Panduan Mokapen

Urutan

Urutan adalah cara Mokapen memungkinkan Anda menulis ke banyak orang tanpa terlihat seperti spam: rangkaian email dari waktu ke waktu untuk setiap orang yang terdaftar, dengan jeda antar langkah dan aturan berhenti saat mereka membalas, membuka, atau mengklik. Ini bukan alur kerja yang terpicu pada setiap peristiwa CRM: Anda mendaftarkan audiens (atau siapa pun yang cocok dengan filter), dan Mokapen menjalankan langkah-langkahnya dengan ritme terkontrol.

Kemudahannya di sini: satu filter, satu alur email, kumpulan pengirim yang merotasi kotak surat dan mempertahankan From yang sama untuk setiap kontak. Tanpa ledakan seribu pengiriman saat peluncuran, tanpa menyalin ke Gmail secara manual, tanpa spreadsheet “siapa yang sudah saya tulis”.

Urutan ada di paket Premium Large (batas terpisah dari alur kerja). Buka dari menu pengguna → Urutan: daftar, editor, pendaftaran, dan log.

Ikhtisar

Sebuah urutan menggabungkan:

• Definisi — judul, Pemilik, Kolaborator, Aktif/Tidak aktif, pemicu Kontak terdaftar dengan filter audiens, peluncuran, kumpulan pengirim, dan aturan keluar.
• Langkah — editor yang sama dengan alur kerja: biasanya Kirim email dan Menunda berurutan. Mesin urutan hanya menjalankan keduanya; sisanya serahkan pada alur kerja.
• Pendaftaran — satu baris per kontak: status, langkah saat ini, eksekusi berikutnya, alasan keluar.
• Log aktivitas — terdaftar, email terkirim, menunggu, keluar, kesalahan. Disimpan sampai Anda menghapus urutan.

Saat Anda mengaktifkan urutan, Mokapen mendaftarkan semua yang cocok dengan filter pada saat itu dan terus menambahkan siapa pun yang masuk ke filter. Pengiriman diatur ritmenya: jendela siang (sekitar 9–18), batas harian per kotak surat, beberapa kontak per menit saat peluncuran.

Konsep inti

• Pendaftaran — tautan antara satu kontak dan satu urutan. Hanya satu per kontak per urutan: setelah selesai atau keluar, mereka tidak didaftarkan ulang secara otomatis.
• Status — Antrian, Sedang berjalan, Selesai, Keluar (batal, balasan/buka/klik/bounce sesuai aturan, atau kesalahan).
• Filter audiens — kondisi kontak pada pemicu (UI yang sama dengan filter otomatisasi).
• Kumpulan pengirim (SMTP) — satu atau lebih kotak surat yang terhubung. Mokapen merotasi pengiriman dan mempertahankan From yang sama untuk suatu kontak di setiap langkah. Dengan kumpulan kosong, Anda mengatur From pada setiap langkah Kirim email.
• Pemilik — siapa yang “memiliki” urutan (izin, kolaborator). Pengiriman berasal dari kotak surat kumpulan (atau dari From langkah jika kumpulan kosong), bukan dari alamat ajaib pemilik.
• Variabel — field kontak yang terdaftar (nama, email, kustom) di subjek dan isi, seperti pada otomatisasi.

Urutan vs alur kerja

Gunakan alur kerja untuk logika CRM reaktif (formulir terkirim → tugas, peluang dimenangkan → email). Gunakan urutan untuk nurture, onboarding, dan outreach multi-sentuhan dengan batas pengiriman.

Peran di CRM

• Nurture prospek — segmen terfilter (mis. tag Newsletter) → 3 email selama 2 minggu. Kontak tetap di buku alamat.
• Onboarding — pelanggan baru di filter → sambutan, kiat, pengingat, tanpa mengejar mereka secara manual.
• Reaktivasi — aktivitas terakhir sudah lama → rangkaian singkat, lalu tindak lanjut manusia jika mereka tidak membalas.
• Outbound — audiens dari Temukan Prospek atau impor: beberapa kotak surat di kumpulan, From yang sama per kontak, berhenti saat balasan.

Pembukaan, klik, dan balasan pada email urutan mengisi aturan keluar dan tetap di kotak surat, seperti pelacakan Mokapen lainnya.

Kasus penggunaan

Urutan adalah benang email sepanjang waktu, pada audiens yang sama. Bukan alur kerja “ketika X terjadi, lakukan Y”: ini nurture dan outbound, dengan kumpulan kotak surat dan batas harian.

• Outbound multi-sentuhan — Anda punya daftar di buku alamat (peran, negara, tanpa peluang terbuka) dan ingin 4–5 email dalam dua minggu, bukan blast. Filter audiens pada kontak itu, kumpulan dengan dua atau tiga kotak surat penjualan agar tidak membakar satu From, 40 pengiriman per hari per kotak surat di seluruh organisasi (dua urutan pada kotak surat yang sama berbagi batas). Langkah: email 1 → tunggu 3 hari → email 2 → … Keluar ketika kontak membalas, agar orang yang sudah bilang “tidak” tidak mendapat email 4. Mulai dengan 3 kontak per menit saat peluncuran. Ini bukan tempat untuk “setiap peluang baru mengirim ke Slack”: itu alur kerja.
• Onboarding orang yang sedang uji coba — Uji coba baru masuk sendiri ke filter (tag Trial atau paket) selama urutan Aktif: sinkronisasi berkala mendaftarkan mereka, Anda tidak menambahkannya secara manual. Hari 0 sambutan, hari 2 tiga hal yang harus dilakukan, hari 7 peningkatan. Satu kotak surat “hello@” di kumpulan cukup; From melekat: uji coba yang sama selalu mendengar hello@, tidak berotasi ke sales@. Jika uji coba beralih ke berbayar, aturan keluar (tag / paket berubah) menarik mereka keluar sebelum penawaran hari ke-7.
• Tindak lanjut setelah demo, satu orang sekaligus — Tidak semua yang mengikuti panggilan harus masuk filter global: sebagian sudah dalam peluang, sebagian tidak. Urutan pendek (terima kasih + rekap + “langkah berikutnya”), pendaftaran manual kontak setelah panggilan, tanpa memperluas audiens. Filter dapat tetap ketat atau kosong: Anda memakai urutan sebagai ritme pribadi, bukan sebagai mesin pasar.
• Sedikit pengiriman, reputasi yang harus dilindungi — Gmail dan penyedia tradisional tidak menyukai 500 email dingin dari hari pertama. Batas 40/hari per kotak surat (itu default; maksimum yang dapat dikonfigurasi adalah 500, tetapi 40 adalah nilai hati-hati), jendela siang ~9–18, 3 per menit saat peluncuran. Jika kotak surat dijeda karena bounce, keluarkan dari kumpulan dan masukkan kembali ketika Anda tahu alasannya (alamat mati, blokir penyedia). Menaikkan batas “karena penjualan terburu-buru” adalah cara tercepat hello@ mendarat di spam.

Akses dan izin

Paket — Premium Large; urutan punya batas sendiri, terpisah dari alur kerja.

Siapa yang membuat — sama seperti alur kerja: hanya Pemilik organisasi yang memulai urutan baru; Pemilik/Kolaborator dan admin mengedit yang sudah ada (Panduan Peran).

Siapa yang mengirim — Anda perlu akun SMTP yang terhubung (milik Anda, dibagikan dengan Anda, atau seorganisasi) di Integrasi. Masukkan ke kumpulan, atau — jika kumpulan kosong — pilih From pada setiap langkah Kirim email. Jika kotak surat tidak terhubung, langkah gagal.

Halaman daftar

Di Urutan → Urutan saya: judul, Pemilik, Kolaborator, Aktif/Tidak aktif, pembaruan terakhir. Tindakan massal seperti alur kerja. Buka baris untuk kartu dan editor.

Audiens dan pemicu

Setiap urutan memakai pemicu Kontak terdaftar. Pendaftaran didorong oleh filter audiens (kisi kondisi seperti “kontak dibuat”).

Kapan kontak didaftarkan

• Saat aktivasi — setiap kecocokan filter (dilewati jika sudah terdaftar).
• Selama urutan Aktif — sekitar setiap 15 menit Mokapen menyinkronkan ulang filter dan mendaftarkan kecocokan baru.
• Pendaftaran manual — dari kartu urutan, satu kontak atau menjalankan ulang audiens.

Siapa pun yang sudah selesai atau keluar tidak didaftarkan ulang secara otomatis.

Peluncuran dan ritme

Di konfigurasi pemicu (panel yang sama dengan filter):

• Kapan mulai — segera saat aktivasi, atau tanggal/waktu dengan zona waktu. Mesin menunggu sampai saat itu.
• Kontak per menit saat peluncuran — default 3 (maks. 20). Nilai aman untuk SMTP: 3 per menit adalah rekomendasi di layar.

Di atas itu, Mokapen mengirim dalam jendela siang (sekitar 9–18) dan menghormati batas kumpulan pengirim. Jeda antar langkah tidak membanjiri antrean: pendaftaran dilanjutkan saat gilirannya, pada siklus berikutnya.

Kumpulan pengirim (SMTP)

Ini yang berubah dibanding “satu urutan = kotak surat Pemilik”. Di pemicu Anda menemukan Kumpulan pengirim (SMTP): pilih satu atau lebih kotak surat yang terhubung (milik Anda, dibagikan dengan Anda, atau seorganisasi).

Yang dilakukan Mokapen:

• Merotasi — pengiriman berikutnya ke kotak surat kumpulan yang paling sedikit mengirim hari ini, di bawah batas harian.
• From yang sama per kontak — setelah kotak surat ditetapkan ke seseorang, setiap langkah berikutnya berangkat dari sana. Kontak selalu melihat pengirim yang sama, bukan tiga alamat acak.
• Kumpulan kosong — tanpa rotator: Anda mengatur From pada setiap langkah Kirim email, seperti alur kerja.

Batas pengiriman harian per kotak surat — default 40, maks. 500. Dibagi di semua urutan dalam organisasi: jika dua urutan memakai kotak surat yang sama, 40 (atau nilai yang Anda atur) berlaku untuk keduanya. Gmail sering mengizinkan 100–500 pengiriman per hari: 40 adalah default hati-hati di layar.

Kotak surat dijeda — jika pengiriman di urutan ini bounce, kotak surat itu dijeda di urutan ini. Pengirim kumpulan lain terus berjalan. Untuk melanjutkan: hapus alamat dari kumpulan, simpan, lalu tambahkan lagi.

Di kartu urutan Anda melihat kumpulan, batas per kotak surat, dan (jika ada) kotak surat yang dijeda. Pada langkah Kirim email, jika kumpulan diatur, Anda tidak lagi memilih From secara manual: kumpulan yang menetapkannya.

Editor alur

Editor yang sama dengan otomatisasi alur kerja. Jalur linear khas:

1. Kirim email — From dari kumpulan (atau dipilih di langkah), ke email kontak, subjek/isi dengan variabel.
2. Menunda — tunggu sebelum langkah berikutnya.
3. Ulangi.

Hindari cabang, loop, dan tindakan CRM kecuali Anda menerima bahwa mesin urutan tidak akan menjalankannya.

Langkah dan tindakan

Kirim email — penerima = kontak terdaftar; pelacakan aktif. Variabel dari Kontak terdaftar. Dengan kumpulan yang diatur, Mokapen memberi tahu bahwa From ditetapkan oleh kumpulan (kotak surat yang sama untuk kontak itu di setiap langkah).

Menunda — menjeda pendaftaran sampai gilirannya; lalu langkah berikutnya pada siklus berikutnya.

Tindakan lain di editor tidak dijalankan oleh mesin urutan — gunakan alur kerja jika Anda butuh tugas, peluang, atau pembaruan field.

Cara kerja mesin

Sekitar setiap 15 menit Mokapen:

1. Untuk setiap urutan Aktif — menyinkronkan ulang audiens dan mendaftarkan kecocokan baru.
2. Jika dalam jendela siang dan kotak surat tersedia di bawah batas — memilih pendaftaran yang jatuh tempo (Sedang berjalan dulu, lalu Antrian berurutan).
3. Menjalankan langkah (kirim atau jeda), memperbarui pendaftaran, menulis log. Dengan kumpulan: memilih atau mengonfirmasi From yang melekat dan menghitung pengiriman pada kotak surat itu (seorganisasi).

Jika setiap kotak surat di kumpulan sudah mencapai batas hari ini, atau dijeda, pengiriman menunggu sampai hari berikutnya. Antrean otomatisasi harus berjalan di lingkungan (sama seperti alur kerja).

Aturan keluar

Di parameter urutan (default: keluar saat balasan, bukan saat buka/klik kecuali Anda mengaktifkannya):

• Balasan — balasan ke email urutan → Keluar.
• Buka (opsional) — perkiraan dari piksel pelacakan.
• Klik (opsional) — klik pada tautan.
• Bounce — kesalahan pengiriman → kontak keluar dan kotak surat yang dipakai dijeda di urutan ini.
• Manual — Batalkan di kartu.

Pelacakan email

Sama seperti otomatisasi: pembukaan dan klik untuk aturan keluar dan kotak surat. Balasan lewat alur balasan standar. Gunakan CTA yang jelas jika Anda keluar saat klik.

Pendaftaran dan log

Status urutan tidak memakai log alur kerja (log itu dihapus setelah 28 hari).

• Kartu urutan — pendaftaran terbaru: kontak, tanggal, status, Batalkan jika masih antrian atau sedang berjalan. Kumpulan, batas per kotak surat, kotak surat yang dijeda.
• Lihat log — semua pendaftaran + Log aktivitas (terdaftar, terkirim, menunggu, keluar, kesalahan).

Data tetap ada sampai urutan dihapus.

Masalah umum

• Tidak ada pendaftaran — Urutan aktif? Apakah filter cocok dengan siapa pun? Kontak yang diarsipkan?
• Tersangkut di antrean — Peluncuran di masa depan? Di luar jendela 9–18? Batas per kotak surat tercapai (di semua urutan organisasi)? Setiap kotak surat dijeda? Antrean otomatisasi mati?
• Email tidak terkirim — kumpulan kosong dan tidak ada From di langkah; kotak surat tidak terhubung; penerima kosong; variabel rusak. Pesan di log aktivitas.
• Kontak sama, pengirim berbeda — hanya jika Anda menghapus kotak surat yang melekat dari kumpulan (atau dijeda) dan Mokapen tidak dapat lagi memakainya: maka pengiriman menunggu, tidak memilih From lain secara acak.
• Kotak surat dijeda setelah bounce — hapus dari kumpulan dan tambahkan lagi untuk melanjutkan. Kontak yang keluar karena bounce tidak didaftarkan ulang sendiri.
• Keluar terlalu awal — periksa aturan (balasan / buka / klik) dan pelacakan.
• Kontak baru tidak ditambahkan — sinkronisasi sekitar setiap 15 menit; mereka harus cocok dengan filter; yang sudah terdaftar/selesai/keluar tetap di luar.

Proses yang disarankan

• Hubungkan kotak surat SMTP dan masukkan ke kumpulan sebelum menulis email.
• Tentukan audiens dan aturan keluar sebelum naskah.
• Bangun sebagai Tidak aktif; uji dengan pendaftaran manual kontak uji.
• Aktifkan; selama 48 jam pantau pendaftaran, log, dan kotak surat yang dijeda.
• Mulai dengan 40 pengiriman/hari per kotak surat dan 3 per menit; naikkan hanya jika SMTP dan reputasi bertahan.
• Nonaktifkan sebelum mengubah filter secara drastis.

Contoh praktis

1. Outreach dingin — 4 email dalam 14 hari

Di buku alamat tag prospek “Outbound” dan keluarkan siapa pun yang sudah punya peluang terbuka (filter urutan: tag + tanpa peluang). Hubungkan dua kotak surat SMTP dan masukkan ke kumpulan sebelum menulis sebaris salinan. Urutan Tidak aktif: Email 1 → tunggu 3 hari → Email 2 → 4 hari → Email 3 → 5 hari → Email 4. Keluar saat balasan. 40/hari per kotak surat. Daftarkan secara manual kontak uji, baca keempat email di kotak masuk (dan spam). Baru kemudian Aktif. Selama 48 jam pantau pendaftaran dan log: jika kotak surat dijeda, jangan “perbaiki” dengan menaikkan batas — keluarkan, pahami bounce-nya, masukkan kembali.

2. Nurture uji coba yang mengisi sendiri

Filter: paket atau tag Trial. Kumpulan: satu kotak surat hello@. Sambutan segera, lalu 2 hari (cara memakai produk), 5 hari (penawaran peningkatan). Keluar ketika paket bukan lagi Trial. Aktifkan: uji coba baru yang didaftarkan sinkronisasi (sekitar setiap 15 menit) masuk sendiri. Jangan klon urutan setiap Senin untuk “uji coba minggu ini” — filter harus tetap benar seiring waktu.

3. Satu kontak, setelah panggilan, tanpa memperluas audiens

Urutan “Pasca-demo” dapat punya filter sangat ketat atau tidak ada yang cocok sendiri. Setelah panggilan Anda membuka kontak dan mendaftarkannya secara manual. Mereka mendapat rekap dan “langkah berikutnya”; orang yang tidak Anda daftarkan tidak mendapat email itu. Berguna ketika penjualan memutuskan kasus per kasus, bukan ketika Anda ingin setiap “demo selesai” masuk otomatis (itu lagi-lagi filter pada tag atau pada tanggal janji temu, jika Anda memakainya begitu).

Tanya jawab

T: Bisakah kontak yang sama didaftarkan dua kali?

J: Tidak — satu pendaftaran per kontak per urutan.

T: Apakah log urutan hilang setelah 28 hari?

J: Tidak. Log alur kerja dihapus pada 28 hari; pendaftaran dan log aktivitas urutan tetap sampai penghapusan.

T: Apakah kontak baru di filter ditambahkan?

J: Ya, selama urutan Aktif, sekitar setiap 15 menit.

T: Dari alamat mana email berangkat?

J: Dari kotak surat kumpulan pengirim, dirotasi dan From melekat per kontak. Jika kumpulan kosong, dari From yang Anda atur pada setiap langkah Kirim email.

T: Apakah batas 40/hari per urutan?

J: Tidak: itu per kotak surat, di seluruh organisasi. Dua urutan pada kotak surat yang sama berbagi batas.

T: Kotak surat “dijeda”: apa yang harus saya lakukan?

J: Ada bounce di urutan ini. Hapus alamat dari kumpulan dan tambahkan lagi untuk melanjutkan. Periksa juga mengapa bounce (alamat mati, blokir penyedia…).

T: Di mana saya melihat riwayat kontak?

J: Di Lihat log pada urutan.