Průvodce Mokapenem

Uživatelé a týmy

Sekce Uživatelé a týmy je centrální místo pro správu kdo ve vaší organizaci pracuje a jak je skupina strukturována. Odtud zvete kolegy a spolupracovníky, přiřazujete Oprávnění (organizační roli), vytváříte týmy podle oddělení nebo projektu, sledujete stav přístupu a držíte se limitů plánu.

Uživatelé a týmy jsou vždy vázaní na jednu organizaci: nejsou sdíleni mezi organizacemi. Kolega v organizaci A nemusí existovat v organizaci B a tým «Prodej» v jedné organizaci je nezávislý na stejně pojmenovaném v jiné. Pro kontext více organizací viz průvodce Organizace a přístup; co jednotlivé role mohou, viz Role a oprávnění.

Přehled

Stránka má dvě propojené karty:

• Uživatelé — seznam všech záznamů přístupu organizace: jméno, e-mail, Oprávnění (org. role), členství v týmech a stav. Odtud zvete nové lidi a otevíráte detail každého uživatele.
• Týmy — interní skupiny (Prodej, Podpora, Management, Projekt X…) s manažerem, členy a popisem. Týmy pomáhají organizovat práci, filtrovat seznamy, přiřazovat odpovědnost a sdílet viditelnost záznamů a automatizací.

Nahoře na každé kartě počítadlo ukazuje aktuální / maximum povolené plánem (např. «12/20» uživatelů, «5/10» týmů). Při překročení limitu Mokapen zobrazí varování a blokuje nové aktivace, dokud ne snížíte počet nebo neupgradujete plán.

Dvě koncepty, které se nemají plést:

• Oprávnění (organizační role) — Host, Omezený uživatel, Uživatel, Člen, Vlastník: definují, co osoba může vidět a konfigurovat v organizaci. Je to pole «Oprávnění» v seznamu a na detailu uživatele.
• Role — popisný pracovní titul (např. «Obchodní manažer», «Vývojář»). Nemění systémová oprávnění: pomáhá identifikovat lidi v org. schématech, filtrech a profilech.

Kde to najít a kdo má přístup

Otevřete menu Organizace (ikona budovy v horní liště) a v postranní liště pod názvem organizace zvolte Uživatelé a týmy.

Kdo vidí položku menu — všichni s alespoň rolí Omezený uživatel nebo vyšší. Hosté nemají přístup k nastavení organizace a tuto sekci nevidí.

Kdo co může — stručně:

• Omezený uživatel — vidí seznam uživatelů a jen týmy, ke kterým patří; nemůže zvat, vytvářet týmy ani upravovat jiné uživatele.
• Uživatel — zve nové uživatele, spravuje týmy, upravuje detaily uživatelů (v mezích vlastní role). Může opustit organizaci z menu možností u vlastního řádku.
• Člen — jako Uživatel, s širším přístupem k nastavení organizace (vytváření týmů, správa členů týmu, úprava Oprávnění u uživatelů s rolí stejnou nebo nižší).
• Vlastník — může aktivovat/deaktivovat uživatele, odebrat přístup ostatním a na detailu vidět číselné identifikátory. Zabezpečení organizace (samostatná položka menu) zůstává vyhrazeno Vlastníkům.

Nemůžete přiřadit jinému uživateli Oprávnění vyšší než vaše vlastní, ani upravovat uživatele s rolí nad vámi (kromě povolených úprav vlastního profilu). Role Uživatel a Omezený uživatel vyžadují plán Medium nebo vyšší: bez té úrovně jsou možnosti neaktivní s ikonou odznaku plánu.

Karta Uživatelé — seznam a filtry

Karta Uživatelé zobrazuje tabulku se sloupci:

• Uživatelé — avatar, jméno a příjmení (pokud je profil kompletní) nebo e-mail u nevyřízené pozvánky; pod e-mailem oranžový štítek «Pozvánka čeká», dokud uživatel nepřijme.
• Oprávnění — přeložená organizační role (Host, Omezený uživatel, Uživatel, Člen, Vlastník…).
• Týmy — seznam týmů, ke kterým osoba patří; klik na název otevře detail týmu. Ikona uživatelů vedle označuje tým, ke kterému patříte i vy («Moje týmy»).
• Stav — Aktivní, Neaktivní nebo Čekající (pozvánka nedokončena).

Textový filtr — vyhledávací pole nahoře filtruje v reálném čase podle jména, e-mailu, Oprávnění nebo týmu při psaní.

Filtr stavu (viditelný Členovi a výše) — rozbalovací seznam s počítadly:

• Vše — celý seznam.
• Aktivní — uživatelé s provozním přístupem.
• Neaktivní — přístup pozastaven administrátorem.
• Čekající — pozvánky odeslané, registrace nedokončena.

Pod filtry řádek Uživatelé organizace: N/M shrnuje využití míst oproti maximu plánu. Pokud N > M, zobrazí se červené upozornění: přebyteční uživatelé byli deaktivováni a nemohou se přihlásit, dokud nejste zpět v limitu nebo ne upgradujete z fakturace.

Pokud jsou pro vás nevyřízené pozvánky (z jiných organizací), žlutý banner nahoře ukáže, kolik pozvánek vyžaduje pozornost.

Pozvání nových uživatelů

Tlačítko Pozvat uživatele (vpravo nahoře) je dostupné Členovi a výše, pokud jste nedosáhli limitu uživatelů plánu. Je-li limit plný, tlačítko zobrazí ikonu odznaku plánu a otevře okno upgradu.

Tok pozvánky má dva kroky:

1. E-mail — zadejte platnou e-mailovou adresu a stiskněte Enter nebo Přidat. Můžete zadat více e-mailů postupně: každá adresa se stane odstranitelnou «kartou». Systém zabrání překročení maxima uživatelů plánu při přidávání adres.
2. Oprávnění — šipkou přejděte na druhý krok, zkontrolujte seznam pozvaných, zvolte organizační roli a potvrďte.

Role, které lze při pozvání přiřadit (závisí na vaší roli):

• Vlastník — plný administrativní přístup k organizaci (nastavení, fakturace, zabezpečení). Šetřete: obvykle stačí jeden nebo pár Vlastníků.
• Člen — plný přístup k CRM a nastavení aplikací, bez správy fakturace a zabezpečení organizace.
• Uživatel — správa uživatelů a týmů, odesílání pozvánek, bez obecných nastavení organizace (vyžaduje plán Medium nebo vyšší).
• Omezený uživatel — denní provozní práce bez správy uživatelů/týmů (vyžaduje plán Medium nebo vyšší).
• Host — minimální přístup jen k explicitně sdíleným zdrojům. Při pozvání musíte uvést projekty, ke kterým má přístup: zvolte Všechny projekty nebo vyberte jednotlivé z multi-select menu.

U každé role Mokapen zobrazí info box shrnující význam volby (např. «Hosté mají přístup jen k vybraným projektům»).

Před odesláním musíte zaškrtnout box schválení: potvrzujete, že chcete tyto lidi přidat do organizace s zvoleným Oprávněním. Při odeslání:

• patří-li e-mail už registrovanému účtu Mokapen, uživatel dostane upozornění v aplikaci a pozvánku e-mailem s odkazem k přijetí nebo odmítnutí;
• není-li e-mail registrován, pozvánka zůstane čekající, dokud osoba nedokončí registraci s touto adresou;
• u Hostů Mokapen přidá uživatele jako spolupracovníka na uvedených projektech.

Stav uživatele

Každý záznam přístupu organizace má stav viditelný v seznamu a na detailu uživatele:

• Aktivní (zelená ikona) — uživatel se může přihlásit a normálně pracovat v organizaci.
• Neaktivní (šedá ikona) — přístup pozastaven: uživatel nemůže organizaci používat, dokud ho Vlastník znovu neaktivuje. Užitečné pro dočasně pryč nebo odcházející bez okamžitého mazání historie.
• Čekající (ikona hodin) — pozvánka odeslána, profil ještě neaktivován. V seznamu vidíte jen e-mail; jméno se objeví po registraci.

Mezi Aktivní a Neaktivní může přepínat jen Vlastník, a jen pokud organizace nepřekročila limit uživatelů plánu (jinak zůstane volič stavu uzamčen, dokud nejste v kvótě nebo neupgradujete).

Detail uživatele

Klik na řádek v seznamu (nebo Info z menu ⋮) otevře celoobrazovkový detail uživatele. Obsahuje:

• Stav — rozbalovací seznam nahoře (Vlastník, pokud je to povoleno).
• Kopírovat odkaz — přímá URL detailu, užitečná pro interní sdílení.
• E-mail — zobrazení nebo úprava (jen pro administrátory Mokapenu s plným přístupem k účtu).
• Oprávnění — org. role, upravitelná pokud vaše role dovolí a cíl není nad vámi v hierarchii.
• Barva — pokud má organizace zapnuté barvy uživatelů, lze přiřadit výraznou barvu (pozadí a ikona) používanou ve štítcích, kalendářích a polích uživatelé a týmy.
• Role — volný text pracovního titulu.
• Manažer — nadřízený v org. schématu, volitelný z aktivních uživatelů organizace.
• Oddělení — doplňkové popisné pole.
• Info — textové poznámky s bohatým editorem (zmínky, pokud jsou povoleny).
• Týmy — seznam týmů, ke kterým osoba patří, s rolí v každém týmu (pokud máte viditelnost). Klik na tým otevře jeho detail.
• Profilová fotka — avatar vpravo; změny osobní fotky dělá uživatel ve vlastním Profilu.

Upravitelná pole mají ikonu tužky: klik pro režim úpravy, pak Uložit v patičce detailu.

Systémový uživatel — Mokapen obsahuje speciální technického uživatele (ikona robota) pro automatizace a interní procesy. Jeho detail je jen ke čtení a nemá se ručně upravovat.

Prohlížíte-li vlastní profil, menu ⋮ obsahuje odkaz Upravit do osobního nastavení profilu (jméno, foto, preference), odděleně od org. Oprávnění.

Odebrání uživatele nebo opuštění organizace

Z menu ⋮ u každého řádku:

• Odebrat (Vlastník, u jiných uživatelů) — zruší přístup k organizaci. Účet Mokapen zůstane, ale do této organizace už nemůže vstoupit.
• Opustit (Uživatel a výše, u vlastního řádku) — dobrovolný odchod z organizace. Užitečné, když už s klientem nebo oddělením nepracujete.

V obou případech Mokapen požádá o potvrzení v modálním okně. Zvažte nejdřív stav Neaktivní, chcete-li zachovat stopovatelnost bez okamžitého provozního přístupu.

Karta Týmy — seznam a viditelnost

Přepněte na kartu Týmy nahoře (vedle Uživatelé). Seznam ukazuje:

• Tým — název skupiny (klik otevře detail).
• Manažer — vedoucí týmu s avatarem; klik otevře detail manažera.
• Členové — počet lidí v týmu.

Ikona uživatelů vlevo od názvu označuje tým, ke kterému patříte.

Kdo vidí které týmy:

• Uživatel (a výše) — vidí všechny týmy organizace.
• Omezený uživatel — vidí jen týmy, ke kterým patří.

Vpravo nahoře najdete:

• Moje role — odkaz na profil, kde každý uživatel aktualizuje vlastní pracovní Role, manažera a Oprávnění (v povolených mezích) bez admin seznamu.
• Nový tým — vytvoření skupiny (Člen a výše), pokud jste nedosáhli limitu týmů plánu.

Jako u uživatelů počítadlo Týmy organizace: N/M a upozornění signalizují překročení limitu plánu.

Pokud ještě žádný tým neexistuje, stránka zobrazí prázdný stav s tlačítkem pro vytvoření prvního.

Vytvoření nového týmu

Modální okno Nový tým se otevře z Nový tým nebo z prázdné stránky. Vyplňte:

1. Název — jméno viditelné v aplikaci (např. «Customer Success», «Vývoj», «Board»). Povinné.
2. Karta Členové:
   • Manažer — odpovědný uživatel (volitelné, doporučené). Lze vybrat jen aktivní uživatele.
   • Členové — hledání podle jména nebo e-mailu s autocomplete; každý vybraný uživatel se přidá do seznamu a lze ho před uložením odebrat.
3. Karta Info — textový Popis týmu (mise, rozsah, poznámky pro kolegy).

Po uložení Mokapen vytvoří tým, zaznamená manažera a členy a pošle upozornění a e-maily novým členům. Zobrazí se potvrzení a seznam se obnoví.

Manažer je vedoucí týmu; každý další přidaný uživatel je člen. Tyto vnitřní role týmu jsou oddělené od org. Oprávnění (Host, Omezený uživatel, Uživatel, Člen, Vlastník).

Detail týmu

Po otevření týmu najdete dvě karty:

Členové

• Manažer — upravitelný Členem a výše; hledání uživatelů organizace.
• Členové — aktuální seznam s možností přidat (vyhledávací pole) nebo odebrat (ikona koše) jednotlivé uživatele. Manažer není mezi běžnými členy, spravuje se v dedikovaném poli.

Info

• Popis — volný text popisu týmu, upravitelný inline.

Nahoře: Kopírovat odkaz na detail; Vlastníci také vidí číselný identifikátor týmu (užitečný pro pokročilé importy).

Smazat tým — z menu ⋮, pokud jste manažer týmu nebo Člen s oprávněním spravovat týmy. Akce je nevratná: ověřte, že na tým nevisí automatizace, filtry nebo přiřazení.

Změny manažera, členů a popisu vyžadují Uložit v patičce (viditelné jen uživatelům s oprávněním upravovat).

Týmy a uživatelé v CRM

Uživatelé a týmy nejsou jen adresáře: najdete je všude, kde Mokapen řídí odpovědnost a viditelnost:

• Vlastník a Spolupracovníci — u úkolů, projektů, příležitostí, tiketů, nabídek, objednávek a automatizací. Lze přiřadit jednotlivé uživatele nebo celé týmy.
• Vlastní pole «Uživatelé a týmy» — typ pole přijímající jednoho nebo více uživatelů a/nebo týmů.
• Filtry seznamů — Kanban, seznamy a reporty často umožňují filtrovat podle vlastníka, spolupracovníků nebo týmu.
• Automatizace — Vlastník a Spolupracovníci automatizace mohou být týmy; kroky dědí oprávnění zvoleného Vlastníka (viz Automatizace).
• Import/export — v CSV souborech jsou uživatelé identifikováni e-mailem; týmy kódem s «t» před číslem (viz instrukce importu).
• Propojení a zmínky — v poznámkách a časových osách lze zmiňovat uživatele; týmy pomáhají seskupit viditelnost u projektů a aktivit.

Dobře strukturovaný tým snižuje opakované přiřazování: místo pěti lidí u každého záznamu jednou přiřaďte tým «L2 Podpora».

Moje role (profil)

Tlačítko Moje role na kartě Týmy (a stejná položka v Profil → Moje role) otevře stránku, kde každý uživatel aktualizuje vlastní org. údaje:

• pracovní Role;
• reporting manažer;
• Oprávnění, která si může sám změnit (v mezích administrátora).

Doporučená cesta pro kolegy, kteří potřebují opravit titul nebo manažera bez tiketu u IT nebo Vlastníka. Administrátoři dál používají detaily Uživatelé a týmy pro úpravu cizích profilů.

Limity plánu

Každá organizace má samostatné kvóty vázané na aktivní plán (Free, Small, Medium, Large…):

• Maximální počet uživatelů — zahrnuje aktivní a čekající; neaktivní mohou stále počítat do místa podle toho, zda organizace překročila limit plánu.
• Maximální počet týmů — každý vytvořený tým spotřebuje jedno místo plánu.
• Plán Medium nebo vyšší — vyžadován pro přiřazení rolí Uživatel a Omezený uživatel při pozvání nebo úpravě.

Při dosažení limitu:

• tlačítko Pozvat uživatele / Nový tým nabídne upgrade;
• pokud byl plán snížen a aktivní uživatelé překročí nové maximum, Mokapen deaktivuje přebytečný přístup a zobrazí upozornění s odkazem na ceník;
• Vlastník rozhodne, koho ponechat aktivního, nebo dokoupí místa.

Limity jsou na organizaci, ne na osobní účet: dvě org. mají dva nezávislé počítadla.

Praktické případy použití

• Onboarding zaměstnance — Pozvání s rolí Omezený uživatel → přidání do týmu «Provoz» → manažer nastaví pole Manažer na detailu → uživatel doplní «Moje role» pracovním titulem.
• Externí konzultant na projektu — Pozvání jako Host s výběrem jen projektu «Web klienta X». Nevidí celý adresář ani nastavení; pracuje na úkolech a milnících projektu.
• Vedoucí oddělení — role Člen + manažer týmu «Prodej Česko». Přiřaďte tým jako Spolupracovníka u obchodů oddělení a v follow-up automatizacích.
• Odcházející spolupracovník — Nejdřív Neaktivní pro zablokování přístupu; po období předání Odebrat z organizace. Před odebráním přeřaďte otevřené úkoly a odpovědnosti.
• Restrukturalizace týmů — Vytvořte «Customer Success» a «Customer Success — Enterprise» jako oddělené týmy; přesuňte členy z detailu týmu bez změny org. Oprávnění.
• Kontrola čekajících pozvánek — filtr «Čekající» v Uživatelích pro ty, kdo ještě nepřijali; znovu pošlete odkaz ústně nebo zvažte smazání zastaralé pozvánky.

Související průvodce

• Role a oprávnění — plná tabulka od Hosta po Vlastníka a co každá úroveň může.
• Organizace a přístup — více organizací, přepínání, izolace dat.
• Projekty — přístup Hostů a spolupracovníci projektu.
• Automatizace — Vlastník a Spolupracovníci (uživatelé/týmy) u workflow.
• Zabezpečení — veřejný/soukromý režim, Team Master a výchozí viditelnost dat.

Časté dotazy

Q: Jaký je rozdíl mezi Oprávněním a Rolí na detailu uživatele?

A: Oprávnění = organizační role (Host, Omezený uživatel, Uživatel, Člen, Vlastník), která řídí přístup a funkce. Role = volný profesní popisek (např. «Account Manager») bez vlivu na systémová oprávnění.

Q: Vidí Omezený uživatel všechny kolegy?

A: Ano v seznamu uživatelů, ale na kartě Týmy vidí jen týmy, ke kterým patří. Nemůže zvat ani vytvářet týmy.

Q: Mohu pozvat více lidí s různými rolemi v jedné pozvánce?

A: Ne: ve druhém kroku pozvánky platí jedna role pro všechny e-maily zadané v té relaci. Pro různé role opakujte pozvání v oddělených krocích.

Q: Co se stane, když smažu tým?

A: Tým zmizí z organizace; historická přiřazení u záznamů mohou zůstat jako reference, dokud je neaktualizujete. Zkontrolujte automatizace a filtry používající tým.

Q: Je manažer týmu povinný?

A: Ne, ale doporučený pro jasnost odpovědnosti a reportingu. Lze přiřadit při vytvoření nebo později z detailu týmu.

Q: Může se Host stát plným Uživatelem?

A: Ano: Člen nebo Vlastník otevře detail a změní Oprávnění z Host na Uživatele (nebo jinou roli). Zkontrolujte také přístup k projektům a členství v týmech.

Q: Kde spravuji heslo organizace a 2FA?

A: V sekci Zabezpečení menu organizace (Vlastník), ne v Uživatelé a týmy. Každý uživatel spravuje vlastní heslo v Profil → Zabezpečení.