Průvodce Mokapenem

Příručka Objednávky

Objednávka je obchodní potvrzení zákazníka: dokument s ceníkem, slevami, DPH a podmínkami, který formalizuje závazek k nákupu nebo dodání. V Mokapenu objednávka není PDF uložené ve sdílené složce. Je to živý záznam CRM, propojený s kontaktem a společností, sledovaný v časové ose, synchronizovatelný s fakturačním softwarem a připravený stát se e-fakturou bez opětovného zadávání řádků.

Tato příručka vás provede každodenním používáním: vytvořením nebo vygenerováním objednávky z přijaté nabídky, řízením plnění s provozní pipeline, odesláním dokumentu zákazníkovi, synchronizací s Fatture in Cloud a vědomím, kde každá zakázka stojí v každém okamžiku. Automatická pravidla pro slevy a dopravu mají vyhrazené příručky; pipeline a šablony zůstávají v závěrečných sekcích.

Oblast objednávek je v Prodej → Objednávky. Vyžaduje «vhodný plán Premium» s aktivní aplikací Prodej a sazbami daní nastavenými na úrovni organizace (jednou, v Nastavení → Prodej → Daně).

Jak objednávky zapadají do vaší práce

Než technické detaily, pomůže vidět, kde objednávka stojí v prodejním toku — právě to způsobí, že Mokapen pro vás funguje místo proti vám.

V typické cestě zákazník vstoupí jako kontakt (formulář na webu, veletrh, doporučení). Když se objeví skutečná příležitost, otevřete obchod pro sledování jednání. Pokud je potřeba formální návrh, připravíte nabídku; když zákazník přijme, nabídka se stane objednávkou — kde je ekonomický závazek finální a začíná plnění, výroba a fakturace. Objednávku můžete také vytvořit přímo (již dohodnutý prodej, obnova smlouvy, opakující se objednávka) bez nabídky.

Objednávka dědí z ostatního a napájí ostatní: pokud pochází z přijaté nabídky, položky, zákazník, slevy a podmínky se zkopírují bez opětovného zadávání; pokud ji otevřete z karty společnosti, příjemce a vyhrazená sleva se vyplní automaticky. Po vystavení se objednávka propojí s projekty, dodacími úkoly, tickety podpory a — přes synchronizaci — s účetnictvím pro fakturaci.

Praktický přínos: o šest měsíců později, když někdo z týmu otevře kontakt zákazníka, vidí celou historii — odeslané nabídky, vystavené objednávky, které jsou vyřízené nebo fakturované, s jakými částkami a položkami. Žádný sdílený Excel, žádná složka «objednávky 2026», ve které byste hledali.

Případy použití

• Podepsaná B2B smlouva: objednávka s opakujícími se řádky služeb, platební podmínky v ekonomických podmínkách, značkové PDF se šablonou organizace.
• Prodej z přijaté nabídky: objednávka vygenerovaná z nabídky s již sladěnými položkami, částkami a zákazníkem — jeden klik a jste připraveni k plnění nebo fakturaci.
• Provoz a dodávka: objednávka propojená s projektem a úkoly plnění; propojení s poprodejními tickety pro sledování celého cyklu.
• Daňová integrace: synchronizace s Fatture in Cloud — objednávka s řádky se stane základem e-fakturace bez opětovného zadávání v účetnictví.

Stránka Objednávky: kde každý den začínáte

Když přejdete do Prodej → Objednávky, uvidíte Kanban tabuli: sloupce, kde každý sloupec je provozní fáze (Nová objednávka, Převzato k řešení, K fakturaci, Fakturováno, Vyřízeno, Pozastaveno, Zrušeno — přizpůsobitelné). Každá objednávka je karta ve sloupci svého stavu. Na první pohled vidíte, kolik objednávek čeká na plnění, kolik je ve fakturaci, kolik je uzavřených.

Toto je správné zobrazení pro každodenní práci: ráno otevřete Mokapen, podíváte se na «Převzato k řešení» — objednávky na dnešní práci. Podíváte se na «K fakturaci» — ty k předání účetnictví. Sloupec «Vyřízeno» ukazuje uzavřené zakázky za období s celkovou částkou nahoře ve sloupci.

Nahoře máte dva nástroje, které budete často používat: výběr pipeline (pokud máte různé procesy — např. produkty vs. služby — každý má vlastní pipeline a fáze) a tlačítko Filtry. Filtry zužují zobrazení: pouze objednávky určitého zákazníka, nad určitou částkou, určitého vlastníka, s určitým štítkem. Pokud často používáte stejnou kombinaci, uložte ji jako uložený filtr a volejte jedním kliknutím.

Pro posun fáze objednávky ji nemusíte otevírat: přetáhněte kartu z «Převzato k řešení» do «K fakturaci» a stav se aktualizuje. Rychlé během provozních schůzek nebo ranního kolečka otevřených zakázek.

Tlačítko + Objednávka vpravo nahoře otevře editor pro vytvoření nové objednávky — viz «Vytvoření objednávky» níže.

Kanban zobrazení (výchozí)

Tabule rozdělená podle fáze pipeline; každá objednávka je karta. Celková částka nahoře v každém sloupci dává ekonomický objem podle stavu. Pro posun přetáhněte kartu: stav se aktualizuje bez otevření objednávky.

Seznam zobrazení

Klasická tabulka: jeden řádek na objednávku, konfigurovatelné sloupce (kód, zákazník, částka, stav, vlastník, datum, štítky). Řaďte kliknutím na hlavičky a vyberte více řádků zaškrtávacími políčky pro hromadné akce: změna vlastníka, archivace dávky na konci roku, export CSV pro účetnictví.

Které použít, jak a kdy

Praktické pravidlo: Kanban pro práci (posouvání objednávek, otevírání, komentování, řízení plnění), Seznam pro kontrolu a opravy (kontrola čísel, řazení podle částky, hromadné úpravy, export, analýza). Přepínejte výběrem vpravo nahoře. Filtry a aktivní pipeline zůstávají stejné.

Záznam objednávky

Když kliknete na kartu v Kanbanu (nebo řádek v Seznamu), objednávka se otevře. Pokud máte plán Premium, můžete přepnout na celou stránku ikonou rozbalení nahoře — praktické při práci na dlouhých objednávkách s mnoha řádky nebo podrobným textem podmínek.

Nahoře najdete kód objednávky (např. #ORD-3-2026) a název. Kód jednoznačně identifikuje objednávku — viz vyhrazená sekce. Název je popis, který jí dáte, například «Objednávka údržby závodu 2026 — zákazník Acme»: pomáhá ji rozpoznat, ale na PDF se tak neobjeví.

Pod názvem je akční lišta: stav pipeline, soukromí, štítky, přílohy, poznámky, Kopírovat odkaz, menu Možnosti (Klonovat, Archivovat, Smazat). Tlačítko + Vytvořit a propojit propojuje úkoly, schůzky, projekty, tickety — propojení je automatické a obousměrné.

Vpravo nahoře je lišta dokumentu: Náhled, Stáhnout (PDF/Word), Odeslat e-mail — viz vyhrazená sekce.

Zbytek záznamu je organizován v blocích: odesílatel a příjemce, obchodní data, řádky, součty, design dokumentu, ekonomické podmínky, propojení a synchronizace.

Odesílatel je předvyplněn z nastavení organizace (název, adresa, DIČ, logo). Příjemce nastavíte výběrem společnosti a kontaktu z adresáře: název, adresa, DIČ, e-mail a telefon se načtou automaticky. Pokud má společnost v záznamu vyhrazenou slevu, aplikuje se na všechny řádky. Pokud zákazník ještě neexistuje, můžete ho vytvořit za běhu napsáním názvu.

Doprava: náklady a dodací adresa

Na celé stránce objednávky (ne kompaktním bočním panelu) najdete skládací blok Doprava (ikona kamionu). Zde spravujete vše související s fyzickým doručením: náklady na dopravu, cílová země, dodací adresa a data příjemce zboží (jméno, adresa, PSČ, město, kraj, telefon, e-mail).

Náklady na dopravu můžete zadat ručně nebo nechat Mokapen vypočítat automaticky podle geografických zón (Nastavení → Prodej → Objednávky → Doprava). Automatický výpočet zohledňuje cílovou zemi a, pokud je zóna nastavena «podle hmotnosti», hmotnost produktů na řádcích (množství × hmotnost z katalogu). Při přidání nebo odebrání produktových řádků nebo změně země systém může přepočítat náklady a aktualizovat součty.

Pokud částka objednávky překročí práh dopravy zdarma zóny, Mokapen náklady vynuluje. Částka dopravy se přidá k součtům objednávky (po položkách) a při synchronizaci s Fatture in Cloud se může stát vyhrazeným řádkem. Podrobnosti nastavení zón v příručce Doprava.

Kód objednávky: automatické číslování (a jak ho změnit)

Každá objednávka má jedinečný kód, který identifikuje dokument interně (Kanban, seznamy, propojení) a objeví se na PDF jako reference objednávky.

Mokapen kód generuje automaticky při uložení, pokud je prázdný: roční pořadí ve formátu ORD-ČÍSLO-ROK (např. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Každý 1. leden se čítač resetuje. Pokud změníte datum objednávky na jiný rok, kód se regeneruje podle toho roku.

Můžete nastavit kód ručně: klikněte na kód v hlavičce, napište, co chcete, uložte. Užitečné pro sladění s ERP nebo externím účetním číslováním. Kódy mimo standardní formát neovlivňují automatické pořadí. Pozor na duplicity: lepší nechat automatické číslování a zasáhnout pouze, když je potřeba.

V PDF/e-mailech může být název souboru Odesílatel - ORD-3-2026.pdf.

Řádky: sestavení obchodního dokumentu objednávky

Řádky jsou srdcem objednávky: řádky popisující zákazníkovi, co prodáváte nebo dodáváte a kolik to stojí. Každý řádek má název, množství, jednotkovou cenu, sazbu DPH a celkem. Vše ostatní — slevy, výpočet netto/brutto, marže, daně — se počítá v reálném čase během práce.

Když kliknete na + Řádek, otevře se modální okno s první volbou: jaký typ řádku přidat. Existuje pět možností a rozdíl není kosmetický — mění, co řádek v objednávce reprezentuje.

Nový řádek nebo z propojené nabídky

U objednávky propojené s jednou nebo více nabídkami (záložka Propojení) se tlačítko + Řádek stane menu se dvěma možnostmi: Nový (standardní modální okno, jako u nabídek) a Z propojené nabídky. Druhá možnost se objeví pouze, pokud je s objednávkou propojena alespoň jedna nabídka — užitečné, když objednávka začíná částečně nebo když později přidáváte řádky bez opětovného zadávání cen a DPH.

Volba Z propojené nabídky otevře modální okno: vyberete, kterou nabídku (pokud jste propojili více než jednu), Mokapen načte její řádky s názvem, množstvím a cenou. Zaškrtněte ty k importu — i jen některé — a potvrďte Přidat. Vybrané řádky se přidají do objednávky se stejnými daty jako nabídka (produkt/služba, množství, cena, sleva na řádek, DPH). Poté je můžete upravovat individuálně jako jakýkoli jiný řádek.

Pět typů řádků

Každý řádek může být jedním z těchto pěti typů a volba mění, co řádek v objednávce reprezentuje:

• Služba — čerpá z katalogu Služby. Použijte pro něco nehmotného (poradenství, předplatné, zásah za den). Vyberte službu z menu a cena, DPH, kód a popis se předvyplní z katalogu. Stále je můžete upravit na řádku, pokud pro tohoto konkrétního zákazníka aplikujete jinou cenu: katalog zůstane nezměněn.
• Produkt — funguje jako Služba, ale čerpá z katalogu Produkty: hardware, materiály, softwarové licence, cokoli hmotného nebo se SKU.
• Generická položka — volný řádek: bez vazby na katalog, název, cenu a množství píšete ručně. Ideální pro příležitostné položky, které nepatří do katalogu («Cesta do Milána», «Jednorázové počáteční nastavení», «Grafická úprava loga»).
• Generická položka % — vypočítaný řádek: zadáte procento (kladné nebo záporné) a Mokapen vypočítá částku jako procento z netta předchozích řádků. Klasické použití: sleva na objednávku («Věrnostní sleva −10 %» po vypsání všech položek) nebo příplatek («Urgentní služba +15 %»). Číslo se přepočítá v reálném čase, pokud přidáte řádek výše nebo změníte cenu.
• Položka % pouze text — jako předchozí, ale bez vypočítané částky: na dokumentu zobrazí pouze popisek. Použijte, když chcete zákazníkovi sdělit něco bez změny součtů («Sleva již zahrnuta v cenách», «Snížená DPH u některých položek»).

Co píšete v každém řádku

Bez ohledu na typ má každý řádek stejná pole (s drobnými rozdíly u typů %):

• Název a poznámka — co zákazník čte na PDF. Název je hlavní řádek («Rutinní údržba serveru»), poznámka je popis pod ním («Zahrnuje dvě čtvrtletní návštěvy, správu ticketů, bezpečnostní aktualizace»). Předvyplněno z katalogu, pokud vybráno; u generické položky píšete sami.
• Množství a jednotková cena — tvoří celkem řádku. Výchozí množství je 1, takže u jednorázové služby stačí cena. U spotřebních řádků (hodiny, dny, licence) zadejte skutečné množství.
• Sazba DPH — vybraná z těch nastavených ve vaší organizaci (Nastavení → Prodej → Daně). Pokud sazby ještě nejsou nastaveny, Mokapen vás varuje, než umožní vytvořit řádky. Systém výchozí nastaví sazbu z katalogu produktu/služby, nebo standardní sazbu vaší země u generických položek.
• Sleva na řádek — procento slevy na jednu položku (0–100 %): užitečné pro speciální cenu na jednu položku bez dotčení ostatních. Liší se od slevy zákazníka a slevy na dokument — viz níže.
• Jednotkové náklady — interní pole, neviditelné pro zákazníka: používá se pro marži a markup. Pokud vyplněno, objednávka ukazuje, kolik na tom řádku vyděláváte. Není povinné, ale pokud pracujete s těsnými maržemi nebo chcete ziskovost objednávky, stojí za to ho zadat alespoň u hlavních položek.

Netto nebo brutto ceny: co zvolit

Nad seznamem řádků je přepínač «Použít brutto ceny». Není to technický detail: mění, co číslo v poli ceny znamená.

• Netto ceny (výchozí) — zadáváte cenu bez DPH. Pokud napíšete 100 € na řádek s 22% DPH, zákazník vidí 100 € netto + 22 € DPH = 122 € celkem. Standard pro B2B: protistrana myslí v nettu, protože DPH odečítá.
• Brutto ceny — zadáváte cenu včetně DPH. Pokud napíšete 122 € na řádek s 22% DPH, Mokapen rozdělí: 100 € netto, 22 € DPH. Přirozené pro B2C: soukromý zákazník chce vědět, co zaplatí u pokladny, nezáleží mu na rozdělení.

Přepínač platí pro celou objednávku: nemůžete míchat netto a brutto řádky. Volte podle zákazníka: společnost téměř vždy netto; koncový spotřebitel téměř vždy brutto.

Slevy: plná kaskáda (až pět úrovní)

Slevy se aplikují kaskádově na zbývající základ (procenta se nesčítají). Kromě zákazníka, řádku a ruční mohou objednávky používat také pravidla organizace pro množství a celkovou netto částku. Plné nastavení v příručce Slevy.

Typické pořadí aplikace na řádek 1 000 € netto:

1. Začněte od 1 000 €.
2. Sleva zákazníka (záznam společnosti), např. 10 % → 900 €.
3. Sleva na řádek / pevná položka, např. 5 % → 855 €.
4. Sleva za množství (Nastavení → Objednávky → Sleva), pokud se spustí → základ dále snížen.
5. Sleva za celkovou netto částku (stejná nastavení), pokud je dosaženo objemové úrovně.
6. Ruční sleva na dokument («Přidat slevu» pod řádky) — finální vyjednaná páka.
7. Vypočítejte DPH z netta po slevách. Poté přidejte případné náklady na dopravu.

V praxi zřídka použijete všechny úrovně najednou. Běžné vzory:

• Sleva zákazníka — věrnost na záznamu společnosti.
• Sleva na řádek — speciální cena na jednu položku.
• Množství / objem — automatická velkoobchodní pravidla (příručka Slevy).
• Ruční dokument — uzavření dealu na aktuální objednávce.

Blok součtů ukazuje každou oceněnou úroveň zvlášť. Dokud nepovolíte ruční slevu, zůstávají sleva zákazníka, sleva na řádek a (pokud nakonfigurováno) automatická pravidla.

Pokud objednávka pochází z přijaté nabídky nebo vyhraného obchodu, Mokapen může předvyplnit řádky — ověřte a upravte před odesláním zákazníkovi nebo synchronizací s účetnictvím.

Přeuspořádání, úprava, smazání řádků

Řádky lze přetáhnout pro přeuspořádání: pořadí na obrazovce je pořadí, které zákazník uvidí na PDF. Dejte hlavní položky první, pak příslušenství, pak případné procentuální slevy — aby objednávka dobře četla.

Pro úpravu řádku klikněte na ikonu úpravy: znovu se otevře stejné modální okno vytvoření. Pro smazání ikonu koše. Mokapen u smazání řádku nepožaduje potvrzení (obnovení trvá sekundy), ale u důležitých objednávek stojí za to pravidelně ukládat.

Součty: co vidí zákazník a co pouze vy

Blok součtů dole v sekci řádků ukazuje veškerou matematiku objednávky. Položky viditelné zákazníkovi na PDF jsou:

• Netto celkem — součet zdanitelných částek řádků.
• Aplikované slevy — jedna po druhé, pokud jsou různé typy.
• Daně — oddělené podle sazby DPH.
• Brutto celkem — konečná částka, kterou zákazník vidí.

Pak jsou tři položky, které vidíte pouze interně a které se na PDF nikdy neobjeví. Zobrazí se pouze, pokud jste vyplnili jednotkové náklady na řádcích:

• Marže — rozdíl mezi netto cenou a celkovými náklady.
• Marže % — marže vzhledem k prodejní ceně.
• Markup % — marže vzhledem k nákladům.

Toto jsou vaše interní metriky ziskovosti, užitečné pro rozhodnutí, zda ještě můžete snížit cenu pro uzavření.

Design dokumentu: PDF šablony a jak je přizpůsobit

PDF, které zákazník obdrží, se nesestavuje pokaždé od nuly: vychází ze šablony, která definuje rozvržení, barvy, pozici loga, strukturu tabulky řádků, kam jde podpis. Na záznamu objednávky najdete blok Design s rozevíracím seznamem pro volbu šablony.

Systémové šablony (připravené k použití)

Mokapen obsahuje čtyři výchozí šablony — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — s různým rozvržením. Liší se umístěním loga (vlevo nahoře, uprostřed, vpravo), stylem tabulky řádků (s nebo bez střídavých řádků, s okraji nebo pouze oddělovači), rozvržením bloku odesílatele/příjemce, pozicí bloku podpisu. Jsou již nakonfigurovány a automaticky používají data vaší organizace (logo, barvy, daňová data).

Pokud právě začínáte a nemáte čas na přizpůsobení, vyzkoušejte čtyři standardní šablony se stejnou objednávkou (stačí změnit šablonu a kliknout na Náhled) a vyberte tu, která se vám líbí. Mnoho uživatelů zůstává u standardních šablon roky bez problémů.

Vlastní šablony vaší organizace

Pokud máte specifické potřeby — přesné barvy značky, rozvržení vyžadované vaším odvětvím, další bloky jako záruční podmínky nebo digitální podpis — můžete vytvořit vlastní šablony v oblasti Šablony organizace (postranní menu). Každá šablona je konkrétního typu (Objednávka, Nabídka, Faktura…) a definuje strukturu dokumentu s přizpůsobitelnými bloky.

Vlastní šablona vám umožní:

• Definovat, které bloky zobrazit a jejich pozici (hlavička, odesílatel, příjemce, tabulka řádků, podmínky, podpis, právní poznámky).
• Nastavit barvy, písma a styl tabulky v souladu se značkou.
• Přednačíst standardní text v ekonomických podmínkách: při vytvoření nové objednávky s touto šablonou se text podmínek automaticky vyplní formulací, kterou jste připravili (platnost, platební podmínky, regulační reference).

V seznamu šablon vaší organizace můžete označit šablonu jako výchozí: bude automaticky navrhována u všech nových objednávek. Užitečné, když celý prodejní tým musí používat stejné rozvržení bez přemýšlení.

Pokud změníte šablonu existující objednávky (např. proto, že tento zákazník vyžaduje jiné rozvržení) a uložíte, náhled a stažení použijí nový design — bez dotčení řádků, cen nebo podmínek, které jste už napsali.

Ekonomické podmínky: volný text objednávky

V bloku Dokument najdete editor ekonomických podmínek: oblast bohatého textu (tučné, kurzíva, seznamy, odkazy, tabulky), kde píšete vše kolem položek a čísel. Platební podmínky («30 dnů od data faktury»), platnost nabídky («platná do 31. 3. 2026»), důvěrnostní klauzule, dodací lhůty, záruky, sankce, regulační reference.

Pokud nastavíte šablonu s přednačtenými podmínkami, editor se vyplní automaticky při vytvoření objednávky — změníte pouze to, co je potřeba pro konkrétní případ. Pokud šablona nemá přednačtené podmínky, začínáte od prázdného a píšete volně.

Text podmínek se na PDF objeví pod tabulkou řádků, před blokem podpisu. Mokapen ho neindexuje ani neanalyzuje: čistý obsah dokumentu, formátování, které vidíte v editoru, je to, co zákazník vidí.

Náhled, stažení a odeslání zákazníkovi

Když je objednávka připravena — řádky zadané, podmínky napsané, zákazník propojen — je čas ji doručit. Mokapen vám dává tři cesty, od nejjednodušší po nejprofesionálnější.

Náhled: kontrola před odesláním

Tlačítko Náhled vpravo nahoře na záznamu ukazuje PDF přesně tak, jak ho uvidí zákazník, přímo v prohlížeči ve formátu A4. Negeneruje soubor ke stažení: je to okamžité vykreslení s aktuálními daty a šablonou.

Používejte ho vždy před odesláním. Za dvě sekundy odhalí, co při pohledu na záznam unikne: název řádku useknutý kvůli délce, špatně zalomená poznámka, logo umístěné způsobem, který se vám s touto šablonou nelíbí, špatná sazba DPH na řádku. Upravte, uložte, znovu otevřete náhled — opakujte, dokud nejste spokojeni.

Důležité: náhled odráží uložený stav objednávky. Pokud jste právě změnili řádky nebo podmínky a neuložili, náhled nemusí ukazovat poslední změny. Uložte a zkuste znovu.

Stažení: PDF nebo Word

Tlačítko Stáhnout otevře menu se dvěma možnostmi: PDF a Word (docx). PDF je standardní formát doručení — neupravitelný zákazníkem, profesionální, univerzální. Název souboru se automaticky sestaví jako NázevOdesílatele - KódObjednávky.pdf (příklad: «Acme s.r.o. - ORD-3-2026.pdf»), takže když zákazník soubor uloží, najde ho už identifikovaný.

Word slouží ve dvou konkrétních případech: když potřebujete dokument ručně upravit před odesláním (přidat vlastní odstavec, který nechcete v systému), nebo když zákazník požaduje upravitelný formát pro integraci do většího dokumentu. Poznámka: exportovaný Word je snímek objednávky — změny provedené tam se nevrátí do Mokapen.

Odeslání e-mailem: doručení přímo z objednávky

Tlačítko Odeslat e-mail otevře modální okno pro odeslání objednávky zákazníkovi bez opuštění Mokapen, s přiloženým PDF.

Příjemce je předvyplněn e-mailem propojeného kontaktu nebo společnosti. Můžete přidat více příjemců oddělených středníky — užitečné, když kontakt chce kopii nákupu nebo účetního. Pole Od navrhuje e-mailové adresy nakonfigurované jako SMTP propojení v organizaci: pokud nemáte žádné, Mokapen použije systémovou adresu (e-mail stále dorazí, ale z generické adresy). Pro profesionální vzhled propojte alespoň jednu firemní adresu (info@, prodej@, vaši osobní) v e-mailových propojeních.

Předmět je předvyplněn textem «Objednávka {kód}» — změňte ho pro něco konkrétnějšího («Náš návrh údržby 2026»). Tělo je nastaveno standardním pozdravem, ale můžete ho kompletně přepsat: vaše poslední obchodní poznámka, reference na rozhovor, další kroky.

Níže najdete dvě důležité možnosti:

• Přiložit PDF dokument (zapnuto ve výchozím stavu) — vygeneruje PDF objednávky a přiloží ho, takže zákazník má vždy kopii, i když neklikne na odkaz.
• Obdržet skrytou kopii BCC — pošle skrytou kopii na vaši adresu, užitečné pro sledování přesně toho, co jste odeslali a kdy.

Po odeslání se událost zaznamená do časové osy objednávky (datum, čas, příjemci): i když se vrátíte o tři týdny později, přesně víte, kdy jste ji odeslali.

Synchronizace s fakturačním softwarem

Mokapen je CRM a obchodní dokument, ne fakturační software: e-fakturace, DPH evidence a deník zůstávají v účetnictví (Fatture in Cloud, ERP, účetní). U objednávek je synchronizace klíčovým krokem — zde se data stávají fakturovatelnými bez opětovného zadávání.

Nejzralejší integrace je s Fatture in Cloud: podrobnosti v vyhrazené příručce Fatture in Cloud. Propojením účtu FIC proudí záznamy zákazníků, katalog produktů/služeb a objednávky s řádky z Mokapen do Fatture in Cloud, kde se stanou e-fakturami. Směr je konfigurovatelný (pouze export, nebo obousměrně).

Na objednávce záložka Synchronizace ukazuje stav: synchronizováno, poslední úspěšná operace, případné chyby. Po změnách řádků nebo částek v Mokapen může být před vystavením faktury účetnictvím potřeba nová synchronizace.

Záznamy jsou spárovány mezi systémy s DIČ a daňovým kódem proti duplicitám. Mapování DPH a filtry synchronizace jsou konfigurovatelné na organizaci v Integracích.

Typický tok: přijatá nabídka → objednávka v Mokapen → synchronizace objednávky do FIC → e-faktura z účetnictví. Mokapen řídí CRM a dokument objednávky; fiskální shoda zůstává na propojeném účetním systému.

Vytvoření objednávky

Existují tři způsoby, jak začít, a volba mění, kolik práce uděláte.

• Z přijaté nabídky (doporučeno, pokud existuje) — z nabídky se stavem Přijatá, automatizace pipeline nebo tlačítko + Vytvořit a propojit → Objednávka. Položky, zákazník, částky a podmínky se zkopírují; objednávka se narodí již propojená se zdrojovou nabídkou. Viz příručka Nabídky pro tok přijetí.
• Z vyhraného obchodu — ze záznamu obchodu, + Vytvořit a propojit → Objednávka. Zákazník a obchodní data se předvyplní; přidejte nebo ověřte řádky.
• Přímý režim — ze stránky Objednávky klikněte na + Objednávka vpravo nahoře. Pro již dohodnuté prodeje bez formální nabídky nebo opakující se objednávky. Vytvořte záznam zákazníka za běhu, pokud je potřeba.

Ve všech případech je provozní sekvence stejná:

1. Dejte jí jasný název: «Objednávka údržby 2026 — Acme s.r.o.» je lepší než «Objednávka Acme».
2. Ověřte příjemce a odesílatele.
3. Zvolte šablonu dokumentu (typ Objednávka) nebo nechte výchozí.
4. Přidejte nebo ověřte řádky: hlavní položky první, pak příslušenství, pak procentuální slevy.
5. Napište ekonomické podmínky nebo opravte text přednačtený ze šablony.
6. Nastavte vlastníka, datum objednávky a počáteční stav pipeline.
7. Uložte. Mokapen přiřadí kód ORD-N-ROK, pokud jste ho nenastavili, vypočítá součty a objednávka je připravena.

Klikněte na Náhled, pak Odeslat e-mail, Stáhnout PDF nebo spusťte synchronizaci s účetnictvím — podle dalšího kroku ve vašem procesu.

Vše nemusí být dokonalé při prvním uložení: můžete se vrátit a upravit řádky, ceny a text. Po synchronizaci s Fatture in Cloud mohou změny v Mokapen vyžadovat novou synchronizaci.

Úprava objednávky

Změny objednávky se provádějí třemi různými způsoby podle toho, co potřebujete změnit a u kolika záznamů.

Přímá úprava na záznamu

Otevřete záznam objednávky (z Kanbanu nebo Seznamu) a upravujte tam, kde je potřeba: klikněte na název pro přejmenování, ikonu tužky vedle polí pro opravu, přidávejte/odebírejte řádky, přepisujte podmínky. Na bočním panelu se pole ukládají automaticky jedno po druhém při opuštění fokusu. Na celé stránce musíte kliknout Uložit, když dokončíte blok, na kterém pracovali.

Poznámka: pokud měníte řádky nebo texty podmínek, nezapomeňte nejdříve uložit před generováním náhledu nebo odesláním — jinak je odeslané PDF stále předchozí verze.

Posun stavu z Kanbanu

Pokud je jediná věc ke změně fáze objednávky (přesunuto k plnění, fakturováno, dodávka dokončena), ani neotevírejte záznam: přetáhněte kartu v Kanbanu z jednoho sloupce do druhého. Stav se aktualizuje okamžitě. Nejefektivnější způsob řízení plnění během provozních schůzek nebo ranního kolečka otevřených zakázek.

Jedno omezení: «terminální» stavy — ty na 100 % (jako Vyřízeno) nebo 0 % (Zrušeno) — mohou změnit na jiné stavy pouze uživatelé s rolí člena v organizaci. Ochrana proti tomu, aby externí spolupracovníci «znovu otevírali» již uzavřené objednávky.

Hromadná úprava ze zobrazení Seznam

Když potřebujete změnit něco u mnoha objednávek — přeřadit všechny obchodníka, který odešel, přidat štítek dávce letních objednávek, posunout stav u dávky — přepněte na zobrazení Seznam, filtrujte pro nalezení správných objednávek, vyberte zaškrtávacími políčky a klikněte na Upravit v akční liště, která se objeví nahoře.

Modální okno hromadné úpravy ukazuje pouze pole, která dávají smysl hromadně: vlastník, stav, štítky, jednoduchá vlastní pole. Nemůžete hromadně upravovat řádky nebo texty — ty jsou ze své podstaty specifické pro jednu objednávku. Potvrďte a změna se aplikuje na všechny výběry.

Další hromadné akce ve stejné liště jsou Klonovat, Archivovat a Smazat — viz vyhrazené sekce.

Smazání objednávky

Mažte objednávky vytvořené omylem nebo testovací duplicity. Preferujte Archivaci, pokud má objednávka užitečnou historii (odeslaná, vyřízená nebo synchronizovaná, propojení se zákazníkem nebo obchodem) a nechcete ztratit stopu na kontaktu nebo společnosti.

Jednotlivé smazání

1. Otevřete záznam → Možnosti (tři tečky) → Smazat (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně.

S Advanced Premium objednávka jde do koše (stránka Objednávky → Akce → Koš objednávek). Odtud můžete Obnovit nebo Smazat trvale. Pokud otevřete objednávku již v koši, objeví se banner Obnovit / Smazat trvale.

Na plánu Free (bez Advanced Premium) je smazání obecně trvalé hned po potvrzení, bez koše — zkontrolujte oprávnění vaší organizace.

Hromadné smazání

1. Zobrazení Seznam → vyberte → Smazat (červené tlačítko) → potvrďte.

Zvažte dopad na synchronizaci a fakturaci již zahájenou před trvalým smazáním.

Archivace objednávky

Objednávka není jako úkol, který «dokončíte» a zmizí. I když je zakázka hotová — vyřízená, fakturovaná, zrušená — záznam zůstává užitečný: je to obchodní historie zákazníka a je v pořádku ji najít v propojeních na jeho záznamu, v ročních reportech, v analýzách minulých objednávek. Archivace dělá přesně toto: přesune objednávku z aktivních zobrazení (Kanban a Seznam ji už neukazují), ale zachová ji nedotčenou. Stále se objeví na propojeném záznamu zákazníka a v historických reportech a můžete ji kdykoli konzultovat z Objednávky → Akce → Archiv objednávek.

Jednotlivá archivace

1. Otevřete záznam → Možnosti → Archivovat.
2. Potvrďte v modálním okně.

Pro znovuotevření (zákazník zavolá o měsíce později a chcete pokračovat odtud): najděte ji v archivu, otevřete záznam, Možnosti → Obnovit, a vrátí se do aktivního Kanbanu ve stavu, který měla před archivací.

Hromadná archivace

1. Zobrazení Seznam → vyberte → Archivovat v hromadné liště → potvrďte.

Kdy archivovat a kdy smazat? Praktické pravidlo: archivujte, pokud objednávka skutečně proběhla (odeslali jste ji, probíhala jednání, má historickou hodnotu), mažte, pokud jde o chybu (vytvořena omylem, duplicita, test). Nearchivujte pro «úklid»: Kanban s filtry vám už dává veškerý úklid, který potřebujete, a staré, ale dobré objednávky jsou přidanou hodnotou na záznamu zákazníka.

Klonování objednávky

Pokud máte šablonovou objednávku, kterou často znovu používáte — stejnou strukturu řádků s malými variacemi pro jiného zákazníka — nevytvářejte ji pokaždé od nuly: naklonujte ji. Klonovaná objednávka zachová všechny řádky, podmínky, šablonu a vybrané přílohy; změníte příjemce zákazníka a upravíte ceny, pokud je potřeba.

Jednotlivé klonování

1. Otevřete záznam → Možnosti (tři tečky) → Klonovat.
2. V modálním okně zvolte zaškrtávacími políčky, co přenést do kopie: řádky (vždy) a volitelně přílohy, propojení, komentáře, historii časové osy. Pokud pracujete ve více organizacích se stejným účtem, můžete objednávku naklonovat do jiné organizace.
3. Potvrďte.

Mokapen vytvoří novou objednávku s příponou v názvu pro odlišení od originálu. Dostane nový kód (pořadové číslo aktuálního roku) a není propojena s původním zákazníkem — nastavíte správného příjemce. Originál zůstane nezměněn: klonování je kopie, ne přesun.

Hromadné klonování

1. Zobrazení Seznam → vyberte zaškrtávacími políčky → Klonovat v hromadné liště → zvolte možnosti jednou pro všechny → potvrďte.

Z nabídky nebo vyhraného obchodu

Většina objednávek pochází z něčeho, co se už stalo výše v toku — přijaté nabídky nebo vyhraného obchodu. Mokapen se vyhýbá opětovnému zadávání položek a dat zákazníka v těchto krocích.

Existují dvě hlavní cesty:

• Z přijaté nabídky — když zákazník přijme (online přes OTP, ručně nebo s automatizací pipeline na 100 %), Mokapen nabídne vytvoření propojené objednávky se stejnými položkami, částkami a podmínkami. Potvrďte modální okno a za sekundy máte objednávku s kódem ORD-N-ROK, propojenou s nabídkou v Propojeních. Nabídka zůstává v systému: ze záznamu zákazníka vidíte «nabídka odeslaná v březnu, přijata v dubnu, objednávka vystavena v dubnu». Podrobnosti o toku nabídky v příručce Nabídky.
• Z vyhraného obchodu — ze záznamu obchodu, + Vytvořit a propojit → Objednávka. Zákazník, kontakt a obchodní data se předvyplní; přidejte nebo ověřte řádky. Obousměrné propojení zůstává sledované pro reporty a audit.

V obou případech vždy ověřte řádky, ceny a podmínky před odesláním zákazníkovi nebo synchronizací: nabídka mohla být v jednání až do poslední chvíle a objednávka je definitivní dokument.

Související sekce

Objednávka nežije izolovaně: další oblasti Mokapen ji obklopují a stojí za znalost pro skutečné používání.

• Propojení — propojte objednávku s obchody, zdrojovou nabídkou, projekty, následnými úkoly, tickety podpory, dalšími souvisejícími objednávkami. Každé propojení je obousměrné (z objednávky vidíte úkol, z úkolu vidíte objednávku). Když otevřete záznam zákazníka o šest měsíců později, na první pohled rekonstruujete vše, co se stalo.
• Soubory — připojte k objednávce specifikace, technické specifikace, návrhy smluv, screenshoty, které zákazník poslal. Zůstávají na záznamu objednávky a jsou dohledatelné vyhledáváním souborů organizace.
• Aktualizace — časová osa (nebo log aktivit) je plná historie všeho, co se s objednávkou stalo: kdy vytvořena, kdo co a kdy změnil, každý odeslaný e-mail (s příjemci), každé odeslání dokumentu a synchronizace (s IP a datem). Forenzně užitečné: pokud je diskuse o «co jsme řekli», časová osa dá odpověď s daty.
• Štítky — volná klasifikace pro rychlé filtrování a vyhledávání: «Enterprise», «Obnova», «K relaunchi», «Složité», jakákoli taxonomie, která vám dává smysl. Filtry stránky Objednávky velmi dobře fungují se štítky.

Nastavení objednávek

Nastavení jsou v Nastavení → Prodej → Objednávky. S aplikací Objednávky a «vhodným plánem Premium» je mohou spravovat Členové (a výše) — ne pouze Vlastníci. Dostupné karty:

• Pipeline a stavy — viz níže.
• Pole a Seznam a sloupce — v UI označeno brzy k dispozici (zatím nekonfigurovatelné z tohoto centra).
• Sleva — automatická pravidla pro množství a celkovou netto částku (+ kaskáda se zákazníkem/řádkem/ruční).
• Doprava — geografické zóny (pevná nebo podle hmotnosti, doprava zdarma). Bez zón zůstávají náklady na dopravu u objednávky ruční.

Sloupce zobrazení Seznam lze stále přizpůsobit z menu Akce Seznamu, kde to produkt umožňuje; vlastní pole organizace zůstávají v globální oblasti nastavení polí/entit, ne na těchto kartách «brzy k dispozici».

Pipeline a stavy objednávek

Pipeline objednávek modeluje provozní plnění, ne obchodní jednání (to zůstává u nabídek). Ve výchozím stavu Mokapen navrhuje sedm stavů:

• Nová objednávka (20 %) — právě vytvořena, čeká na převzetí.
• Převzato k řešení (40 %) — někdo z týmu pracuje na plnění.
• K fakturaci (60 %) — připraveno k předání účetnictví.
• Fakturováno (80 %) — faktura vystavena (nebo synchronizace s účetnictvím dokončena).
• Vyřízeno (100 %) — zakázka úspěšně uzavřena.
• Pozastaveno (0 %) — dočasná pauza.
• Zrušeno (0 %) — objednávka neprobíhá.

Procenta («postup») napájí lištu na kartách Kanbanu a reporty. Přizpůsobte stavy, pořadí sloupců a postup v Nastavení → Prodej → Objednávky → Pipeline a stavy. Více pipeline a omezení na tým fungují jako u nabídek.

Mimo oblast objednávek, ale důležité pro její správné fungování, jsou dvě další konfigurace:

• Sazby daní (Nastavení → Prodej → Daně) — pokud jste nenastavili alespoň jednu, řádky nelze vytvářet.
• Šablony dokumentů (menu Šablony organizace) — kde přizpůsobíte PDF šablony, o kterých jsme hovořili v sekci «Design dokumentu».

Reporty objednávek

Kanban a Seznam slouží pro práci na jednotlivých objednávkách; pro pochopení celkového výkonu — kolik objednávek jste udělali ve čtvrtletí, kdo je nejlepší obchodník, které produkty nejčastěji končí v objednávkách, trend vyřízených a fakturovaných objednávek — existují vyhrazené reporty, přístupné ze stránky Reporty objednávek (vyžaduje plán Premium).

Dostupné reporty pokrývají nejužitečnější analytická zobrazení v prodejním cyklu:

• Rozložení podle stavu — kolik objednávek je v každé fázi pipeline: nezbytné pro odhalení úzkých míst.
• Rozložení podle pipeline — pokud používáte více než jednu, uvidíte, jak se práce rozděluje mezi kanály.
• Výkon podle vlastníka — počet objednávek a ekonomický objem na obchodníka.
• Nejčastěji objednávané položky — které produkty/služby nejčastěji končí v objednávkách. Zlatý důl pro pochopení, co trh skutečně požaduje.
• Objednávky na zákazníka — koho jste pokryli a za jakou hodnotu.
• Ekonomické objemy podle období — měsíční, čtvrtletní, roční trend.
• Marže a markup — ziskovost objednávek. Funguje pouze, pokud jste vyplnili jednotkové náklady na řádcích: bez nákladů report zůstane prázdný.

Jako všude v Mokapen reporty respektují oprávnění organizace: každý uživatel vidí pouze záznamy, ke kterým má přístup podle role. Obchodník automaticky nevidí objednávky kolegů, pokud to oprávnění neumožňují — užitečné pro týmy s interní konkurencí nebo citlivými daty.