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Guía de Turnos

El área Turnos es el módulo HR de Mokapen para planificar quién trabaja dónde y cuándo: sedes, personas, franjas horarias y días. No es un calendario de reuniones (eso son las Citas) ni el registro de horas trabajadas (eso son las Presencias): los Turnos indican «este colaborador está asignado a esta sede, en estas franjas, en estas fechas».

Accede desde el menú Recursos humanos → Turnos. La vista predeterminada es el Calendario en cuadrícula; puedes pasar a la Lista. El módulo requiere la app Turnos activa, los permisos correctos y un plan Premium adecuado (los Turnos forman parte del paquete HR). Comprueba la disponibilidad en tu plan y en las Aplicaciones de la organización.

Dos niveles: turnos organizativos y asignaciones

Para usar bien los Turnos conviene entender desde el principio la diferencia entre los dos objetos:

• Turnos organizativos (preset) — modelos de franja horaria por día de la semana (p. ej. «Mañana lun–vie 09:00–13:00», «Fin de semana 10:00–18:00»). Los crea y gestiona un owner (o quien tenga acceso a la configuración) en Configuración organización → Recursos humanos → Turnos. Sin al menos un preset, la cuadrícula puede mostrar el estado vacío: «configura primero los turnos de la empresa».
• Asignaciones de turno (turno de usuario) — el registro concreto: persona + sede + fecha (o rango) + franjas horarias (+ preset opcional) + notas. Son estas las tarjetas que ves en calendario y en lista, que puedes crear, arrastrar, clonar, planificar, archivar o eliminar.

El preset acelera: al elegirlo en la creación, las franjas se rellenan automáticamente. Puedes definir slots personalizados en cada asignación. No existe un vínculo con los Servicios del catálogo de ventas: los Turnos trabajan con sedes y usuarios de la organización.

Permisos de usuario: quién ve y quién modifica

Los Turnos no tienen un flujo de «aprobación» (confirmación/rechazo). Cuentan tres niveles de permiso:

1. App y plan

Sin la app Turnos activa (y plan Premium adecuado) no entras en el módulo ni en los informes de Turnos. El owner activa la app desde Configuración → Aplicaciones.

2. Editor de turnos

En Configuración → Recursos humanos → Turnos, el owner configura quién puede crear y modificar las asignaciones para toda la organización (usuarios individuales o «todos»). Quien está en esta lista es un editor: ve la UI de creación, puede asignar turnos a cualquier persona, usar planificar/clonar/archivar/eliminar en masa, arrastrar las tarjetas, hacer edición masiva en lista.

Nota: si un usuario ya es editor de Presencias, Mokapen lo trata también como editor de Turnos — así quien gestiona las horas puede alinear la planificación sin doble configuración.

3. Usuario no editor (visibilidad restringida)

Quien no es editor ve en general solo sus propios turnos y los de sus reportees — es decir, los miembros de los equipos de los que es manager. No ve (ni modifica) la agenda completa de toda la organización. La creación de nuevas asignaciones para otros queda en manos de los editores.

4. Owner y preset

La creación/modificación/eliminación de los turnos organizativos (preset) y el guardado de la lista de editores suelen quedar en manos del owner (configuración de la organización). Un member editor puede gestionar las asignaciones día a día, pero los modelos semanales los define quien administra la org.

En resumen:

• Owner — activa app, sedes, preset, quién es editor.
• Editor — planifica turnos para todos (o para los seleccionados en creación múltiple).
• No editor — consulta (y sigue) sus propios turnos y los de quienes le reportan; no gestiona la agenda global.

Página Turnos — barra y vistas

Arriba pasas entre Calendario y Lista. En el calendario encuentras además:

• Modo Filas (predeterminado) — mes completo: cada fila es un día; las columnas dependen del agrupamiento (sedes o usuarios). Navegación mes a mes.
• Modo Columnas — ventana horizontal de aproximadamente ayer → +7 días, con subcolumnas ligadas a las franjas de los preset del día. Útil para la semana operativa «corta», no es un calendario ISO dedicado con nombre «Semana».
• Agrupar por — Sede → Usuario (predeterminado) o Usuario → Sede. Cambia cómo se leen las tarjetas: en un caso ves las personas dentro de la sede; en el otro las sedes dentro de la persona.
• Filtros avanzados — con plan Premium base (donde esté previsto) restringes por personas, sedes, periodos; de lo contrario puede aparecer el upgrade.
• Nuevo turno / acciones — creación de asignación (si eres editor); desde aquí o desde el menú de acciones también Planificar, archivo, etc. según los permisos.

En la Lista ves las asignaciones en tabla (persona, fechas, sede, franjas, notas…). Con permisos de editor puedes seleccionar varias filas y usar acciones masivas (modificar, duplicar, archivar, eliminar, planificar según las opciones disponibles).

Tarjetas en cuadrícula y ficha de asignación

En la cuadrícula cada asignación es una tarjeta coloreada (color del usuario en la organización). Según el agrupamiento muestra avatar/nombre + franjas, o sede + franja. El clic abre la ficha de asignación.

Campos típicos de la ficha

• Persona, Sede (obligatoria), Fecha, Horario (una o más franjas), Turno preset (opcional), Notas.
• Badge Archivado si la asignación está fuera de las vistas activas.
• Si la app Presencias está activa: comparación turno vs presencia (horas planificadas vs registradas, posible horas extra), listado de aperturas/cierres vinculados y accesos directos para registrar o modificar una presencia el mismo día/sede.

Menú Opciones

• Clonar — duplica la asignación (útil para repetir el mismo esquema en otras fechas).
• Archivar / Restaurar — quita o devuelve al calendario/lista activos sin perder el historial.
• Eliminar — elimina la asignación (y desvincula posibles presencias que apuntaban a ese turno). Prefiere archivar si necesitas trazabilidad.

En el calendario, si eres editor, también puedes arrastrar las tarjetas entre celdas (cambio de fecha/sede/usuario/franja según la cuadrícula). Mokapen señala superposiciones de franjas en el mismo usuario/día y avisos sobre los días de cierre de la organización.

Crear una asignación de turno

1. Verifica que existan sedes (configuración general de la org) y al menos un preset organizativo (recomendado).
2. RR. HH. → Turnos → Nuevo turno (si ves el botón, eres normalmente editor).
3. Elige persona (o varias personas, si eres editor), sede, posible preset.
4. Tipo Individual (una fecha) o Múltiple (intervalo de fechas).
5. Configura las franjas horarias (prellenadas por el preset o personalizadas) y las notas.
6. Guarda: las tarjetas aparecen en cuadrícula y en lista.

Planificar turnos (copiar periodo → mes)

La función Planificar copia las asignaciones de un periodo de origen a un mes de destino, intentando mantener el día de la semana y la «posición» en el mes (útil para repetir patrones recurrentes sin recrearlo todo a mano). Puedes restringir por usuarios y sedes según las opciones del modal. Si no hay turnos que copiar, Mokapen lo indica. Usa Planificar después de haber consolidado un mes «modelo».

Modificar, clonar, archivar, eliminar

• Modificar — abre la ficha y actualiza campos; en lista, edición masiva si está disponible. O arrastra en cuadrícula.
• Clonar / Duplicar — desde ficha o selección múltiple; luego corrige fechas en el nuevo registro.
• Archivar — turnos concluidos o ya no relevantes salen de las vistas operativas pero siguen recuperables.
• Eliminar — para errores y pruebas; atención al vínculo con las presencias.

Configuración de Turnos

Ruta: Configuración organización → Recursos humanos → tarjeta Turnos (o hub HR).

• Usuarios que pueden crear y modificar turnos — lista de editores (usuarios o toda la org). Es la palanca principal de los permisos operativos.
• Turnos organizativos (preset) — título + días de la semana con una o más franjas HH:MM–HH:MM. Crea los patrones que usarás cada semana (mañana/tarde, fin de semana, turnos nocturnos…).
• Sedes — se gestionan en la configuración general de la organización (sedes/ubicaciones); sin sedes no asignas turnos útiles.
• Cierres / festivos — en la configuración general: en los días de cierre puedes recibir avisos o bloqueos en la creación.

Turnos y Presencias juntos

Con ambas apps activas, el flujo típico es: planificas con Turnos → registras las horas reales con Presencias (también desde la ficha de turno). La ficha de asignación puede mostrar cuánto se desvía la presencia de lo planificado. Una presencia puede vincularse automáticamente a un turno del mismo usuario/sede/día. Detalles en la guía Presencias.

Informes de Turnos

Desde el menú Informes → Turnos analizas las horas planificadas (derivadas de las franjas de las asignaciones no archivadas): horas por sede, horas por usuario, horas usuario × día de la semana, más una lista analítica. Los filtros avanzados suelen requerir un plan Premium base. Usa los informes para carga de sedes y cobertura semanal; para las horas trabajadas usa los informes de Presencias (y los datos cruzados donde estén disponibles).

Casos de uso

• Retail / multi-sede: preset mañana/tarde; cuadrícula Sede→Usuario; editor = store manager; Planificar cada mes.
• Estudio / clínica: columnas por franjas preset; asignas profesionales a las sedes; comparaciones con Presencias.
• Equipo con manager: no-editores ven solo a sí mismos y a sus reportees; HQ editor ve todo.
• Cierres: festivos en la org → evitas turnos fantasma en días cerrados.

Procesos recomendados

• Primero crea sedes y preset, luego asigna a las personas — no al revés.
• Limita los editores a quien realmente planifica (RR. HH., store manager); evita «todos» si la org es grande.
• Usa Planificar después de un mes modelo estable.
• Archiva los meses antiguos en lugar de eliminarlos si necesitas informes históricos.
• Alinea Turnos y Presencias: misma sede y mismas franjas reducen desviaciones y horas extra «sorpresa».

Preguntas frecuentes

P: No veo el botón Nuevo turno. ¿Por qué?

R: Normalmente no estás entre los editores de turnos (ni editor de presencias). Pide al owner que te añada en Configuración → Recursos humanos → Turnos.

P: La cuadrícula está vacía / pide los turnos de la empresa.

R: Falta la configuración de los preset organizativos. Un owner debe crearlos en la configuración de Turnos.

P: Solo veo mis turnos, no los de los compañeros.

R: Comportamiento esperado si no eres editor: ves los tuyos y los de tus reportees. Para la agenda completa hace falta ser editor.

P: ¿Hay aprobación del turno?

R: No. No hay un flujo de confirmación/rechazo como en las reservas. El estado operativo es planificación → (opc. presencia) → archivo.

P: ¿Diferencia entre Turnos y Citas?

R: Turnos = planificación HR (sede + franjas + persona). Citas = reuniones/llamadas con participantes CRM. Consulta la guía Citas.

P: ¿Los Turnos dependen de los Servicios?

R: No. Dependen de sedes, usuarios y preset horarios de la organización.