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Leitfaden Dokumente

Der Bereich Dokumente ist Mokapens Raum für Texte und Layouts im Seitenformat (A4-Stil), die Sie vorbereiten, speichern und mit dem CRM verknüpfen: Anschreiben, Kundenprofile, Sitzungsprotokolle, Betriebsabläufe, beschreibende Vorschläge. Jedes Dokument hat einen Titel, einen formatierten Inhalt (mit optionalem Kopf- und Fußbereich), Datenschutz, Mitarbeiter, Verbindungen zu anderen Entitäten und kann als PDF oder Word (DOCX) heruntergeladen werden.

Zugriff über das Menü Blätter → Dokumente. Wenn sich dieselbe Struktur oft wiederholt — dasselbe Schreiben, dasselbe Protokoll, dieselbe Prozedur — schreiben Sie sie nicht von Hand neu: Erstellen Sie eine Vorlage vom Typ Dokument mit Variablen (Kontakt, Opportunity, Unternehmen…) und generieren Sie das Dokument aus einem verknüpften Datensatz. Mokapen lädt das Layout und ersetzt die Variablen durch die Daten dieses Datensatzes.

Das Modul erfordert die aktive App Dokumente, die richtigen Berechtigungen in der Organisation und einen passenden Premium-Plan. Prüfen Sie die Verfügbarkeit in Ihrem Plan: ohne Premium kann die Liste die Upgrade-Seite anzeigen; mit höheren Plänen werden auch Archiv und Papierkorb verfügbar.

Wofür Dokumente im CRM dienen

Ein Mokapen-Dokument ist weder eine Schnellnotiz noch ein kommerzielles Angebot: Es ist ein strukturiertes Blatt, das in der Historie des Kunden und des Teams bleibt.

• Lange, formatierte Dokumentation — Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder und Links in einem Seitenlayout, kein kurzes Beschreibungsfeld.
• Automatische Personalisierung — aus einer mit einer Entität verknüpften Vorlage füllen sich die Felder von selbst (siehe Leitfaden Vorlagen → Dokument).
• Historisierung im CRM — das Dokument bleibt mit Kontakt, Opportunity, Ticket, Projekt, Termin… verbunden und Sie finden es wieder in der Historie dieser Karten.
• Export für externe Nutzung — Vorschau und PDF/DOCX-Download für Archiv, Offline-Unterschrift oder Versand über die E-Mail-Kanäle der Organisation. Es gibt keinen dedizierten Ablauf «Dokument senden» wie bei Angeboten und Aufträgen: typischerweise laden Sie herunter und hängen an.
• Teamarbeit — Datenschutz, Mitarbeiter, Etiketten, Anhänge, Kommentare und Update-Timeline wie bei anderen Mokapen-Entitäten.

Praktische Regel: Jedes Dokument für einen Kunden oder Prospect verdient mindestens eine Verbindung zu Kontakt, Unternehmen oder Opportunity — damit die Historie von der Kundenkarte sichtbar bleibt, nicht nur in der Dokumentenliste.

Dokumente vs Angebote, Aufträge und Notizen

Es ist leicht, Mokapen-«Blätter» zu verwechseln. Kurz zusammengefasst:

• Dokumente — generischer A4-Text/Layout, Variablen aus Vorlage, PDF/DOCX-Export, CRM-Verbindungen. Ideal für Schreiben, Protokolle, Abläufe, narrative Profile.
• Angebote / Aufträge — kommerzielle Dokumente mit Artikeltabelle, wirtschaftlichen Bedingungen und dediziertem PDF-Design (Vertriebsleitfäden + Angebots-/Auftragsvorlagen). Sie ersetzen Dokumente nicht, wenn Sie freien Text ohne Artikelverkaufslogik brauchen.
• Notizen — im Menü Blätter können sie noch als Demnächst verfügbar erscheinen. Verwenden Sie Dokumente nicht als Ersatz für Haftnotizen auf der Karte: Sticky Notes bleiben am Sticky des Datensatzes (Premium-Plan).

Dokumenten-Listenseite

Die Dokumentenliste ist eine Tabelle mit Suche, Benutzer-/Teamfilter und typischen Spalten (Titel, Etiketten, Typ, Mitarbeiter, Verbindungen, Erstellungsdatum). Nützliche Indikatoren: Datenschutz-Schloss (privates Dokument) und Hinweis auf kürzliche Aktualisierung.

Typische obere Leiste:

• Neues Dokument — öffnet die Erstellung im Vollbild (von Grund auf).
• Aktionen — Archiv und Papierkorb (mit passendem Premium-Plan), um Dokumente außerhalb der aktiven Liste einzusehen oder aus Soft Delete wiederherzustellen.
• Mehrfachauswahl — durch Auswahl der Zeilen mit Checkboxen erscheint die Aktionsleiste: bearbeiten, duplizieren, archivieren, löschen bei ausgewählten Dokumenten.

Ein Dokument erstellen

Sie können von Grund auf aus der Liste starten oder aus einer Vorlage generieren, indem Sie eine andere Karte öffnen (Kontakt, Opportunity…) und ein verbundenes Dokument erstellen. Der zweite Weg nutzt die Variablen der Vorlage.

Von Grund auf (aus der Dokumentenliste)

1. Öffnen Sie Blätter → Dokumente und klicken Sie auf Neues Dokument.
2. Füllen Sie mindestens den Dokumentnamen aus (Pflichtfeld).
3. Setzen Sie Datenschutz (Schloss), Etiketten, Kartenfarbe, Typ (frei wählbares oder hinzufügbares Feld, nützlich zum Filtern «Protokoll», «Schreiben», «Prozedur») und Mitarbeiter falls vorgesehen.
4. Definieren Sie die Seitenränder (typische Werte in Millimetern: oben, rechts, unten, links). Sie beeinflussen Vorschau und PDF: prüfen Sie sie vor einem offiziellen Export.
5. Schreiben Sie Kopfzeile, Fußzeile und Inhalt im Seitenformat-Editor (siehe Abschnitt unten).
6. Fügen Sie Anhänge oder Sticky Notes hinzu, falls auf Ihrem Plan verfügbar.
7. Verknüpfen Sie im Tab Verbindungen Kontakte, Opportunities, Tickets, Projekte… (wenn Sie Berechtigungen und aktive Apps haben).
8. Speichern — in der Regel werden Sie zur Vollbildkarte des erstellten Dokuments weitergeleitet.

Aus der Liste bietet die Erstellung von Grund auf nicht denselben vollständigen Assistenten wie der Ablauf «Aus Vorlage» von einer Karte: für Variablen nutzen Sie den folgenden Weg.

Aus Vorlage (von einer verknüpften Entität)

Wie im Leitfaden Vorlagen beschrieben: Die Dokumentvorlage ist ein HTML-Dokument im Seitenformat (A4) mit Rich-Editor und konfigurierbaren Rändern. Variablen mit einer Entität aus Adressbuch/Vertrieb zu verknüpfen (z. B. Kontakt, Opportunity) bewirkt, dass beim Generieren des Dokuments aus einem verknüpften Datensatz die Felder von selbst ausgefüllt werden.

1. Öffnen Sie eine Karte (z. B. Kontakt oder Opportunity) → erstellen Sie Neues Dokument (oder gleichwertige verbundene Erstellungsaktion).
2. Wählen Sie Aus Vorlage (Liste der Dokumentvorlagen, die mit dieser Entität kompatibel sind) oder starten Sie mit einem leeren Dokument.
3. Mokapen lädt den Vorlageninhalt und ersetzt die Variablen durch die Daten des verknüpften Datensatzes.
4. Prüfen Sie Text, Kopf-/Fußzeile und Ränder, dann speichern: die Verbindung zur Ausgangs-Entität wird automatisch erstellt.

Vorlagen verwalten Sie unter Organisationseinstellungen → Vorlagen → Dokument. Typische Vorlagenbeispiele: Anschreiben, Kundenprofil, Sitzungsprotokoll, Betriebsablauf immer gleich in der Struktur.

Dokumentenkarte

Sie können sie als Modal oder Vollbild öffnen (Seitenansicht, wenn der Plan es erlaubt) über die Symbolleiste — gleicher Inhalt, mehr Platz für das A4-Layout.

Aktionsleiste

• Datenschutz (Schloss): Öffentlich (für Organisationsmitglieder gemäß Zugriffsregeln sichtbar) oder Privat (nur wer expliziten Zugriff hat — siehe unten).
• Etiketten, Farbe Titel/Kartenhintergrund, Anhänge, Sticky Notes (Premium).
• Vollbild, Link kopieren.
• + Erstellen und verbinden / neue Verbindung: weitere Entitäten direkt vom Dokument verknüpfen.
• Vorschau und Herunterladen (PDF / Word) — siehe Abschnitt unten.

Optionsmenü (drei Punkte)

• Duplizieren: erstellt eine Kopie; im Modal können Sie wählen, was einbezogen wird (Verbindungen und andere Elemente je nach verfügbaren Optionen).
• Archivieren / Wiederherstellen (passender Premium-Plan): aus der operativen Liste ausblenden oder in die aktive Liste zurückbringen.
• Löschen / Wiederherstellen (roter Eintrag): mit passendem Plan Soft Delete (Papierkorb + Wiederherstellung) oder endgültiges Löschen aus Papierkorb/Bestätigung.

Kartentabs

• Daten — Typ, Mitarbeiter, Ränder, Anhänge, Kopfzeile, Fußzeile, Inhalt, Kommentare.
• Verbindungen — Verknüpfungen zu anderen Entitäten (Aufgabe, Projekt, Termin, Kontakt, Unternehmen, Buchung, Opportunity, Service, Produkt, Angebot, Auftrag, Ticket, anderes Dokument, Kampagne… wenn Apps aktiv sind). Siehe auch den Leitfaden Verbindungen.
• Updates — Timeline der Änderungen und Aktivitäten am Datensatz.

Inhalt, Kopfzeile, Fußzeile und Ränder

Das Herzstück des Dokuments ist der Seitenformat-Editor. Es ist kein einfaches Textfeld: Sie denken in druckbarem / PDF-Ergebnis, wie auf einem A4-Blatt.

Der Inhalt ist der Haupttext: Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, Bilder und Links. Hier steht die Substanz des Schreibens, Protokolls oder Ablaufs. Nutzen Sie klare Formatierung (Überschriftenhierarchie, Aufzählungen), damit das PDF auch am Zielort lesbar bleibt.

Kopfzeile und Fußzeile sind die oben und unten auf der Seite wiederholten Texte (oder Elemente) — Textlogo, Unternehmensangaben, feste Hinweise, Disclaimer. In der Dokumentvorlage bereiten Sie sie einmal vor; im einzelnen Dokument passen Sie sie nur an, wenn eine Variante nötig ist. In Angebots-/Auftragsvorlagen finden Sie ähnliche Kopf-/Fußlogik im kommerziellen PDF-Layout; hier ist das Konzept dasselbe, aber ohne Artikeltabelle.

Die Ränder (oben, rechts, unten, links) definieren den Weißraum um den Text. Sie beeinflussen direkt Vorschau und exportierte Dateien: ein zu enger Rand kann Inhalt beim Druck oder in PDF abschneiden; ein zu breiter Rand verringert den nutzbaren Platz. Setzen Sie Ränder in der Vorlage, wenn Briefpapier immer gleich ist; im einzelnen Dokument korrigieren Sie sie nur bei Ausnahmen.

Prozesstipp: Wenn sich die Struktur wiederholt, arbeiten Sie an der Vorlage (Variablen + Ränder + Kopf-/Fußzeile). Personalisieren Sie das einzelne Dokument nur dort, wo sich der Inhalt ändert (Daten, spezifische Absätze, Anhänge). So vermeiden Sie inkonsistente Kopien und Ketten-Updates.

Datenschutz und Mitarbeiter

Wie bei Terminen und anderen Mokapen-Entitäten beantworten Datenschutz und Mitarbeiter zwei verschiedene Fragen: «Wer kann dieses Dokument in der Organisation sehen?» und «Wer im Team muss daran arbeiten, ohne dass es für alle öffentlich ist?».

Mit Öffentlich-Datenschutz (Schloss in der Aktionsleiste) ist das Dokument für Organisationsmitglieder gemäß Org-Zugriffsregeln und Rollen sichtbar. Mit Privat-Datenschutz ist das Dokument auf Personen mit explizitem Zugriff beschränkt: typischerweise den Ersteller, die angegebenen Mitarbeiter und Entitäts-Datenschutzregeln — nicht alle Organisationsmitglieder.

Mitarbeiter (Feld Mitarbeiter im Tab Daten, falls in Ihrer Organisation aktiv) sind Mokapen-Benutzer oder -Teams, die Sichtbarkeit und Arbeitsmöglichkeit am Dokument brauchen. Beispiele: der Vertriebsmitarbeiter, der das Schreiben aus dem Deal generiert hat; die Assistenz, die das Protokoll vervollständigt; ein Manager, der interne Abläufe prüft. Das sind keine «Meeting-Teilnehmer» (typisches Terminkonzept): Es sind Teammitglieder, die das Blatt in Mokapen sehen und verfolgen müssen.

Kurz zusammengefasst:

• Öffentlich = in der Org gemäß allgemeinen Berechtigungen sichtbar.
• Privat = nur wer expliziten Zugriff hat (Mitarbeiter / Datenschutzregeln).
• Mitarbeiter = Benutzer oder Team, der/das das Dokument sehen und bearbeiten muss, auch wenn es privat ist.

Wenn Sie keinen Zugriff auf ein privates Dokument haben, zeigt Mokapen die Kein-Zugriff-Meldung. Für sensible interne Dokumente (Vertragsentwürfe, Kundennotizen, vertrauliche Abläufe) nutzen Sie privaten Datenschutz und eingeschränkte Mitarbeiter.

Vorschau und Download

Bevor Sie ein offizielles Blatt senden oder archivieren, nutzen Sie Vorschau, um Darstellung, Ränder, Kopf- und Fußzeile zu prüfen. Dann:

• PDF herunterladen — stabile Datei für Archiv, externe Unterschrift oder E-Mail-Anhang.
• Word (DOCX) herunterladen — nützlich, wenn der Empfänger den Text außerhalb von Mokapen bearbeiten muss; Sie können die unterschriebene oder überarbeitete Version dann wieder in den Anhängen des Dokuments oder der verknüpften Karte anfügen.

Anders als bei Angeboten und Aufträgen gibt es keinen dedizierten E-Mail-Versand des Dokuments von der Karte. Nutzen Sie Vorschau/Download und hängen Sie über die E-Mail-/Nachrichtenkanäle der Organisation an, oder bewahren Sie das PDF in den Anhängen der verknüpften Karte auf.

Archivieren, löschen und duplizieren

Wie bei Terminen: Bevorzugen Sie Archivieren, wenn das Dokument abgeschlossen ist, aber Historie und Verbindungen noch nötig sind; nutzen Sie Löschen für falsche Entwürfe oder Testduplikate.

Duplizieren

Unter Optionen → Duplizieren. Im Modal wählen Sie, was kopiert wird (Verbindungen und andere Elemente je nach Optionen). Nützlich für eine zweite Version desselben Schreibens oder ein Protokoll mit identischer Struktur und anderen Daten. Nach der Kopie aktualisieren Sie Titel und Inhalt im neuen Dokument.

Archivieren und wiederherstellen

Karte → Optionen → Archivieren (passender Premium-Plan), oder Mehrfachauswahl in der Liste → Archivieren. Das Dokument verlässt die aktive Liste; finden Sie es unter Aktionen → Archiv und Sie können Wiederherstellen. Bevorzugen Sie Archivieren statt Löschen, wenn kommerzielle Spur oder Compliance nötig ist.

Löschen

Von Karte oder Liste (einzeln oder mehrfach) → Löschen → im Modal bestätigen. Mit passendem Premium-Plan kann Soft Delete (Papierkorb + Wiederherstellung) oder endgültiges Löschen aus dem Papierkorb möglich sein. Archiv und Papierkorb erfordern oft einen höheren Premium-Plan als die reine Basisnutzung von Dokumenten — prüfen Sie Verfügbarkeit und Rolle (Mitglied für manche Löschungen).

Einstellungen (Felder / Spalten)

In den Organisationseinstellungen können für Dokumente die Karten Felder und Liste & Spalten als Demnächst verfügbar erscheinen (noch nicht operativ). Die in den Leitfäden Felder, Karte und Spalten beschriebene Feld-/Layout-Anpassung gilt heute nicht vollständig für Dokumente. Was Sie bereits gut strukturieren können, ist die Dokumentvorlage (Layout, Ränder, Variablen) und die Nutzung von Typen und Etiketten in der Liste.

Anwendungsfälle

• Anschreiben: Dokumentvorlage mit Kontaktvariablen → aus Kontaktkarte generieren → prüfen → PDF herunterladen und an Vertriebs-E-Mail anhängen.
• Sitzungsprotokoll: Dokument verbunden mit Termin und Projekt; Mitarbeiter = Delivery-Team; private Datenschutzeinstellung bei vertraulichen Notizen.
• Operatives Kundenprofil: aus Opportunity, Vorlage mit Deal + Kontakt bereits ausgefüllt; bleibt in der Deal-Historie.
• Interner Ablauf (SOP): öffentliches Dokument in der Org, Etikett «SOP», ohne Kundendaten; Vorlage aktualisieren, wenn sich der Prozess ändert.
• Export für externe Unterschrift: DOCX oder PDF herunterladen, offline unterschreiben, unterschriebene Datei in Anhängen des Dokuments oder der verknüpften Karte wieder anfügen.

Empfohlene Prozesse

• Starten Sie immer mit einer Vorlage, wenn sich der Text wiederholt; vermeiden Sie, identische Schreiben von Hand neu zu schreiben.
• Verknüpfen Sie jedes Kundendokument mit Kontakt/Unternehmen/Opportunity: Sie finden es in der Kartenhistorie.
• Nutzen Sie konsistente Typen und Etiketten («Protokoll», «Prozedur», «Schreiben») zum Filtern in der Liste.
• Prüfen Sie die Ränder in der Vorschau vor dem offiziellen PDF.
• Sensible Dokumente: privater Datenschutz + eingeschränkte Mitarbeiter.
• Archivieren statt löschen, wenn Historie nötig ist; bereinigen Sie periodisch doppelte Entwürfe.

Kombinieren Sie Dokumente mit Vorlagen, Kontakten, Opportunities und Terminen für einen dokumentarischen Ablauf, der zum restlichen CRM passt.

Häufig gestellte Fragen

F: Wo finde ich Dokumente?

A: Menü Blätter → Dokumente. Die Gruppe heißt Blätter; der Eintrag ist Dokumente.

F: Wie nutze ich Variablen?

A: Erstellen Sie eine Dokumentvorlage unter Einstellungen → Vorlagen, fügen Sie Variablen mit der Schaltfläche Variable ein, dann generieren Sie das Dokument aus einer kompatiblen Entität mit Aus Vorlage. Aus der Liste bietet die Erstellung von Grund auf nicht denselben vollständigen Assistenten wie der Ablauf von einer Karte.

F: Kann ich das Dokument per E-Mail aus Mokapen senden?

A: Es gibt keinen dedizierten Versand wie bei Angeboten. Nutzen Sie Vorschau/Download und hängen Sie an, oder die E-Mail-/Nachrichtenkanäle der Organisation.

F: Warum sehe ich kein Archiv oder keinen Papierkorb?

A: Meist ist ein höherer Premium-Plan nötig. Prüfen Sie Plan und Rolle (Mitglied für manche Löschungen).

F: Kann ich die Felder der Dokumentenkarte anpassen?

A: Die Einstellungen Felder/Spalten für Dokumente sind noch Demnächst verfügbar. Nutzen Sie Vorlagen, Typen und Etiketten zur Strukturierung der Arbeit.

F: Was ist der Unterschied zu einem Angebots-PDF?

A: Ein Angebot hat eine Artikeltabelle, wirtschaftliche Bedingungen und kommerzielles Design. Ein Dokument ist generischer A4-Text/Layout, flexibler aber ohne Artikelverkaufslogik.

F: Wenn ich eine Dokumentvorlage lösche, verschwinden dann bereits erstellte PDFs?

A: Nein. Bereits generierte Dokumente bleiben; Sie löschen nur die Vorlage für künftige Erstellungen.