Průvodce Mokapenem

Sekvence

Sekvence jsou způsob, jakým vám Mokapen umožní psát mnoha lidem, aniž by to vypadalo jako spam: řada e-mailů v čase pro každou zapsanou osobu, s čekáním mezi kroky a pravidly, která odesílání zastaví, když kontakt odpoví, otevře nebo klikne. Není to workflow, který se spustí při každé události v CRM: zapíšete publikum (nebo kohokoli, kdo odpovídá filtru) a Mokapen kroky spouští kontrolovaným tempem.

Pohodlí je právě tady: jeden filtr, jeden tok e-mailů, pool odesílatelů, který rotuje schránky a drží stejný From u každého kontaktu. Žádný náraz tisíce odeslání při spuštění, žádné ruční kopírování do Gmailu, žádná tabulka „komu už jsem psal“.

Sekvence jsou v plánu Premium Large (samostatný limit od workflow). Otevřete je z uživatelského menu → Sekvence: seznam, editor, zápisy a log.

Přehled

Sekvence spojuje:

• Definice — název, Vlastník, Spolupracovníci, Aktivní/Neaktivní, spouštěč Kontakt zapsán s filtrem publika, spuštění, pool odesílatelů a pravidla výstupu.
• Kroky — stejný editor jako u workflow: obvykle Odeslat email a Zpoždění v pořadí. Motor sekvencí spouští jen tyto dva; zbytek nechte workflow.
• Zápisy — jeden řádek na kontakt: stav, aktuální krok, další spuštění, důvod výstupu.
• Log aktivity — zapsán, e-mail odeslán, čeká, vystoupil, chyby. Zůstává, dokud sekvenci nesmažete.

Když sekvenci aktivujete, Mokapen zapíše každého, kdo v tu chvíli odpovídá filtru, a dál přidává každého, kdo do filtru vstoupí. Odesílání je rytmizované: denní okno (přibližně 9–18), denní strop na schránku, při spuštění několik kontaktů za minutu.

Základní pojmy

• Zápis — vazba mezi jedním kontaktem a jednou sekvencí. Jen jeden na kontakt a sekvenci: po dokončení nebo výstupu se znovu nezapíše automaticky.
• Stav — Queued, In progress, Completed, Exited (zrušení, odpověď/otevření/kliknutí/bounce podle pravidel, nebo chyba).
• Filtr publika — podmínky na kontakty ve spouštěči (stejné UI jako filtry automatizace).
• Pool odesílatelů (SMTP) — jedna nebo více připojených schránek. Mokapen rotuje odesílání a drží stejný From u kontaktu ve všech krocích. S prázdným poolem nastavíte From u každého kroku Odeslat email.
• Vlastník — kdo sekvenci „vlastní“ (oprávnění, spolupracovníci). E-maily odcházejí ze schránek v poolu (nebo z From kroku, pokud je pool prázdný), ne z magické adresy vlastníka.
• Proměnné — pole zapsaného kontaktu (jméno, e-mail, vlastní) v předmětu a těle, stejně jako v automatizacích.

Sekvence vs workflow

Workflow použijte na reaktivní logiku CRM (odeslaný formulář → úkol, vyhraný obchod → e-mail). Sekvence na nurture, onboarding a outreach s více dotyky a stropem odesílání.

Role v CRM

• Péče o leady — filtrovaný segment (např. štítek Newsletter) → 3 e-maily během 2 týdnů. Kontakty zůstávají v adresáři.
• Onboarding — noví zákazníci ve filtru → uvítání, tip, připomínka, bez ručního honění.
• Reaktivace — poslední aktivita je stará → krátká série, pak lidský follow-up, pokud neodpoví.
• Outbound — publikum z Najít leady nebo z importu: několik schránek v poolu, stejný From na kontakt, stop při odpovědi.

Otevření, kliknutí a odpovědi na e-maily ze sekvence krmí pravidla výstupu a zůstávají ve schránce, stejně jako zbytek trackingu v Mokapenu.

Případy použití

Sekvence je vlákno e-mailů v čase, na stejném publiku. Není to workflow „když se stane X, udělej Y“: je to nurture a outbound, s poolem schránek a denním stropem.

• Outbound s více dotyky — Máte seznam v adresáři (role, země, bez otevřeného obchodu) a chcete 4–5 e-mailů za dva týdny, ne blast. Filtr publika na ty kontakty, pool se dvěma nebo třemi obchodními schránkami, abyste nespálili jeden From, 40 odeslání denně na schránku v celé organizaci (dvě sekvence na stejné schránce se o strop dělí). Kroky: e-mail 1 → čekat 3 dny → e-mail 2 → … Výstup, když kontakt odpoví, aby ten, kdo už řekl „ne“, nedostal e-mail 4. Při spuštění 3 kontakty za minutu. Není to místo pro „každý nový obchod pošle Slack“: to je workflow.
• Onboarding lidí na trialu — Nové trialy se do filtru dostanou samy (štítek Trial nebo plán), dokud je sekvence Aktivní: periodická synchronizace je zapíše, nepřidáváte je ručně. Den 0 uvítání, den 2 tři věci k udělání, den 7 upgrade. Jedna schránka „hello@“ v poolu stačí; lepkavý From: stejný trial vždy slyší hello@, nerotuje na sales@. Pokud trial přejde na placený, pravidlo výstupu (štítek / změněný plán) ho vytáhne před nabídkou dne 7.
• Follow-up po demu, po jednom — Ne každý, kdo byl na hovoru, má vstoupit do globálního filtru: někteří už jsou v obchodu, někteří ne. Krátká sekvence (díky + recap + „další krok“), ruční zápis kontaktu po hovoru, bez rozšiřování publika. Filtr může zůstat úzký nebo prázdný: sekvenci používáte jako osobní kadenci, ne jako tržní motor.
• Málo odeslání, reputace k ochraně — Gmail a tradiční poskytovatelé nemají rádi 500 studených e-mailů od prvního dne. Strop 40/den na schránku (to je výchozí; konfigurovatelné maximum je 500, ale 40 je opatrná hodnota), denní okno ~9–18, 3 za minutu při spuštění. Pokud schránka přejde do pauzy kvůli bounce, vyndejte ji z poolu a vraťte, až budete vědět proč (mrtvá adresa, blok poskytovatele). Zvednout strop „protože obchod spěchá“ je nejrychlejší cesta, jak hello@ poslat do spamu.

Přístup a oprávnění

Plán — Premium Large; sekvence mají vlastní limit, oddělený od workflow.

Kdo vytváří — stejně jako u workflow: novou sekvenci zahájí jen Vlastník organizace; Vlastník/Spolupracovníci a administrátoři upravují existující (průvodce Role).

Kdo odesílá — potřebujete připojené účty SMTP (vaše, sdílené s vámi, nebo za celou organizaci) v Integracích. Dejte je do poolu, nebo — pokud je pool prázdný — zvolte From u každého kroku Odeslat email. Pokud schránka není připojená, krok selže.

Stránka seznamu

V Sekvence → Moje sekvence: název, Vlastník, Spolupracovníci, Aktivní/Neaktivní, poslední aktualizace. Hromadné akce jako u workflow. Řádek otevře kartu a editor.

Publikum a spouštěč

Každá sekvence používá spouštěč Kontakt zapsán. Zápis řídí filtr publika (mřížka podmínek jako u „kontakt vytvořen“).

Kdy se kontakty zapisují

• Při aktivaci — každá shoda s filtrem (přeskočeno, pokud už je zapsaný).
• Dokud je sekvence Aktivní — zhruba každých 15 minut Mokapen filtr znovu synchronizuje a zapíše nové shody.
• Ruční zápis — z karty sekvence, jeden kontakt nebo znovuspuštění publika.

Kdokoli už je dokončený nebo vystoupil, se automaticky znovu nezapíše.

Spuštění a tempo

V konfiguraci spouštěče (stejný panel jako filtr):

• Kdy začít — ihned při aktivaci, nebo datum/čas s časovým pásmem. Motor do té doby čeká.
• Kontaktů za minutu při spuštění — výchozí 3 (max 20). Bezpečnostní hodnota pro SMTP: 3 za minutu je doporučení na obrazovce.

Navíc Mokapen odesílá v denním okně (přibližně 9–18) a respektuje stropy poolu odesílatelů. Zpoždění mezi kroky frontu nepřehlcují: zápis pokračuje, až je na řadě, v dalším cyklu.

Pool odesílatelů (SMTP)

Tohle je změna oproti „jedna sekvence = schránka Vlastníka“. Ve spouštěči najdete Pool odesílatelů (SMTP): vyberte jednu nebo více připojených schránek (vaše, sdílené s vámi, nebo za celou organizaci).

Co Mokapen dělá:

• Rotuje — další odeslání jde na schránku z poolu, která dnes odeslala nejméně, pod denním stropem.
• Stejný From na kontakt — jakmile je schránka osobě přiřazená, každý další krok odchází odtud. Kontakt vždy vidí stejného odesílatele, ne tři náhodné adresy.
• Prázdný pool — žádná rotace: From nastavíte u každého kroku Odeslat email, jako u workflow.

Denní limit odeslání na schránku — výchozí 40, max 500. Je sdílený napříč všemi sekvencemi v organizaci: pokud dvě sekvence používají stejnou schránku, 40 (nebo hodnota, kterou nastavíte) platí pro obě. Gmail často povoluje 100–500 odeslání denně: 40 je opatrná výchozí hodnota na obrazovce.

Pozastavené schránky — pokud odeslání v této sekvenci bounce, schránka se pozastaví v této sekvenci. Ostatní odesílatelé v poolu pokračují. Pro obnovení: adresu z poolu odeberte, uložte a znovu ji přidejte.

Na kartě sekvence vidíte pool, limit na schránku a (pokud nějaké jsou) pozastavené schránky. U kroku Odeslat email, pokud je pool nastavený, From už ručně nevybíráte: přiřadí ho pool.

Editor toku

Stejný editor jako u automatizací workflow. Typická lineární cesta:

1. Odeslat email — From z poolu (nebo zvolený v kroku), na e-mail kontaktu, předmět/tělo s proměnnými.
2. Zpoždění — čekání před dalším krokem.
3. Opakovat.

Vyhněte se větvím, smyčkám a CRM akcím, pokud neakceptujete, že je motor sekvencí nespustí.

Kroky a akce

Odeslat email — příjemce = zapsaný kontakt; tracking zapnutý. Proměnné z Kontakt zapsán. S nastaveným poolem vás Mokapen upozorní, že From přiřazuje pool (stejná schránka pro ten kontakt v každém kroku).

Zpoždění — zápis pozastaví, dokud nenastane termín; pak další krok v dalším cyklu.

Ostatní akce v editoru motor sekvencí neprovádí — pokud potřebujete úkoly, obchody nebo úpravy polí, použijte workflow.

Jak motor funguje

Zhruba každých 15 minut Mokapen:

1. U každé Aktivní sekvence — znovu synchronizuje publikum a zapíše nové shody.
2. Pokud je v denním okně a schránky jsou pod stropem k dispozici — vybere splatné zápisy (nejprve In progress, pak Queued v pořadí).
3. Provede krok (odeslání nebo zpoždění), aktualizuje zápis, zapíše log. S poolem: vybere nebo potvrdí stálý From a započítá odeslání na tu schránku (za celou org).

Pokud každá schránka v poolu dosáhla dnešního limitu, nebo je pozastavená, odesílání čeká do dalšího dne. Fronta automatizací musí v prostředí běžet (stejně jako u workflow).

Pravidla výstupu

V parametrech sekvence (výchozí: výstup při odpovědi, ne při otevření/kliknutí, pokud je nezapnete):

• Odpověď — odpověď na e-mail ze sekvence → Exited.
• Otevření (volitelné) — odhad z tracking pixelu.
• Kliknutí (volitelné) — kliknutí na odkaz.
• Bounce — chyba odeslání → kontakt vystoupí a použitá schránka se v této sekvenci pozastaví.
• Ručně — Zrušit na kartě.

Sledování e-mailů

Stejně jako u automatizací: otevření a kliknutí pro pravidla výstupu a schránku. Odpovědi jdou standardním tokem odpovědí. Použijte jasné CTA, pokud vystupujete při kliknutí.

Zápisy a logy

Stav sekvence nepoužívá logy workflow (ty se mažou po 28 dnech).

• Karta sekvence — poslední zápisy: kontakt, datum, stav, Zrušit, pokud je ještě ve frontě nebo probíhá. Pool, limit na schránku, pozastavené schránky.
• Zobrazit log — všechny zápisy + Log aktivity (zapsán, odesláno, čeká, vystoupil, chyba).

Data zůstanou, dokud sekvenci nesmažete.

Časté problémy

• Žádné zápisy — Je sekvence aktivní? Odpovídá filtr někomu? Archivované kontakty?
• Zaseknutý ve frontě — Budoucí spuštění? Mimo okno 9–18? Dosažený strop na schránku (napříč všemi sekvencemi org)? Všechny schránky pozastavené? Fronta automatizací vypnutá?
• E-mail se neodešle — prázdný pool a žádný From v kroku; schránka není připojená; prázdný příjemce; rozbité proměnné. Zpráva v logu aktivity.
• Stejný kontakt, různí odesílatelé — jen pokud jste stálou schránku z poolu odebrali (nebo je pozastavená) a Mokapen ji už nemůže použít: pak odeslání čeká, nevybere náhodný jiný From.
• Schránka pozastavená po bounce — odeberte ji z poolu a znovu přidejte, aby se obnovila. Kontakt, který vystoupil kvůli bounce, se sám znovu nezapíše.
• Předčasný výstup — zkontrolujte pravidla (odpověď / otevření / kliknutí) a tracking.
• Nové kontakty se nepřidávají — synchronizace je zhruba každých 15 minut; musí odpovídat filtru; už zapsaní/dokončení/vystoupilí zůstanou venku.

Doporučený postup

• Připojte schránky SMTP a dejte je do poolu před psaním e-mailů.
• Publikum a pravidla výstupu definujte dřív než texty.
• Stavte jako Neaktivní; otestujte ručním zápisem testovacího kontaktu.
• Aktivujte; 48 hodin sledujte zápisy, logy a pozastavené schránky.
• Začněte na 40 odesláních/den na schránku a 3 za minutu; zvyšujte, jen pokud SMTP a reputace drží.
• Před razantní změnou filtrů deaktivujte.

Praktické příklady

1. Cold outreach — 4 e-maily za 14 dní

V adresáři označte prospecty štítkem „Outbound“ a držte mimo každého, kdo už má otevřený obchod (filtr sekvence: štítek + žádný obchod). Připojte dvě schránky SMTP a dejte je do poolu, než napíšete jedinou řádku copy. Sekvence Neaktivní: E-mail 1 → čekat 3 dny → E-mail 2 → 4 dny → E-mail 3 → 5 dní → E-mail 4. Výstup při odpovědi. 40/den na schránku. Ručně zapište testovací kontakt, přečtěte si všechny čtyři e-maily ve schránce (i ve spamu). Teprve pak Aktivní. 48 hodin sledujte zápisy a logy: pokud schránka přejde do pauzy, „neopravujte“ to zvednutím stropu — vyndejte ji, pochopte bounce, vraťte ji.

2. Nurture trialu, který se krmí sám

Filtr: plán nebo štítek Trial. Pool: jedna schránka hello@. Uvítání hned, pak 2 dny (jak produkt používat), 5 dní (nabídka upgrade). Výstup, když plán už není Trial. Aktivujte: nové trialy zapsané synchronizací (zhruba každých 15 minut) přijdou samy. Neklonujte sekvenci každé pondělí na „trially tohoto týdne“ — filtr musí zůstat pravdivý v čase.

3. Jeden kontakt, po hovoru, bez rozšiřování publika

Sekvence „Po demu“ může mít velmi úzký filtr, nebo žádný, který by se sám trefil. Po hovoru otevřete kontakt a zapíšete ho ručně. Dostane recap a „další krok“; lidé, které jste nezapsali, ty e-maily nedostanou. Hodí se, když obchod rozhoduje případ od případu, ne když chcete všechny „demo hotovo“ automaticky (to je zase filtr na štítek nebo na datum schůzky, pokud ho tak používáte).

Časté otázky

Otázka: Může být stejný kontakt zapsán dvakrát?

Odpověď: Ne — jeden zápis na kontakt a sekvenci.

Otázka: Zmizí logy sekvence po 28 dnech?

Odpověď: Ne. Logy workflow se mažou po 28 dnech; zápisy a logy aktivity sekvence zůstanou do smazání.

Otázka: Přidávají se nové kontakty ve filtru?

Odpověď: Ano, dokud je sekvence Aktivní, zhruba každých 15 minut.

Otázka: Z jaké adresy e-maily odcházejí?

Odpověď: Ze schránek poolu odesílatelů, rotovaných a stálých na kontakt. Pokud je pool prázdný, z From, který nastavíte u každého kroku Odeslat email.

Otázka: Je limit 40/den na sekvenci?

Odpověď: Ne: je na schránku, za celou organizaci. Dvě sekvence na stejné schránce strop sdílejí.

Otázka: Schránka je „pozastavená“: co mám dělat?

Odpověď: V této sekvenci nastal bounce. Adresu z poolu odeberte a znovu přidejte, aby se obnovila. Zkontrolujte také, proč bounce nastal (mrtvá adresa, blok poskytovatele…).

Otázka: Kde uvidím historii kontaktu?

Odpověď: V Zobrazit log u sekvence.