A Mokapen útmutató

Felhasználók és csapatok

A Felhasználók és csapatok szakasz a központi hely annak kezelésére, ki dolgozik a szervezetében és a csoport felépítése. Innen meghívhat kollégákat és munkatársakat, hozzárendelhet jogosultságokat (szervezeti szerepkör), csapatokat hozhat létre osztályonként vagy projektenként, figyelheti a hozzáférési állapotot, és a terv határain belül maradhat.

A felhasználók és a csapatok mindig egyetlen szervezethez kötődnek: nincsenek megosztva különböző szervezetek között. Előfordulhat, hogy az A szervezetben nem létezik kolléga a B szervezetben, és az egyik szervezet „értékesítési” csapata független egy másik szervezet azonos nevű csapatától. A több szervezetre kiterjedő kontextushoz lásd: Szervezetek és hozzáférési útmutató; Az egyes szerepkörökre vonatkozó részletekért tekintse meg a Szerepek és engedélyek útmutatóját.

Áttekintés

Az oldal két kapcsolódó lapra van felosztva:

• Felhasználók – a szervezeti hozzáférési rekordok listája: név, e-mail cím, engedélyek (szervezeti szerepkör), csapattagság és állapot. Innen új embereket hívhat meg, és megnyithatja az egyes felhasználók részletes oldalát.
• Csapatok — belső csoportok (értékesítés, támogatás, menedzsment, X projekt…) vezetővel, tagokkal és leírással. A csapatok segítenek megszervezni a munkát, szűrni a listákat, kiosztani a felelősséget, és megosztani a láthatóságot az iratok és automatizálások terén.

Az egyes lapok tetején egy számláló mutatja a aktuális / a terv által megengedett maximumot (pl. „12/20” felhasználók, „5/10” csapatok). Ha túllépi a korlátot, a Mokapen figyelmeztetéseket jelenít meg, és letiltja az új aktiválásokat mindaddig, amíg nem csökkenti a számot, vagy nem frissíti a csomagot.

Két fogalom, amit nem szabad összekeverni:

• Engedélyek (szervezeti szerepkör) — Vendég, Korlátozott felhasználó, Felhasználó, Tag, Tulajdonos: határozza meg, hogy a személy mit tekinthet meg és konfigurálhat a szervezeten belül. Ez az „Engedélyek” mező a listában és a felhasználói adatokat tartalmazó oldalon.
• Szerep – egy leíró munkaköri címke (pl. „Értékesítési vezető”, „Fejlesztő”). Nem változtatja meg a rendszerengedélyeket: segít azonosítani az embereket a szervezeti diagramokban, szűrőkben és profilrekordokban.

Hol található, és ki férhet hozzá

Nyissa meg a Szervezet menüt (az épület ikonja a felső sávban), és a szervezet neve alatti oldalsávban válassza a Felhasználók és csapatok lehetőséget.

Ki látja a menüpontot – minden olyan felhasználó, akinek legalább Korlátozott felhasználói szerepköre van. A Vendégek nem férhetnek hozzá a szervezeti beállításokhoz, és nem látják ezt a részt.

Ki mit tehet — összefoglalva:

• Korlátozott felhasználó — a felhasználók listáját látja, és csak azokat a csapatokat, amelyekhez tartoznak; nem hívhat meg, nem hozhat létre csapatokat, és nem szerkeszthet más felhasználókat.
• Felhasználó — új felhasználókat hív meg, csapatokat kezel, szerkeszti a felhasználói részletező oldalakat (saját szerepkörük keretein belül). elhagyhatja a szervezetet a saját sorában található beállítások menüből.
• Tag – mint a Felhasználó, szélesebb hozzáféréssel a szervezeti beállításokhoz (csapatok létrehozása, csapattagok kezelése, engedélyek szerkesztése a sajátjukkal azonos vagy alacsonyabb szerepkörrel rendelkező felhasználók számára).
• Tulajdonos – aktiválhatja/deaktiválhatja a felhasználókat, eltávolíthatja mások hozzáférését, és megtekintheti a numerikus azonosítókat a részletes oldalon. A Security szervezet (egy külön menüpont) továbbra is fenntartva marad a tulajdonosok számára.

Nem rendelhet hozzá egy másik felhasználóhoz nagyobb engedélyt, mint a sajátja, és nem szerkeszthet olyan felhasználókat, akiknek a szerepköre a tiéd felett van (kivéve, ha ez megengedett a saját profilodban).A Felhasználó és a Korlátozott felhasználói szerepkörhöz a Közepes vagy magasabb terv szükséges: e szint nélkül a lehetőségek letiltva jelennek meg a tervjelvény ikonjával.

Felhasználók lap – lista és szűrők

A Felhasználók lapon egy táblázat látható a következő oszlopokkal:

• Felhasználók — avatar, vezeték- és keresztnév (ha a profil teljes) vagy e-mail, ha a meghívó még függőben van; az e-mail alatt egy narancssárga „Meghívás függőben” címke jelenik meg, ha a felhasználó még nem fogadta el.
• Engedélyek – lefordított szervezeti szerepkör (Vendég, Korlátozott felhasználó, Felhasználó, Tag, Tulajdonos…).
• Csapatok — azon csapatok listája, amelyekhez a személy tartozik; kattintson egy névre a csapat részletes oldalának megnyitásához. A mellette lévő felhasználók ikon egy csapatot jelez, amelyhez Ön is tartozik ("Saját csapataim").
• Állapot – Aktív, Inaktív vagy Függőben (a meghívás nincs kitöltve).

Szövegszűrő – a felül található keresősáv valós időben szűr név, e-mail cím, engedélyek vagy csapat szerint gépelés közben.

Állapotszűrő (látható a tagok és a felettiek számára) — legördülő menü számlálókkal:

• Mind — teljes lista.
• Aktív – operatív hozzáféréssel rendelkező felhasználók.
• Inaktív – a hozzáférést egy rendszergazda felfüggesztette.
• Függőben — a meghívók elküldve, de a regisztráció nem fejeződött be.

A szűrők alatt a Szervezeti felhasználók: N/M sor összegzi, hogy hány ülőhelyet használ a terv maximumához képest. Ha N > M, piros figyelmeztetés jelenik meg: a többletfelhasználók letiltásra kerültek, és nem tudnak bejelentkezni mindaddig, amíg vissza nem éri a korlátot, vagy frissítés a Számlázási oldalon.

Ha függőben lévő meghívó van az Ön számára (más szervezetektől), az oldal tetején egy sárga szalag jelzi, hogy hány meghívó igényel figyelmet.

Új felhasználók meghívása

A Felhasználó meghívása gomb (jobb felső sarokban) a Tag és a felettiek számára érhető el, mindaddig, amíg nem érte el a terv felhasználói korlátját. Ha a korlát megtelt, a gomb egy tervjelvény ikont jelenít meg, és megnyitja a frissítési ablakot.

A meghívási folyamat két lépésből áll:

1. E-mail — írjon be egy érvényes e-mail címet, és nyomja meg az Enter billentyűt vagy a Hozzáadás gombot. Egymás után beírhat több e-mailt: minden cím eltávolítható "kártyává" válik. A rendszer megakadályozza, hogy címek hozzáadása közben túllépje a csomagban engedélyezett maximális felhasználók számát.
2. Engedélyek – lépjen a második lépésre a nyíllal, tekintse át a meghívandó személyek listáját, válassza ki a szervezeti szerepkört, és erősítse meg.

A meghívásakor hozzárendelhető szerepek (a szerepkörtől függően):

• Tulajdonos — teljes adminisztrátori hozzáférés a szervezethez (beállítások, számlázás, biztonság). Használjon takarékosan: általában egy vagy néhány Tulajdonos elég.
• Member – teljes hozzáférés a CRM-hez és az alkalmazásbeállításokhoz, szervezeti számlázás és biztonsági felügyelet nélkül.
• Felhasználó — felhasználók és csapatok kezelése, meghívók küldése általános szervezeti beállítások nélkül (közepes vagy magasabb terv szükséges).
• Korlátozott felhasználó — napi szintű operatív munka felhasználó-/csapatkezelés nélkül (közepes vagy magasabb tervet igényel).
• Guest – minimális hozzáférés, csak a kifejezetten megosztott erőforrásokhoz. Meghíváskor meg kell adnia azokat a projekteket, amelyekhez hozzáférhetnek: válassza a Összes projekt lehetőséget, vagy válasszon egyedi projekteket a többszörös kijelölésű menüből.

A Mokapen minden szerephez megjelenít egy információs mezőt, amely összefoglalja a választás jelentését (pl. „A vendégek csak a kiválasztott projektekhez férhetnek hozzá”).

Küldés előtt be kell jelölnie a jóváhagyás jelölőnégyzetet: megerősíti, hogy fel kívánja venni ezeket a személyeket a szervezethez a kiválasztott engedéllyel.Amikor elküldi:

• ha az e-mail már egy regisztrált Mokapen-fiókhoz tartozik, a felhasználó alkalmazáson belüli értesítést és meghívó e-mailt kap az elfogadásra vagy elutasításra vonatkozó linkkel;
• ha az e-mail még nincs regisztrálva, a meghívó függőben marad, amíg a személy be nem fejezi a regisztrációt az adott címmel;
• A vendégek esetében a Mokapen együttműködőként adja hozzá a felhasználót a megadott projektekhez.

Felhasználói állapot

Minden szervezeti hozzáférési rekord állapota látható a listában és a felhasználói adatokat tartalmazó oldalon:

• Aktív (zöld ikon) – a felhasználó bejelentkezhet és normálisan dolgozhat a szervezetben.
• Inaktív (szürke ikon) – a hozzáférés felfüggesztve: a felhasználó nem használhatja a szervezetet mindaddig, amíg egy Tulajdonos újra nem aktiválja. Hasznos az ideiglenesen távol lévő vagy az előzmények azonnali törlése nélkül távozó együttműködők számára.
• Függőben (óra ikon) — a meghívó elküldve, de a profil még nincs aktiválva. A listában csak az e-mailt látja; a név a regisztráció után jelenik meg.

Csak a Tulajdonosok válthatnak egy felhasználót az Aktív és az Inaktív között, és csak akkor, ha a szervezet nem lépte túl a tervhez tartozó felhasználói korlátot (ellenkező esetben az állapotválasztó zárva marad, amíg vissza nem éri a kvótát vagy nem frissít).

Felhasználói adatok oldala

Kattintson egy sorra a listában (vagy az Info elemre a ⋮ menüben), hogy megnyissa a teljes képernyős felhasználói részleteket. Tartalma:

• Állapot – legördülő menü a tetején (Tulajdonos, ha engedélyezett).
• Link másolása – közvetlen URL a részletes oldalra, hasznos belső megosztáshoz.
• E-mail — megtekintés vagy szerkesztés (csak teljes fiókhozzáféréssel rendelkező Mokapen-adminisztrátorok számára).
• Jogosultságok — Szervezeti szerepkör, szerkeszthető, ha a szerepköre megengedi, és a cél nem áll Ön felett a hierarchiában.
• Szín — ha a szervezetnél engedélyezve van a felhasználói színek testreszabása, akkor hozzárendelhet egy megkülönböztető színt (háttér és ikon) a címkékhez, naptárakhoz és a „felhasználók és csapatok” mezőkhöz.
• Szerep — szabad szövegű munkacím.
• Manager – hierarchikus vezető a szervezeti diagramon, kiválasztható a szervezet aktív felhasználói közül.
• Osztály – további leíró mező.
• Info — szöveges jegyzetek bővített szerkesztővel (említések mellékelve, ha engedélyezve van).
• Csapatok — azoknak a csapatoknak a listája, amelyekhez az adott személy tartozik, az egyes csapatokban betöltött szerepével (ha van láthatósága). Kattintson egy csapatra a részletes oldal megnyitásához.
• Profilfotó — avatar a jobb oldalon; a személyes fénykép módosítása a felhasználó saját profiljából.

A szerkeszthető mezőkben ceruza ikon látható: kattintson a szerkesztési módba való belépéshez, majd kattintson a Mentés gombra a részletező oldal láblécében.

Rendszerfelhasználó — A Mokapen tartalmaz egy speciális technikai felhasználót (robot ikon), amelyet az automatizálás és a belső folyamatok használnak. A részletező oldal csak olvasható, és nem szabad manuálisan szerkeszteni.

Ha saját profilját tekinti meg, a ⋮ menü tartalmaz egy Szerkesztés linket, amely a személyes profilbeállításokhoz (név, fénykép, beállítások) vezet, elkülönülve a szervezeti engedélyektől.

Felhasználó eltávolítása vagy a szervezet elhagyása

A ⋮ menüből minden sorban:

• Remove (Tulajdonos, más felhasználóknál) – visszavonja a hozzáférést a szervezethez. A személy Mokapen-fiókja megmarad, de már nem léphet be ebbe a szervezetbe.
• Kilépés (Felhasználó és felette, a saját sorban) — önként lépjen ki a szervezetből. Hasznos, ha már nem dolgozik az adott ügyféllel vagy részleggel.

A Mokapen mindkét esetben megerősítést kér egy dedikált módban. Fontolja meg először a Inaktív állapot beállítását, ha azonnali működési hozzáférés nélkül szeretné megőrizni a nyomon követhetőséget.

Csapatok lap – lista és láthatóság

Váltson a Teams lapra felül (a Felhasználók mellett).A listán a következő látható:

• Csapat — csoport neve (kattintson a részletes oldal megnyitásához).
• Manager — csapatvezető, avatárral; kattintson a kezelő felhasználói részletes oldalának megnyitásához.
• Tagok — a csapat tagjainak száma.

A névtől balra lévő felhasználók ikon egy csapatot jelez amelyhez.

Ki melyik csapatot látja:

• Felhasználó (és magasabb) — a szervezet összes csapatát látja.
• Korlátozott felhasználó — csak azokat a csapatokat látja, amelyekhez tartoznak.

A jobb felső sarokban a következők találhatók:

• Saját szerepkörök – hivatkozás a profilra, ahol minden felhasználó frissíti a saját feladatát Szerepkörét, menedzserét és engedélyeit (a megengedett határokon belül) anélkül, hogy végigmenne az adminisztrátori listán.
• Új csapat — hozz létre egy csoportot (tag és magasabb), ha még nem érted el a tervben szereplő csapatkorlátot.

A felhasználókhoz hasonlóan a Szervezeti csapatok: N/M számláló és riasztások jelzik, ha túllépi a terv korlátját.

Ha még nincs csapat, az oldal üres állapotot mutat, és egy gombbal lehet létrehozni az elsőt.

Új csapat létrehozása

Az Új csapat modál a Új csapat címről vagy az üres oldalról nyílik meg. Töltse ki:

1. Title – az alkalmazásban látható név (pl. „Ügyfél sikere”, „Fejlesztés”, „Tanács”). Kötelező.
2. Tagok lap:
   • Manager – a csapatért felelős felhasználó (nem kötelező, de ajánlott). Csak aktív állapotú felhasználók választhatók ki.
   • Tagok — keresés név vagy e-mail cím alapján automatikus kiegészítéssel; minden kiválasztott felhasználó felkerül a listára, és mentés előtt eltávolítható.
3. Info lap — szöveg Leírás a csapatról (küldetés, hatókör, megjegyzések a kollégáknak).

Mentéskor a Mokapen létrehozza a csapatot, rögzíti a menedzsert és a tagokat, valamint értesítéseket és e-maileket küld az új tagoknak. Megjelenik egy megerősítő üzenet, és a lista frissül.

A menedzser a csapatvezető; minden más hozzáadott felhasználó tag-ként csatlakozik. Ezek a belső csapatszerepek elkülönülnek a szervezeti engedélyektől (vendég, korlátozott felhasználó, felhasználó, tag, tulajdonos).

A csapat részletes oldala

Amikor megnyit egy csapatot, két lapot talál:

Tagok

• Manager — tagok és magasabbak által szerkeszthető; szervezeti felhasználók keresése.
• Members — aktuális lista egyéni felhasználók hozzáadásának (keresőmező) vagy eltávolításának (kuka ikon) lehetőségével. A menedzser nem jelenik meg a rendes tagok között, hanem a kijelölt mezőben kezelik.

Információ

• Leírás — szabad szövegű csapatleírás, soron belül szerkeszthető.

Felül: A hivatkozás másolása a részletes oldalra; A tulajdonosok a csapat numerikus azonosítóját is látják (hasznos a speciális importálásoknál).

Csapat törlése — a ⋮ menüből, ha Ön a csapatmenedzser vagy Tag, akinek engedélye van csapatkezelésre. A művelet visszafordíthatatlan: ellenőrizze, hogy semmilyen automatizálás, szűrő vagy hozzárendelés nem függ az adott csapattól.

A menedzser, a tagok és a leírás módosításához a láblécben a Mentés elemre van szükség (csak a szerkeszteni tudó felhasználók számára látható).

Csapatok és felhasználók a CRM-en keresztül

A felhasználók és a csapatok nem csak címtárak: mindenhol megtalálja őket, ahol a Mokapen felelősséget és láthatóságot kezel:

• Tulajdonos és együttműködők – a feladatokról, projektekről, lehetőségekről, jegyekről, árajánlatokról, rendelésekről és automatizálásokról.Hozzárendelhet egyéni felhasználókat vagy egész csapatokat.
• Egyéni „Felhasználók és csapatok” mezők – olyan mezőtípus, amely egy vagy több felhasználót és/vagy csapatot fogad.
• Listaszűrők – A Kanban-táblák, listák és jelentések gyakran lehetővé teszik a tulajdonos, munkatársak vagy csapat szerinti szűrést.
• Automatizálások – az automatika tulajdonosa és munkatársai csapatok is lehetnek; lépések öröklik a kiválasztott Tulajdonos engedélyeit (lásd: Automatizálási útmutató).
• Importálás/export — a CSV-fájlokban a felhasználók e-mailben azonosíthatók; a csapatok a kódot a szám előtt "t"-vel használják (az importálási utasításokban leírtak szerint).
• Kapcsolatok és említések — a megjegyzésekben és az idővonalakban megemlíthet felhasználókat; a csapatok segítik a csoportok láthatóságát a projektekben és tevékenységekben.

A jól felépített csapat csökkenti az ismétlődő kiosztási munkát: ahelyett, hogy minden rekordhoz öt embert adna hozzá, egyszer rendelje hozzá az „L2 Support” csapatot.

Saját szerepeim (profil)

A Saját szerepkörök gomb a Csapatok lapon (és ugyanez az elem a Profil → Saját szerepkörök alatt) megnyit egy oldalt, ahol minden felhasználó frissítheti⟧576 a saját szervezetét. részletek:

• munkakör;
• jelentési vezető;
• bármely engedély, amelyet saját maguk módosíthatnak (a rendszergazda által meghatározott korlátokon belül).

Ez az ajánlott út azoknak a kollégáknak, akiknek csak beosztásukat vagy vezetőjüket kell javítaniuk anélkül, hogy jegyet nyitnának az IT-nél vagy a Tulajdonosnál. A rendszergazdák továbbra is a Felhasználók és a Csapatok részletes oldalait használják más profilok szerkesztéséhez.