Průvodce Mokapenem

Organizace a přístup

V Mokapenu vždy pracujete uvnitř organizace: dedikovaného pracovního prostoru pro váš tým, firmu nebo oddělení. Každá organizace má vlastní data, uživatele, nastavení a oprávnění, oddělené od ostatních. Váš osobní účet (e-mail a heslo) může patřit jedné nebo více organizacím, každá s jinou rolí. Tato příručka vysvětluje, jak fungují organizace, přístup a izolace dat.

Účet, organizace a uzavřený pracovní prostor

Klíčové rozlišení:

• Uživatelský účet — vaše přihlašovací identita (e-mail, osobní profil, jazykové preference). Jeden účet platný ve všech organizacích, ke kterým jste připojeni.
• Organizace — pracovní prostředí s vlastními kontakty, úkoly, obchody, tickety, uživateli, týmy, nastavením a plánem Premium. Je to uzavřený pracovní prostor: data jedné organizace nejsou viditelná z jiné.
• Přístup — vazba mezi vaším účtem a organizací, zaznamenaná s rolí (Host, Uživatel, Člen, Vlastník…). Bez přístupu do dané organizace nevstoupíte.

Když jste přihlášeni, Mokapen vždy zobrazuje jednu aktivní organizaci (organizace relace). Vše, co vidíte — menu, seznamy, záznamy, reporty — patří této organizaci. Přepnutí organizace kompletně mění kontext: je to jako přechod z jedné firmy do druhé, s nezávislými daty a oprávněními.

Jeden uživatel, více organizací

Je běžné mít současně přístup k více organizacím, například:

• vaše hlavní firma (role Vlastník nebo Člen);
• klientský projekt, kde jste Host nebo Uživatel na pozvání;
• druhé oddělení nebo skupinová společnost s jinou rolí;
• whitelabel nebo partnerské prostředí s vlastním brandingem.

V každé organizaci můžete mít jinou roli: Vlastník ve vaší firmě a Host u dodavatele, například. Oprávnění platí pouze pro aktivní organizaci, ne globálně pro celý účet. Více v příručce Role a oprávnění.

Přepínání organizací

Pro přechod z jedné organizace do druhé použijte výběr nahoře v navigační liště (logo a název aktuální organizace). Rozbalovací menu vypíše všechny organizace, ke kterým máte přístup: klikněte na položku a vstoupíte do daného pracovního prostoru.

Při přepnutí organizace:

• se aktualizují menu, data, nastavení a viditelný plán Premium;
• se uplatní vaše role a oprávnění pro danou organizaci;
• zůstanete ve stejné oblasti aplikace, pokud je to možné (např. přejdete z Úkolů v Org A do Úkolů v Org B);
• se zobrazí potvrzovací zpráva («Přepnuli jste na organizaci…»).

Neexistuje zobrazení «všechny organizace dohromady» pro kontakty nebo úkoly: vždy pracujete v jedné organizaci najednou.

Preferovaná organizace

Můžete nastavit preferovanou organizaci (výchozí): při každém přihlášení Mokapen nejprve otevře tuto. Je to užitečné, pokud hlavně pracujete v jednom pracovním prostoru, ale občas používáte další.

Ve výběru organizací je preferovaná organizace označena ikonou hvězdičky. Můžete ji změnit z profilu nebo nastavení organizace. Pokud preferovanou organizaci odstraníte, navrhne se jiná, ke které patříte.

Pozvánky a vstup do organizace

Pro vstup do organizace potřebujete pozvánku od uživatele s oprávněním (obvykle Uživatel nebo vyšší) nebo si sami vytvoříte novou organizaci.

• E-mailová pozvánka — obdržíte odkaz, přijmete ho a jste přidáni s rolí přiřazenou pozváním.
• Pozvánkový odkaz — některé organizace sdílejí registrační odkaz (pokud je povolen).
• Nová organizace — z menu organizací «Nová organizace»: vytvoříte prázdný pracovní prostor a stanete se Vlastníkem.

Po vstupu se organizace zobrazí ve výběru. Vaše role určuje, co tam můžete dělat (viz příručka Role). Přístup může být odebrán administrátorem: v tom případě organizace zmizí nebo bude nedostupná.

Izolace dat

Každá organizace je uzavřený tenant. To znamená, že:

• kontakty, společnosti, úkoly, obchody, tickety a dokumenty vytvořené v Org A nejsou viditelné v Org B;
• uživatelé a týmy jsou uvedeni podle organizace: kolega v Org A nemusí existovat v Org B;
• integrace, vlastní pole, pipeline a preference aplikací jsou nastaveny samostatně pro každou org;
• fakturace a plán Premium jsou podle organizace, ne podle uživatelského účtu.

I propojení mezi entitami zůstávají ve stejném pracovním prostoru: nemůžete propojit úkol v Org A s kontaktem v Org B. To zajišťuje soukromí mezi klienty, pobočkami nebo oddělenými projekty.

Týmy a další oprávnění

V každé organizaci existují týmy: skupiny uživatelů (Prodej, Podpora, Management…). Kromě organizační role lze oprávnění upřesnit na úrovni týmu u konkrétních zdrojů nebo oblastí.

Omezený uživatel vidí pouze týmy, ke kterým patří; Uživatel nebo vyšší spravuje týmy a členy. Týmy nepřekračují organizace: «Prodejní tým» v Org A je nezávislý na tom v Org B.

Veřejná nebo soukromá organizace

Každá organizace může být na Mokapen Network veřejná nebo soukromá:

• Veřejná — má stránku na Network, užitečné pro nalezení potenciálními klienty nebo partnery.
• Soukromá — pouze pro interní použití; neobjevuje se na Network. To je nejčastější volba pro uzavřené firemní pracovní prostory.

Veřejná nebo soukromá se týká externí viditelnosti na Network, ne interních oprávnění: v obou případech data zůstávají přístupná pouze pozvaným uživatelům.

Whitelabel a dedikované domény

Některé organizace používají whitelabel: vlastní doménu, logo a komunikaci (např. CRM partnera s vlastní značkou). Zůstáváte v uzavřeném pracovním prostoru jako u ostatních org, ale vizuální zážitek a některé funkce se mohou lišit. Přístup a izolace dat fungují stejně.

Stav přístupu

Ve výběru organizací ikona varování označuje pozastavený nebo omezený přístup (např. neúplná pozvánka, deaktivovaná organizace, překročená kvóta). V tom případě může být organizace zobrazena šedě: kontaktujte Vlastníka nebo administrátora organizace pro obnovení přístupu.

Praktické příklady

• Freelance konzultant — Vlastník vlastní org; Host nebo Uživatel v klientských org, kde pracuje na přiřazených úkolech. Přepíná org z výběru na začátku dne.
• Skupina se dvěma firmami — dvě oddělené organizace (Holding Org, Pobočková Org). Stejní manažeři s jedním účtem, oddělená data a fakturace.
• Externí dodavatel — pozván jako Host na projekt: vidí pouze sdílené úkoly/projekty, ne celý adresář ani nastavení.
• HR a prodej — stejná org, různé role Člen a Uživatel; HR tým a Prodejní tým s viditelností na úrovni oddělení.

Často kladené otázky

O: Synchronizují se mé kontakty mezi všemi organizacemi?

A: Ne. Každá organizace má vlastní adresář. Stejný účet může mít různé kontakty v různých org.

O: Mohu mít různé role v různých organizacích?

A: Ano. Role je vázána na přístup v každé organizaci, ne na váš globální účet.

O: Co se stane, když mě odstraní z organizace?

A: Ztratíte přístup k danému pracovnímu prostoru a jeho datům. Váš účet a ostatní organizace zůstávají aktivní.

O: Musím platit Premium za každou organizaci?

A: Ano, plán Premium je podle organizace. Různé org mohou mít různé plány (bezplatný nebo vhodný plán Premium).

O: Kde zjistím, co mohu dělat se svou rolí?

A: V příručce Role a oprávnění, s porovnávací tabulkou a FAQ pro Host, Uživatel, Člen, Vlastník a Admin.