De Mokapen-gids

SMS

Met de integratie SMS stuur je sms-berichten naar je contacten direct vanuit Mokapen: vanaf de contactkaart, vanaf de Home-pagina of automatisch via automatiseringen. Bedoeld voor snelle communicatie met hoge open rate — bevestigingen, herinneringen, urgente meldingen — zonder het CRM te verlaten of nummers handmatig over te typen.

Belangrijk: het SMS-kanaal in Mokapen is alleen uitgaand. Je kunt berichten naar contacten sturen, maar er is geen inkomende dienst: een klant kan je niet «sms'en» zodat het als nieuw inkomend gesprek verschijnt. Je kunt wel een lopende uitwisseling voortzetten door vanuit de Messages-inbox verder te sms'en in dezelfde thread.

Algemeen overzicht integraties: Integraties.

Vereisten

• Een Mokapen-plan met de SMS-integratie (Premium — medaille-icoon op de pagina als het niet op je plan zit).
• Een geregistreerd en geverifieerd afzenderalias (zie volgende sectie): dat is de «naam» die de ontvanger als SMS-afzender ziet, geen telefoonnummer om op te antwoorden.
• Tegoed beschikbaar in de wallet van de organisatie: elke verzonden SMS trekt tegoed af op basis van bestemmingsland en berichtlengte.
• Telefoonnummers van ontvangers in internationaal formaat (bijv. +31...): aanbevolen zodat Mokapen het nummer als geldig herkent en de verzending niet overslaat.

Het afzenderalias registreren

Anders dan andere integraties koppelt SMS niet via OAuth-login: je registreert een afzenderalias (ook «Sender ID» genoemd), de alfanumerieke naam — max. 11 tekens — die op de telefoon van de ontvanger als afzender verschijnt (bijv. JOUWBEDRIJF in plaats van een nummer).

1. Gebruikersmenu → Integraties → SMS.
2. Klik op Connect (vereist een passend Premium-plan).
3. Kies Register a new alias als je bedrijf deze dienst voor het eerst gebruikt.
4. Vul de vereiste gegevens in: het gewenste alias, bedrijfsnaam, adres, stad, postcode, provincie, land, BTW-nummer, fiscaal nummer, bedrijfs-e-mail (generieke adressen zoals Gmail of Yahoo worden niet geaccepteerd), telefoon en gecertificeerde e-mail (PEC) waar van toepassing.
5. Vink de verklaring aan dat je bevoegd bent dat afzenderalias te gebruiken.
6. Verstuur het formulier.

Heeft je bedrijf al eerder een alias geregistreerd bij deze dienst (ook vanaf een ander platform), gebruik dan Recover alias in plaats van een nieuwe registratie: geef alias, BTW/fiscaal nummer en het activatie-e-mailadres. De koppeling wordt afgerond via een link of verificatiecode naar dat adres, zonder de juridische registratie te herhalen.

Verificatie en activatie

Na indienen blijft het alias in status pending verification:

1. Mokapen stuurt een verificatie-e-mail naar het bedrijfsadres uit de registratie. Open de link om te bevestigen dat het e-mailadres geldig is en onder jullie controle staat.
2. De aanvraag gaat daarna naar de SMS-provider voor goedkeuring van het alias (controle juridische gegevens). Dat is niet direct: tot het resultaat blijft het alias pending en kun je nog niet met dat afzender versturen.
3. Is het alias approved, schakelt de integratiekaart naar status active en kun je SMS versturen.

Op Integraties → SMS vind je per gekoppeld alias een kaart met ingevoerde juridische gegevens, huidige status en acties: disconnect (verwijdert alleen de koppeling in Mokapen, het alias blijft actief bij de provider) of delete (vraagt ook verwijdering van het alias bij de provider).

Credit en prijzen

SMS-verzending is pay-as-you-go: het gebruikt dezelfde org-wallet (prepaid tegoed) als andere pay-per-use-functies in Mokapen — geen apart «SMS-tegoed».

• De kosten per SMS hangen af van het bestemmingsland van het nummer en het aantal segmenten in het bericht (zie volgende sectie over tekens): actuele prijzen staan in sectie SMS Pricing op Integraties → SMS.
• De pagina toont altijd het beschikbare tegoed van de organisatie, met directe link om de wallet op te waarderen.
• Tegoed wordt afgetrokken op het moment van verzenden, niet ervoor: faalt een bericht aan provider-kant, dan wordt dat bedrag niet in rekening gebracht.
• Is tegoed onvoldoende, wordt verzenden geblokkeerd en toont Mokapen een waarschuwing — "Insufficient SMS credits. Please top up your credits to send SMS." — met directe link naar opwaarderen.

Wallet-opwaardering is zichtbaar voor de Eigenaar en leden met rechten op de organisatie; controleer het saldo vóór campagnes of bulksends via automatisering.

Handmatig een SMS versturen

Vandaag is de SMS-knop beschikbaar op de contactkaart (modal en volledige pagina) en vanaf engagement-kaarten op Home. Op het SMS-icoon:

1. Heb je meer dan één alias gekoppeld, kies welke je als afzender gebruikt.
2. Selecteer één of meer telefoonnummers op de kaart (telefoon 1, telefoon 2, telefoon 3…).
3. Optioneel: kies een opgeslagen SMS-sjabloon voor de organisatie. Anders dan bij automatiseringen wordt het sjabloon hier automatisch gepersonaliseerd met contactgegevens vóór verzending.
4. Schrijf of vul het bericht aan. Onder het veld staat een realtime teller: gebruikte tekens en het aantal benodigde SMS (zie volgende sectie).
5. Druk op Send. Bij succes verschijnt "SMS has been sent successfully." en het bericht komt in de contacthistorie.

Heb je nog geen actieve SMS-integratie, dan stuurt de knop je naar Integraties → SMS om eerst de koppeling af te ronden.

Tekens en segmenten

Een SMS heeft een tekenlimiet afhankelijk van het gebruikte alfabet:

• Standaardalfabet (GSM) — max. 160 tekens per enkele SMS (basis-Latin, cijfers, gangbare leestekens).
• Unicode-alfabet — max. 70 tekens per enkele SMS: activeert automatisch bij emoji of speciale tekens buiten het GSM-alfabet.

Boven de limiet wordt het bericht opgesplitst in meerdere segmenten (de ontvanger ziet één lang SMS, maar elk segment wordt apart gefactureerd). De balk onder het veld toont tekens en segmenten tijdens typen; een finale schatting volgt na enkele seconden zonder typen via de provider. Blijf je binnen het eerste segment, dan is het goedkoper en leesbaarder: vermijd onnodige emoji als Unicode niet nodig is.

SMS-sjablonen

In Instellingen → Sjablonen maak je tekstsjablonen voor het SMS-kanaal, voor terugkerende berichten (herinneringen, bevestigingen, standaardmeldingen). Een sjabloon kan placeholders bevatten voor contact- of bedrijfsdata: bij gebruik in de handmatige composer op een kaart vervangt Mokapen die placeholders door echte waarden van de kaart.

Dit geldt alleen voor handmatig versturen vanaf een kaart. In automatiseringen (volgende sectie) wordt sjabloontekst ongewijzigd ingevoegd: wil je per contact personaliseren in een flow, gebruik automatiseringvariabelen direct in het tekstveld, niet de placeholders van het sjabloon.

SMS versturen vanuit automatiseringen

De module Automatiseringen bevat de actie Send SMS, nuttig voor directe meldingen bij events (urgent ticket, gewonnen deal, naderende deadline) zonder handmatige tussenkomst.

In het modal van de actie vul je in:

• SMS account — kies uit aliassen gekoppeld aan de Eigenaar van de automatisering. Is de lijst leeg, moet die gebruiker eerst een alias koppelen via Integraties → SMS.
• Sjabloon (optioneel) — voegt sjabloontekst ongewijzigd in: heb je contact- of eventdata nodig, voeg die toe als variabelen in het veld Message na het sjabloon.
• Telefoon — vast nummer of, meestal, een variabele uit trigger of vorige stap (bijv. telefoon van het contact dat de flow startte).
• Bericht — tekst met automatiseringvariabelen; onder het veld dezelfde teken-/segmentteller als in de handmatige composer.

Bewerk je de flow als Medewerker in plaats van Eigenaar, onthoud dat alias en voldoende tegoed bij de Eigenaar van de automatisering horen, niet bij jou. Controleer tegoed en alias vóór productie, en de uitvoeringshistorie als een verzendstap faalt.

Historie en gesprekken

Elke verzonden SMS — handmatig of via automatisering — laat sporen na op twee plekken:

• Contactkaart — historie/timeline toont de verzending met ontvanger en berichtpreview (bij geautomatiseerde sends geen berichtpreview, alleen ontvangernummer).
• Messages-inbox — SMS-threads naast WhatsApp en chat in dezelfde unified inbox, met zoeken op berichttekst. Van daar kun je op dezelfde thread nog een SMS sturen, maar het blijft een nieuwe uitgaande send, geen ontvangen antwoord.

Limieten om te kennen

• Alleen uitgaand — geen inkomende SMS: een klant kan geen gesprek starten door je te sms'en.
• Status «Sent» — Mokapen registreert succesvolle verzending naar de provider; de app werkt status niet automatisch bij naar «delivered» of «not delivered». Is een nummer onbereikbaar, zie je dat aan provider-kosten/rapportage, niet via melding in Mokapen.
• Alias, geen dedicated nummer — afzender is een alfanumerieke naam (max. 11 tekens): geen nummer om op te bellen of te beantwoorden.
• Eén kanaal op contact vandaag — verzendknop op Contacten; voor Bedrijven of andere kaarten is SMS nog niet in de interface.

Veelvoorkomende problemen

• Ik vind de SMS-knop niet — controleer plan met integratie en een actief alias (niet alleen geregistreerd: e-mailverificatie en goedkeuring moeten klaar zijn).
• Alias nog «pending» — controleer of je op de link in de verificatie-e-mail hebt geklikt; als dat al zo is, kan juridische goedkeuring enkele werkdagen duren.
• Onvoldoende tegoed — waardeer de org-wallet op via de link op Integraties → SMS of in Facturatie.
• «No valid phone number» — nummer niet in herkend formaat: voeg internationaal prefix toe (bijv. +31) op de contactkaart en probeer opnieuw.
• SMS verstuurt niet vanuit automatisering — de Eigenaar van de flow heeft geen alias of onvoldoende tegoed: controleer uitvoeringshistorie voor de exacte fout.
• Sjabloon personaliseert niet in automatisering — verwacht gedrag: in flows is sjabloontekst statisch, voeg variabelen zelf toe in Message.

Ontkoppelen

Op de aliaskaart in Integraties → SMS zijn twee acties:

• Disconnect from Mokapen — verwijdert alleen de koppeling met je organisatie. Het alias blijft geregistreerd en actief bij de provider: je kunt het later opnieuw koppelen met Recover alias.
• Delete alias — vraagt ook verwijdering bij de provider, naast ontkoppeling in Mokapen. Alleen als je die afzenderidentiteit niet meer nodig hebt.

In beide gevallen blijft historie van verzonden SMS zichtbaar op contactkaarten en in Messages.

Use cases

• Afspraakbevestiging — vóór een belangrijk bezoek of call een snelle SMS vanaf de contactkaart: grotere kans gelezen en directer dan e-mail voor korte termijn.
• Support-SLA — automatisering bij Ticket created met High priority: directe SMS naar interne eigenaar plus gekoppelde taak, zodat urgentie niet in de ticketqueue verdwijnt.
• Deal gewonnen — automatisering bij Deal modified (fase «Won») met welkomstmail én bevestigings-SMS naar de klant, bereikbaar buiten kantooruren of zonder e-mail bij de hand.
• Deadline-herinneringen — geplande automatisering die taken of betalingen in de komende uren controleert en de eigenaar per SMS waarschuwt, wanneer e-mail onopgemerkt blijft.
• Gestandaardiseerde terugkerende berichten — maak een SMS-sjabloon (bijv. afspraakherinnering, toegangsinstructies) en roep het op vanaf de contactkaart: tekst personaliseert zich met kaartdata zonder telkens opnieuw schrijven.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik SMS van klanten ontvangen in Mokapen?

A: Nee. Het kanaal is alleen uitgaand: je kunt SMS naar contacten sturen, maar er is geen inbox voor inkomende berichten van externe nummers.

V: Is het afzenderalias een telefoonnummer?

A: Nee, het is een alfanumerieke naam van max. 11 tekens (bijv. je bedrijfsnaam) als afzender op de telefoon van de ontvanger. Geen belbaar nummer.

V: Wat kost het versturen van een SMS?

A: Kosten hangen af van bestemmingsland en aantal segmenten (160 tekens per segment op standaardalfabet, 70 bij emoji of speciale tekens). Actuele prijzen staan in «SMS Pricing» op Integraties → SMS. Tegoed wordt afgetrokken van de org-wallet op het moment van verzenden.

V: Waarom kan ik geen SMS naar een nummer sturen?

A: Het nummer staat waarschijnlijk niet in een herkend formaat. Voeg internationaal prefix toe (bijv. +31 voor NL) op het telefoonveld van het contact en probeer opnieuw; blijft het probleem, controleer of het nummer klopt.

V: Hoe lang duurt activatie van een nieuw alias?

A: Na bedrijfs-e-mailverificatie volgt goedkeuring van juridische gegevens door de provider: dat kan enkele werkdagen duren voordat het active is en bruikbaar voor verzending.

V: Hoe weet ik of een SMS is gelezen of afgeleverd?

A: Mokapen toont succesvolle verzending naar de provider, maar werkt status vandaag niet automatisch bij naar «delivered» of «not delivered» in de interface. Voor betrouwbare leesbevestigingen overweeg een alternatief kanaal (bijv. online acceptatie van offertes/orders) wanneer precieze tracking nodig is.

V: Personaliseert het SMS-sjabloon zich met contactdata?

A: Ja, maar alleen bij gebruik in de handmatige composer op een contactkaart: placeholders worden vervangen door echte data. In automatiseringen wordt het sjabloon als vaste tekst ingevoegd: voeg voor personalisatie per contact automatiseringvariabelen toe in Message.

V: Wie kan SMS versturen vanuit automatiseringen?

A: De actie gebruikt het alias gekoppeld aan de Eigenaar van de automatisering. Ben je Medewerker op de flow, dan hangen verzending en tegoed nog steeds af van de Eigenaar, niet van jouw account.

V: Kan ik meer dan één alias in dezelfde organisatie gebruiken?

A: Ja, als verschillende gebruikers verschillende aliassen koppelen. In de handmatige composer kies je bij meer dan één beschikbaar alias welke afzender je gebruikt vóór verzenden.

V: Wat gebeurt er met data als ik de integratie ontkoppel?

A: Met Disconnect from Mokapen blijft SMS-historie zichtbaar en het alias actief bij de provider voor latere koppeling. Met Delete alias vraag je ook verwijdering bij de provider: gebruik dat alleen als je die afzender niet meer nodig hebt.