A Mokapen útmutató

Dokumentumok útmutató

A Dokumentumok A terület a Mokapen tere az oldalformátumú szövegek és elrendezések (A4-es stílus) számára, amelyeket Ön elkészít, tárol, és linkel a CRM-hez: kísérőlevelek, ügyfélprofilok, értekezletek jegyzőkönyvei, működési eljárások, leíró javaslatok. Minden dokumentumnak van címe, formázott törzse (opcionális fejléccel és lábléccel), adatvédelemmel, együttműködőkkel, kapcsolatokkal más entitásokkal, és letölthető PDF vagy Word (DOCX).

Hozzáférés a Lapok → Dokumentumok menü. Ha ugyanaz a szerkezet gyakran ismétlődik – ugyanaz a betű, ugyanazok a percek, ugyanaz az eljárás –, ne írja át kézzel: hozzon létre egy Dokumentum típusú sablon -vel változók (kapcsolat, lehetőség, cég…), és generálja a dokumentumot egy linkelt rekordból. A Mokapen betölti az elrendezést, és lecseréli a változókat a rekord adataira.

A modulhoz aktív Dokumentumok alkalmazás szükséges, a megfelelő engedélyek a szervezetben, és a megfelelő prémium csomag. Ellenőrizze a csomag elérhetőségét: Premium nélkül a listán megjelenhet a frissítési oldal; magasabb tervekkel az archívum és a kuka is elérhetővé válik.

Mire valók a dokumentumok a CRM-ben?

A Mokapen-dokumentum nem egy gyors feljegyzés vagy egy kereskedelmi idézet: ez a strukturált lap ami az ügyfél és a csapat történetében marad.

• Hosszú, formázott dokumentáció — címsorok, listák, táblázatok, képek és hivatkozások oldalelrendezésben, nem pedig rövid leírás mező.
• Automatikus személyre szabás - egy entitáshoz kapcsolt sablonból a mezők önmagukban töltődnek ki (lásd a Sablonok → Dokumentum útmutató).
• CRM előzmények — a dokumentum kapcsolatban marad a kapcsolatfelvétellel, lehetőséggel, jeggyel, projekttel, találkozóval… és újra megtalálja az iratok történetéből.
• Exportálás külső használatra — előnézet és PDF/DOCX letöltés archiváláshoz, offline aláíráshoz vagy a szervezet e-mail csatornáin keresztül történő küldéshez. Nincs külön „Dokumentum küldése” folyamat, mint az árajánlatoknál és megrendeléseknél: általában letölti és csatolja.
• Csapatmunka — adatvédelem, együttműködők, címkék, mellékletek, megjegyzések és frissítési idővonal, mint más Mokapen entitásoknál.

Gyakorlati szabály: minden ügyfélnek vagy potenciális ügyfélnek szánt dokumentum megérdemel legalább egyet kapcsolat kapcsolattartóhoz, céghez vagy lehetőséghez – így az előzmények az ügyfélrekordból is láthatóak maradnak, nem csak a Dokumentumok listában.

Dokumentumok kontra árajánlatok, megrendelések és megjegyzések

Könnyű összetéveszteni a Mokapen «lapokat». Röviden:

• Dokumentumok — általános A4-es szöveg/elrendezés, változók sablonból, PDF/DOCX export, CRM kapcsolatok. Ideális levelekhez, jegyzőkönyvekhez, eljárásokhoz, narratív profilokhoz.
• Idézetek / Megrendelések — kereskedelmi dokumentumok sortáblázattal, gazdasági kifejezésekkel és dedikált PDF grafikákkal (értékesítési útmutatók + árajánlat-/megrendeléssablonok). Nem helyettesítik a dokumentumokat, ha szabad szövegre van szüksége sorértékesítési logika nélkül.
• Megjegyzések — a Táblázatok menüben továbbra is ilyenként jelenhetnek meg Hamarosan. Ne használja a Dokumentumok alkalmazást az irat cetlik helyettesítésére: a cetlik ragadósan a rekordon maradnak (prémium csomag).

Dokumentumlista oldal

A Dokumentumok lista egy táblázat kereséssel, felhasználói/csapatszűrővel és tipikus oszlopokkal (cím, címkék, típus, munkatársak, kapcsolatok, létrehozás dátuma). Hasznos mutatók: adatvédelmi zár (privát dokumentum) és a legutóbbi frissítés jelzője.

Tipikus felső sáv:

• Új dokumentum — megnyitja a teljes oldalas létrehozást (a semmiből).
• Akciók — Archívum és Szemét (megfelelő prémium előfizetéssel), az aktív listában már nem szereplő dokumentumok megtekintéséhez vagy a szoftveres törlésből való visszaállításhoz.
• Többszörös kijelölés — a jelölőnégyzetekkel ellátott sorok kiválasztása megjeleníti a műveletsort: szerkesztés, másolás, archiválás, törlés a kiválasztott dokumentumokon.

Dokumentum létrehozása

Kezdheti a nulláról a listából, vagy generálhat sablonból egy másik rekord megnyitásával (kapcsolat, lehetőség…) és egy kapcsolódó dokumentum létrehozásával. A második útvonal az, amely sablonváltozókat használ.

A semmiből (a Dokumentumok listából)

1. Nyitott Lapok → Dokumentumok és nyomja meg Új dokumentum.
2. Töltse ki legalább a Dokumentum neve (kívánt).
3. Állítsa be az adatvédelmet (zár), a címkéket, a rekord színét, típusát (szabadon választható vagy hozzáadható mező, hasznos a «Jegyzőkönyv», «Level», «Eljárás» szűréséhez) és adott esetben az együttműködők.
4. Oldal definiálása Margók (tipikus értékek milliméterben: felül, jobb, lent, bal). Az előnézetet és a PDF-et érintik: ellenőrizze őket hivatalos exportálás előtt.
5. Írj Fejléc, Lábléc, és Tartalom az oldalformátum-szerkesztőben (lásd alább a külön részt).
6. Adjon hozzá mellékleteket vagy cetliket, ha rendelkezésre áll a tervben.
7. A Kapcsolatok lap link névjegyek, lehetőségek, jegyek, projektek… (ha vannak engedélyei és aktív alkalmazásai).
8. Megtakarítás — általában a létrehozott dokumentum egész oldalas rekordjára kerül.

A listából a semmiből történő létrehozás nem teszi elérhetővé ugyanazt a teljes varázslót, mint a rekordból származó «Sablonból» folyamat: a változókhoz használja az alábbi elérési utat.

Sablonból (kapcsolt entitásból)

A Sablonok útmutatóban leírtak szerint: a dokumentumsablon egy HTML-dokumentum oldalformátumban (A4), gazdag szerkesztővel és konfigurálható margókkal. A változók címjegyzékhez/értékesítési entitáshoz (pl. kapcsolattartóhoz, lehetőséghez) való hozzárendelése azt jelenti, hogy amikor egy csatolt rekordból állítja elő a dokumentumot, a mezők önmagukban töltődnek ki.

1. Nyisson meg egy rekordot (pl. Névjegy vagy Lehetőség) → Létrehoz Új dokumentum (vagy ezzel egyenértékű kapcsolódó létrehozási művelet).
2. Válasszon Sablonból (az adott entitással kompatibilis dokumentumsablonok listája), vagy kezdjen egy üres dokumentumból.
3. A Mokapen betölti a sablon tartalmát és lecseréli változók a hivatkozott rekord adataival.
4. Tekintse át a szöveget, a fejlécet/láblécet és a margókat, majd mentse: a kapcsolat automatikusan létrejön a kezdő entitással.

A sablonok kezelése a Szervezeti beállítások → menüpontban történik Sablonok → Dokumentum. Tipikus sablonpéldák: kísérőlevél, ügyfélprofil, tárgyalási jegyzőkönyv, működési eljárás mindig azonos szerkezetű.

Dokumentum rekord

Kinyithatja a modális vagy teljes képernyő (oldalnézet, ha a terv lehetővé teszi) az eszköztárból – ugyanaz a tartalom, több hely az A4-es elrendezésen való munkához.

Akciósáv

• Magánélet (zár): Nyilvános (a belépési szabályok szerint a szervezet tagjai számára látható) ill Magán (csak az explicit hozzáféréssel rendelkezők – lásd alább).
• Címkék, Szín cím/lemez háttér, Mellékletek, Cetlik (Prémium).
• Teljes oldal, Link másolása.
• + Hozzon létre és csatlakozzon / új kapcsolat: más entitások összekapcsolása közvetlenül a dokumentumból.
• Előnézet és Letöltés (PDF / Word) – lásd a külön részt.

Opciók menü (három pont)

• Másolat: másolatot készít; a modálisban kiválaszthatja, hogy mit tartalmazzon (kapcsolatok és egyéb elemek a rendelkezésre álló lehetőségek szerint).
• Archiválás / Visszaállítás (megfelelő prémium csomag): elrejti az operatív listát, vagy visszatér az aktív listára.
• Törlés / Visszaállítás (piros elem): megfelelő tervvel soft delete (kuka + visszaállítás) vagy végleges törlés a kukából/megerősítés.

Lapok rögzítése

• Adat — típus, együttműködők, margók, mellékletek, fejléc, lábléc, tartalom, megjegyzések.
• Kapcsolatok — hivatkozások más entitásokhoz (feladat, projekt, találkozó, kapcsolattartó, cég, foglalás, lehetőség, szolgáltatás, termék, árajánlat, rendelés, jegy, egyéb dokumentum, kampány… ha az alkalmazások aktívak). Lásd még a Kapcsolatok útmutató.
• Frissítések — a rekord változásainak és tevékenységének ütemezése.

Tartalom, fejléc, lábléc és margók

A dokumentum szíve az oldalformátumú szerkesztő. Ez nem sima szöveges mező: nyomtatható / PDF kimenetben gondolkodik, mint egy A4-es lapon.

A Tartalom a fő rész: címsorok, bekezdések, listák, táblázatok, képek és hivatkozások. Itt következik a levél, a jegyzőkönyv vagy az eljárás lényege. Használjon egyértelmű formázást (címsorhierarchia, felsorolásjelek), hogy a PDF a célhelyen is olvasható maradjon.

Fejléc és Lábléc az oldal tetején és alján ismétlődő szöveg (vagy elemek) – szöveges logó, céges hivatkozások, rögzített megjegyzések, felelősségkizárás. A Dokumentum sablonon egyszer elkészíti őket; az egyes dokumentumon csak akkor módosítja, ha változatra van szükség. Az Ajánlat/Megrendelés sablonokon hasonló fejléc/lábléc logikát talál a kereskedelmi PDF-elrendezésben; itt a koncepció ugyanaz, csak sortáblázat nélkül.

Margók (felső, jobb, alsó, bal) határozza meg a szöveg körüli fehér teret. Közvetlenül érintik az előnézeti és az exportált fájlokat: a túl keskeny margó levághatja a nyomtatott vagy PDF-fájl tartalmát; a túl széles csökkenti a használható helyet. Állítson be margókat a sablonban, ha a fejléces mindig ugyanaz; az egyes dokumentumon csak kivételekhez igazítsa őket.

Folyamat tipp: amikor a szerkezet ismétlődik, dolgozzon a sablon (változók + margók + fejléc/lábléc). Csak akkor szabja testre az egyes dokumentumot, ha a tartalom megváltozik (dátumok, konkrét bekezdések, mellékletek). Elkerülheti a következetlen másolatokat és a láncfrissítéseket.

Adatvédelem és együttműködők

A találkozókhoz és más Mokapen entitásokhoz hasonlóan az adatvédelem és az együttműködők két különböző kérdésre válaszolnak: „ki láthatja ezt a dokumentumot a szervezetben?” és "a csapatból kinek kell rajta dolgoznia anélkül, hogy mindenki számára nyilvános lenne?".

Vel Nyilvános adatvédelem (zárolás a műveleti sávban) a dokumentum látható a szervezet tagjai számára a szervezeti hozzáférési szabályok és szerepkörök szerint. Vel Magán adatvédelem, a dokumentum csak az explicit hozzáféréssel rendelkezőkre korlátozódik: jellemzően aki létrehozta, kijelölte munkatársaiés az entitás adatvédelmi szabályai – nem minden szervezettag.

Együttműködők (Az Együttműködők mező az Adatok lapon, ha aktív a szervezetében) olyan Mokapen-felhasználók vagy csapatok, akiknek szüksége van láthatóság és munkaképesség a dokumentumon. Példák: az eladó, aki az ügyletből a levelet generálta; a jegyzőkönyvet készítő asszisztens; belső eljárásokat áttekintő vezető. Ők nem „megbeszélés résztvevői” (tipikus találkozókoncepció): ők csapattagok, akiknek látniuk és követniük kell a Mokapenben található lapot.

Összefoglalva:

• Nyilvános = látható az org-ban az általános engedélyek szerint.
• Magán = csak az explicit hozzáféréssel rendelkezők (együttműködők / adatvédelmi szabályok).
• Együttműködő = felhasználó vagy csapat, akinek látnia kell a dokumentumot, és dolgoznia kell rajta, még akkor is, ha az privát.

Ha nem fér hozzá egy privát dokumentumhoz, a Mokapen a hozzáférés tilalma üzenetet jeleníti meg. Az érzékeny belső dokumentumokhoz (szerződéstervezetek, ügyfélfeljegyzések, korlátozott eljárások) használja a magánélet védelmét és a korlátozott együttműködőket.

Előnézet és letöltés

Hivatalos lap elküldése vagy archiválása előtt használja Előnézet a renderelés, a margók, a fejléc és a lábléc ellenőrzéséhez. Majd:

• PDF letöltése – stabil fájl archívumhoz, külső aláíráshoz vagy e-mail mellékletekhez.
• Word letöltése (DOCX) — hasznos, ha a címzettnek Mokapen kívül kell szerkesztenie a szöveget; ezután újra csatolhatja az aláírt vagy felülvizsgált verziót a dokumentumban vagy a hivatkozott rekordfájlokban.

Az árajánlatokkal és megrendelésekkel ellentétben a nyilvántartásból nem küldenek külön dokumentumot. Használja az Előnézet/Letöltés funkciót, és csatolja a szervezet e-mail-/üzenetcsatornáján keresztül, vagy tárolja a PDF-fájlt a hivatkozott rekordban Mellékletek.

Archiválás, törlés és másolás

Mint az időpont egyeztetésnél: inkább Archívum amikor a dokumentum elkészült, de az előzményekre és a kapcsolatokra még szükség van; használat Töröl rossz piszkozatok vagy tesztmásolatok miatt.

Másolat

Az Opciók → menüpontból Másolat. A modálisban válassza ki, hogy mit szeretne másolni (kapcsolatok és egyéb elemek az opciók szerint). Hasznos ugyanazon levél vagy jegyzőkönyv második változatánál, azonos szerkezettel és különböző dátumokkal. A másolás után frissítse az új dokumentum címét és tartalmát.

Archiválás és visszaállítás

Felvétel → Opciók → Archívum (megfelelő prémium csomag), vagy válassza ki többször a listában → Archívum. A dokumentum elhagyja az aktív listát; keresse meg a Műveletek → menüpontban Archívum és megteheted Visszaállítás. Ha kereskedelmi nyomon követésre vagy megfelelőségre van szükség, előnyben részesítse az archiválást a törlés helyett.

Töröl

Feljegyzésből vagy listából (egy vagy több) → Töröl → erősítse meg modálisan. Megfelelő prémium csomag esetén előfordulhat puha törlés (lomtár + visszaállítás) vagy végleges törlés a kukából. Az archiválás és a kukázás gyakran magasabb prémium előfizetést igényel, mint az alapvető dokumentumhasználat – ellenőrizze az elérhetőséget és a szerepkört (egyes törlések esetén tag).

Beállítások (mezők/oszlopok)

A szervezet beállításaiban a Dokumentumok esetében a Mezők és Lista és oszlopok a kártyák így jelenhetnek meg Hamarosan (még nem működik). A mező/elrendezés testreszabása a Mezők, Kártya, és Oszlopok útmutatók ma nem teljesen érvényesek a Dokumentumokra. Amit már jól tudsz strukturálni, az az Dokumentum sablon (elrendezés, margók, változók), valamint a listában szereplő típusok és címkék használata.

Használati esetek

• Kísérőlevél: Dokumentum sablon kapcsolati változókkal → generálás a kapcsolatfelvételi rekordból → áttekintés → PDF letöltése és csatolása az értékesítési e-mailhez.
• Az ülés jegyzőkönyvei: Kinevezéshez és Projekthez kapcsolódó dokumentum; munkatársak = kézbesítő csapat; magánélet védelme, ha bizalmas megjegyzéseket tartalmaz.
• Operatív ügyfélprofil: a Lehetőségből, sablon akcióval + már kitöltött elérhetőség; az ügylettörténetben marad.
• Belső eljárás (SOP): nyilvános dokumentum a szervezetben, «SOP» címke, nincs ügyféladat; frissítse a sablont, amikor a folyamat megváltozik.
• Exportálás külső aláíráshoz: Töltse le a DOCX-et vagy PDF-et, írjon offline módban alá, csatolja újra az aláírt fájlt a dokumentumban vagy a csatolt rekord mellékleteiben.

Ajánlott eljárások

• Kezdje mindig a sablon ha a szöveg ismétlődik; kerülje az azonos betűk kézzel történő átírását.
• Minden ügyféldokumentumot kapcsoljon a Kapcsolat/Vállalat/Lehetőséghez: megtalálja a rekord előzményei között.
• Használjon következetes típusokat és címkéket ("Jegyzőkönyv", "Eljárás", "Level") a lista szűréséhez.
• Ellenőrizze a margókat az Előnézetben a hivatalos PDF előtt.
• Kényes dokumentumok: magánélet + korlátozott együttműködők.
• Törlés helyett archivál, ha előzményekre van szükség; rendszeresen tisztítsa meg a duplikált piszkozatokat.

Kombinálja a dokumentumokat a Sablonok, Kapcsolatok, Lehetőségek, és Találkozók a CRM többi részével konzisztens dokumentumfolyamathoz.

Gyakran ismételt kérdések

K: Hol találom a dokumentumokat?

V: Menü Lapok → Dokumentumok. A csoport neve Sheets; az elem a Dokumentumok.

K: Hogyan használhatom a változókat?

V: Hozzon létre egy dokumentumsablont a Beállítások → Sablonok menüpontban, szúrjon be változókat a Változó gombbal, majd állítsa elő a dokumentumot egy kompatibilis entitásból. Sablonból. A listából a semmiből történő létrehozás nem teszi elérhetővé ugyanazt a teljes varázslót, mint a rekordból származó folyamat.

K: Elküldhetem a dokumentumot e-mailben a Mokapentől?

V: Nincs külön küldés, mint az árajánlatoknál. Használja az Előnézet/Letöltés és csatolás funkciót, vagy a szervezet e-mail/üzenetcsatornáit.

K: Miért nem látom az Archívum vagy a Kuka elemet?

V: Általában magasabb prémium csomagra van szükség. Ellenőrizze a tervet és a szerepkört (egyes törlések miatt a tag).

K: Testreszabhatom a dokumentumrekord mezőket?

V: A dokumentumok mezői/oszlopai beállításai hamarosan elérhetők. Használjon sablonokat, típusokat és címkéket a munka szerkezetéhez.

K: Mi a különbség az idézet PDF-től?

V: Az árajánlat tartalmaz egy sortáblázatot, gazdasági kifejezéseket és kereskedelmi grafikákat. A dokumentum általános A4-es szöveg/elrendezés, rugalmasabb, de sorelem-értékesítési logika nélkül.

K: Ha törlök egy dokumentumsablont, eltűnnek a már létrehozott PDF-ek?

V: Nem. A már létrehozott dokumentumok megmaradnak; csak a későbbi alkotásokhoz törli a sablont.