Aprende mokapen

Aplicaciones

La página Aplicaciones te permite elegir qué módulos de Mokapen están activos para tu organización: calendario, actividades, contactos, ventas, marketing, soporte, documentos, HR, producción y gestión del tiempo. Es el panel con el que adaptas Mokapen al proceso real del equipo, ocultando áreas que no usáis sin eliminar nada.

Regla fundamental — desactivar una aplicación no elimina los datos ya creados (tareas, contactos, oportunidades, tickets…). Los oculta del menú y bloquea el acceso para todos los miembros hasta que reactives el módulo. Útil para simplificar la interfaz, pilotar un despliegue gradual o apagar temporalmente un departamento.

Para quién accede a la organización consulta la guía Usuarios y equipos; para ajustes generales (sedes, cierres, perfil) la guía General.

Panorama general

Cada aplicación corresponde a una o más entradas en el menú principal y en los ajustes de la organización (Actividades, Contactos, Ventas, Tickets, HR…). El interruptor de la página controla la visibilidad para toda la organización: no es una preferencia personal del usuario (esa está en Perfil → Preferencias).

Las aplicaciones se agrupan en tarjetas temáticas (Calendario, Actividades, Contactos, Oportunidades, Marketing, Soporte, Documentos, HR, Producción, Seguimiento de tiempo). Cada fila tiene nombre, breve descripción e interruptor on/off.

Arriba también aparece Activar todas las aplicaciones: un interruptor maestro que selecciona o deselecciona todos los switches visibles de un solo golpe (útil tras un upgrade de plan o para restaurar la configuración completa).

Dónde se encuentra y quién puede acceder

Abre el menú Organización (icono edificio) → en el menú lateral elige Aplicaciones (icono layer).

Solo los Propietarios de la organización pueden abrir esta página y guardar los cambios. Miembros, Usuarios y roles inferiores no ven la configuración de aplicaciones a nivel de organización.

Plan requerido — para ver y modificar los interruptores se necesita al menos el plan Small. Con plan Gratuito la página muestra en su lugar una invitación al upgrade (plan Small) con vista previa de la funcionalidad.

Tras guardar, Mokapen registra la actualización en el Registro de actividad («Preferencias de organización actualizadas»).

Cómo funcionan los interruptores

Mokapen distingue dos comportamientos:

• Aplicaciones activas por defecto (la mayoría: Actividades, Contactos, Ventas, Tickets, Calendario, Citas…) — están encendidas hasta que las apagues. Al desactivarlas, desaparecen del menú de todos.
• Aplicaciones opcionales (Presencias, Turnos, Producción, Seguimiento de tiempo) — están apagadas por defecto. Debes activarlas explícitamente si el plan lo permite.

Qué ocurre al desactivar

• Las entradas de menú y los accesos rápidos vinculados a esa app desaparecen para todos los usuarios.
• Los controles de acceso a la app individual devuelven negativo: ni siquiera un Miembro con rol amplio puede abrir esa área.
• Los datos permanecen en la base de datos: al reactivar la app, tareas, contactos y fichas vuelven a ser visibles.
• Automatizaciones, integraciones e informes que dependen de esa app pueden dejar de funcionar o quedar incompletos mientras el módulo esté off.

Guardado — un único botón Guardar al final confirma todos los cambios. No hay guardado automático: si cambias varios switches, recuerda guardar antes de salir.

Activar todas las aplicaciones

La tarjeta azul en la parte superior (Activar todas las aplicaciones) controla todos los interruptores de la página:

• Encendido — selecciona cada switch disponible (dentro del límite del plan: HR y Producción solo aparecen con plan Medium).
• Apagado — deselecciona todo lo que se puede desactivar con un clic.

Si modificas un switch individual, el maestro se actualiza solo: permanece encendido solo cuando todas las apps visibles están seleccionadas. Cómodo tras el onboarding de una nueva organización o cuando pasas de Small a Medium y quieres activar de inmediato los módulos adicionales.

Listado de aplicaciones por grupo

A continuación, cada módulo explicado en su contexto de uso. Las descripciones en la página resumen el mismo concepto en una línea.

Calendario

Calendario — vista unificada de tareas, citas, oportunidades, presupuestos y otros eventos temporales. Desactivarlo oculta el calendario global; las apps individuales (p. ej. Citas) pueden seguir activas pero sin la vista de calendario centralizada.

Actividades

• Actividades — módulo base para tareas y proyectos (workarea, plazos, asignaciones). Es el núcleo operativo de muchos equipos.
• Citas — reuniones en calendario con clientes, socios y colegas; vinculadas a contactos y ventas.
• Reservas — registro de reservas de servicios/productos, también desde formularios públicos; se vincula al catálogo y a los días de cierre de la organización.

Puedes mantener solo Tareas/Proyectos y apagar Citas si no haces reuniones estructuradas, o lo contrario en equipos comerciales orientados al calendario.

Contactos

Contactos — contactos (personas) y empresas de la organización: clientes, proveedores, leads, socios. Desactivarlo oculta por completo el área Contactos; Ventas y Tickets pierden gran parte del sentido sin fichas maestras, así que valora bien antes de apagarlo.

Oportunidades (Ventas)

• Ventas — pipeline de oportunidades (deals), fases, valor y probabilidad de cierre.
• Presupuestos — creación de presupuestos PDF, envío al cliente, vinculación a deals y catálogo.
• Pedidos — pedidos de venta confirmados, desde presupuesto o desde cero.
• Productos — catálogo de productos para presupuestos, pedidos y reservas.
• Servicios — catálogo de servicios con la misma lógica que los productos.

Cada submódulo es independiente: puedes usar solo Oportunidades sin Pedidos, o Presupuestos + Productos sin Servicios. Algunas funciones Premium del plan pueden requerir upgrade aunque la app esté activa (icono medalla en entradas de menú individuales).

Marketing

• Campañas — campañas de marketing, newsletters, anuncios y seguimiento de KPI.
• Formularios (Form) — formularios públicos para leads y solicitudes externas; base para automatizaciones de entrada de contactos.

Soporte

• Tickets — helpdesk interno y externo (también desde email o portal).
• Portal de clientes — área self-service para tus clientes (tickets, pedidos, contenidos configurables).

Apagar el Portal no elimina los usuarios del portal ya creados, pero hace inaccesible el área hasta que lo reactives.

Documentos

• Documentos — wiki, procedimientos, documentos internos con variables dinámicas.
• Notas — notas colaborativas vinculadas a otros datos (reuniones, citas).

HR, Producción y Seguimiento de tiempo

Estas secciones solo aparecen con plan Medium o superior.

• Presencias — fichajes y gestión de presencias del personal (requiere activación explícita).
• Turnos — planificación de turnos; se apoya en las Sedes configuradas en General.
• Producción — monitorización de producción, productores y registros de proceso.
• Seguimiento de tiempo (Timesheet) — horas en proyectos, deals, tickets y citas con agrupación configurable. Con plan inferior a Medium solo aparece el icono medalla sin switch.

Plan Premium y aplicaciones

Dos niveles cuentan para esta página:

• Small y superiores — acceso a la página Aplicaciones y a los interruptores principales (Calendario, Actividades, Contactos, Ventas, Marketing, Soporte, Documentos…).
• Medium y superiores — también aparecen HR (Presencias, Turnos), Producción y el switch de Seguimiento de tiempo.

Incluso con la app activa, algunas funciones internas pueden requerir un nivel Premium más alto (p. ej. Pedidos o Presupuestos en plan Small con límites): en ese caso Mokapen muestra el icono medalla en las entradas de menú, independientemente del switch de Aplicaciones.

El plan Premium es por organización: dos org del mismo account pueden tener combinaciones de aplicaciones distintas.

Casos de uso

Equipo solo operativo — Actividades + Contactos activas; Ventas, Marketing y Portal apagados. El menú se mantiene ligero para quien gestiona solo proyectos internos.

Despliegue comercial — Primero Actividades y Contactos; tras la formación se activan Oportunidades, Presupuestos y Productos sin tocar HR.

Agencia de soporte — Tickets + Portal + Contactos; Producción y Turnos desactivados porque no se usan.

Paso a Medium — Tras el upgrade se activan Presencias, Turnos y Timesheet; se configuran las sedes en General antes de planificar los turnos.

Preguntas frecuentes

P: ¿Desactivar una app elimina los datos?

R: No. Los datos permanecen guardados. La app desaparece del menú y nadie puede acceder hasta que la reactives.

P: ¿Por qué un usuario no ve una app aunque esté activa?

R: Comprueba tres niveles: (1) switch en Aplicaciones, (2) rol organizativo del usuario, (3) posible límite del plan Premium (medalla). Los tres deben permitir el acceso.

P: ¿Puedo desactivar solo Presupuestos pero dejar Oportunidades?

R: Sí. En la tarjeta Oportunidades cada módulo tiene su propio switch (Ventas, Presupuestos, Pedidos, Productos, Servicios).

P: ¿Quién puede modificar esta página?

R: Solo el Propietario de la organización. Los Miembros no cambian qué apps están activas para todos.

P: Tengo plan Gratuito: ¿por qué solo veo el upgrade?

R: La gestión de aplicaciones está incluida desde el plan Small. Con Free ves la vista previa y el botón para pasar a Small.

P: No encuentro Presencias o Turnos en los switches

R: Solo son visibles con plan Medium o superior. Además, Presencias y Turnos deben activarse explícitamente: por defecto están apagados incluso en Medium.

P: Desactivo Actividades pero siguen las Citas?

R: Sí, si el switch Citas sigue encendido. Son módulos separados en la misma tarjeta. Para ocultar todo el bloque operativo, apaga Actividades, Citas y Reservas.

P: ¿Los cambios son inmediatos?

R: Tras Guardar, en la siguiente carga de página el menú se actualiza para todos los usuarios conectados. Quien ya tenga abierta una ficha de una app desactivada puede recibir error o acceso denegado al refrescar.