De Mokapen-gids

Applicaties

De pagina Applicaties laat je kiezen welke Mokapen-modules actief zijn voor je organisatie: kalender, activiteiten, contacten, sales, marketing, support, documenten, HR, productie en tijdbeheer. Het is het paneel om Mokapen aan te passen aan het echte proces van je team, gebieden die je niet gebruikt te verbergen zonder iets te verwijderen.

Kernregel — uitschakelen van een applicatie verwijdert geen data al aangemaakt (taken, contacten, deals, tickets…). Het verbergt ze uit menu en blokkeert toegang voor alle leden tot je de module weer inschakelt. Nuttig om interface te vereenvoudigen, gefaseerde rollout te piloten of tijdelijk een afdeling uit te zetten.

Voor wie toegang heeft tot organisatie, zie de gids Gebruikers en teams; voor algemene instellingen (sites, sluitingen, profiel), de gids Algemeen.

Overzicht

Elke applicatie correspondeert met een of meer items in het hoofdmenu en in organisatie-instellingen (Activiteiten, Contacten, Sales, Tickets, HR…). De schakelaar op pagina regelt zichtbaarheid voor de hele organisatie: het is geen persoonlijke voorkeur (die staat in Profiel → Voorkeuren).

Applicaties zijn gegroepeerd in thematische kaarten (Kalender, Activiteiten, Contacten, Opportunities, Marketing, Support, Documenten, HR, Productie, Tijdbeheer). Elke rij heeft naam, korte beschrijving en aan/uit-schakelaar.

Bovenaan zie je ook Alle applicaties inschakelen: masterschakelaar die alle zichtbare schakelaars tegelijk selecteert of deselecteert (nuttig na planupgrade of volledige configuratie herstellen).

Waar je het vindt en wie toegang heeft

Open menu Organisatie (gebouwpictogram) → in zijmenu kies Applicaties (lagenpictogram).

Alleen Eigenaars van organisatie kunnen deze pagina openen en wijzigingen opslaan. Leden, Gebruikers en lagere rollen zien geen applicatieconfiguratie op org-niveau.

Vereist plan — om schakelaars te bekijken en wijzigen heb je minstens het Small-plan nodig. Met Gratis plan toont pagina upgrade-uitnodiging (Small-plan) met preview van functie.

Na opslaan registreert Mokapen update in Activiteitenlog («Organisatievoorkeuren bijgewerkt»).

Hoe schakelaars werken

Mokapen onderscheidt twee gedragingen:

• Standaard actieve applicaties (meeste: Activiteiten, Contacten, Sales, Tickets, Kalender, Afspraken…) — staan aan tot je ze uitzet. Uitschakelen verwijdert ze uit menu van iedereen.
• Optionele applicaties (Aanwezigheid, Diensten, Productie, Tijdbeheer) — staan standaard uit. Je moet ze expliciet inschakelen indien plan het toelaat.

Wat gebeurt bij uitschakelen

• Menu-items en snelkoppelingen gekoppeld aan die app verdwijnen voor alle gebruikers.
• Toegangscontroles per app geven negatief: zelfs Lid met brede rol kan dat gebied niet openen.
• Data blijft in database: opnieuw inschakelen maakt taken, contacten en dossiers weer zichtbaar.
• Automatiseringen, integraties en rapporten afhankelijk van die app kunnen stoppen of incompleet lijken zolang module uit staat.

Opslaan — één knop Opslaan onderaan bevestigt alle wijzigingen. Geen auto-save: wijzig je meerdere schakelaars, onthoud opslaan vóór verlaten.

Alle applicaties inschakelen

Blauwe kaart bovenaan (Alle applicaties inschakelen) regelt alle schakelaars op pagina:

• Aan — selecteert elke beschikbare schakelaar (binnen planlimieten: HR en Productie verschijnen alleen met passend Premium-plan).
• Uit — deselecteert alles wat met één klik uit kan.

Wijzig je één schakelaar, werkt master automatisch bij: blijft aan alleen wanneer alle zichtbare apps geselecteerd zijn. Handig na onboarding nieuwe organisatie of bij upgrade van Small naar passend Premium-plan en direct extra modules activeren.

Applicatielijst per groep

Hieronder elke module in context. Beschrijvingen op pagina vatten hetzelfde concept samen in één regel.

Kalender

Kalender — uniforme weergave van taken, afspraken, opportunities, offertes en andere tijdgebaseerde events. Uitschakelen verbergt globale kalender; individuele apps (bijv. Afspraken) kunnen actief blijven maar zonder gecentraliseerde kalenderweergave.

Activiteiten

• Activiteiten — kernmodule voor taken en projecten (workarea, deadlines, toewijzingen). Operationeel hart van veel teams.
• Afspraken — kalendervergaderingen met klanten, partners en collega's; gekoppeld aan contacten en sales.
• Boekingen — registratie service-/productboekingen, ook vanuit publieke formulieren; gekoppeld aan catalogus en org-sluitingsdagen.

Je kunt alleen Taken/Projecten houden en Afspraken uitzetten als je geen gestructureerde vergaderingen draait, of omgekeerd op salesteams gericht op kalender.

Contacten

Contacten — personen en bedrijven in organisatie: klanten, leveranciers, leads, partners. Uitschakelen verbergt hele Contacten-gebied; Sales en Tickets verliezen het meeste nut zonder dossiers, dus overweeg goed vóór uitzetten.

Opportunities (Sales)

• Sales — opportunity-pipeline (deals), fases, waarde en sluitingskans.
• Offertes — PDF-offertes, verzending naar klant, koppeling aan deals en catalogus.
• Orders — bevestigde verkooporders, vanuit offerte of from scratch.
• Producten — productcatalogus voor offertes, orders en boekingen.
• Services — servicecatalogus met dezelfde logica als producten.

Elke submodule is onafhankelijk: je kunt alleen Opportunities gebruiken zonder Orders, of Offertes + Producten zonder Services. Sommige Premium-functies kunnen nog upgrade vereisen ook als app actief is (badge op individuele menu-items).

Marketing

• Campagnes — marketingcampagnes, nieuwsbrieven, ads en KPI-monitoring.
• Formulieren — publieke formulieren voor leads en aanvragen van buiten; basis voor contact-intake automatiseringen.

Support

• Tickets — interne en externe helpdesk (ook vanuit e-mail of portaal).
• Klantportaal — selfservice voor klanten (tickets, orders, configureerbare content).

Portaal uitzetten verwijdert geen reeds aangemaakte portaalgebruikers, maar maakt gebied ontoegankelijk tot je het weer inschakelt.

Documenten

• Documenten — wiki, procedures, interne documenten met dynamische variabelen.
• Notities — collaboratieve notities gekoppeld aan andere data (vergaderingen, afspraken).

HR, Productie en Tijdbeheer

Deze secties verschijnen alleen met passend Premium-plan of hoger.

• Aanwezigheid — in-/uitklokken en aanwezigheidsbeheer personeel (vereist expliciete activatie).
• Diensten — dienstplanning; vertrouwt op Locaties geconfigureerd in Algemeen.
• Productie — productiemonitoring, producenten en proceslogs.
• Tijdbeheer (Urenstaat) — uren op projecten, deals, tickets en afspraken met configureerbare groepering. Onder passend Premium-plan verschijnt alleen badge zonder schakelaar.

Premium-plan en applicaties

Twee niveaus tellen voor deze pagina:

• Small en hoger — toegang tot Applicatiespagina en hoofdschakelaars (Kalender, Activiteiten, Contacten, Sales, Marketing, Support, Documenten…).
• Passend Premium-plan of hoger — HR (Aanwezigheid, Diensten), Productie en Tijdbeheer-schakelaar verschijnen ook.

Ook met actieve app kunnen interne functies hoger Premium-niveau vereisen (bijv. Orders of Offertes op Small-plan met limieten): Mokapen toont badge in menu-items, ongeacht Applicaties-schakelaar.

Premium-plan is per organisatie: twee orgs op hetzelfde account kunnen verschillende applicatiecombinaties hebben.

Use cases

Alleen-operatie team — Activiteiten + Contacten actief; Sales, Marketing en Portaal uit. Menu blijft licht voor wie alleen interne projecten beheert.

Sales rollout — Eerst Activiteiten en Contacten; na training Opportunities, Offertes en Producten inschakelen zonder HR aan te raken.

Supportbureau — Tickets + Portaal + Contacten; Productie en Diensten uit omdat ongebruikt.

Overstap naar passend Premium-plan — Na upgrade Aanwezigheid, Diensten en Urenstaat inschakelen; configureer locaties in Algemeen vóór dienstplanning.

Veelgestelde vragen

V: Verwijdert uitschakelen van app data?

A: Nee. Data blijft opgeslagen. App verdwijnt uit menu en niemand kan toegang krijgen tot je het weer inschakelt.

V: Waarom ziet een gebruiker geen app terwijl die actief is?

A: Controleer drie niveaus: (1) schakelaar in Applicaties, (2) organisatierol van gebruiker, (3) eventuele Premium-planlimiet (badge). Alle drie moeten toegang toestaan.

V: Kan ik alleen Offertes uitzetten maar Opportunities houden?

A: Ja. In kaart Opportunities heeft elke module eigen schakelaar (Sales, Offertes, Orders, Producten, Services).

V: Wie kan deze pagina wijzigen?

A: Alleen organisatie-Eigenaar. Leden wijzigen niet welke apps voor iedereen actief zijn.

V: Ik heb Gratis plan: waarom zie ik alleen upgrade?

A: Applicatiebeheer is inbegrepen vanaf Small-plan. Met Gratis zie je preview en knop naar Small.

V: Ik vind Aanwezigheid of Diensten niet in schakelaars

A: Zichtbaar alleen met passend Premium-plan of hoger. Ook moeten Aanwezigheid en Diensten expliciet worden ingeschakeld: standaard staan ze uit ook op passend plan.

V: Ik zet Activiteiten uit maar Afspraken blijven?

A: Ja, als Afspraken-schakelaar aan blijft. Het zijn aparte modules in dezelfde kaart. Om heel operationsblok te verbergen, zet Activiteiten, Afspraken en Boekingen uit.

V: Zijn wijzigingen direct?

A: Na Opslaan werkt menu bij volgende paginalading voor alle verbonden gebruikers. Wie al een tab open heeft van uitgeschakelde app, krijgt bij verversen fout of toegang geweigerd.