Aprende mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Conecta la libreta de direcciones de Microsoft Outlook Contacts con los contactos de tu organización en Mokapen. Importa clientes y leads que ya están en Outlook, mantén los datos alineados o exporta a Outlook los contactos creados en el CRM — según las reglas que elijas.

Visión general: Integraciones.

Requisitos

• Cuenta Microsoft con libreta de contactos.
• Permiso para autorizar a Mokapen a leer y escribir contactos en Outlook.
• Permisos de Mokapen sobre contactos en la org (consulta Roles y permisos).

Conectar Outlook Contacts

1. Menú de usuario → Integraciones → Microsoft Outlook Contacts.
2. Pulsa Sincronizar Microsoft Outlook Contacts.
3. Elige la cuenta Microsoft (puede ser distinta del email de Mokapen).
4. Acepta los permisos de la libreta de contactos.
5. Vuelve a Mokapen: verifica Cuenta conectada y configura las opciones siguientes.

Si no aceptas, no se importará ni exportará ningún contacto. La página permanecerá sin sincronización activa.

Qué solicita Mokapen a Microsoft

Perfil (nombre, email) y acceso completo a la libreta de contactos: leer contactos existentes, crear nuevos, actualizarlos. Necesario para sincronización bidireccional o importación masiva.

Ajustes a configurar

Dirección de sincronización

• Solo hacia Mokapen — Outlook → CRM.
• Solo hacia Outlook — CRM → Outlook.
• Ambas — alineación en ambos sentidos.

Si usas una conexión compartida en ciertos modos, Mokapen puede limitar la dirección: sigue lo que veas en la página.

Listas de contactos

• Lista principal — por defecto «Contactos» (no editable: la API de Microsoft no expone una lista principal distinta).
• Otras listas — carpetas o listas de contactos adicionales creadas en Outlook; selecciona las que incluir en la sincronización.

Visibilidad

• Todos los miembros — contactos importados visibles en la org (CRM compartido).
• Solo yo — libreta importada limitada a tu acceso (contactos personales).

Duplicados y conflictos

• Comparación de email — en Outlook Contacts está siempre activa (casilla no desactivable): evita crear un segundo contacto si el email ya existe en Mokapen.
• Gestión de conflictos — si los datos difieren, elige si prevalece Mokapen o Outlook Contacts.

Mapeo de campos

Vincula los campos de Outlook (nombre, teléfono, dirección…) con las columnas de Mokapen. El email principal permanece en el campo email del contacto.

Cada columna de Mokapen solo puede usarse una vez: no asignes el mismo campo de Mokapen a dos columnas de Outlook distintas.

Sincronización automática o manual

Elige si la sincronización se inicia automáticamente al modificar datos, o solo cuando pulsas Sincronizar (sincronización manual).

Compartir sincronización

Con un plan adecuado, otros miembros pueden usar tu conexión sin volver a iniciar sesión en Microsoft.

Autorización obligatoria

Marca «Autorizo a Mokapen a crear una copia…» — sin esa casilla, los botones Guardar y Sincronizar permanecen desactivados.

Luego pulsa Sincronizar. La sincronización puede tardar en libretas grandes.

Comportamiento en Mokapen

• Desde el listado de contactos puedes relanzar la sincronización desde el menú (si está permitido).
• Con la exportación activa, crear o modificar un contacto en Mokapen puede actualizar Outlook.
• Al fusionar duplicados en la libreta, Mokapen puede actualizar o eliminar el contacto en Outlook — prueba primero con datos de prueba.

Problemas frecuentes

• Demasiados duplicados — activa la comparación de email; usa la herramienta Duplicados tras la primera importación.
• Sincronización bloqueada — verifica la casilla de autorización; desconecta y vuelve a conectar.
• Contactos no visibles para el equipo — visibilidad «solo yo» o permisos de rol.

Desconectar

Pulsa Desconectar: se abre una ventana de confirmación con la sección Conservar. Allí decides qué hacer con los datos ya importados en Mokapen con esta sincronización.

Opciones en Mokapen (casillas marcadas = conservar, predeterminado):

• Contactos — si dejas la casilla activa, los contactos importados desde Outlook permanecen en Mokapen pero ya no se sincronizan. Si la desmarcas, Mokapen elimina de la org los contactos vinculados a esta integración Outlook Contacts.
• Empresas — misma lógica para las fichas de empresa importadas vía sincronización (conservar o eliminar de Mokapen).

En ambos casos, la desconexión no elimina automáticamente los contactos en Outlook Contacts: permanecen en la libreta de Outlook salvo que los elimines allí.

Tras elegir, escribe la palabra de confirmación y confirma Desconectar. Eliminar muchos contactos puede tardar unos minutos.

Más información: guía Contactos.