Vodnik po Mokapenu

Vodnik po aplikacijah po meri

Aplikacija po meri je delovni prostor, ki ga zgradite sami, ko Mokapen še nima predmeta vašega procesa: vozilo flote, nepremičnina, pogodba, zadeva, terensko delo, tečaj, soba. Ni vzporedni CRM: je dodatna aplikacija v isti organizaciji, z menijem, karticami in povezavami z imenikom, nalogami in priložnostmi.

Konkreten primer: imate floto. Ustvarite aplikacijo Vozila. Vsako vozilo je kartica (registrska tablica, prevoženi kilometri, potek zavarovanja, stranka, ki ga najame). V seznamu jih iščete, na kanbanu jih premikate iz Na voljo v V uporabi v Vzdrževanje, v koledarju vidite, kdaj poteče polica. S kartice odprete nalogo «servis» ali povežete stik v imeniku.

Ustvarite jih iz Organizacija → Aplikacije, gumb Ustvari aplikacijo po meri. Pojavi se v glavnem meniju z imenom in ikono, ki ju izberete. Za vklop ali izklop vgrajenih aplikacij Mokapen (Naloge, Imenik, Prodaja…) glejte vodič Aplikacije.

Vloga v CRM

Ne nadomešča Nalog, Priložnosti ali Tiketov: dela z njimi. Kartica je del resničnosti, ki ga te aplikacije ne pokrivajo; preostanek CRM ostane prostor, kjer prodajate, delate in podpirate.

• Imenik: povežete stranko, ki najame vozilo, najemnika nepremičnine, nasprotno stran pogodbe.
• Dejavnosti in prodaja: s kartice ustvarite naloge, sestanke ali priložnosti — delo ali vozilo postane kontekst dela.
• Druge aplikacije po meri: intervencija se poveže z vozilom, pogodba z nepremičnino, tečaj s sobo, kjer poteka.
• Ekipa: lastnik, sodelavci in zasebnost, kot pri Nalogah in Priložnostih.

Praktično pravilo: če Mokapen predmet že ima (tiket, priložnost, izdelek v katalogu), uporabite to aplikacijo. Če potrebujete domenski predmet, ki ne obstaja — registrska tablica in kilometrina, m² in najemnina, fascikel z rokom — ustvarite aplikacijo.

Primeri uporabe

• Najem / delavnica: predloga Vozila. Seznam z registrsko tablico in potekom zavarovanja; kanban Na voljo → V uporabi → Vzdrževanje; koledar na policah. Vsako vozilo povezano s stranko. Druga aplikacija Intervencije za dela na vozilu.
• Nepremičnine / B&B: predloga Nepremičnine. Enote z m², najemnino in «na voljo od»; pipeline Zasedeno / Rezervirano; gost v imeniku. Pogodbe za najem, Prostori za skupne prostore.
• Pisarna / agencija: predloga Zadeve. Koda, prednost, rok, sodelavci na fasciklu. Tiket ostane vhodna zahteva; zadeva je vsebinski dosje, povezan s tiketom.
• Terenska storitev: Intervencije (lokacija, časovno okno, prednost) + Oprema (garancija, stanje), oboje povezano s stikom na terenu.
• Izobraževanje: Tečaji z mesti, datumi in kotizacijo; udeleženci v imeniku; Prostori za učilnico. Kanban Načrtovano → Odprto → V teku → Zaključeno.
• Veterina / hlev: Živali z imenom, vrsto, čipom, naslednjim cepljenjem v koledarju; lastnik v imeniku.
• Lasten proces, od začetka: npr. programske licence (koda, dobavitelj, potek, znesek). Nobena predloga tega ne pokriva: začnite prazno in dodajte samo polja, ki jih uporabljate.

Kje jo najdete in kdo ima dostop

Meni Organizacija (ikona stavbe) → Aplikacije.

Samo Lastniki ustvarijo aplikacijo, vklopijo ali izklopijo stikala, odprejo Nastavitve in izbrišejo aplikacijo.

Zahtevan načrt — za ustvarjanje in uporabo aplikacij po meri potrebujete vsaj načrt Small. Z načrtom Free gumb za ustvarjanje ni na voljo.

Ko je aplikacija vklopljena, jo Člani vidijo v meniju, odprejo seznam/kanban/koledar in delajo s karticami. Kot pri nalogi: kartico lahko omejite (zasebnost) in seznam filtrirate po lastniku ali ekipi.

Po ustvarjanju Mokapen takoj odpre Nastavitve te aplikacije. Nazaj pridete prek imena na kartici Aplikacije po meri ali iz stranskega menija Organizacija (postavka z ikono in naslovom).

Načrt je na organizacijo: dve organizaciji istega računa lahko imata različne aplikacije.

Ustvarjanje aplikacije

1. Organizacija → Aplikacije → Ustvari aplikacijo po meri.
2. Izberite Ustvari iz predloge (pripravljen komplet) ali Ustvari od začetka.
3. Izpolnite:
   • Ime v množini — oznaka v meniju, npr. Vozila.
   • Ime v ednini — prikaže se v «Novo vozilo» in v potrditvah.
   • Kratek opis — besedilo poleg imena na strani Aplikacije.
   • Ikona.
4. Potrdite: Mokapen ustvari aplikacijo in vas pelje v Nastavitve.

S predlogo so ime, ednina in ikona že izpolnjeni: spremenite jih lahko pred shranjevanjem in pozneje s kartice Informacije.

URL slug (npr. vozila) se ob ustvarjanju tvori iz množinskega imena. Če aplikacijo pozneje preimenujete, se slug ne spremeni: upoštevajte to, če ste povezave že delili.

Predloge

Predloge so izhodišče: polja, pogledi in pipeline so že pripravljeni. Nato lahko vse dodajate, odstranjujete in preimenujete. V galeriji sta dve skupini, predogled kartice in vključeni pogledi.

Sredstva & inventar

Vozila — flota, najem, delavnica.

• Polja: registrska tablica (obvezno), znamka, model, leto, VIN, prevoženi kilometri, vrsta goriva (bencin, dizel, električno, hibrid, LPG), potek zavarovanja.
• Povezave: stik in podjetje.
• Koledar: potek zavarovanja.
• Pipeline: Na voljo → V uporabi → Vzdrževanje → Izločen.

Nepremičnine — stanovanja, sobe, enote.

• Polja: naslov (obvezno), kraj, poštna številka, nadstropje, površina (m²), sobe, na voljo od, najemnina.
• Povezave: stik in podjetje.
• Koledar: «Na voljo od».
• Pipeline: Na voljo → Rezervirano → Zasedeno → Ni na voljo.

Oprema — orodja in naprave.

• Polja: koda, znamka, model, serijska številka, lokacija, datum nakupa, potek garancije, stanje (novo, dobro, zadovoljivo, slabo).
• Povezave: stik.
• Koledar: potek garancije.
• Pipeline: Na voljo → Dodeljeno → Vzdrževanje → Izločen.

Živali — hišni ljubljenčki in hlev.

• Polja: vrsta (obvezno: pes, mačka, ptica, zajec, drugo), pasma, spol, datum rojstva, mikročip, naslednje cepljenje, dlaka.
• Povezave: stik lastnika.
• Naslov v predogledu: Ime.
• Koledar: cepljenje.
• Pipeline: Aktivno → V hlevu → V zdravljenju → Arhivirano.

Operacije

Pogodbe — najemi, storitve, naročnine.

• Polja: koda, tip (najem, storitev, naročnina, drugo), datuma začetka/konca, znesek, datum podaljšanja.
• Povezave: stik in podjetje.
• Koledar: obdobje pogodbe.
• Pipeline: Osnutek → Aktivno → Poteka → Zaprto.

Zadeve — fascikli in dosjeji.

• Polja: koda, tip (upravna, pravna, svetovanje, drugo), odprto dne, rok, prednost.
• Povezave: stik, podjetje in sodelavci.
• Koledar: od odprtja do roka.
• Pipeline: Sprejeto → V teku → V čakanju → Zaprto.

Intervencije — terenska storitev.

• Polja: koda, naslov lokacije, kraj, načrtovani začetek/konec, prednost.
• Povezave: stik, podjetje in sodelavci.
• Koledar: okno dela.
• Pipeline: Načrtovano → V teku → Čaka na dele → Zaključeno.

Tečaji — izvedbe izobraževanj.

• Polja: koda, prizorišče, kraj, mesta, datumi, kotizacija.
• Povezave: stik in sodelavci.
• Koledar: datumi tečaja.
• Pipeline: Načrtovano → Odprto → V teku → Zaključeno.

Prostori — sobe in delovna mesta.

• Polja: koda, naslov (obvezno), kraj, poštna številka, telefon, stavba, nadstropje, zmogljivost, opremljenost.
• Koledar: v kompletu ni datumov. Če ga potrebujete, dodajte polje datuma in ga preslikajte v Nastavitve → Koledar.
• Pipeline: Na voljo → Rezervirano → Zasedeno → Ni na voljo.

Ustvarjanje od začetka

Začne se samo s pogledom Seznam in osnovnimi polji: naslov, tip, podvrsta, opis, lastnik, sodelavci. Kanban in koledar ostaneta izklopljena, dokler ju ne vklopite.

Običajna pot:

1. Ustvarite aplikacijo.
2. Dodajte Polja procesa.
3. Uredite Kartico.
4. Izberite stolpce seznama.
5. Vklopite Kanban ter ustvarite pipeline in statuse.
6. Če imate datume, preslikajte Koledar.

Brez pipeline kanban tabla nima stolpcev. Brez polja datuma koledar ostane prazen.

Nastavitve aplikacije

Na strani Nastavitve aplikacijo konfigurirate tako kot Naloge ali Priložnosti:

• Informacije: ime, ednina, opis, ikona.
• Polja: skladišče polj. Glejte vodič Polja. Pri nekaterih poljih, če načrt ne zadošča, Mokapen pokaže ikono medalje.
• Kartica: katera polja se prikažejo na zavihku Podatki in v kakšnem vrstnem redu. Glejte postavitev kartice.
• Seznam in stolpci: stolpci seznama. Glejte seznam in stolpci.
• Kanban kartica (načrt Medium): katera polja vidite na kartici table. Pojavi se, če je Kanban vklopljen.
• Kanban: pipeline in statusi.
• Koledar: katero polje datuma je začetek (in po potrebi konec).
• Zavihki: katere zavihke prikazati na kartici in v kakšnem vrstnem redu.

Na dnu je rdeče območje Izbriši: zbriše celotno aplikacijo. Glejte Brisanje aplikacije.

Pogledi: Seznam, Kanban, Koledar

V bloku Strani izberete, kaj se prikaže v vrstici aplikacije. Glavni meni odpre prvi vklopljeni pogled, v vrstnem redu, ki ga nastavite (povlecite ročico).

• Seznam — vedno vklopljen. Če ostale izklopite, uporabljate tega.
• Kanban — tabla po statusu. Klik na čip za vklop ali izklop.
• Koledar — kartice na datumih, ki ste jih preslikali.

Vklop Kanban ali Koledar prikaže kartice nastavitev. Izklop pogleda ga skrije iz menija; podatki ostanejo. Predloge običajno začnejo z vsemi tremi; od začetka začne samo Seznam.

Kanban in pipeline

Ista logika kot pri Priložnostih in Tiketih: ena ali več pipeline, vsaka s statusi kot stolpci. S kartice Kanban preimenujete, prerazporedite, dodate ali odstranite statuse in pipeline. Predloge že ustvarijo pipeline s statusi kompleta.

Na tabli kartice premikate iz stolpca v stolpec, da spremenite status. Katera polja vidite na kartici, nastavite v Kanban kartica (načrt Medium).

Če je tabla prazna: vklopite Kanban v Strani in ustvarite vsaj eno pipeline z dvema ali tremi statusi.

Koledar

V Nastavitve → Koledar nastavite polje začetni datum in, če ima dogodek trajanje, končni datum. Če polja datuma še nimate, ga najprej ustvarite v Polja. Predloge z enim datumom (zavarovanje, cepljenje, garancija) isto polje uporabijo kot začetek in konec.

To je koledar te aplikacije (roki flote, podaljšanja, intervencije), ne globalni koledar nalog in sestankov.

Zavihki kartice

Privzeto ima kartica:

• Podatki: polja, ki ste jih dali v postavitev.
• Kontrolni seznam: ponovljivi koraki na kartici.
• Povezave: imenik, vgrajene aplikacije in druge aplikacije po meri.
• Časovnica (spustni meni): zgodovina kartice.

V Nastavitve → Zavihki zavihke prerazporedite ali skrijete. Za operativno delo uporabite kontrolni seznam ali povežite nalogo.

Uporaba kartic

Iz glavnega menija odprite aplikacijo (npr. Vozila). Zgoraj imate Seznam, Kanban in Koledar (tiste, ki ste jih vklopili), filter po lastniku ali ekipi, Filtri (Premium) in gumb +, ki mu sledi edninsko ime (npr. + Vozilo).

Ustvarjanje kartice

1. Kliknite + Vozilo (ali ednino vaše aplikacije).
2. Vnesite jasen naslov — npr. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Izpolnite polja (tablica, znamka, potek…) in povežite stranko v imeniku.
4. Shranite: kartica se prikaže na seznamu in, če imate kanban, v prvem stolpcu. Če ste preslikali datum, se prikaže tudi v koledarju.

Kartica

Klik na naslov odpre stransko kartico; z načrtom Small jo lahko razširite na celotno stran (ista postavitev, več prostora).

Vrstica dejanj:

• Zasebnost, oznake, barva, kopiraj povezavo.
• Celotna stran (načrt Small).
• + Ustvari in poveži: naloga, sestanek, priložnost… povezani s to kartico.

Meni Možnosti (tri pike):

• Podvoji: podvoji kartico.
• Arhiv / Obnovi (načrt Medium): jo umakne iz aktivnega toka brez brisanja — izločeno vozilo, zaprta pogodba.
• Uredi kartico / zavihke (admin): postavitev polj in zavihkov.
• Izbriši: koš organizacije; z pasice obnovite ali trajno izbrišete.

Na zavihku Podatki polja urejate v vrstici (ikona svinčnika), kot pri Priložnostih in Tiketih.

Povezave

Kartice so v grafu povezav, kot preostanek Mokapena.

Na kartici aplikacije povežete stike in podjetja (v predlogah so že na zavihku Podatki). Na karticah Nalog, Priložnosti in Stikov se prikaže razdelek za vsako aktivno aplikacijo po meri: iz stika odprete najeto vozilo, iz pogodbe nepremičnino. Med vašimi aplikacijami: intervencija → vozilo, zadeva → pogodba.

Stik in podjetje v predlogah sta povezavi, ne dodatni polji. Upravljate ju s postavitvijo kartice in zavihkom Povezave.

Vklop in izklop

V Organizacija → Aplikacije ima vsaka vaša aplikacija isto stikalo kot ostale. Glavno stikalo Omogoči vse aplikacije jih vključuje.

• Vklopljeno (privzeto): postavka v meniju, uporabne kartice, vidne povezave.
• Izklopljeno: izgine iz menija vseh. Podatki in nastavitve ostanejo. Ko jo znova vklopite, se vse znova prikaže.

Potrdite z Shrani na dnu strani, sicer stikala ne ostanejo.

Brisanje aplikacije

Brisanje ni izklop. V Nastavitve → Izbriši morate vtipkati IZBRIŠI. Operacija je nepovratna: izginejo vse kartice, polja, pogledi, pipeline, datoteke in povezave te aplikacije.

Stiki, podjetja in naloge ostanejo: izgine samo sklic na tisto vozilo ali pogodbo. Če niste prepričani, izklopite stikalo in počakajte.

Pogoste težave

Ne vidim gumba Ustvari — morate biti Lastnik, na načrtu Small (ali višjem), na strani Organizacija → Aplikacije.

Aplikacija se ne prikaže v meniju — stikalo izklopljeno (in Shrani ni pritisnjen) ali je bila aplikacija izbrisana. Člani je ne ustvarijo: uporabljajo jo, če jo je Lastnik vklopil.

Prazen kanban — pogled izklopljen ali ni pipeline. Vklopite Kanban in ustvarite statuse (predloge to naredijo namesto vas).

Prazen koledar — manjka polje datuma ali preslikava v Nastavitve → Koledar. Pri Prostorih komplet nima datumov: dodajte jih sami.

Na kartici ne najdem stikov — povezava ni v postavitvi Kartice ali je zavihek Povezave skrit. V predlogah sta stik in podjetje že na zavihku Podatki.

Aplikacijo sem izklopil in mislil, da sem jo izbrisal — podatki so tam. Ponovno odprite Aplikacije, vklopite, Shrani. Za izbris potrebujete Izbriši + potrditev IZBRIŠI.

Pogosta vprašanja

V: Koliko aplikacij po meri lahko ustvarim?

O: Na strani ni zgornje meje. Ustvarite eno na domenski predmet (Vozila, Pogodbe…), ne ene na vsako nianso. Preveč postavk obremenjuje meni: izklopite tiste, ki jih ne uporabljate.

V: Ali lahko uporabim predlogo in jo nato spremenim?

O: Da. Polja, statuse, poglede, imena in ikono lahko vse uredite. Predloga le prepreči, da bi začeli s prazno kartico.

V: Ali naj ustvarim Vozila, če imam v katalogu že Izdelke?

O: Izdelki so katalog, ponudbe in naročila. Vozilo flote (tablica, kilometrina, zavarovanje, «v delavnici») je drug predmet: za to je aplikacija Vozila.

V: Ali Tiketi ne zadoščajo za zadeve?

O: Tiket je zahteva in pogovor. Zadeva je fascikel (koda, roki, prednost dosjeja). Pogosto živita skupaj: tiket se poveže z zadevo.

V: Kdo vidi kartice?

O: Člani organizacije, če je aplikacija vklopljena. Kot pri nalogi: posamezno kartico lahko omejite (zasebnost) in seznam filtrirate po lastniku ali ekipi. Izklop aplikacije jih skrije vsem, brez brisanja podatkov.

V: Ali iskanje zgoraj najde moje kartice?

O: Da, po naslovu kartice (tablica, ime nepremičnine, koda zadeve), kot pri nalogah in stikih. Poleg rezultata vidite ime aplikacije (npr. Vozila).

V: Ali lahko uvozim Excel vozil?

O: Uvoz organizacije teh tipov ne navaja. Vnesite kartice v aplikacijo ali uporabite API, če so količine velike.

V: Ali lahko avtomatiziram «ko poteče zavarovanje…»?

O: Namenskega sprožilca ni. Uporabite koledar aplikacije in seznam, filtriran po datumih. Če je naslednji korak naloga ali priložnost, avtomatizacije začnejo od tam.

V: Ali brisanje aplikacije zbriše tudi povezane stike?

O: Ne. Izginejo kartice aplikacije in povezave. Stiki, podjetja in naloge ostanejo.