert üzletből - az üzlet jegyzőkönyvéből, + Létrehozása és csatlakozás → Rendelés. Ügyfél-, kapcsolat- és kereskedelmi adatok előzetes kitöltése; sorok hozzáadása vagy ellenőrzése. A kétirányú kapcsolat nyomon követhető marad a jelentéskészítés és az ellenőrzés során.

Mindkét esetben mindig ellenőrizze a tételeket, árakat és feltételeket, mielőtt elküldi a vevőnek vagy szinkronizálja: lehet, hogy az árajánlat az utolsó pillanatig tárgyalás alatt állt, és a megrendelés a végleges dokumentum.

Kapcsolódó szakaszok

A rend nem elszigetelten él: más Mokapen területek veszik körül, és érdemes tudni, hogy valóban használják.

• Kapcsolatok — a rendelés összekapcsolása ügyletekkel, forrásajánlattal, projektekkel, nyomon követési feladatokkal, támogatási jegyekkel, egyéb kapcsolódó megrendelésekkel. Minden kapcsolat kétirányú (a feladat sorrendjéből, a feladattól a sorrendből). Ha hat hónappal később megnyitja az ügyfélrekordot, egy pillantással rekonstruál mindent, ami történt.
• Mellékletek — csatolja a rendelési specifikációkat, műszaki adatokat, szerződéstervezeteket, képernyőképeket, amelyeket az ügyfél küldött. A rendelési nyilvántartásban maradnak, és megtalálhatók a szervezeti fájlok keresésében.
• Frissítések — az idővonal (vagy tevékenységnapló) a rendeléssel történt események teljes előzménye: mikor jött létre, ki mit és mikor változtatott, minden elküldött e-mail (a címzettekkel), minden dokumentum elküldése és szinkronizálása (IP-vel és dátummal). Törvényszékileg hasznos: ha arról van szó, hogy «amit mondtunk», az idővonal adatokkal ad választ.
• Címkék — ingyenes besorolás a gyors szűréshez és kereséshez: «Vállalkozás», «Megújítás», «Újraindítás», «Összetett», bármilyen taxonómia az Ön számára értelmes. A rendelési oldal szűrői nagyon jól működnek a címkékkel.

Rendelési beállítások

A beállítások elérhetők Beállítások → Értékesítés → Rendelések. A Rendelések alkalmazással és egy megfelelő prémium csomaggal, tagok (és felette) kezelhetik őket – nem csak a tulajdonosok. Elérhető kártyák:

• Csővezeték és állapotok – lásd alább.
• Mezők és Lista és oszlopok — megjelölve hamarosan a felhasználói felületen (még nem konfigurálható erről a hubról).
• Kedvezmény — automatikus mennyiség és teljes nettó szabályok (+ kaszkád vevővel/sorral/kézikönyvvel).
• Szállítás — földrajzi zónák (fix vagy tömeg szerinti, ingyenes szállítás). Zónák nélkül a szállítási költség a rendelésen manuális marad.

A listanézet oszlopai továbbra is módosíthatók a Listaműveletek menüből, ahol a termék lehetővé teszi; A szervezet egyéni mezői a globális mezők/entitásbeállítások területén maradnak, nem ezeken a „hamarosan” kártyákon.

Rendelési folyamat és állapotok

A rendelési folyamatmodellek operatív teljesítése, nem kereskedelmi tárgyalás (ez az árajánlatoknál marad). Alapértelmezés szerint a Mokapen hét állapotot javasol:

• Új Rend (20%) – most jött létre, átvételre vár.
• Átvette az irányítást (40%) – valaki a csapatból a teljesítésen dolgozik.
• Kiszámlázandó (60%) – készen áll a könyvelésre.
• Kiszámlázott (80%) — kiállított számla (vagy szinkronizálás a könyvelésbe).
• Teljesült (100%) — a munka sikeresen lezárult.
• Készenlétben lévő (0%) – átmeneti szünet.
• Törölve (0%) – a megrendelés nem folytatódik.

A százalékok ("haladás") táplálják a sávot a Kanban-kártyákon és jelentéseken. Testreszabhatja az állapotokat, az oszlopok sorrendjét és az előrehaladást Beállítások → Értékesítés → Rendelések → Csővezeték és állapotok. Több csővezeték és csapatkorlátozás úgy működik, mint az idézeteken.

A rendelési területen kívül, de fontos, hogy jól működjön, van még két konfiguráció:

• Adókulcsok (Beállítások → Értékesítés → Adók) — ha nem konfigurált legalább egyet, akkor nem hozható létre cikk.
• Dokumentum sablonok (szervezeti sablonok menü) – ahol testreszabhatja a „Dokumentumtervezés” részben tárgyalt PDF-sablonokat.

Rendelési jelentések

A Kanban és a List egyedi megrendelésekre valók; megérteni általános teljesítményt — hány rendelést adott le a negyedévben, ki a legjobb értékesítő, mely termékek kerülnek a leggyakrabban rendelésbe, a teljesített és számlázott megrendelések trendje — vannak dedikált jelentéseket, elérhető a Rendelési jelentések oldalon (prémium előfizetés szükséges).

Az elérhető jelentések lefedik az értékesítési ciklus leghasznosabb elemzési nézeteit:

• Státusz szerinti megoszlás — hány megrendelés van az egyes csővezeték-fázisokban: elengedhetetlen a szűk keresztmetszetek észleléséhez.
• Elosztás csővezetéken — ha egynél többet használ, nézze meg, hogyan oszlik meg a munka a csatornák között.
• Tulajdonos teljesítménye — a megrendelések száma és az egy értékesítőre jutó gazdasági mennyiség.
• A legtöbb megrendelt tétel — mely termékek/szolgáltatások kerülnek leggyakrabban a rendelésekbe. Aranybánya, hogy megértsük, mit is kér valójában a piac.
• Megrendelések vásárlónként — kit fedeztél és milyen értékben.
• Gazdasági mennyiségek időszakonként — havi, negyedéves, éves trend.
• Margó és jelölés — megrendelés jövedelmezősége. Csak akkor működik, ha az egységköltségeket a sorokon töltötte ki: költségek nélkül a jelentés üres marad.

Mint mindenhol Mokapenben, a jelentések tiszteletben tartják a szervezeti engedélyeket: minden felhasználó csak azokat a rekordokat látja, amelyekhez a szerepkör alapján hozzáférhet. Az értékesítő nem látja automatikusan a kollégák rendeléseit, hacsak az engedélyek meg nem engedik – hasznos a belső versenyekkel vagy érzékeny adatokkal rendelkező csapatok számára.