Mokapenin opas

Tagit

Tagit ovat organisaatiotasolla jaettuja värillisiä merkintöjä. Ne luokittelevat tehtäviä, projekteja, yhteystietoja, tikettejä, mahdollisuuksia, tapaamisia ja muita entiteettejä välitön visuaalinen merkitys mukana: kiireellisyys, työalue, myyntivaihe, kanava, asiakastyyppi. Toisin kuin strukturoidut kentät, tagit ovat kevyitä käyttää ja ihanteellisia suodattamiseen, kanban-ryhmittelyyn ja tiimin yhteisen sanaston linjaukseen.

Mitä ne ovat ja miksi käyttää niitä CRM:ssä

Tagi ei korvaa yhteyksiä tai pakollisia kenttiä: se täydentää niitä. Esimerkkejä:

• Kiireellisyys: «Kiireellinen», «Estää», «Matala prioriteetti».
• Vaihe tai alue: «Asiakaskickoff», «Uusinta», «Bugi», «Ominaisuuspyyntö».
• Kanava tai kampanja: «LinkedIn», «Q2-webinaari», «Suositus».
• Asiakassegmentointi: «Enterprise», «SMB», «Kumppani».

Tageilla rakennat henkilökohtaisia näkymiä duplikoimatta entiteettejä: sama tehtävälista suodatettuna «Kiireellinen» daily standupissa tai ryhmiteltynä tagin mukaan kanbanissa nähdäksesi työkuorman alueittain.

Globaalit tagit tai alueelle omistetut

Jokainen tagi voidaan käyttää kahdella tavalla:

• Globaali (kaikki entiteetit) — jos et rajoita näkyvyyttä, tagi näkyy valikossa kaikissa organisaation tietuetyypeissä: tehtävät, projektit, yhteystiedot, tiketit, mahdollisuudet, tapaamiset ja muut tagit tukevat entiteetit. Ihanteellinen poikkileikkaaviin luokituksiin («Kiireellinen», «Enterprise», «Soitettava»), jotka pitäisi päteä kaikkialla.
• Omistettu yhdelle tai useammalle alueelle — voit rajoittaa tagin tiettyihin entiteetteihin (vain tehtävät, vain tiketit, vain mahdollisuudet…). Tämä pitää tagivalikon siistinä kussakin alueessa: esim. «Taso 1 / Taso 2 / Taso 3» vain tiketeillä tai «Design / Kehitys / QA» vain tehtävillä ilman yhteystietohakemiston täyttämistä.

Valinta tehdään Tagit-asetussivulla (alla) tai tagia muokattaessa: kenttä Näkyy kohteessa. Jätä tyhjäksi = globaali tagi; valitse yksi tai useampi entiteetti = tagi omistettu kyseisille alueille.

Tagijärjestelmän suunnittelu

Ennen kymmenien luomista määritä tiimin kanssa taksonomia:

• Muutama monikäyttöinen tagi (5–15) on arvokkaampi kuin satoja uniikkeja merkintöjä.
• Johdonmukaiset värit: punainen = kiire, sininen = odottaa asiakasta, vihreä = valmis sisäisesti.
• Dokumentoi merkitys (esim. sisäisellä sivulla tai tiimioppaassa): mikä erottaa «Käynnissä» ja «Arvioinnissa»?
• Käytä globaaleja tageja kaikkialla tarvittaville; omistettuja tageja osasto- tai moduulikohtaiseen sanastoon.

Tagin liittäminen entiteettiin

1. Avaa tietue (modaali tai koko sivu).
2. Yläpalkissa napsauta tagi-kuvaketta.
3. Valikko avautuu tagilistan ja hakukentän kanssa.
4. Napsauta haluttua tagia: se näkyy värillisenä merkkinä otsikon alla (Data-välilehti) ja pysyy näkyvissä kanban- ja listanäkymissä, joissa tuettu.
5. Voit liittää useita tageja samaan entiteettiin.

Tagin poistamiseksi tietueelta napsauta merkin X — tagi säilyy muiden tietueiden käytössä.

Uuden tagin luominen tietueelta

Vaatii organisaation jäsenoikeudet.

1. Tagi-kuvake → hakukenttään kirjoita nimi, jota ei vielä ole listalla.
2. Vaihtoehto Uusi tagi «…» ilmestyy: avaa alivalikko ja valitse väri paletista (tausta, teksti ja reuna päivittyvät esikatselussa).
3. Vahvista: tagi luodaan organisaatiolle ja liitetään heti nykyiseen entiteettiin. Oletuksena se on globaali (näkyy kaikissa entiteeteissä); rajoittaaksesi alueeseen käytä alla kuvattua asetussivua.

Luomasi tagit näkyvät heti kollegoille tagivalikossa heidän tietueillaan (kunnioittaen globaalia tai omistettua laajuutta).

Tagit-asetussivu

Hallitaksesi kaikkia organisaation tageja yhdessä paikassa — nimi, väri, näkyvyys entiteeteittäin ja valikon järjestys — avaa omistettu sivu:

• Asetukset → Hakemisto → Tagit-välilehti/kortti, tai
• Tehtävä-, Tiketti-, Myynti- ja muiden alueiden asetuksista, joissa sama Tagit-välilehti, tai
• organisaation sivupalkista Tagit-valikkokohde (jos profiilissasi saatavilla).

Sivulla on taulukko kaikista tageista: väriesikatselu, sarake Näkyy kohteessa («Kaikki entiteetit» tai omistettujen alueiden lista), tekijä ja luontipäivä.

Tagien lajittelu

Vedä rivejä vasemman palkit-kuvakkeen avulla asettaaksesi järjestyksen, jossa tagit näkyvät valikossa tagia liitettäessä. Laita eniten käytetyt ylös. Valmis → Tallenna sivun alareunassa: järjestys koskee koko organisaatiota.

Tagin muokkaus sivulta

Napsauta taulukon riviä: muokkausmodaali avautuu. Voit muuttaa:

• Tagin Otsikko (päivittyy kaikilla sitä käyttävillä tietueilla).
• Väri paletista.
• Näkyy kohteessa: jätä tyhjä globaalille tagille tai valitse yksi tai useampi entiteetti rajoittaaksesi työalueeseen.

Tallenna modaalissa. Tagin poistamiseksi käytä punaista painiketta modaalissa: tagi katoaa kaikilta sitä käyttäneiltä tietueilta (vahvistus vaaditaan).

Muokkaus tai poisto kynäkuvakkeesta valikossa

Entiteettitietueen tagivalikossa valtuutetut jäsenet näkevät kynä-kuvakkeen jokaisen olemassa olevan tagin vieressä:

• Muokkaa: avaa saman modaalin kuin asetussivulla (nimi, väri, näkyvyys). Muutos leviää kaikille entiteeteille, jotka käyttävät tagia.
• Poista: poistaa tagin organisaatiosta. Käytä varoen historiallisilla tageilla.

Suodatus ja ryhmittely

• Tehtävä-/projektikanban (Large-suunnitelma): valikko Ryhmittely → Tagi — jokainen sarake on tagi, ihanteellinen tauluille alueen tai prioriteetin mukaan. Katso Tehtävät-opas → Näkymät.
• Edistyneet suodattimet (Large-suunnitelma): ehto Tagi-kentällä yhdellä tai useammalla arvolla — esim. kaikki tiketit tageilla «Bugi» ja «Tuotanto».
• Listat ja tallennetut näkymät: yhdistä tagit omistajaan, eräpäivään tai yhteyksiin operatiivisiin näkymiin (esim. «Omat kiireelliset tehtävät asiakkaalle X»).

Prosessit ja parhaat käytännöt

• Tikettien triage: tagit «Taso 1 / Taso 2 / Taso 3» vain tiketeillä; kanban ryhmiteltynä tagin mukaan työkuorman jakamiseen.
• Myyntiputki: tagit «Hot / Warm / Cold» mahdollisuuksilla vaiheen lisäksi; suodattimet viikoittaisiin soittoihin.
• Projektin toimitus: tagit «Design / Kehitys / QA» vain tehtävillä; stand-up suodatettuna tagilla omalle streamille.
• Säännöllinen siivous: tarkista päällekkäiset tai käyttämättömät tagit asetussivulta; sovita värit rebrandauksen jälkeen.

Tagit kuvaavat miten luokitellaan; Yhteydet kuvaavat ketkä ja mitä on linkitetty. Käytä niitä yhdessä luettavaan, suodatettavaan CRM:ään.