Panduan Mokapen

Panduan Dokumen

Itu Dokumen area adalah ruang Mokapen untuk teks dan tata letak format halaman (gaya A4) yang Anda siapkan, simpan, dan tautkan ke CRM: surat lamaran, profil klien, notulen rapat, prosedur operasi, proposal deskriptif. Setiap dokumen memiliki judul, badan yang diformat (dengan header dan footer opsional), privasi, kolaborator, koneksi ke entitas lain, dan dapat diunduh sebagai PDF atau Kata (DOCX).

Akses dari Lembar → Dokumen menu. Jika struktur yang sama sering berulang — huruf yang sama, menit yang sama, prosedur yang sama — jangan menulis ulang dengan tangan: buatlah sebuah Templat tipe dokumen dengan variabel (kontak, peluang, perusahaan…) dan buat dokumen dari catatan tertaut. Mokapen memuat tata letak dan mengganti variabel dengan data rekaman tersebut.

Modul ini memerlukan aplikasi Dokumen yang aktif, izin yang benar di organisasi, dan a paket Premium yang sesuai. Periksa ketersediaan paket Anda: tanpa Premium, daftar mungkin menampilkan halaman peningkatan; dengan rencana yang lebih tinggi, arsip dan sampah juga tersedia.

Untuk apa Dokumen di CRM

Dokumen Mokapen bukanlah catatan singkat atau kutipan komersial: melainkan a lembar terstruktur yang tetap ada dalam riwayat klien dan tim.

• Dokumentasi yang panjang dan berformat — judul, daftar, tabel, gambar, dan link dalam tata letak halaman, bukan kolom deskripsi singkat.
• Personalisasi otomatis — dari templat yang ditautkan ke suatu entitas, bidangnya akan terisi sendiri (lihat Templat → Dokumen memandu).
• sejarah CRM — dokumen tetap terhubung dengan kontak, peluang, tiket, proyek, janji temu… dan Anda menemukannya lagi dari riwayat catatan tersebut.
• Ekspor untuk penggunaan eksternal — pratinjau dan pengunduhan PDF/DOCX untuk arsip, tanda tangan offline, atau pengiriman melalui saluran email organisasi. Tidak ada alur "Kirim dokumen" khusus seperti pada penawaran dan pesanan: Anda biasanya mengunduh dan melampirkan.
• Kerja tim — privasi, kolaborator, label, lampiran, komentar, dan garis waktu pembaruan, seperti pada entitas Mokapen lainnya.

Aturan praktisnya: setiap dokumen yang ditujukan untuk klien atau calon pelanggan berhak mendapatkan setidaknya satu dokumen koneksi untuk dihubungi, perusahaan, atau peluang — sehingga riwayat tetap terlihat dari catatan klien, tidak hanya di daftar Dokumen.

Dokumen vs Kutipan, Pesanan, dan Catatan

Sangat mudah untuk membingungkan "lembaran" Mokapen. Pendeknya:

• Dokumen — teks/tata letak A4 umum, variabel dari templat, ekspor PDF/DOCX, koneksi CRM. Ideal untuk surat, notulensi, prosedur, profil naratif.
• Kutipan / Pesanan — dokumen komersial dengan tabel item baris, istilah ekonomi, dan grafik PDF khusus (Panduan penjualan + templat Penawaran/Pesanan). Mereka tidak menggantikan Dokumen ketika Anda memerlukan teks bebas tanpa logika penjualan item baris.
• Catatan — di menu Spreadsheet mungkin masih ditampilkan sebagai Segera hadir. Jangan gunakan Dokumen sebagai pengganti catatan tempel di catatan: catatan tempel tetap ada di catatan tempel (Paket Premium).

Halaman daftar dokumen

Daftar Dokumen adalah tabel dengan pencarian, filter pengguna/tim, dan kolom umum (judul, label, jenis, kolaborator, koneksi, tanggal pembuatan). Indikator yang berguna: kunci privasi (dokumen pribadi) dan bendera pembaruan terkini.

Bilah atas yang khas:

• Dokumen Baru — membuka pembuatan satu halaman penuh (dari awal).
• Tindakan — Arsip Dan Sampah (dengan paket Premium yang sesuai), untuk melihat dokumen yang tidak lagi ada dalam daftar aktif atau memulihkan dari penghapusan sementara.
• Multi-pilih — memilih baris dengan kotak centang menunjukkan bilah tindakan: edit, duplikat, arsipkan, hapus pada dokumen yang dipilih.

Membuat dokumen

Anda dapat memulai dari awal dari daftar atau membuat dari templat dengan membuka catatan lain (kontak, peluang…) dan membuat dokumen yang terhubung. Jalur kedua adalah jalur yang menggunakan variabel templat.

Dari awal (dari daftar Dokumen)

1. Membuka Lembar → Dokumen dan tekan Dokumen Baru.
2. Isi setidaknya Nama dokumen (diperlukan).
3. Atur privasi (kunci), label, warna rekaman, jenis (bidang yang dapat dipilih atau ditambahkan secara bebas, berguna untuk memfilter "Menit", "Surat", "Prosedur") dan kolaborator jika ada.
4. Tentukan halaman Margin (nilai tipikal dalam milimeter: atas, kanan, bawah, kiri). Mereka memengaruhi pratinjau dan PDF: periksa sebelum ekspor resmi.
5. Menulis Tajuk, catatan kaki, Dan Isi di editor format halaman (lihat bagian khusus di bawah).
6. Tambahkan lampiran atau catatan tempel jika tersedia di paket Anda.
7. Di Koneksi tab tautan kontak, peluang, tiket, proyek… (jika Anda memiliki izin dan aplikasi aktif).
8. Menyimpan — Anda biasanya dibawa ke catatan satu halaman penuh dari dokumen yang dibuat.

Dari daftar, pembuatan dari awal tidak menampilkan wizard lengkap yang sama dengan aliran «Dari templat» dari catatan: untuk variabel gunakan jalur di bawah ini.

Dari templat (dari entitas tertaut)

Seperti yang dijelaskan dalam panduan Templat: Templat Dokumen adalah dokumen HTML dalam format halaman (A4), dengan editor kaya dan margin yang dapat dikonfigurasi. Mengikat variabel ke buku alamat/entitas penjualan (misalnya kontak, peluang) berarti bahwa saat Anda membuat dokumen dari rekaman tertaut, kolom akan terisi sendiri.

1. Buka catatan (misalnya Kontak atau Peluang) → buat Dokumen Baru (atau tindakan pembuatan terhubung yang setara).
2. Memilih Dari templat (daftar Templat dokumen yang kompatibel dengan entitas tersebut) atau mulai dari dokumen kosong.
3. Mokapen memuat konten template dan menggantinya variabel dengan data rekaman tertaut.
4. Tinjau teks, header/footer dan margin, lalu simpan: koneksi ke entitas awal dibuat secara otomatis.

Templat dikelola dalam pengaturan Organisasi → Templat → Dokumen. Contoh template yang umum: surat lamaran, profil klien, notulen rapat, prosedur operasi yang strukturnya selalu sama.

Catatan dokumen

Anda dapat membukanya di a modal atau layar penuh (tampilan halaman, jika rencana memungkinkan) dari toolbar — konten yang sama, lebih banyak ruang untuk bekerja pada tata letak A4.

Bilah tindakan

• Pribadi (kunci): Publik (dapat dilihat oleh anggota organisasi sesuai dengan aturan akses) atau Pribadi (hanya mereka yang memiliki akses eksplisit — lihat di bawah).
• Label, Warna judul/latar belakang rekaman, Lampiran, Catatan tempel (Premi).
• Halaman penuh, Salin tautan.
• + Buat dan sambungkan / koneksi baru: menghubungkan entitas lain langsung dari dokumen.
• Pratinjau Dan Unduh (PDF / Word) — lihat bagian khusus.

Menu opsi (tiga titik)

• Duplikat: membuat salinan; di modal Anda dapat memilih apa yang akan disertakan (koneksi dan elemen lain sesuai dengan opsi yang tersedia).
• Arsip / Pulihkan (Paket Premium yang sesuai): bersembunyi dari daftar operasional atau kembali ke daftar aktif.
• Hapus / Pulihkan (item merah): dengan rencana penghapusan sementara yang sesuai (sampah + pemulihan) atau penghapusan permanen dari sampah/konfirmasi.

Rekam tab

• Data — jenis, kolaborator, margin, lampiran, header, footer, konten, komentar.
• Koneksi — tautan ke entitas lain (tugas, proyek, janji temu, kontak, perusahaan, pemesanan, peluang, layanan, produk, penawaran, pesanan, tiket, dokumen lain, kampanye… jika aplikasi aktif). Lihat juga Koneksi memandu.
• Pembaruan — garis waktu perubahan dan aktivitas dalam catatan.

Konten, header, footer, dan margin

Inti dari dokumen ini adalah editor format halaman. Ini bukan bidang teks biasa: Anda berpikir dalam bentuk keluaran yang dapat dicetak / PDF, seperti pada lembar A4.

Itu Isi adalah bagian utama: judul, paragraf, daftar, tabel, gambar, dan tautan. Berikut isi surat, notulen, atau prosedurnya. Gunakan pemformatan yang jelas (hierarki judul, daftar poin) agar PDF juga tetap dapat dibaca di tujuan.

Tajuk Dan catatan kaki adalah teks (atau elemen) yang diulang di bagian atas dan bawah halaman — logo teks, referensi perusahaan, catatan tetap, penafian. Pada templat Dokumen, Anda mempersiapkannya satu kali; pada masing-masing dokumen, Anda menyesuaikannya hanya jika diperlukan varian. Pada templat Penawaran/Pesanan Anda menemukan logika header/footer serupa dalam tata letak PDF komersial; di sini konsepnya sama, tetapi tanpa tabel item baris.

Margin (atas, kanan, bawah, kiri) menentukan spasi putih di sekitar teks. Hal ini secara langsung memengaruhi pratinjau dan file yang diekspor: margin yang terlalu sempit dapat memotong konten dalam bentuk cetak atau PDF; yang terlalu lebar akan mengurangi ruang yang dapat digunakan. Tetapkan margin pada templat jika kop surat selalu sama; pada masing-masing dokumen sesuaikan hanya untuk pengecualian.

Tip proses: ketika strukturnya berulang, kerjakan templat (variabel + margin + header/footer). Sesuaikan masing-masing dokumen hanya jika kontennya berubah (tanggal, paragraf tertentu, lampiran). Anda menghindari salinan yang tidak konsisten dan pembaruan berantai.

Privasi dan kolaborator

Seperti halnya janji temu dan entitas Mokapen lainnya, privasi dan kolaborator menjawab dua pertanyaan berbeda: «siapa yang dapat melihat dokumen ini di organisasi?» dan “siapa di dalam tim yang perlu mengerjakannya tanpa harus dipublikasikan kepada semua orang?”.

Dengan Publik privasi (kunci di bilah tindakan) dokumen dapat dilihat oleh anggota organisasi sesuai dengan aturan dan peran akses organisasi. Dengan Pribadi privasi, dokumen ini terbatas pada mereka yang memiliki akses eksplisit: biasanya siapa pun yang membuatnya, ditunjuk kolaborator, dan aturan privasi entitas — tidak semua anggota organisasi.

Kolaborator (Kolaborator pada tab Data, jika aktif di organisasi Anda) adalah pengguna atau tim Mokapen yang membutuhkan visibilitas dan kemampuan untuk bekerja pada dokumen. Contoh: tenaga penjualan yang membuat surat dari kesepakatan; asisten yang menyelesaikan berita acara; seorang manajer meninjau prosedur internal. Mereka bukan “peserta rapat” (konsep janji temu yang umum): mereka adalah anggota tim yang perlu melihat dan mengikuti lembar di Mokapen.

Singkatnya:

• Publik = terlihat di organisasi sesuai dengan izin umum.
• Pribadi = hanya mereka yang memiliki akses eksplisit (kolaborator/aturan privasi).
• Kolaborator = pengguna atau tim yang perlu melihat dan mengerjakan dokumen, meskipun dokumen tersebut bersifat pribadi.

Jika Anda tidak memiliki akses ke dokumen pribadi, Mokapen menampilkan pesan tidak ada akses. Untuk dokumen internal yang sensitif (draf kontrak, catatan klien, prosedur terbatas) gunakan privasi pribadi dan kolaborator terbatas.

Pratinjau dan unduh

Sebelum mengirim atau mengarsipkan lembar resmi, gunakan Pratinjau untuk memeriksa rendering, margin, header, dan footer. Kemudian:

• Unduh PDF — file stabil untuk arsip, tanda tangan eksternal, atau lampiran email.
• Unduh Kata (DOCX) — berguna jika penerima perlu mengedit teks di luar Mokapen; Anda kemudian dapat melampirkan kembali versi yang ditandatangani atau direvisi dalam dokumen atau file rekaman tertaut.

Tidak seperti penawaran dan pesanan, tidak ada dokumen khusus yang dikirim melalui email dari catatan. Gunakan Pratinjau/Unduh dan lampirkan melalui saluran email/pesan organisasi, atau simpan PDF di catatan tertaut Lampiran.

Arsipkan, hapus, dan duplikat

Suka pada janji temu: lebih suka Arsip bila dokumen sudah lengkap namun riwayat dan koneksinya masih diperlukan; menggunakan Menghapus untuk draf yang salah atau duplikat pengujian.

Duplikat

Dari Opsi → Duplikat. Di modal pilih apa yang akan disalin (koneksi dan elemen lain sesuai opsi). Berguna untuk versi kedua dari surat atau notulensi yang sama dengan struktur yang sama dan tanggal yang berbeda. Setelah menyalin, perbarui judul dan konten pada dokumen baru.

Arsipkan dan pulihkan

Rekam → Pilihan → Arsip (Paket Premium sesuai), atau pilih banyak dalam daftar → Arsip. Dokumen tersebut meninggalkan daftar aktif; temukan dari Tindakan → Arsip dan kamu bisa Memulihkan. Lebih memilih pengarsipan daripada menghapus ketika jejak komersial atau kepatuhan diperlukan.

Menghapus

Dari rekaman atau daftar (tunggal atau multi) → Menghapus → konfirmasi dalam modal. Dengan paket Premium yang sesuai, mungkin ada penghapusan sementara (sampah + pemulihan) atau penghapusan permanen dari sampah. Arsip dan sampah sering kali memerlukan paket Premium yang lebih tinggi daripada penggunaan dokumen dasar — ​​periksa ketersediaan dan perannya (anggota untuk beberapa penghapusan).

Pengaturan (Bidang / Kolom)

Dalam pengaturan organisasi, untuk Dokumen, bidang Dan Daftar & Kolom kartu mungkin ditampilkan sebagai Segera hadir (belum beroperasi). Kustomisasi bidang/tata letak dijelaskan dalam bidang, Kartu, Dan Kolom panduan tidak sepenuhnya berlaku untuk Dokumen saat ini. Yang sudah bisa Anda susun dengan baik adalah Templat dokumen (tata letak, margin, variabel) dan penggunaan tipe dan label dalam daftar.

Kasus penggunaan

• Surat pengantar: Templat dokumen dengan variabel kontak → buat dari catatan Kontak → tinjau → Unduh PDF dan lampirkan ke email penjualan.
• Risalah rapat: dokumen yang berhubungan dengan Penunjukan dan Proyek; kolaborator = tim pengiriman; privasi pribadi jika berisi catatan rahasia.
• Profil klien operasional: dari Peluang, template dengan kesepakatan + kontak sudah terisi; tetap dalam riwayat kesepakatan.
• Prosedur internal (SOP): dokumen publik di organisasi, label «SOP», tidak ada data klien; perbarui templat ketika proses berubah.
• Ekspor untuk tanda tangan eksternal: Unduh DOCX atau PDF, tanda tangan secara offline, lampirkan kembali file yang ditandatangani di dokumen atau lampiran catatan tertaut.

Proses yang direkomendasikan

• Selalu memulai dari a templat jika teksnya berulang; hindari menulis ulang surat yang identik dengan tangan.
• Tautkan setiap dokumen klien ke Kontak/Perusahaan/Peluang: Anda menemukannya dari riwayat catatan.
• Gunakan jenis dan label yang konsisten ("Menit", "Prosedur", "Surat") untuk memfilter dalam daftar.
• Periksa margin di Pratinjau sebelum PDF resmi.
• Dokumen sensitif: privasi pribadi + kolaborator terbatas.
• Arsipkan alih-alih menghapus saat riwayat diperlukan; bersihkan draf duplikat secara berkala.

Gabungkan Dokumen dengan Templat, Kontak, Peluang, Dan Janji temu untuk aliran dokumen yang konsisten dengan CRM lainnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Di mana saya dapat menemukan Dokumen?

J: Tidak bisa Lembar → Dokumen. Grup tersebut disebut Spreadsheet; itemnya adalah Dokumen.

T: Bagaimana cara menggunakan variabel?

A: Buat templat Dokumen di Pengaturan → Templat, masukkan variabel dengan tombol Variabel, lalu buat dokumen dari entitas yang kompatibel dengan memilih Dari templat. Dari daftar, pembuatan dari awal tidak menampilkan wizard lengkap yang sama seperti alur dari rekaman.

Q: Bisakah saya mengirimkan dokumen melalui email dari Mokapen?

A: Tidak ada pengiriman khusus seperti pada kutipan. Gunakan Pratinjau/Unduh dan lampirkan, atau saluran email/pesan organisasi.

T: Mengapa saya tidak melihat Arsip atau Sampah?

J: Biasanya diperlukan paket Premium yang lebih tinggi. Periksa rencana dan peran (anggota untuk beberapa penghapusan).

T: Bisakah saya mengkustomisasi bidang rekaman Dokumen?

J: Pengaturan Bidang/Kolom untuk Dokumen masih Segera hadir. Gunakan templat, tipe, dan label untuk menyusun pekerjaan.

Q: Apa bedanya dengan kutipan PDF?

J: Kutipan memiliki tabel item baris, istilah ekonomi, dan grafik komersial. Dokumen adalah teks/tata letak A4 umum, lebih fleksibel namun tanpa logika penjualan item baris.

T: Jika saya menghapus templat Dokumen, apakah PDF yang sudah dibuat akan hilang?

J: Tidak. Dokumen yang sudah dibuat tetap ada; Anda hanya menghapus template untuk kreasi selanjutnya.