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Guía de aplicaciones personalizadas

Una aplicación personalizada es un espacio de trabajo que construyes tú cuando Mokapen aún no tiene el objeto de tu proceso: un vehículo de flota, un inmueble, un contrato, un expediente, un trabajo de campo, un curso, una sala. No es un CRM paralelo: es una app más en la misma organización, con menú, fichas y enlaces a Directorio, tareas y deals.

Ejemplo concreto: tienes una flota. Creas la app Vehículos. Cada vehículo es una ficha (matrícula, kilometraje, vencimiento del seguro, cliente que lo alquila). En la lista los buscas, en el kanban los mueves de Disponible a En uso a Mantenimiento, en el calendario ves cuándo vence la póliza. Desde la ficha abres una tarea «revisión» o vinculas el contacto en Directorio.

Las creas desde Organización → Aplicaciones, botón Crear aplicación personalizada. Aparece en el menú principal con el nombre y el icono que elijas. Para activar o desactivar las apps ya presentes en Mokapen (Tareas, Directorio, Ventas…) consulta la guía Aplicaciones.

Rol en el CRM

No sustituye Tareas, Deals ni Tickets: trabaja con ellos. La ficha es el trozo de realidad que esas apps no cubren; el resto del CRM sigue siendo el lugar donde vendes, trabajas y das soporte.

• Directorio: vinculas al cliente que alquila el vehículo, al inquilino del inmueble, a la contraparte del contrato.
• Actividades y ventas: desde la ficha creas tareas, citas u oportunidades — el trabajo o el vehículo se convierte en el contexto del trabajo.
• Otras aplicaciones personalizadas: un trabajo se vincula al vehículo, un contrato al inmueble, un curso a la sala donde se imparte.
• Equipo: propietario, colaboradores y privacidad, como en Tareas y Deals.

Regla práctica: si Mokapen ya tiene el objeto (un ticket, un deal, un producto de catálogo), usa esa app. Si necesitas un objeto de dominio que no existe — matrícula y kilometraje, m² y alquiler, un expediente con vencimiento — crea la aplicación.

Casos de uso

• Alquiler / taller: plantilla Vehículos. Lista con matrícula y vencimiento del seguro; kanban Disponible → En uso → Mantenimiento; calendario sobre las pólizas. Cada vehículo vinculado al cliente. Una segunda app Trabajos para las intervenciones sobre el vehículo.
• Inmobiliaria / B&B: plantilla Inmuebles. Unidades con m², alquiler y «disponible desde»; pipeline Ocupado / Reservado; huésped en Directorio. Contratos para el arrendamiento, Espacios para las salas comunes.
• Despacho / agencia: plantilla Casos. Código, prioridad, vencimiento, colaboradores en el expediente. El ticket sigue siendo la solicitud de entrada; el caso es el dossier de fondo, vinculado al ticket.
• Field service: Trabajos (sede, ventana, prioridad) + Equipamiento (garantía, estado), ambos vinculados al contacto en campo.
• Formación: Cursos con plazas, fechas y tarifa; asistentes en Directorio; Espacios para el aula. Kanban Programado → Abierto → En curso → Completado.
• Veterinario / pensión: Animales con nombre, especie, chip, próxima vacuna en el calendario; dueño en Directorio.
• Tu propio proceso, desde cero: p. ej. licencias de software (código, proveedor, vencimiento, importe). Ninguna plantilla lo cubre: parte en blanco y añade solo los campos que usas.

Dónde se encuentra y quién puede acceder

Menú Organización (icono edificio) → Aplicaciones.

Solo los Propietarios crean la app, activan o desactivan los interruptores, abren Ajustes y eliminan la aplicación.

Plan requerido — para crear y usar aplicaciones personalizadas hace falta al menos el plan Small. Con el plan Free el botón de creación no está disponible.

Con la app encendida, los Miembros la ven en el menú, abren lista/kanban/calendario y trabajan las fichas. Como en una tarea: puedes restringir una ficha (privacidad) y filtrar la lista por propietario o equipo.

Tras la creación Mokapen abre enseguida los Ajustes de esa app. Vuelves desde el nombre en la tarjeta Aplicaciones personalizadas, o desde el menú lateral Organización (entrada con icono y título).

El plan es por organización: dos orgs de la misma cuenta pueden tener aplicaciones distintas.

Crear una aplicación

1. Organización → Aplicaciones → Crear aplicación personalizada.
2. Elige Crear desde plantilla (kit listo) o Crear desde cero.
3. Completa:
   • Nombre en plural — etiqueta del menú, p. ej. Vehículos.
   • Nombre en singular — aparece en «Nuevo vehículo» y en las confirmaciones.
   • Descripción breve — texto junto al nombre en la página Aplicaciones.
   • Icono.
4. Confirma: Mokapen crea la app y te lleva a Ajustes.

Con una plantilla, nombre, singular e icono llegan precargados: puedes cambiarlos antes de guardar, y después desde la tarjeta Info.

El slug de la URL (p. ej. vehiculos) se genera a partir del nombre en plural al crear. Si más adelante renombras la app, el slug no cambia: tenlo en cuenta si ya has compartido enlaces.

Plantillas

Las plantillas son un punto de partida: campos, vistas y pipeline ya configurados. Después puedes añadir, quitar y renombrar todo. La galería tiene dos grupos, una vista previa de la ficha y las vistas incluidas.

Activos e inventario

Vehículos — flota, alquiler, taller.

• Campos: matrícula (obligatorio), marca, modelo, año, VIN, kilometraje, tipo de combustible (gasolina, diésel, eléctrico, híbrido, GLP), vencimiento del seguro.
• Enlaces: contacto y empresa.
• Calendario: vencimiento del seguro.
• Pipeline: Disponible → En uso → Mantenimiento → Retirado.

Inmuebles — apartamentos, habitaciones, unidades.

• Campos: dirección (obligatorio), ciudad, código postal, planta, superficie (m²), habitaciones, disponible desde, alquiler.
• Enlaces: contacto y empresa.
• Calendario: «Disponible desde».
• Pipeline: Disponible → Reservado → Ocupado → No disponible.

Equipamiento — herramientas y dispositivos.

• Campos: código, marca, modelo, número de serie, ubicación, fecha de compra, vencimiento de garantía, estado (nuevo, bueno, regular, malo).
• Enlaces: contacto.
• Calendario: vencimiento de garantía.
• Pipeline: Disponible → Asignado → Mantenimiento → Retirado.

Animales — mascotas y pensión.

• Campos: especie (obligatorio: perro, gato, ave, conejo, otro), raza, sexo, fecha de nacimiento, microchip, próxima vacuna, pelaje.
• Enlaces: contacto del dueño.
• Título en vista previa: Nombre.
• Calendario: vacuna.
• Pipeline: Activo → En pensión → En tratamiento → Archivado.

Operaciones

Contratos — alquileres, servicios, suscripciones.

• Campos: código, tipo (alquiler, servicio, suscripción, otro), fechas de inicio/fin, importe, fecha de renovación.
• Enlaces: contacto y empresa.
• Calendario: periodo del contrato.
• Pipeline: Borrador → Activo → Por vencer → Cerrado.

Casos — expedientes y dossiers.

• Campos: código, tipo (administrativo, legal, consultoría, otro), abierto el, vencimiento, prioridad.
• Enlaces: contacto, empresa y colaboradores.
• Calendario: de la apertura al vencimiento.
• Pipeline: Recepción → En curso → En espera → Cerrado.

Trabajos — field service.

• Campos: código, dirección de la sede, ciudad, inicio/fin planificados, prioridad.
• Enlaces: contacto, empresa y colaboradores.
• Calendario: ventana de trabajo.
• Pipeline: Programado → En curso → Esperando piezas → Completado.

Cursos — ediciones formativas.

• Campos: código, lugar, ciudad, plazas, fechas, tarifa.
• Enlaces: contacto y colaboradores.
• Calendario: fechas del curso.
• Pipeline: Programado → Abierto → En curso → Completado.

Espacios — salas y puestos.

• Campos: código, dirección (obligatorio), ciudad, código postal, teléfono, edificio, planta, capacidad, dotaciones.
• Calendario: el kit no incluye fechas. Si las necesitas, añade un campo fecha y asígnalo en Ajustes → Calendario.
• Pipeline: Disponible → Reservado → Ocupado → No disponible.

Crear desde cero

Empieza solo con la vista Lista y los campos básicos: título, tipo, subtipo, descripción, propietario, colaboradores. Kanban y calendario quedan apagados hasta que los actives.

Recorrido típico:

1. Crear la app.
2. Añadir los Campos del proceso.
3. Ordenar la Ficha.
4. Elegir las columnas de la lista.
5. Activar Kanban y crear pipeline y estados.
6. Si hay fechas, mapear el Calendario.

Sin pipeline el tablero kanban no tiene columnas. Sin un campo fecha el calendario queda vacío.

Ajustes de la aplicación

Desde la página Ajustes configuras la app como haces con Tareas o Deals:

• Info: nombre, singular, descripción, icono.
• Campos: almacén de campos. Consulta la guía Campos. En algunos campos, si el plan no basta, Mokapen muestra el icono de medalla.
• Ficha: qué campos aparecen en la pestaña Datos y en qué orden. Consulta el diseño de la ficha.
• Lista y columnas: columnas del listado. Consulta Lista & Columnas.
• Tarjeta Kanban (plan Medium): qué campos ves en la tarjeta del tablero. Aparece si Kanban está activo.
• Kanban: pipeline y estados.
• Calendario: qué campo fecha es el inicio (y, si hace falta, el fin).
• Pestañas: qué pestañas mostrar en la ficha y en qué orden.

Abajo está el área roja Eliminar: borra toda la aplicación. Consulta Eliminar la aplicación.

Vistas: Lista, Kanban, Calendario

En el bloque Páginas eliges qué aparece en la barra de la app. El menú principal abre la primera vista encendida, en el orden que definas (arrastra el asa).

• Lista — siempre encendida. Si apagas las demás, es la que usas.
• Kanban — tablero por estado. Clic en el chip para encender o apagar.
• Calendario — las fichas en las fechas que hayas mapeado.

Al encender Kanban o Calendario aparecen las tarjetas de configuración. Apagar una vista la oculta del menú; los datos se quedan. Las plantillas suelen arrancar con las tres; desde cero arranca solo la Lista.

Kanban y pipeline

Misma lógica que Deals y Tickets: uno o más pipelines, cada uno con estados como columnas. Desde la tarjeta Kanban renombras, reordenas, añades o quitas estados y pipelines. Las plantillas ya crean un pipeline con los estados del kit.

En el tablero mueves las fichas de una columna a otra para cambiar de estado. Qué campos ves en la tarjeta se configura en Tarjeta Kanban (plan Medium).

Si el tablero está vacío: enciende Kanban en Páginas y crea al menos un pipeline con dos o tres estados.

Calendario

En Ajustes → Calendario indicas el campo fecha de inicio y, si el evento tiene duración, la fecha de fin. Si aún no tienes un campo fecha, créalo primero en Campos. Las plantillas con una sola fecha (seguro, vacuna, garantía) usan el mismo campo como inicio y fin.

Es el calendario de esta app (vencimientos de flota, renovaciones, trabajos), no el calendario global de tareas y citas.

Pestañas de la ficha

Por defecto la ficha tiene:

• Datos: los campos que pusiste en el diseño.
• Checklist: pasos repetibles en la ficha.
• Conexiones: Directorio, apps nativas y otras aplicaciones personalizadas.
• Timeline (desplegable): historial de la ficha.

Desde Ajustes → Pestañas reordenas u ocultas pestañas. Para el trabajo operativo usa la checklist o vincula una tarea.

Usar las fichas

Desde el menú principal abre la app (p. ej. Vehículos). Arriba tienes Lista, Kanban y Calendario (las que hayas encendido), el filtro por propietario o equipo, los Filtros (Premium) y el botón + seguido del nombre en singular (p. ej. + Vehículo).

Crear una ficha

1. Haz clic en + Vehículo (o el singular de tu app).
2. Introduce un título claro — p. ej. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Completa los campos (matrícula, marca, vencimiento…) y vincula al cliente en Directorio.
4. Guarda: la ficha aparece en la lista y, si tienes kanban, en la primera columna. Si mapeaste una fecha, también aparece en el calendario.

Ficha

Un clic en el título abre la ficha lateral; con el plan Small puedes ampliar a página completa (mismo diseño, más espacio).

Barra de acciones:

• Privacidad, etiquetas, color, copiar enlace.
• Página completa (plan Small).
• + Crear y conectar: tarea, cita, deal… vinculados a esta ficha.

Menú Opciones (tres puntos):

• Clonar: duplica la ficha.
• Archivar / Restaurar (plan Medium): la saca del flujo activo sin eliminarla — un vehículo retirado, un contrato cerrado.
• Editar ficha / pestañas (admin): diseño de campos y pestañas.
• Eliminar: papelera de la organización; desde el banner restauras o eliminas definitivamente.

En la pestaña Datos editas los campos en línea (icono lápiz), como en Deals y Tickets.

Conexiones

Las fichas están en el grafo de las conexiones, como el resto de Mokapen.

En la ficha de la app vinculas contactos y empresas (en las plantillas ya están en la pestaña Datos). En las fichas de Tarea, Deal y Contacto aparece una sección por cada aplicación personalizada activa: desde el contacto abres el vehículo alquilado, desde el contrato el inmueble. Entre tus apps: trabajo → vehículo, caso → contrato.

Contacto y empresa en las plantillas son conexiones, no campos extra. Se gestionan desde el diseño de la ficha y la pestaña Conexiones.

Encender y apagar

En Organización → Aplicaciones cada app tuya tiene el mismo interruptor que las demás. El maestro Activar todas las aplicaciones las incluye.

• Encendida (por defecto): entrada en el menú, fichas usables, conexiones visibles.
• Apagada: desaparece del menú de todos. Datos y ajustes se quedan. Vuelve a encenderla y reaparece todo.

Confirma con Guardar al final de la página; si no, los interruptores no se mantienen.

Eliminar la aplicación

Eliminar no es apagar. Desde Ajustes → Eliminar debes escribir ELIMINAR. La operación es irreversible: se van todas las fichas, campos, vistas, pipelines, archivos y enlaces de esa app.

Contactos, empresas y tareas se quedan: solo desaparece la referencia a ese vehículo o contrato. Si no estás seguro, apaga el interruptor y espera.

Problemas habituales

No veo el botón Crear — debes ser Propietario, con plan Small (o superior), en la página Organización → Aplicaciones.

La app no aparece en el menú — interruptor apagado (y Guardar no pulsado), o app eliminada. Los miembros no la crean: la usan si el Propietario la ha encendido.

Kanban vacío — vista apagada, o sin pipeline. Enciende Kanban y crea estados (las plantillas lo hacen por ti).

Calendario vacío — falta un campo fecha o el mapeo en Ajustes → Calendario. En Espacios el kit no incluye fechas: añádelas tú.

No encuentro los contactos en la ficha — conexión no colocada en el diseño Ficha, o pestaña Conexiones oculta. En las plantillas contacto y empresa ya están en la pestaña Datos.

Apagué la app y pensé que la había borrado — los datos están. Reabre Aplicaciones, enciéndela, Guardar. Para borrarla hace falta Eliminar + confirmar ELIMINAR.

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuántas aplicaciones personalizadas puedo crear?

R: No hay un tope en la página. Crea una por objeto de dominio (Vehículos, Contratos…), no una por cada matiz. Demasiadas entradas saturan el menú: apaga las que no uses.

P: ¿Puedo usar una plantilla y luego cambiarla?

R: Sí. Campos, estados, vistas, nombres e icono se pueden editar. La plantilla solo evita partir de una ficha vacía.

P: ¿Debo crear Vehículos si ya tengo Productos en el catálogo?

R: Los Productos son catálogo, presupuestos y pedidos. Un vehículo de flota (matrícula, kilometraje, seguro, «en el taller») es otro objeto: para eso está la aplicación Vehículos.

P: ¿No bastan los Tickets para los casos?

R: El ticket es la solicitud y la conversación. El caso es el expediente (código, vencimientos, prioridad de dossier). A menudo conviven: el ticket se vincula al caso.

P: ¿Quién puede ver las fichas?

R: Los miembros de la organización, si la app está encendida. Como en una tarea: puedes restringir la ficha individual (privacidad) y filtrar la lista por propietario o equipo. Apagar la app las oculta a todos, sin borrar los datos.

P: ¿La búsqueda de arriba encuentra mis fichas?

R: Sí, por título de la ficha (matrícula, nombre del inmueble, código del caso), como con tareas y contactos. Junto al resultado ves el nombre de la app (p. ej. Vehículos).

P: ¿Puedo importar un Excel de vehículos?

R: La importación de organización no lista estos tipos. Introduce las fichas en la app, o usa la API si los volúmenes son grandes.

P: ¿Puedo automatizar «cuando vence el seguro…»?

R: No hay un disparador dedicado. Usa el calendario de la app y la lista filtrada por fechas. Si el siguiente paso es una tarea o un deal, las automatizaciones arrancan desde ahí.

P: ¿Eliminar la aplicación también elimina los contactos vinculados?

R: No. Se van las fichas de la app y los enlaces. Contactos, empresas y tareas se quedan.