Mokapenin opas

Jaksot

Jaksot ovat tapa, jolla Mokapen antaa sinun kirjoittaa monelle ilman että se näyttää spämmiltä: sarja sähköposteja ajan mittaan jokaiselle lisätylle henkilölle, odotuksilla vaiheiden välillä ja säännöillä, jotka pysäyttävät kun he vastaavat, avaavat tai klikkaavat. Tämä ei ole workflow, joka laukeaa jokaisesta CRM-tapahtumasta: lisäät yleisön (tai kaikki suodatinta vastaavat), ja Mokapen ajaa vaiheet hallitussa tahdissa.

Helppous on tässä: yksi suodatin, yksi sähköpostivuo, lähettäjäpooli, joka kierrättää postilaatikoita ja pitää saman From-osoitteen jokaiselle yhteystiedolle. Ei tuhannen lähetyksen burstia käynnistyksessä, ei kopiointia käsin Gmailiin, ei taulukkoa “kenelle jo kirjoitin”.

Jaksot kuuluvat Premium Large -suunnitelmaan (erillinen raja workflowista). Avaa ne käyttäjävalikosta → Jaksot: lista, editori, lisäykset ja loki.

Yleiskatsaus

Jakso yhdistää:

• Määrittelyn — otsikko, Omistaja, Yhteistyökumppanit, Aktiivinen/Ei aktiivinen, laukaisin Yhteystieto lisätty yleisösuodattimella, käynnistys, lähettäjäpooli ja poistumissäännöt.
• Vaiheet — sama editori kuin workflowissa: tyypillisesti Lähetä sähköpostia ja Viive järjestyksessä. Jakson moottori ajaa vain nämä kaksi; jätä loput workflowille.
• Lisäykset — yksi rivi yhteystietoa kohti: tila, nykyinen vaihe, seuraava ajo, poistumisen syy.
• Toimintaloki — lisätty, sähköposti lähetetty, odottaa, poistunut, virheet. Säilyy, kunnes poistat jakson.

Kun aktivoit jakson, Mokapen lisää kaikki suodatinta sillä hetkellä vastaavat ja jatkaa niiden lisäämistä, jotka tulevat suodattimeen. Lähetykset ovat tahdistettuja: päiväaikainen ikkuna (noin 9–18), päivittäinen katto postilaatikkoa kohti, muutama yhteystieto minuutissa käynnistyksessä.

Keskeiset käsitteet

• Lisäys — yhteys yhden yhteystiedon ja yhden jakson välillä. Vain yksi yhteystietoa ja jaksoa kohti: valmistumisen tai poistumisen jälkeen heitä ei lisätä automaattisesti uudelleen.
• Tila — Jonossa, Käynnissä, Valmis, Poistunut (peruutus, vastaus/avaus/klikkaus/bounce sääntöjen mukaan, tai virhe).
• Yleisösuodatin — yhteystiedon ehdot laukaisimessa (sama käyttöliittymä kuin automaatiosuodattimissa).
• Lähettäjäpooli (SMTP) — yksi tai useampi yhdistetty postilaatikko. Mokapen kierrättää lähetykset ja pitää saman From-osoitteen yhteystiedolle jokaisessa vaiheessa. Tyhjällä poolilla asetat From-osoitteen kuhunkin Lähetä sähköpostia -vaiheeseen.
• Omistaja — se, joka “omistaa” jakson (oikeudet, yhteistyökumppanit). Lähetykset lähtevät poolin postilaatikoista (tai vaiheen From-osoitteesta, jos pooli on tyhjä), ei taianomaisesta omistajan osoitteesta.
• Muuttujat — lisätyn yhteystiedon kentät (nimi, sähköposti, mukautetut) aiheessa ja leipätekstissä, kuten automaatioissa.

Jaksot vs workflow

Käytä workflowja reaktiiviseen CRM-logiikkaan (lomake lähetetty → tehtävä, mahdollisuus voitettu → sähköposti). Käytä jaksoja nurtureen, onboardingiin ja usean kosketuksen outreachiin lähetyskatolla.

Rooli CRM:ssä

• Liidien nurture — suodatettu segmentti (esim. tunniste Newsletter) → 3 sähköpostia 2 viikossa. Yhteystiedot pysyvät osoitekirjassa.
• Onboarding — uudet asiakkaat suodattimessa → tervetuloa, vinkki, muistutus, ilman käsin jahtaamista.
• Uudelleenaktivointi — viimeisin toiminta on vanha → lyhyt sarja, sitten ihmisen seuranta, jos he eivät vastaa.
• Outbound — yleisö Etsi liidejä -toiminnosta tai tuonnista: useita postilaatikoita poolissa, sama From yhteystietoa kohti, pysäytys vastaukseen.

Jakson sähköpostien avaukset, klikkaukset ja vastaukset syöttävät poistumissääntöjä ja jäävät postilaatikkoon, kuten muu Mokapenin seuranta.

Käyttötapaukset

Jakso on sähköpostiketju ajan mittaan, samalle yleisölle. Se ei ole workflow “kun X tapahtuu, tee Y”: se on nurturea ja outboundia, postilaatikkopoolilla ja päivittäisellä katolla.

• Usean kosketuksen outbound — Osoitekirjassa on lista (rooli, maa, ei avointa mahdollisuutta) ja haluat 4–5 sähköpostia kahdessa viikossa, et blastia. Yleisösuodatin niille yhteystiedoille, pooli kahdella tai kolmella myynnin postilaatikolla jotta et polta yhtä From-osoitetta, 40 lähetystä päivässä postilaatikkoa kohti koko orgissa (kaksi jaksoa samassa inboxissa jakavat katon). Vaiheet: sähköposti 1 → odota 3 päivää → sähköposti 2 → … Poistuminen kun yhteystieto vastaa, jotta “ei”-vastauksen antanut ei saa sähköpostia 4. Aloita 3 yhteystiedolla minuutissa käynnistyksessä. Tämä ei ole paikka “jokainen uusi mahdollisuus postaa Slackiin”: se on workflow.
• Kokeilujakson ihmisten onboarding — Uudet kokeilut tulevat suodattimeen itsestään (tunniste Trial tai suunnitelma) jakson ollessa Aktiivinen: jaksoittainen synkronointi lisää heidät, et lisää heitä käsin. Päivä 0 tervetuloa, päivä 2 kolme tehtävää, päivä 7 päivitys. Yksi “hello@”-postilaatikko poolissa riittää; sticky From: sama kokeilu kuulee aina hello@:n, se ei kierrä sales@:iin. Jos kokeilu konvertoituu maksulliseksi, poistumissääntö (tunniste / suunnitelma muuttunut) vetää heidät pois ennen päivän 7 tarjousta.
• Seuranta demon jälkeen, yksi henkilö kerrallaan — Kaikkien puhelun ottaneiden ei pidä mennä globaaliin suodattimeen: osa on jo mahdollisuudessa, osa ei. Lyhyt jakso (kiitos + recap + “seuraava askel”), yhteystiedon manuaalinen lisäys puhelun jälkeen, ilman yleisön laajentamista. Suodatin voi olla tiukka tai tyhjä: käytät jaksoa henkilökohtaisena kadenssina, et markkinamoottorina.
• Vähän lähetyksiä, maine suojattavana — Gmail ja perinteiset tarjoajat eivät pidä 500 kylmästä sähköpostista ensimmäisestä päivästä. Katto 40/päivä postilaatikkoa kohti (se on oletus; konfiguroitava maksimi on 500, mutta 40 on varovainen arvo), päiväaikainen ikkuna ~9–18, 3 minuutissa käynnistyksessä. Jos postilaatikko keskeytyy bounceen, ota se pois poolista ja laita takaisin kun tiedät miksi (kuollut osoite, tarjoajan esto). Katon nosto “koska myynti kiirehtii” on nopein tapa saada hello@ roskapostiin.

Pääsy ja oikeudet

Suunnitelma — Premium Large; jaksoilla on oma raja, erillään workflowista.

Kuka luo — sama kuin workflowissa: vain organisaation omistaja aloittaa uuden jakson; Omistaja/Yhteistyökumppanit ja ylläpitäjät muokkaavat olemassa olevia (Rooliopas).

Kuka lähettää — tarvitset yhdistettyjä SMTP-tilejä (omasi, kanssasi jaetut tai organisaationlaajuiset) Integraatioissa. Laita ne pooliin, tai — jos pooli on tyhjä — valitse From kuhunkin Lähetä sähköpostia -vaiheeseen. Jos postilaatikkoa ei ole yhdistetty, vaihe epäonnistuu.

Listasivu

Kohdassa Jaksot → Omat jaksot: otsikko, Omistaja, Yhteistyökumppanit, Aktiivinen/Ei aktiivinen, viimeisin päivitys. Massatoiminnot kuten workflowissa. Avaa rivi korttia ja editoria varten.

Yleisö ja laukaisin

Jokainen jakso käyttää laukaisinta Yhteystieto lisätty. Lisäystä ohjaa yleisösuodatin (ehtoruudukko kuten “yhteystieto luotu”).

Milloin yhteystiedot lisätään

• Aktivoinnissa — jokainen suodatinosuma (ohitetaan, jos jo lisätty).
• Jakson ollessa Aktiivinen — noin 15 minuutin välein Mokapen synkronoi suodattimen uudelleen ja lisää uudet osumat.
• Manuaalinen lisäys — jakson kortilta, yksi yhteystieto tai yleisön uudelleenajo.

Jo valmiiksi tai poistuneeksi merkittyä ei lisätä automaattisesti uudelleen.

Käynnistys ja tahti

Laukaisimen asetuksissa (sama paneeli kuin suodattimessa):

• Milloin aloitetaan — heti aktivoinnissa, tai päivämäärä/aika aikavyöhykkeellä. Moottori odottaa siihen asti.
• Yhteystietoja minuutissa käynnistyksessä — oletus 3 (enint. 20). SMTP:n turva-arvo: 3 minuutissa on näytön suositus.

Lisäksi Mokapen lähettää päiväaikaisessa ikkunassa (noin 9–18) ja kunnioittaa lähettäjäpoolin kattoja. Vaiheiden väliset viiveet eivät täytä jonoa: lisäys jatkuu erääntyessään seuraavassa syklissä.

Lähettäjäpooli (SMTP)

Tämä on se, mikä muuttui verrattuna malliin “yksi jakso = omistajan postilaatikko”. Laukaisimesta löydät Lähettäjäpooli (SMTP): valitse yksi tai useampi yhdistetty postilaatikko (omasi, kanssasi jaetut tai organisaationlaajuiset).

Mitä Mokapen tekee:

• Kierrättää — seuraava lähetys menee poolin postilaatikolle, joka on tänään lähettänyt vähiten, päivittäisen katon alla.
• Sama From yhteystietoa kohti — kun postilaatikko on osoitettu henkilölle, jokainen myöhempi vaihe lähtee sieltä. Yhteystieto näkee aina saman lähettäjän, ei kolmea satunnaista osoitetta.
• Tyhjä pooli — ei kierrätintä: asetat From-osoitteen jokaiseen Lähetä sähköpostia -vaiheeseen, kuten workflowssa.

Päivittäinen lähetysraja postilaatikkoa kohti — oletus 40, enint. 500. Se on yhteinen kaikille organisaation jaksoille: jos kaksi jaksoa käyttää samaa postilaatikkoa, 40 (tai asettamasi arvo) pätee molempiin. Gmail sallii usein 100–500 lähetystä päivässä: 40 on varovainen oletus näytöllä.

Keskeytetyt postilaatikot — jos lähetys tässä jaksossa bounceaa, kyseinen postilaatikko keskeytetään tässä jaksossa. Muut poolin lähettäjät jatkavat. Jatkaaksesi: poista osoite poolista, tallenna, lisää se sitten uudelleen.

Jakson kortilla näet poolin, rajan postilaatikkoa kohti ja (jos on) keskeytetyt postilaatikot. Lähetä sähköpostia -vaiheessa, jos pooli on asetettu, et enää valitse From-osoitetta käsin: pooli osoittaa sen.

Vuon editori

Sama editori kuin workflow-automaatioissa. Tyypillinen lineaarinen polku:

1. Lähetä sähköpostia — From poolista (tai valittu vaiheessa), yhteystiedon sähköpostiin, aihe/leipäteksti muuttujilla.
2. Viive — odota ennen seuraavaa vaihetta.
3. Toista.

Vältä haaroja, silmukoita ja CRM-toimintoja, ellet hyväksy, ettei jakson moottori aja niitä.

Vaiheet ja toiminnot

Lähetä sähköpostia — vastaanottaja = lisätty yhteystieto; seuranta päällä. Muuttujat Yhteystieto lisätty -laukaisimesta. Poolin ollessa asetettu Mokapen kertoo, että From osoitetaan poolista (sama postilaatikko tälle yhteystiedolle jokaisessa vaiheessa).

Viive — keskeyttää lisäyksen erääntymiseen asti; sitten seuraava vaihe seuraavassa syklissä.

Muita editorin toimintoja jakson moottori ei suorita — käytä workflowta, jos tarvitset tehtäviä, mahdollisuuksia tai kenttäpäivityksiä.

Miten moottori toimii

Noin joka 15. minuutti Mokapen:

1. Jokaiselle Aktiiviselle jaksolle — synkronoi yleisön uudelleen ja lisää uudet osumat.
2. Jos ollaan päiväaikaisessa ikkunassa ja postilaatikoita on katon alla — ottaa erääntyneet lisäykset (Käynnissä ensin, sitten Jonossa järjestyksessä).
3. Ajaa vaiheen (lähetä tai viive), päivittää lisäyksen, kirjoittaa lokin. Poolilla: valitsee tai vahvistaa kiinteän From-osoitteen ja laskee lähetyksen kyseiselle postilaatikolle (organisaationlaajuisesti).

Jos jokainen poolin postilaatikko on saavuttanut tämän päivän rajan tai on keskeytetty, lähetykset odottavat seuraavaan päivään. Automaatiojonon on oltava käynnissä ympäristössä (sama kuin workflowissa).

Poistumissäännöt

Jakson parametreissa (oletus: poistuminen vastaukseen, ei avaukseen/klikkaukseen, ellet ota niitä käyttöön):

• Vastaus — vastaus jakson sähköpostiin → Poistunut.
• Avaus (valinnainen) — arvio seurantapikselistä.
• Klikkaus (valinnainen) — klikkaus linkissä.
• Bounce — lähetysvirhe → yhteystieto poistuu ja käytetty postilaatikko keskeytetään tässä jaksossa.
• Manuaalinen — Peruuta kortilla.

Sähköpostin seuranta

Sama kuin automaatioissa: avaukset ja klikkaukset poistumissääntöihin ja postilaatikkoon. Vastaukset kulkevat tavallisen vastausvuon kautta. Käytä selkeää CTA:ta, jos poistut klikkauksesta.

Lisäykset ja lokit

Jakson tila ei käytä workflow-lokeja (ne tyhjennetään 28 päivän jälkeen).

• Jakson kortti — viimeisimmät lisäykset: yhteystieto, päivä, tila, Peruuta jos vielä jonossa tai käynnissä. Pooli, raja postilaatikkoa kohti, keskeytetyt postilaatikot.
• Katso loki — kaikki lisäykset + Toimintaloki (lisätty, lähetetty, odottaa, poistunut, virhe).

Tiedot pysyvät, kunnes jakso poistetaan.

Yleisiä ongelmia

• Ei lisäyksiä — Jakso aktiivinen? Vastaako suodatin ketään? Arkistoidut yhteystiedot?
• Jumissa jonossa — Tuleva käynnistys? Ikkunan 9–18 ulkopuolella? Postilaatikon katto täynnä (kaikissa org:n jaksoissa)? Jokainen postilaatikko keskeytetty? Automaatiojono pois päältä?
• Sähköposti ei lähde — tyhjä pooli eikä vaiheen From-osoitetta; postilaatikkoa ei yhdistetty; tyhjä vastaanottaja; rikkinäiset muuttujat. Viesti toimintalokissa.
• Sama yhteystieto, eri lähettäjät — vain jos poistit kiinteän postilaatikon poolista (tai se on keskeytetty) eikä Mokapen voi enää käyttää sitä: tällöin lähetys odottaa, se ei valitse satunnaista toista From-osoitetta.
• Postilaatikko keskeytetty bouncen jälkeen — poista se poolista ja lisää uudelleen jatkaaksesi. Bounceen poistunut yhteystieto ei lisäänny itsestään uudelleen.
• Liian aikainen poistuminen — tarkista säännöt (vastaus / avaus / klikkaus) ja seuranta.
• Uusia yhteystietoja ei lisätä — synkronointi on noin 15 minuutin välein; heidän on vastattava suodatinta; jo lisätyt/valmiit/poistuneet jäävät ulos.

Suositeltu prosessi

• Yhdistä SMTP-postilaatikot ja laita ne pooliin ennen sähköpostien kirjoittamista.
• Määritä yleisö ja poistumissäännöt ennen tekstejä.
• Rakenna Ei aktiivisena; testaa manuaalisella lisäyksellä testiyhteystiedolla.
• Aktivoi; seuraa 48 tuntia lisäyksiä, lokeja ja keskeytettyjä postilaatikoita.
• Aloita 40 lähetyksellä/päivä postilaatikkoa kohti ja 3 minuutissa; nosta vain, jos SMTP ja maine kestävät.
• Poista käytöstä ennen suodattimien rajua muuttamista.

Käytännön esimerkkejä

1. Cold outreach — 4 sähköpostia 14 päivässä

Osoitekirjassa merkitse prospektit tunnisteella “Outbound” ja pidä ulkona ne, joilla on jo avoin mahdollisuus (jakson suodatin: tunniste + ei mahdollisuutta). Yhdistä kaksi SMTP-postilaatikkoa ja laita ne pooliin ennen yhtäkään copy-riviä. Jakso Ei aktiivinen: Sähköposti 1 → odota 3 päivää → Sähköposti 2 → 4 päivää → Sähköposti 3 → 5 päivää → Sähköposti 4. Poistuminen vastaukseen. 40/päivä postilaatikkoa kohti. Lisää testiyhteystieto käsin, lue kaikki neljä sähköpostia inboxista (ja roskapostista). Vasta sitten Aktiivinen. 48 tunnin ajan seuraa lisäyksiä ja lokeja: jos postilaatikko keskeytyy, älä “korjaa” nostamalla kattoa — ota se pois, ymmärrä bounce, laita takaisin.

2. Kokeilujakson nurture, joka ruokkii itseään

Suodatin: suunnitelma tai tunniste Trial. Pooli: yksi hello@-postilaatikko. Tervetuloa heti, sitten 2 päivää (miten tuotetta käytetään), 5 päivää (päivitystarjous). Poistuminen kun suunnitelma ei ole enää Trial. Aktivoi: synkronoinnin lisäämät uudet kokeilut (noin 15 minuutin välein) tulevat itsestään. Älä kloonaa jaksoa joka maanantai “tämän viikon kokeiluille” — suodattimen pitää pysyä totena ajan mittaan.

3. Yksi yhteystieto, puhelun jälkeen, ilman yleisön laajentamista

“Post-demo”-jaksolla voi olla hyvin tiukka suodatin tai ei lainkaan sellaista, joka osuisi itsestään. Puhelun jälkeen avaat yhteystiedon ja lisäät hänet käsin. Hän saa recapin ja “seuraavan askeleen”; niitä, joita et lisännyt, nuo sähköpostit eivät tavoita. Hyödyllinen, kun myynti päättää tapauskohtaisesti, ei kun haluat jokaisen “demo tehty” -tapauksen automaattisesti (se on taas suodatin tunnisteeseen tai tapaamispäivään, jos käytät sitä niin).

Usein kysytyt kysymykset

K: Voiko sama yhteystieto olla lisättynä kahdesti?

V: Ei — yksi lisäys yhteystietoa ja jaksoa kohti.

K: Katoavatko jakson lokit 28 päivän jälkeen?

V: Ei. Workflow-lokit tyhjennetään 28 päivässä; jakson lisäykset ja toimintalokit pysyvät poistoon asti.

K: Lisätäänkö uudet suodattimen yhteystiedot?

V: Kyllä, jakson ollessa Aktiivinen, noin 15 minuutin välein.

K: Mistä osoitteesta sähköpostit lähtevät?

V: Lähettäjäpoolin postilaatikoista, kierrätettyinä ja kiinteinä yhteystietoa kohti. Jos pooli on tyhjä, From-osoitteesta, jonka asetat kuhunkin Lähetä sähköpostia -vaiheeseen.

K: Onko 40/päivä -raja jaksoa kohti?

V: Ei: se on postilaatikkoa kohti, koko organisaatiossa. Kaksi jaksoa samalla postilaatikolla jakavat katon.

K: Postilaatikko on “keskeytetty”: mitä teen?

V: Tässä jaksossa oli bounce. Poista osoite poolista ja lisää se uudelleen jatkaaksesi. Tarkista myös, miksi se bounceasi (kuollut osoite, palveluntarjoajan esto…).

K: Missä näen yhteystiedon historian?

V: Jakson Katso loki -näkymässä.