Vodnik po Mokapenu

Oznake

Oznake so barvne oznake, deljene na ravni organizacije. Razvrščajo naloge, projekte, stike, tickete, priložnosti, termine in druge entitete z takojšnjo vizualno semantiko: nujnost, delovno področje, prodajna faza, kanal, tip stranke. Za razliko od strukturiranih polj so oznake lahke za uporabo in idealne za filtriranje, grupiranje v Kanbanu ter usklajevanje ekipe na skupnem besedišču.

Kaj so in zakaj jih uporabljati v CRM

Oznaka ne nadomešča povezav ali obveznih polj: jih dopolnjuje. Primeri:

• Nujnost: «Nujno», «Blokirajoče», «Nizka prioriteta».
• Faza ali področje: «Začetek stranke», «Podaljšanje», «Napaka», «Zahteva za funkcijo».
• Kanal ali kampanja: «LinkedIn», «Webinar Q2», «Ustno priporočilo».
• Segmentacija strank: «Enterprise», «MSP», «Partner».

Z oznakami gradite osebne poglede brez podvajanja entitet: isti seznam nalog, filtriran po «Nujno» na daily stand-upu ali grupiran po oznaki v Kanbanu za obremenitev po področju.

Globalne oznake ali namenjene področju

Vsako oznako lahko uporabite na dva načina:

• Globalna (vse entitete) — če ne omejite vidnosti, se oznaka prikaže v meniju vseh kartic organizacije: nalog, projektov, stikov, ticketov, priložnosti, terminov in drugih entitet, ki podpirajo oznake. Idealno za prečna razvrščanja («Nujno», «Enterprise», «Poklicati nazaj»), ki veljajo povsod.
• Namenska enemu ali več področjem — oznako lahko omejite le na določene entitete (samo naloge, samo ticketi, samo priložnosti…). Tako meni oznak ostane urejen v vsakem področju: npr. «Raven 1 / Raven 2 / Raven 3» samo na ticketih ali «Design / Razvoj / Testiranje» samo na nalogah, brez zasedbe imenika stikov.

Izbira se nastavi na strani Oznake v nastavitvah (glej spodaj) ali ob urejanju oznake: polje Vidno na. Prazno = globalna oznaka; izbor ene ali več entitet = oznaka namenjena tem področjem.

Oblikovanje sistema oznak

Preden ustvarite desetine, določite taksonomijo z ekipo:

• Nekaj večnamenskih oznak (5–15) je vrednega več kot stotine edinstvenih označb.
• Dosledne barve: rdeča = nujnost, modra = čakanje na stranko, zelena = interno zaključeno.
• Dokumentirajte pomen (npr. interna stran ali vodnik ekipe): kaj ločuje «V delu» od «V pregledu»?
• Uporabljajte globalne oznake za vse, kar je potrebno povsod; namenske za besedišče oddelka ali modula.

Dodelitev oznake entiteti

1. Odprite kartico (modalno okno ali polna stran).
2. V zgornji vrstici kliknite ikono oznake.
3. Odpre se meni s seznamom oznak, ki so na voljo za to entiteto, in iskalnim poljem.
4. Kliknite želeno oznako: prikaže se kot barvna značka pod naslovom (zavihek Podatki) in ostane vidna v Kanbanu in seznamih, kjer je podprto.
5. Entiteti lahko dodelite več oznak.

Za odstranitev oznake s kartice kliknite X na znački — oznaka ostane na voljo za druge kartice.

Ustvarjanje nove oznake s kartice

Zahteva dovoljenja člana organizacije.

1. Ikona oznake → v iskalno polje vnesite ime, ki še ni na seznamu.
2. Prikaže se možnost Nova oznaka z «…»: odprite podmeni in izberite barvo iz palete (ozadje, besedilo in obroba se posodobijo v predogledu).
3. Potrdite: oznaka se ustvari za organizacijo in se takoj uporabi na trenutni entiteti. Privzeto je globalna (vidna na vseh entitetah); za omejitev na področje uporabite stran nastavitev spodaj.

Ustvarjene oznake so takoj vidne sodelavcem v meniju oznak na njihovih karticah (upoštevajoč globalni ali namenski obseg).

Stran nastavitev Oznake

Za upravljanje vseh oznak organizacije na enem mestu — ime, barva, vidnost po entiteti in vrstni red v meniju — odprite namensko stran:

• Nastavitve → Imenik → zavihek/kartica Oznake, ali
• iz nastavitev Nalog, Ticketov, Prodaje in drugih področij z istim zavihkom Oznake, ali
• iz stranskega menija organizacije, vnos Oznake (če je na voljo v vašem profilu).

Stran prikaže tabelo vseh oznak: barvni predogled, stolpec Vidno na («Vse entitete» ali seznam namenskih področij), avtor in datum ustvarjanja.

Razvrščanje oznak

Povlecite vrstice z ikono vrstic na levi, da določite vrstni red oznak v meniju pri dodeljevanju. Najpogosteje uporabljene postavite na vrh. Na koncu kliknite Shrani na dnu strani: vrstni red velja za celotno organizacijo.

Urejanje oznake s strani

Kliknite vrstico tabele: odpre se modal za urejanje. Lahko spremenite:

• Naslov oznake (posodobi se na vseh karticah, ki jo uporabljajo).
• Barvo iz palete.
• Vidno na: pustite prazno za globalno oznako ali izberite eno ali več entitet za omejitev na to delovno področje.

Shrani v modalu. Za izbris oznake uporabite rdeči gumb v modalu: oznaka izgine z vseh kartic, ki so jo uporabljale (potrebna potrditev).

Urejanje ali brisanje z ikono svinčnika v meniju

V meniju oznak na kartici entitete pooblaščeni člani vidijo ikono svinčnika poleg vsake obstoječe oznake:

• Uredi: odpre isti modal kot stran nastavitev (ime, barva, vidnost). Sprememba se razširi na vse entitete, ki uporabljajo to oznako.
• Izbriši: odstrani oznako iz organizacije. Previdno pri zgodovinskih oznakah.

Filtriranje in grupiranje

• Kanban nalog / projektov (plan Large): meni Grupiraj po → Oznaka — vsak stolpec je oznaka, idealno za table po področju ali prioriteti. Glej vodnik Naloge → Pogledi.
• Napredni filtri (plan Large): pogoj na polju Oznaka z eno ali več vrednostmi — npr. vsi ticketi z oznako «Napaka» in «Produkcija».
• Seznami in shranjeni pogledi: združite oznake z lastnikom, rokom ali povezavami za operativne poglede (npr. «Moje nujne naloge stranke X»).

Procesi in dobre prakse

• Razvrščanje ticketov: oznake «Raven 1 / Raven 2 / Raven 3» samo na ticketih; Kanban grupiran po oznaki za razporeditev obremenitve.
• Prodajni pipeline: oznake «Vroče / Toplo / Hladno» na priložnostih, poleg faze; filtri za tedenske klice.
• Dostava projektov: oznake «Design / Razvoj / Testiranje» samo na nalogah; stand-up filtriran po oznaki vašega streama.
• Periodično čiščenje: pregled podvojenih ali neuporabljenih oznak na strani nastavitev; uskladitev barv po rebranding-u.

Oznake opisujejo kako razvrščati; Povezave opisujejo kdo in kaj je povezano. Uporabljajte jih skupaj za berljiv, filtriran CRM.