Ръководството на Мокапен

SMS

Интеграцията SMS ви позволява да изпращате текстови съобщения до вашите контакти директно от Mokapen: от картата на контакта, от началната страница или автоматично чрез автоматизации. Създадена е за бърза комуникация с висока степен на отваряне — потвърждения, напомняния, спешни сигнали — без да напускате CRM или да копирате номера ръчно.

Важно: SMS каналът в Mokapen е само изходящ. Можете да изпращате съобщения до контактите си, но няма входяща услуга: клиент не може да ви „напише SMS“ и то да се появи като нов входящ разговор. Все пак можете да продължите вече започнат обмен, като изпратите още SMS в същата нишка от входящата кутия Съобщения.

Общ преглед на интеграциите: Интеграции.

Изисквания

• План Mokapen, който включва интеграцията SMS (Premium — икона с медал на страницата, ако не е наличен в плана ви).
• Регистриран и потвърден подателски псевдоним (вижте следващия раздел): това е „името“, което получателят вижда като подател на SMS, а не телефонен номер за отговор.
• Кредит в портфейла на организацията: всеки изпратен SMS приспада кредит според държавата на дестинация и дължината на съобщението.
• Телефонни номера на получателите в международен формат (напр. +359...): препоръчително, за да не се случи Mokapen да не разпознае номера като валиден и да пропусне изпращането.

Регистриране на подателския псевдоним

За разлика от други интеграции, SMS не се свързва чрез OAuth вход: регистрирате подателски псевдоним (наричан още „Sender ID“), т.е. буквено-цифровото име — до 11 знака — което се показва като подател на телефона на получателя (напр. YOURCOMPANY вместо номер).

1. Меню на потребителя → Интеграции → SMS.
2. Кликнете Свържи (изисква подходящ Premium план).
3. Изберете Регистрирай нов псевдоним, ако фирмата ви използва тази услуга за първи път.
4. Попълнете задължителните данни: желания псевдоним, име на фирмата, адрес, град, пощенски код, област, държава, ДДС номер, ЕИК/данъчен код, фирмен имейл (общи адреси като Gmail или Yahoo не се приемат), телефон и сертифициран имейл (PEC), когато е приложимо.
5. Отметнете декларацията, с която потвърждавате, че сте упълномощени да използвате този подателски псевдоним.
6. Изпратете формуляра.

Ако фирмата ви вече е регистрирала псевдоним при тази услуга в миналото (дори от друга платформа), използвайте Възстанови псевдоним вместо да регистрирате нов: посочете псевдонима, ДДС/данъчен код и имейла за активиране. Връзката се завършва чрез линк или код за потвърждение, изпратен на този адрес, без да повтаряте регистрацията на правните данни.

Проверка и активиране

След изпращане на формуляра псевдонимът остава в статус чакаща проверка:

1. Mokapen изпраща имейл за потвърждение на фирмения адрес, посочен при регистрацията. Отворете линка, за да потвърдите, че имейлът е валиден и е под ваш контрол.
2. След това заявката отива при SMS доставчика за одобрение на псевдонима (проверка на предоставените правни данни). Това не е мигновено: до резултата псевдонимът остава чакащ и все още не можете да изпращате съобщения с този подател.
3. След като псевдонимът бъде одобрен, картата на интеграцията преминава в статус активна и можете да започнете да изпращате SMS.

На страницата Интеграции → SMS ще намерите карта за всеки свързан псевдоним с въведените правни данни, текущия статус и наличните действия: прекъсни връзката (премахва само връзката в Mokapen; псевдонимът остава активен при доставчика) или изтрий (иска изтриване на псевдонима и при доставчика).

Кредит и ценообразуване

Изпращането на SMS е pay-as-you-go: използва същия портфейл на организацията (предплатен кредит), както другите функции с плащане според употребата в Mokapen — не е отделен „SMS кредит“.

• Цената на SMS зависи от държавата на дестинация на номера и от броя сегменти в съобщението (вижте следващия раздел за знаците): актуалните цени са в раздела SMS Pricing на страницата Интеграции → SMS.
• Страницата винаги показва наличния кредит на организацията, с директен линк за зареждане на портфейла.
• Кредитът се приспада в момента на изпращане, не преди това: ако съобщението се провали от страна на доставчика, сумата не се таксува.
• Ако кредитът не е достатъчен, изпращането се блокира и Mokapen показва предупреждение — "Insufficient SMS credits. Please top up your credits to send SMS." — с директен линк към страницата за зареждане.

Зареждането на портфейла е видимо за Собственика и за членовете с право върху организацията; проверявайте баланса преди кампании или масови изпращания, планирани чрез автоматизация.

Ръчно изпращане на SMS

Бутонът за изпращане на SMS е наличен на картата на контакта (модал и пълна страница) и от картите за ангажираност на страницата Начало. При натискане на иконата SMS:

1. Ако имате повече от един свързан псевдоним, изберете кой да използвате като подател.
2. Изберете един или повече телефонни номера сред тези на картата (телефон 1, телефон 2, телефон 3…).
3. По избор: изберете SMS шаблон, вече запазен за организацията. За разлика от автоматизациите, тук шаблонът се персонализира автоматично с данните на контакта (име, свързани полета) преди изпращане.
4. Напишете или довършете съобщението. Под полето ще намерите брояч в реално време: използвани знаци и брой SMS, нужни за изпращане (вижте следващия раздел).
5. Натиснете Изпрати. При успех се появява потвърждението "SMS has been sent successfully." и съобщението влиза в историята на контакта.

Ако все още нямате активна SMS интеграция, бутонът ви пренасочва към страницата Интеграции → SMS, за да завършите връзката първо.

Знаци и сегменти

SMS има лимит на знаците, който зависи от използваната азбука:

• Стандартна азбука (GSM) — до 160 знака на един SMS (основни латински букви, цифри, обичайна пунктуация).
• Unicode азбука — до 70 знака на един SMS: активира се автоматично, ако използвате емоджи или специални знаци, които не се покриват от GSM азбуката.

Над лимита съобщението се разделя на няколко свързани сегмента (получателят все пак го вижда като едно дълго SMS, но всеки сегмент се фактурира отделно). Лентата под полето за съобщение показва използваните знаци и броя сегменти, докато пишете, с крайна оценка от доставчика след няколко секунди без писане. Ако можете да останете в първия сегмент, съобщението струва по-малко и е по-четимо: избягвайте ненужни емоджи, ако реално не ви трябва Unicode.

SMS шаблони

В Настройки → Шаблони можете да създавате текстови шаблони, посветени на SMS канала, за повторна употреба при повтарящи се съобщения (напомняния, потвърждения, стандартни сигнали). Шаблонът може да съдържа заместители за данни на контакта или фирмата: когато го извикате от ръчния редактор на карта, Mokapen автоматично заменя тези заместители с реалните стойности от картата пред вас.

Това поведение важи само за ръчно изпращане от карта. В автоматизациите (следващия раздел) текстът на шаблона се вмъква както е: ако искате да персонализирате съобщението по контакт в поток, използвайте директно променливи на автоматизацията в текстовото поле, а не заместителите на шаблона.

Изпращане на SMS от автоматизации

Модулът Автоматизации включва действието Изпрати SMS, полезно за незабавни сигнали при събития (спешен тикет, спечелена сделка, наближаващ краен срок) без ръчна намеса.

В модала на действието попълвате:

• SMS акаунт — изберете сред псевдонимите, свързани със Собственика на автоматизацията. Ако списъкът е празен, този потребител трябва първо да свърже псевдоним от Интеграции → SMS.
• Шаблон (по избор) — вмъква текста на шаблона без промяна: ако ви трябват данни за контакт или събитие, добавете ги като променливи в полето Съобщение след извикване на шаблона.
• Телефон — фиксиран номер или, почти винаги, променлива от тригера или предишна стъпка (напр. телефонът на контакта, задействал потока).
• Съобщение — текст с променливи на автоматизацията; под полето ще намерите същия брояч на знаци и сегменти като при ръчния редактор.

Ако редактирате потока като Сътрудник, а не като Собственик, помнете, че този, който трябва да има свързан SMS псевдоним и достатъчен кредит, е Собственикът на автоматизацията, не вие. Винаги проверявайте кредити и псевдоним преди да активирате поток в продукция и преглеждайте историята на изпълненията, ако стъпка за изпращане се провали.

История и разговори

Всеки изпратен SMS — ръчно или от автоматизация — оставя следа на две места:

• Карта на контакта — историята/хронологията показва записа за изпращане с получател и преглед на съобщението (при автоматизирани изпращания прегледът на съобщението не се показва, а само номерът на получателя).
• Входяща кутия Съобщения — SMS нишките се появяват заедно с WhatsApp и чат в същата обединена входяща кутия, с търсене по текста на съобщението. Оттам можете и да изпратите нов SMS в същата нишка, но това пак е ново изходящо изпращане, а не получен отговор.

Ограничения, които трябва да знаете

• Само изходящ — няма входящо приемане на SMS: клиент не може да започне разговор, като ви напише.
• Статус „Изпратено“ — Mokapen записва успешното изпращане към доставчика; приложението не актуализира автоматично статуса на „доставено“ или „недоставено“ след това. Ако номер е недостижим, ще разберете от страна на разходите/отчетите на доставчика, не чрез известие в Mokapen.
• Псевдоним, не посветен номер — подателят е буквено-цифрово име (макс. 11 знака): не е номер, на който получателят може да се обади или да отговори гласово.
• Един канал върху контакта днес — бутонът за изпращане е наличен при Контакти; за Фирми или други карти изпращането на SMS все още не е изложено в интерфейса.

Чести проблеми

• Не намирам бутона SMS — проверете дали имате план, който включва интеграцията, и активен псевдоним (не само регистриран: трябва да е минал имейл потвърждение и одобрение).
• Псевдонимът все още е „чакащ“ — проверете дали сте кликнали линка в имейла за потвърждение; ако вече сте го направили, одобрението на правните данни може да отнеме няколко работни дни.
• Недостатъчни кредити — заредете портфейла на организацията от линка на страницата Интеграции → SMS или от раздела Фактуриране.
• „No valid phone number“ — номерът не е в разпознат формат: добавете международния префикс (напр. +359) на картата на контакта и опитайте отново.
• SMS не се изпраща от автоматизация — Собственикът на потока няма свързан псевдоним или няма достатъчно кредит: проверете историята на изпълненията за точното съобщение за грешка.
• Шаблонът не се персонализира в автоматизация — това е очаквано: в потоците текстът на шаблона е статичен; трябва сами да добавите променливите в полето Съобщение.

Прекъсване на връзката

От картата на псевдонима в Интеграции → SMS имате две различни действия:

• Прекъсни връзката с Mokapen — премахва само връзката с вашата организация. Псевдонимът остава регистриран и активен при доставчика: по-късно ще можете да го свържете отново с Възстанови псевдоним.
• Изтрий псевдоним — иска изтриване на псевдонима и при доставчика, освен премахването на връзката в Mokapen. Използвайте това само ако вече няма да ви трябва тази подателска идентичност.

И в двата случая историята на вече изпратените SMS остава видима на картите на контактите и във входящата кутия Съобщения.

Примери за употреба

• Потвърждение на среща — преди важна визита или обаждане изпратете бърз SMS от картата на контакта: по-вероятно е да бъде прочетен и е по-незабавен от имейл за краткосрочно напомняне.
• SLA за поддръжка — автоматизация при Създаден тикет с приоритет Висок: незабавен SMS към вътрешния отговорник плюс свързана задача, така че спешността да не се изгуби в опашката от тикети.
• Спечелена сделка — автоматизация при Променена сделка (етапът става „Спечелена“), която комбинира приветствен имейл с потвърдителен SMS към клиента — контакт, достижим дори извън работно време или на телефон без имейл под ръка.
• Напомняния за срокове — планирана автоматизация, която проверява задачи или плащания с падеж в следващите часове и уведомява отговорника по SMS, когато имейлът рискува да остане незабелязан.
• Стандартизирани повтарящи се съобщения — създайте SMS шаблон (напр. напомняне за среща, инструкции за достъп) и го извикайте от картата на контакта: текстът се персонализира с данните на картата, без да го пренаписвате всеки път.

Често задавани въпроси

В: Мога ли да получавам SMS от клиентите си в Mokapen?

О: Не. Каналът е само изходящ: можете да изпращате SMS до контакти, но няма входяща кутия за входящи съобщения от външни номера.

В: Подателският псевдоним телефонен номер ли е?

О: Не, това е буквено-цифрово име до 11 знака (напр. името на фирмата ви), което се показва като подател на телефона на получателя. Не е номер, на който може да се обадите.

В: Колко струва изпращането на SMS?

О: Цената зависи от държавата на дестинация и броя сегменти в съобщението (160 знака на сегмент при стандартната азбука, 70 ако използвате емоджи или специални знаци). Актуалните цени са в раздела „SMS Pricing“ на страницата Интеграции → SMS. Кредитът се приспада от портфейла на организацията в момента на изпращане.

В: Защо не мога да изпратя SMS към даден номер?

О: Номерът вероятно не е в разпознат формат. Добавете международния префикс (напр. +359 за България) в полето за телефон на контакта и опитайте отново; ако проблемът продължава, проверете отново дали номерът наистина е правилен.

В: Колко време отнема активирането на нов псевдоним?

О: След потвърждение на фирмения имейл псевдонимът преминава към одобрение на правните данни от доставчика на услугата: може да отнеме няколко работни дни, преди да стане активен и годен за изпращане.

В: Как да разбера дали SMS е прочетен или доставен?

О: Mokapen показва, че изпращането към доставчика е успешно, но днес не актуализира автоматично статуса на „доставено“ или „недоставено“ в интерфейса. За надеждни потвърждения за прочитане обмислете алтернативен канал (напр. онлайн приемане на оферти/поръчки), когато е нужно прецизно проследяване.

В: SMS шаблонът персонализира ли се сам с данните на контакта?

О: Да, но само когато го извикате от ръчния редактор на карта на контакт: заместителите се заменят с реални данни. В автоматизациите шаблонът се вмъква като фиксиран текст: ако ви трябва персонализация по контакт, добавете променливи на автоматизацията в полето Съобщение.

В: Кой може да изпраща SMS от автоматизации?

О: Действието използва псевдонима, свързан със Собственика на автоматизацията. Ако сте Сътрудник по потока, изпращането пак зависи от псевдонима и кредита на Собственика, не от вашия акаунт.

В: Мога ли да използвам повече от един псевдоним в една и съща организация?

О: Да, ако различни потребители свържат различни псевдоними. В ръчния редактор, ако имате повече от един наличен, изберете кой да използвате като подател преди изпращане.

В: Какво се случва с данните, ако прекъсна интеграцията?

О: С Прекъсни връзката с Mokapen историята на SMS остава видима, а псевдонимът остава активен при доставчика за бъдещо повторно свързване. С Изтрий псевдоним искате и изтриване при доставчика: използвайте го само ако вече няма да ви трябва този подател.