Panduan Mokapen

Templat

Templat adalah teks dan tata letak yang dapat digunakan kembali yang Anda siapkan sekali dan kemudian terapkan di mana saja di Mokapen: dokumen, email, SMS, WhatsApp Business, penawaran harga, dan pesanan. Daripada menulis ulang pesan yang sama atau header PDF yang sama setiap saat, Anda memilih template dan Mokapen mengisi data kontak, perusahaan, atau dokumen melalui variabel.

Anda menemukannya di Pengaturan organisasi → Templat. Setiap jenis memiliki editor dan alur penggunaannya sendiri: di bawah ini adalah pembahasan mendalam per jenis, lalu aturan bersama (variabel, default, manajemen).

Untuk apa itu?

• Kecepatan — satu klik alih-alih menyalin teks dan memformat lagi.
• Konsistensi — nada dan grafik yang sama untuk seluruh tim.
• Personalisasi otomatis — variabel diisi dengan data dari record yang sedang Anda kerjakan.
• Saluran berbeda, satu tempat — PDF, email, SMS, dan WhatsApp dari bagian Templat yang sama.

Cara mengakses dan membuat

1. Pengaturan organisasi → Templat.
2. Tekan Templat baru → Pilih berdasarkan jenis jendela.
3. Pilih jenis, isi judul dan konten, masukkan variabel, aktifkan secara opsional Bawaan, lalu simpan.
4. Dalam daftar yang dapat Anda edit, Duplikat, atau Menghapus. Pribadi (jika tersedia) membatasi siapa yang dapat melihat/menggunakan template.

Templat dokumen

Ini adalah dokumen HTML dalam format halaman (A4), dengan editor kaya (judul, daftar, tabel, gambar, tautan) dan dapat dikonfigurasi margin. Anda dapat mengikat variabel ke buku alamat/entitas penjualan (misalnya kontak, peluang) sehingga ketika Anda membuat dokumen dari rekaman tertaut, kolom terisi secara otomatis.

Apa yang Anda konfigurasikan

• Judul templat dan bendera Default
• Margin halaman
• Isi dokumen dengan variabel (Variabel tombol)
• Privasi / anggota

Di mana Anda menggunakannya — di Dokumen aplikasi, saat membuat pilih Dari templat daripada memulai dari awal. Mokapen memuat konten dan, jika dokumen ditautkan ke suatu entitas, menggantikan variabel dengan data rekaman tersebut.

Contoh — surat lamaran, lembar pelanggan, notulensi rapat, prosedur operasi dengan struktur tetap.

Templat email

Itu adalah tubuh pesan email (HTML) untuk komposisi dari Mokapen. Variabel tipikal berasal dari kontak (nama, email, perusahaan tertaut,…), ditambah data organisasi dan pengguna saat ini.

Apa yang Anda konfigurasikan

• Judul, Default, privasi
• Badan HTML dengan variabel
• Margin/tata letak editor email opsional

Di mana Anda menggunakannya - di dalam komposisi email (Pesan / kirim dari kartu): buka Pilih templat picker dan isi isi. Anda masih dapat mengedit subjek dan teks sebelum mengirim (integrasi email/SMTP harus dikonfigurasi).

Catatan tentang otomatisasi — tindakan otomatisasi Kirim email menggunakan teks/HTML yang ditentukan dalam tindakan itu sendiri. Templat email di bagian Templat terutama ditujukan untuk pengiriman manual; Anda masih dapat menyalin konten template ke dalam tindakan.

Contoh — tindak lanjut penjualan, permintaan janji temu, balasan tiket standar, email selamat datang untuk prospek baru.

Templat SMS

Ini adalah teks pendek (tanpa tata letak PDF) untuk pengiriman SMS. Variabel tipikal berasal dari kontak. Itu tidak termasuk alias pengirim: yang dikonfigurasi di SMS integrasi (alias yang disetujui + kredit dompet).

Apa yang Anda konfigurasikan

• Judul dan teks pesan
• Variabel dengan tombol Variabel atau dengan mengetik {
• Bawaan (opsional)

Batasan panjang — dalam alfabet GSM, satu SMS adalah tentang 160 karakter; dengan Unicode/emoji tentang 70 per segmen. Jika Anda melakukannya, pesan tersebut dibagi menjadi beberapa SMS (dan biayanya lebih mahal). Variabel, setelah diganti, dapat memanjangkan teks: selalu periksa perkiraan karakter dalam komposisi.

Di mana Anda menggunakannya

• Pengiriman manual — kartu kontak (atau perusahaan) → Kirim SMS → pilih template: teks dimasukkan dan variabelnya diganti dengan data kontak itu.
• Otomatisasi — Kirim tindakan SMS → Anda dapat memilih template: teksnya ditempel ke dalam pesan. Dalam otomatisasi, Anda tidak mendapatkan penggantian “per kontak” otomatis yang sama seperti pada kartu: gunakan variabel otomatisasi atau sesuaikan teks.

Panduan saluran: SMS.

Contoh — pengingat janji temu, “pesanan siap diambil”, OTP/kode internal (jika diizinkan oleh kebijakan), pemberitahuan penundaan.

Templat Bisnis WhatsApp

Templat WhatsApp adalah yang paling spesifik: bukan sekadar “teks yang disimpan di Mokapen”. Benar templat pesan (HSM) yang disetujui oleh Meta. Tanpa templat yang disetujui Anda tidak dapat memulai (atau membuka kembali) percakapan di luar layanan pelanggan jendela 24 jam.

Dua cara mendapatkannya di Mokapen

• Buat dari Templat — Template baru → WhatsApp Business: isi nama, bahasa, kategori, dan komponen; Mokapen juga membuatnya di Meta dan menyimpan salinan lokalnya.
• Sinkronkan mereka — dari Integrasi → WhatsApp Business Anda bisa Sinkronkan template / tampilkan model yang sudah ada di Meta dan impor DISETUJUI yang ke dalam Templat.

Nama dan bahasa — nama Meta hanya mengizinkan huruf kecil, angka, dan garis bawah (misalnya. pesanan_dikirim_itu), tanpa spasi. Bahasanya harus sesuai dengan teks; setiap bahasa memerlukan templat terpisah.

Kategori (pilih salah satu yang sesuai dengan kontennya, atau Meta dapat menolaknya):

• Kegunaan — pembaruan yang diharapkan pengguna: status pesanan, pengingat janji temu, peringatan akun.
• Pemasaran — promosi, penawaran, buletin: WhatsApp eksplisit ikut serta diperlukan.
• Otentikasi — Kode OTP / verifikasi dalam format yang dibutuhkan Meta (jangan dicampur dengan pemasaran).

Struktur pesan

• Tajuk (opsional) — teks (maks 60 karakter) atau media (gambar, video, dokumen) atau lokasi.
• Tubuh (wajib) — maksimal 1.024 karakter; tempatkan placeholder Meta {{1}}, {{2}}…berurutan tanpa ada celah.
• catatan kaki (opsional) — maksimal 60 karakter.
• Tombol (maks 3) — balasan cepat, URL (HTTPS), atau telepon; label maksimal 20 karakter. Templat autentikasi menggunakan tombol OTP Meta.

Variabel : Meta ↔ Mokapen — di Meta placeholder adalah {{1}}, {{2}}. Di Mokapen, pada template WABA, Anda peta setiap angka ke variabel CRM (mis. {{1}} → nama kontak). Jika pemetaan tidak ada, pada waktu pengiriman templat mungkin tidak dapat dipilih hingga Anda menyetel variabelnya.

Persetujuan — Meta meninjau template (seringkali dalam hitungan menit, terkadang hingga ~24 jam). Status umum: sedang ditinjau, disetujui, ditolak (dengan alasan). Hanya disetujui yang dapat digunakan untuk mengirim. Konten yang menyesatkan, spam, kategori yang salah, atau format variabel yang salah adalah penyebab penolakan yang umum.

Di mana Anda menggunakannya — kartu kontak → Kirim WhatsApp → pilih templat yang disetujui (dan nilai placeholder). Memerlukan integrasi WhatsApp Business yang terhubung dan kredit/dompet jika berlaku. Ada TIDAK (hari ini) tindakan otomatisasi “Kirim WhatsApp”.

Panduan saluran lengkap: Bisnis WhatsApp.

Contoh — “pesanan terkirim”, “janji temu dikonfirmasi”, kode OTP, kampanye promosi dengan keikutsertaan.

Templat kutipan

Templat Kutipan bukanlah teks biasa: melainkan tata letak dokumen PDF komersial (dan pratinjau) digunakan pada kartu kutipan. Ini mendefinisikan tampilan header, data pelanggan, tabel item, istilah, dan tanda tangan — sehingga seluruh tim mengeluarkan penawaran dengan merek perusahaan yang sama.

Tata letak sistem vs templat khusus

• Mokapen sudah menawarkan tata letak siap pakai yang dapat dipilih pada kartu, misalnya Item-teks, Item teks, Item-teks-tanda tangan, Tanda tangan item teks (mereka mengubah urutan bagian dan apakah ada tanda tangan).
• Dengan membuat a Mengutip ketik templat di Templat, Anda membuat kebiasaan tata letak (kemudian muncul sebagai opsi di bidang Desain kutipan).

Apa yang Anda konfigurasikan di editor Kutipan

• Header dan footer — logo, referensi perusahaan, penomoran, catatan tetap di atas/bawah halaman (dengan variabel).
• Blok kiri/kanan — dua kolom teks HTML (misalnya kiri: nomor penawaran dan tanggal; kanan: kontak atau data pelanggan) dengan tombol Variabel di masing-masing kolom.
• Tabel item — tema (baris alternatif, batas, tidak ada), kolom yang akan ditampilkan (kode, deskripsi, harga satuan, jumlah, PPN, diskon, subtotal,…), label setiap kolom, perataan, dan % lebar.
• istilah komersial — Blok HTML untuk pembayaran, validitas penawaran, catatan hukum, dll. (variabel di sini juga).
• Tanda tangan — mengaktifkan/menonaktifkan dan menyesuaikan label (misalnya “Untuk Penerimaan”).
• Urutan bagian / tata letak / margin / tinggi — bagaimana bagian-bagian dokumen disusun dan ruang halaman.

Variabel penawaran biasanya mengekspos bidang penawaran itu sendiri, organisasi, pengguna, dan data tertaut (pelanggan, dll.), ditambah apa yang diperlukan dalam pratinjau untuk baris item.

Di mana Anda menggunakannya

• Mengutip kartu → Desain bidang: pilih tata letak sistem atau templat khusus Anda.
• Pratinjau dan PDF / pengiriman dokumen menggunakan tata letak itu dengan data nyata kartu (item, total, pelanggan).
• Di dalam otomatisasi yang membuat kutipan Anda dapat mengatur template desain, sehingga PDF yang dihasilkan secara otomatis sudah menggunakan branding Anda.

Panduan modul: Kutipan.

Contoh — penawaran B2B standar dengan tabel harga dan jangka waktu 30 hari; kutipan “ringan” tanpa tanda tangan; kutipan dengan tanda tangan untuk penerimaan online.

Templat pesanan

Templat Pesanan berfungsi seperti templat Penawaran: yaitu memesan PDF/tata letak dokumen, bukan isi pesan. Editor menggunakan logika yang sama (header/footer, blok kiri/kanan, tabel item dengan kolom dan tema, istilah komersial, tanda tangan, margin, dan urutan bagian).

Tata letak sistem — untuk pesanan Anda juga menemukan varian seperti Item-teks, Item teks, Item-teks-tanda tangan, Tanda tangan item teks, ditambah templat khusus Anda yang dibuat di Templat → Pesan.

Perbedaan praktis vs kutipan — alat komposisi yang sama, tetapi terikat pada Memesan entitas (kode pesanan, tanggal, barang yang dikonfirmasi, persyaratan pasca-penerimaan). Seringkali templat pesanan menggunakan kembali gaya penawaran perusahaan, dengan kata-kata yang diperbarui (misalnya “konfirmasi pesanan” dan bukan “penawaran”).

Di mana Anda menggunakannya

• Memesan kartu → Desain: memilih tata letak sistem atau templat khusus.
• Pratinjau / PDF / kirim dokumen pesanan.
• Otomatisasi yang membuat pesanan (misalnya dari penawaran harga yang diterima) dapat menerapkan templat pesanan default atau yang dipilih.

Panduan modul: Pesanan.

Contoh — konfirmasi pesanan dengan tabel item dan IBAN; dokumen pemenuhan dengan tanda tangan yang bertanggung jawab; tata letak yang disederhanakan untuk pesanan internal.

Variabel (aturan bersama)

• Dokumen, Email, SMS, Penawaran, Pesanan — Format Mokapen {$entitas.bidang} (misalnya. {$kontak.nama}, {$org.title}, {$tanggal_saat ini}). Masukkan dengan Variabel atau dengan mengetik { (SMS).
• Ada apa — di Meta yang Anda gunakan {{1}}, {{2}}…; di Mokapen Anda memetakan setiap nomor ke variabel CRM sebelum mengirim.
• Tanpa variabel, templatnya adalah teks/tata letak tetap; dengan variabel, templat yang sama beradaptasi dengan setiap catatan.

Ringkasan cepat: ketik → di mana Anda memilihnya

• Dokumen → Dokumen → Dari templat
• E-mail → komposisi email → Pilih template
• SMS → Kirim SMS (kartu) atau Kirim tindakan otomatisasi SMS
• Bisnis WhatsApp → Kirim WhatsApp (kartu); buat/sinkronkan juga dari Integrasi WABA
• Mengutip → Kartu kutipan → Desain (+ PDF / otomatisasi)
• Memesan → Kartu pesanan → Desain (+ PDF / otomatisasi)

Templat bawaan

Itu Bawaan bendera menandai templat default untuk jenis tersebut (misalnya PDF kutipan standar tim). Hanya satu yang tetap aktif per jenis: mengaktifkan yang lain akan menonaktifkan default sebelumnya.

Kiat praktis

• Hapus judul (SMS – Pengingat janji temu, PDF – Kutipan standar 2026, WABA – pesanan_dikirim_itu).
• SMS: hindari Unicode yang tidak perlu; periksa segmen setelah penggantian variabel.
• WhatsApp: Utilitas untuk pembaruan, Pemasaran hanya dengan keikutsertaan; selalu memetakan placeholder sebelum penggunaan produksi.
• Kutipan/Pesanan: menyelaraskan logo, kolom item, dan istilah hukum dalam templat bersama, bukan baris demi baris pada setiap kartu.
• Menghapus template WABA juga dapat menghapusnya di Meta; PDF yang sudah dihasilkan dari templat Penawaran/Pesanan tetap ada.

Kasus penggunaan

• Perlengkapan penjualan — satu templat Penawaran + satu templat Pesanan dengan grafik yang sama; tim hanya mengubah data di kartu.
• Pengingat SMS — templat dengan waktu/variabel; kirim dari kartu atau sebagai basis untuk otomatisasi.
• WhatsApp dibuka kembali — templat Utilitas yang disetujui untuk mengirim pesan kepada pelanggan lebih dari 24 jam.
• Email tindak lanjut — Templat email dipilih dalam komposisi setelah panggilan.
• Dokumentasikan dari peluang — Templat dokumen dengan variabel kesepakatan/kontak, dibuat Dari templat yang sudah diisi.
• Dari penawaran hingga pesanan — otomatisasi yang membuat pesanan dengan menerapkan templat Pesanan default.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Di mana saya bisa membuat template?

A: Pengaturan organisasi → Templat. Dari sana Anda mengelola semua jenis.

Q: Mengapa Penawaran dan Pemesanan lebih rumit dibandingkan Email atau SMS?

A: Karena bukan sekedar teks: mereka menentukan tata letak PDF (blok, tabel item, istilah, tanda tangan, margin). Anda menggunakannya dari bidang Desain kartu, bukan dari pengiriman pesan.

Q: Apa perbedaan antara template SMS dan template WhatsApp?

A: SMS adalah teks lokal Mokapen dengan variabel {$…}. WhatsApp menggunakan templat yang disetujui Meta ({{1}}, {{2}}…), dengan kategori, batasan, dan ulasan; mereka harus dipetakan dan disetujui sebelum dikirim.

Q: Mengapa template WhatsApp dinonaktifkan saat pengiriman?

J: Biasanya pemetaan placeholder atau persetujuan Meta tidak ada. Lengkapi variabel pada templat atau sinkronkan dari Integrasi.

T: Dalam otomatisasi SMS, apakah variabel kontak diganti secara otomatis?

A: Tidak seperti saat mengirim dari kartu. Dalam otomatisasi, templat ditempel; gunakan variabel otomatisasi atau sesuaikan teks.

T: Bisakah saya menggunakan template Email dalam otomatisasi?

J: Tindakan Kirim email berfungsi pada teks tindakan itu sendiri. Templat email terutama untuk komposisi manual (Anda dapat menyalin kontennya ke dalam tindakan).

T: Untuk apa bendera Default itu?

J: Ini menandai default untuk tipe itu. Hanya satu yang tetap aktif per jenis.

T: Jika saya menghapus template Quote, apakah PDF lama akan hilang?

J: Tidak. Dokumen yang sudah dibuat tetap ada; Anda hanya menghapus template untuk pilihan Desain selanjutnya.

T: Di mana saya dapat mempelajari lebih lanjut saluran dan modul?

J: Panduan Kutipan, Pesanan, SMS, Bisnis WhatsApp.