Panduan Mokapen

Panduan Pemesanan

Itu Pemesanan area adalah modul Mokapen untuk mencatat kapan klien atau calon pelanggan memesan satu atau lebih layanan yang dapat dipesan: konsultasi, perawatan, sesi, persewaan, slot operasional. Setiap pemesanan memiliki nama, status (Dikonfirmasi / Tertunda / Ditolak), kontak, layanan, tanggal/periode waktu, pemilik, privasi, lokasi, dan tautan ke seluruh CRM.

Akses dari Aktivitas → Pemesanan menu. Tampilan defaultnya adalah Kalender; Anda dapat beralih ke Daftar. Modul ini memerlukan aplikasi Bookings yang aktif, izin yang benar, dan a paket Premium yang sesuai — periksa ketersediaan pada paket Anda dan peran organisasi Anda.

Peran dalam CRM dan perbedaan dari Janji Temu

Pemesanan di Mokapen bukan sekadar slot kalender: melainkan a catatan tertaut ke katalog layanan dan kontak klien, dengan siklus konfirmasi khas untuk permintaan (termasuk dari formulir publik).

• Pemesanan: permintaan atau slot terikat pada satu atau lebih layanan yang dapat dipesan dan sebuah kontak. Alur yang umum: pemesanan klien (secara internal atau melalui formulir) → tim mengonfirmasi atau menolak → pemesanan tetap ada dalam riwayat klien dan dapat ditautkan ke peluang, tiket, proyek.
• Janji temu: rapat, menelepon, atau mengunjungi di kalender dengan peserta (Pengguna Mokapen, kontak, perusahaan), penyelenggara, dan status buka/tutup — tidak harus terikat pada katalog layanan. Lihat Panduan janji temu.

Dalam praktiknya: gunakan Pemesanan saat Anda menjual atau mengirimkan slot layanan dari katalog; menggunakan Janji temu untuk rapat dan agenda umum (demo, kick-off, stand-up). Kedua modul dapat hidup berdampingan dan terhubung ke entitas lain. Aturan praktisnya: setiap pemesanan dengan klien berhak mendapatkan yang benar Kontak — sehingga riwayat tetap ada dalam catatan klien, tidak hanya di kalender Pemesanan.

Prasyarat: layanan yang dapat dipesan

Dalam penciptaan internal, itu Layanan bidang hanya mencantumkan layanan yang ditandai sebagai dapat dipesan (filter yang dapat dipesan di pilih). Jika daftar kosong Anda tidak dapat menyelesaikan pemesanan dari formulir internal.

1. Pergi ke Penjualan → Layanan (katalog).
2. Buka atau buat layanan dan aktifkan pemesanan (opsi / Aktifkan pemesanan pada layanan).
3. Kembali ke Pemesanan dan coba lagi: layanan muncul di pilih.

Tandai sebagai dapat dipesan hanya layanan yang benar-benar ingin Anda tawarkan dalam agenda atau secara online. Untuk alur publik, formulir jenis pemesanan menggunakan layanan, produk, atau ketersediaan yang dikonfigurasi dalam formulir — menyelaraskan katalog dan formulir sebelum menerbitkan tautan.

Status pemesanan

Status bukan kanban: Anda mengelolanya dari dropdown di bilah tindakan/pembuatan. Tiga nilai:

• Dikonfirmasi — slot diterima. Ini adalah status awal yang umum ketika Anda membuat pemesanan secara internal (tim telah memvalidasi).
• Tertunda — menunggu konfirmasi. Biasa terjadi setelah permintaan formulir publik atau ketika operator ingin memvalidasi ketersediaan sebelum melakukan slot.
• Ditolak — tidak diterima (slot tidak tersedia, klien tidak memenuhi syarat, jadwal bentrok…). Itu tetap ada dalam riwayat dan mungkin menghasilkan pemberitahuan; Anda dapat mengarsipkannya nanti.

Saat mengubah status, Mokapen dapat memberi tahu pemilik dan kolaborator (email/pemberitahuan sesuai preferensi organisasi) dan, dalam beberapa kasus, memperbarui kontak mengenai status pemesanan.

Halaman pemesanan — bilah atas

Halaman utama menawarkan dua tampilan: Kalender Dan Daftar, pada model operasional yang sama dengan Janji Temu.

• Kalender (default): melihat pemesanan dari waktu ke waktu; klik pada acara membuka catatan. Jika didukung, Anda dapat memindahkan slot (seret/pindahkan) — berguna untuk menjadwal ulang tanpa membuka kembali seluruh formulir.
• Daftar: tabel dengan pencarian, filter pengguna/tim, kolom (judul, status, kontak, layanan, tanggal, label, kolaborator…). Ideal untuk tindakan massal dan menemukan semuanya Tertunda permintaan.
• Pemesanan Baru: membuka modal pembuatan.
• Tindakan: Arsip (dan sampah jika rencana menyertakannya).

Dalam tampilan Daftar, memilih baris dengan kotak centang memperlihatkan bilah tindakan: duplikat, arsipkan, hapus (dan tindakan lain yang tersedia di rencana Anda).

Catatan pemesanan

Klik acara di kalender atau judul di daftar untuk membuka panel samping. Dengan paket Premium yang sesuai, Anda dapat membukanya sebagai a halaman penuh: konten yang sama, lebih banyak ruang, dan penyimpanan yang nyaman.

Bilah tindakan

• Status (dropdown): Dikonfirmasi, Ditunda, Ditolak — lihat bagian status.
• Pribadi (kunci): Publik (dapat dilihat oleh anggota organisasi sesuai dengan aturan akses) atau Pribadi (hanya pemilik, kolaborator, dan mereka yang memiliki akses eksplisit — tidak semua anggota organisasi).
• Label, Warna, Lampiran, Catatan tempel (Premi).
• Salin tautan, + Buat dan sambungkan / koneksi baru.

Menu opsi (tiga titik)

• Duplikat: menyalin pemesanan; di modal Anda dapat memasukkan daftar periksa, koneksi, dan lampiran (jika ada).
• Arsip / Pulihkan: bersembunyi dari tampilan operasional atau kembali ke kalender/daftar.
• Menghapus (item merah): konfirmasi dalam modal; dengan rencana yang sesuai penghapusan sementara (sampah) atau penghapusan permanen.

Rekam tab

• Data — judul, status, privasi, label, warna, kontak (diperlukan jika aplikasi Kontak aktif; Anda juga dapat membuat kontak dengan cepat), layanan yang dapat dipesan (wajib), periode tanggal, pemilik, kolaborator (jika privasi data aktif di organisasi), alamat (seringkali dapat diisi dengan lokasi organisasi), deskripsi, lampiran, catatan tempel.
• Koneksi — tautan ke entitas lain (jika peran Anda tidak terbatas hanya baca). Melihat Bagian terkait.
• Pemasaran — bidang pemasaran entitas, jika digunakan di organisasi Anda.
• Pembaruan — garis waktu perubahan pada rekaman lengkap.

Privasi dan kolaborator

Seperti pada Janji Temu dan entitas lainnya: kolaborator adalah pengguna atau tim Mokapen yang membutuhkan visibilitas pada pemesanan dan mengerjakannya, tanpa menjadi kontak klien. Contoh: resepsionis yang mengelola permintaan yang tertunda; profesional yang memberikan layanan; seorang manajer memantau beban mingguan.

Dengan privasi pribadi (kunci di bilah tindakan), pemesanan hanya dapat dilihat oleh pemilik, kolaborator yang ditunjuk, dan mereka yang memiliki akses eksplisit sesuai aturan privasi — tidak semua anggota organisasi. Gunakan privasi pribadi untuk slot sensitif atau klien VIP; biarkan publik (sesuai izin organisasi) ketika seluruh tim operasional perlu melihat agenda pemesanan.

Bagian terkait

• Koneksi — menghubungkan peluang, tugas, tiket, proyek, dokumen, kampanye, dan entitas lain yang diaktifkan. Membuka kontak Anda melihat pemesanan tertaut dalam riwayat.
• Label Dan Lampiran — seperti pada entitas Mokapen lainnya (konfirmasi yang ditandatangani, laporan singkat, foto lokasi…).

Kontak sudah ada di tab Data: masih berguna untuk menambahkan koneksi ke penawaran atau tiket ketika pemesanan merupakan bagian dari perjalanan penjualan atau dukungan.

Membuat pemesanan

Secara internal (Kalender atau Daftar)

1. Buka Pemesanan (Kalender atau Daftar) → Pemesanan Baru.
2. Masukkan nama (diperlukan).
3. Mengatur status (secara default sering kali Dikonfirmasi jika Anda membuatnya setelah setuju dengan klien).
4. Pilih atau buat dengan cepat Kontak.
5. Pilih satu atau lebih yang dapat dipesan Layanan.
6. Atur periode (rentang tanggal/waktu).
7. Pemilik opsional, kolaborator, alamat, deskripsi, lampiran.
8. Di tab Koneksi, tambahkan tautan yang berguna Menyimpan.

Dari bentuk publik

Klien mengisi formulir pemesanan di situs atau halaman arahan: memilih apa yang akan dipesan (layanan, produk, atau ketersediaan/janji temu sesuai dengan konfigurasi formulir), tanggal/waktu, dan detailnya. Di Mokapen pemesanan sering datang Tertunda — untuk mengkonfirmasi atau menolak. Klien mungkin memiliki tautan untuk mengelola atau membatalkan pemesanannya jika formulir menyediakannya. Sebelum memublikasikan tautan: selaraskan katalog layanan yang dapat dipesan, penutupan/hari libur organisasi, dan salinan formulir.

Mengedit pemesanan

1. Buka catatan pemesanan.
2. Edit bidang tab Data (kontak, layanan, tanggal, deskripsi, pemilik, kolaborator).
3. Memperbarui status ketika Anda mengonfirmasi atau menolak permintaan yang Tertunda.
4. Di dalam Kalender, seret atau pindahkan slot jika antarmuka memungkinkan — berguna untuk penjadwalan ulang dengan cepat.
5. Menyimpan; perubahan dapat menghasilkan pemberitahuan kepada pemilik/kolaborator dan, dalam beberapa kasus, email status ke kontak.

Menghapus pemesanan

Hapus pemesanan yang dibuat karena kesalahan atau uji duplikat. Lebih menyukai Arsip jika slotnya sudah lengkap dan Anda ingin menyimpan riwayat dan koneksi tanpa mengacaukan kalender dan daftar.

Penghapusan tunggal

1. Buka catatan → Pilihan → Menghapus (barang merah).
2. Konfirmasikan di modal.

Dengan paket Premium yang sesuai, pemesanan dapat dilakukan sampah (dari mana Pulihkan atau Hapus secara permanen). Pada paket tanpa penghapusan sementara, penghapusan mungkin bersifat permanen segera setelah konfirmasi — periksa paket dan izin.

Penghapusan massal

1. Tampilan daftar → pilih dengan kotak centang.
2. Klik Menghapus → konfirmasi.

Mengarsipkan pemesanan

Arsip ditujukan untuk pemesanan yang sudah selesai atau ditolak yang seharusnya tidak lagi muncul di kalender dan daftar operasional, menjaga koneksi dan riwayat — logika yang sama seperti Janji Temu.

Arsipkan pemesanan tunggal / ganda

• Lajang: rekam → Pilihan → Arsip → konfirmasi.
• Banyak: Daftar → pilih → Arsip di bilah tindakan.
• Memulihkan: dari Arsip (menu Tindakan) atau dari catatan → Pilihan → Memulihkan.

Menggandakan pemesanan

Berguna untuk slot berulang dengan struktur yang sama (layanan yang sama dan klien yang sama, tanggal baru).

1. Rekam → Pilihan → Duplikat.
2. Di modal pilih apakah akan menyalin daftar periksa, koneksi, dan lampiran.
3. Mengonfirmasi; perbarui tanggal (dan status jika diperlukan) pada pemesanan baru.

Dalam Daftar Anda juga dapat menduplikasi beberapa rekaman yang dipilih jika tindakan tersebut tersedia.

Tampilan pemesanan

Kalender (default)

Tampilan kisi untuk merencanakan minggu operasional: setiap pemesanan muncul di slot yang cocok dengan tanggal dan waktu. Klik pada acara tersebut untuk membuka catatan. Ideal untuk melihat tumpang tindih antara layanan dan beban per hari. Jika didukung, seret untuk memindahkan slot.

Daftar

Daftar tabel dengan pencarian, filter pengguna/tim, dan kolom (judul, status, kontak, layanan, tanggal…). Pilih beberapa baris untuk diduplikasi, diarsipkan, dihapus. Gunakan Daftar untuk mengerjakan antrean yang tertunda dan untuk ekspor analitis jika tersedia.

Tampilan halaman

Rekaman layar penuh (paket Premium dasar, jika tersedia): konten yang sama dengan modal, lebih banyak ruang untuk deskripsi, lampiran, dan koneksi.

Tidak ada kanban khusus: Status Dikonfirmasi / Tertunda / Ditolak dikelola dari bidang status.

Pengaturan pemesanan

Dari Pengaturan Organisasi → Pemesanan (anggota resmi) Anda mengelola preferensi yang terkait dengan layanan dan slot — misalnya durasi referensi dan, jika terekspos, kapasitas slot (berapa banyak pemesanan bersamaan dalam slot waktu yang sama). Beberapa pengaturan di area UI mungkin masih belum lengkap: verifikasi di organisasi apa yang sebenarnya operasional sebelum menjanjikannya kepada tim.

• Penutupan / hari libur — dalam pengaturan organisasi umum, Anda dapat mengatur hari penutupan: pada hari tersebut pemesanan atau tenggat waktu lain yang tidak dapat Anda atur tepat waktu mungkin diblokir.
• Bidang / Kartu / Kolom — jika tersedia untuk entitas pemesanan di organisasi Anda, ikuti bidang, Kartu, Dan Kolom panduan.
• Aplikasi dan izin — aplikasi Pemesanan harus aktif; peran mengontrol siapa yang membuat, melihat, dan mengedit.

Laporan pemesanan

Jika menu Laporan tersedia untuk Pemesanan, gunakan menu tersebut untuk volume berdasarkan periode, distribusi status, dan pemuatan berdasarkan pemilik atau layanan — untuk analisis, bukan perencanaan harian (Kalender tetap untuk itu). Jika Anda tidak melihat laporan khusus, analisis dari Daftar dengan filter tanggal dan status, atau tautkan pemesanan ke peluang/tiket dan gunakan laporan dari area tersebut.

Formulir publik dan layanan mandiri

Formulir jenis pemesanan memungkinkan klien memilih apa yang akan dipesan, tanggal/waktu, dan rinciannya tanpa memasukkan Mokapen. Setelah penyerahan:

• di Mokapen, pemesanan tampaknya terkelola (seringkali Tertunda);
• klien mungkin memiliki tautan untuk mengelola/membatalkan pemesanan mereka jika formulir menyediakannya.

Dalam bentuk internal yang khas, bidang yang wajib diisi ada pada yang dapat dipesan layanan; formulir publik juga dapat menawarkan produk atau ketersediaan (janji temu) sesuai dengan konfigurasi modul. Selalu selaraskan katalog, penutup, dan salinan formulir sebelum diterbitkan.

Kasus penggunaan

• Studio / konsultasi: layanan yang dapat dipesan «konsultasi 60 menit» → formulir di situs → konfirmasi tim → peluang tertaut opsional dan tugas tindak lanjut.
• Pusat layanan/klinik: beberapa layanan di slot yang sama; kapasitas slot di pengaturan jika digunakan; kalender untuk menghindari pemesanan ganda.
• Sewa / sesi: pemesanan dengan jangka waktu panjang (rentang tanggal) dan alamat tempat.
• Purna jual: pemesanan yang ditautkan ke tiket atau pesanan untuk pemasangan atau pelatihan di tempat.
• Penjadwalan ulang: berpindah kalender atau mengedit tanggal; perbarui status dan beri tahu kontak jika proses menyediakannya.

Proses yang direkomendasikan

• Tandai sebagai dapat dipesan hanya layanan yang benar-benar ingin Anda tawarkan secara online atau dalam agenda.
• Menggunakan Tertunda untuk permintaan formulir; konfirmasi hanya setelah pemeriksaan ketersediaan.
• Selalu tautkan Kontak yang benar: riwayat tetap ada di catatan klien.
• Untuk rapat internal tanpa layanan katalog, lebih disukai Janji temu.
• Arsipkan pemesanan yang sudah selesai agar kalender tetap dapat dibaca; hapus hanya draf dan tes.
• Sejajarkan penutupan/hari libur organisasi untuk menghindari slot bayangan.

Gabungkan Pemesanan dengan Layanan, Kontak, dan bila diperlukan Peluang atau Tiket untuk alur yang koheren dari permintaan hingga pengiriman.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Saya tidak melihat layanan di pilihan. Mengapa?

J: Hanya dapat dipesan layanan muncul. Aktifkan pemesanan layanan di Penjualan → Katalog Layanan.

Q: Perbedaan antara Pemesanan dan Janji Temu?

A: Pemesanan = slot pada layanan yang dapat dipesan + kontak + status konfirmasi/tolak (juga dari formulir). Janji temu = pertemuan/agenda dengan peserta, tidak memerlukan katalog layanan. Detail di Panduan janji temu.

T: Mengapa saya tidak bisa mengakses Pemesanan?

J: Anda memerlukan aplikasi aktif, izin melihat, dan paket Premium yang sesuai. Hubungi admin organisasi.

Q: Bisakah klien memesan sendiri?

A: Ya, melalui formulir pemesanan umum yang dikonfigurasi di Mokapen dan dipublikasikan di situs atau halaman arahan Anda.

Q: Apa jadinya jika saya menolak?

J: Setel status ke Ditolak. Riwayat dan pemberitahuan tetap ada; Anda dapat mengarsipkannya nanti.

Q: Bisakah saya memesan produk dan layanan?

J: Dalam formulir internal pada umumnya, bidang yang wajib diisi ada pada yang dapat dipesan layanan. Formulir publik juga dapat menawarkan produk atau ketersediaan (janji temu) sesuai dengan konfigurasi modul.