Ръководството на Мокапен

Ръководство за срещи

Разделът Срещи е календарът на Mokapen за планиране на срещи, обаждания към клиенти, посещения на място, продуктови демо и вътрешни срещи на екипа. Всяка среща има дата и час, организатор, участници, място или видеоконференция, статус отворена/затворена и връзки с останалата част от CRM (контакти, сделки, тикети, задачи).

Достъп от менюто Дейности → Срещи или от страницата Срещи. Изгледът по подразбиране е Календар. Модулът Срещи е наличен с плана Small и изисква съответните права във вашата организация.

Роля в CRM и процесите

Срещата в Mokapen не е просто събитие в календара: тя е свързан запис, свързан с останалата система.

• Продажби: квалификационни обаждания, демо, преговори — свързани с контакт, фирма и сделка.
• Доставка: старт на проект, седмичен преглед — връзки с проект и последващи задачи.
• Поддръжка: среща на място или обаждане, свързано с тикет.
• Вътрешен екип: stand-up, one-to-one, срещи на отдели с колеги от Mokapen.

Практическо правило: всяка среща с клиент или потенциален клиент трябва да има поне един участник-контакт или връзка с контакт, фирма или сделка — така историята остава видима от записа на клиента.

Участници, сътрудници и личен календар

Срещите включват хора по два различни начина. Разбирането на разликата избягва объркване между «кой присъства на срещата» и «кой трябва само да вижда срещата в Mokapen».

Участници — кой присъства на срещата

Участниците са хората, включени в срещата. Добавяте ги в раздела Данни на записа, в полето Участници. Можете да въведете три типа:

• Потребители на Mokapen — колеги от екипа с акаунт в платформата (продажби, project manager, поддръжка…). Те ще виждат срещата в календара си, ако са организатори или участници.
• Контакти — хора в адресната книга на CRM (клиенти, потенциални клиенти, доставчици). Търсене по име или имейл. Ако въведете имейл, който още не е в адресната книга, Mokapen може автоматично да създаде нов контакт.
• Фирми — фирми, свързани със срещата (например офисът на клиента). Полезно, когато срещата засяга организацията като цяло, а не едно лице.

Само организаторът на срещата може да премахне участник (меню на картата на участника → Премахни). При създаване, редактиране или изтриване Mokapen може да попита дали да изпрати имейл на участниците с актуализирани данни — полезно за уведомяване на външни клиенти за пренасрочване или отмяна.

Сътрудници — кой трябва да вижда срещата без да присъства

Сътрудниците (поле Сътрудници в раздела Данни, ако е активирано във вашата организация) са потребители или екипи на Mokapen, на които е нужна видимост върху срещата, но не задължително присъстват. Примери: мениджър продажби, който следи сделката, но не участва в обаждането; асистент, който подготвя материали; мениджър, който наблюдава активността на екипа.

Накратко:

• Участник = лице, присъстващо (или поканено) на срещата; получава имейл известия, ако ги изпратите; появява се като участник в записа.
• Сътрудник = член на екипа, който трябва да вижда и следи срещата в Mokapen, без задължително да е сред участниците в срещата.

При частна поверителност (катинар в лентата с действия) срещата е видима само за организатора, посочените сътрудници и включените потребители на Mokapen — не за всички членове на организацията.

Срещи между организации — вашият личен календар

За разлика от задачите, контактите или сделките, срещите са свързани преди всичко с лицето, а не само с организацията, в която работите в момента. Ако участвате в среща, създадена в друга организация на Mokapen (или сте организатор), все пак я виждате в своя календар без да сменяте организацията.

По подразбиране страницата Срещи показва срещите, в които вие сте организатор или потребител-участник — дори ако принадлежат на различни организации. В горната лента селекторът Потребители / Екипи ви позволява да превключите към календара на колега или екип (ако имате права), за да видите как е организирана седмицата на друг член.

Всяка среща остава свързана с организацията, която я е създала (контактите, връзките и настройките следват тази организация). Ползата за вас: едно място за преглед на всички ангажименти, дори ако работите в няколко организации на Mokapen.

Примери за използване

• Продажби: «Демо на продукт — Acme Ltd» с контакт на вземащия решения, връзка към видеоконференция, връзка със сделка в pipeline.
• Агенция: месечен преглед с клиент с няколко участници и прикачен доклад.
• Консултиране: среща на място с физически адрес и свързана задача след посещението.
• Вътрешни: среща на екипа без външни контакти; публична или частна поверителност за ограничаване на това кой вижда срещата.
• От друг запис: бързо създаване с Създай и свържи от контакт, сделка или тикет — срещата се създава вече свързана.

Страница Срещи — горна лента

Основната страница предлага два изгледа: Календар и Списък. Горна лента:

• Филтри (план Large): отваря панел за стесняване на срещите по период, организатор, етикети, тип среща, участници и други конфигурирани полета. Полезно, когато календарът е пълен и трябва да намерите само демотата за месеца или срещите с конкретен клиент.
• Действия: експорт на избраните срещи във файл (от изглед Списък).
• Изгледи: превключване между Календар (по подразбиране) и Списък (план Small) — сортируема таблица с персонализируеми колони.
• Потребители / Екипи: показване на календара на колега или на целия екип вместо вашия. По подразбиране виждате своите срещи (организатор или участник).
• + Среща: отваря модала за създаване.

В изглед Списък, при избор на редове с отметки се показва лентата с действия: Клонирай, Архивирай, Изтрий. Няма специално групово редактиране: отделните полета се актуализират от записа на срещата.

Запис на среща

Кликнете върху събитие в календара или заглавие в списъка, за да отворите страничния панел. С плана Small можете да го отворите като пълна страница (икона със стрелки за разширяване): същото съдържание, повече място и фиксиран бутон Запази отгоре.

Заглавка: заглавие с редактиране на място, бадж Архивирана ако е приложимо. Ако срещата е в кошчето, червена лента с Възстанови и Изтрий окончателно (план Medium).

Лента с действия

• Статус (падащо меню): Отворена или Затворена — маркира дали срещата все още е активна или е приключила (различно от задача с отметка за завършване).
• Приоритет (флаг): Нормален или Спешен.
• Поверителност (катинар): Публична (видима за членовете на организацията) или Частна (само организатор, сътрудници и посочени потребители-участници).
• Етикети, Цвят на заглавието/фона на записа, Прикачени файлове, Лепящи бележки (план Small).
• Пълна страница, Копирай връзка.
• + Създай и свържи: задачи, тикети, сделки… вече свързани със срещата.

Меню Опции (три точки)

• Клонирай: дублиране на срещата; модал за избор дали да се копират прикачени файлове, връзки, коментари, актуализации.
• Архивирай / Възстанови (план Medium): скриване от оперативните изгледи или връщане в календара/списъка.
• Редактирай записа (упълномощени членове): отваря настройките на оформлението на полетата на срещата.
• Изтрий / Възстанови (червен елемент): преместване в кошчето (план Medium) или директно изтриване (базов план).

Раздели на записа

• Данни: организатор, участници, сътрудници, дати, тип, видеоконференция, място — вижте Раздел Данни и Участници и сътрудници.
• Връзки, Време: вижте Свързани раздели.
• Допълнително меню: Маркетинг, Синхронизация (Google Calendar / Outlook), Актуализации (история на записа).

Раздел Данни — основни полета

Полета, редактируеми на място (икона молив) или от записа в режим на редактиране:

• Организатор: потребител на Mokapen, отговорен за срещата; по подразбиране този, който я създава. Основната контактна точка за срещата.
• Участници: вижте раздела Участници и сътрудници.
• Сътрудници: потребители или екипи с видимост върху срещата без задължително да присъстват — вижте Участници и сътрудници.
• Начална дата / Крайна дата: времеви диапазон; в календара събитието заема съответния слот. За срещи в един ден задайте същия ден с начален и краен час.
• Тип: категоризира срещата (обаждане, посещение, демо…) — полезно за филтри и доклади.
• Видеоконференция: генерирана или избрана връзка — Google Meet (с активна интеграция Google Calendar и Meet) или Microsoft Teams (с интеграция Outlook Calendar). Връзката е кликаема от записа.
• Място: физически адрес или свободен текст за срещи на живо.
• Описание (форматиран текст, @ споменавания за маркиране на колеги).

С персонализирани полета (план Medium) разделът Данни следва правилата за видимост и задължителност, дефинирани в настройките. Прикачените файлове и коментарите допълват записа в долната част на раздела.

Свързани раздели

• Връзки — свържете сделки, задачи, тикети, проекти, други контакти; при отваряне на контакта се показват свързаните срещи.
• Време — регистрирайте часовете, отделени за срещата (подготовка, обаждане, debrief).
• Синхронизация — статус на връзката с Google Calendar или Outlook (ако интеграциите са активни).
• Етикети и Прикачени файлове — както при другите обекти в Mokapen.

Срещите нямат нативен раздел Checklist: за последващи действия създайте свързана задача с Създай и свържи или от раздела Връзки.

Създаване на среща

Процедура

1. Отворете страницата Срещи (Календар или Списък).
2. Кликнете + Среща (или кликнете върху празен слот в календара, ако е налично).
3. Въведете заглавието (задължително).
4. Раздел Данни: задайте организатор, участници, сътрудници ако е нужно, дата/час, тип, видеоконференция или място.
5. По желание: раздел Връзки за свързване на контакт или сделка преди запазване.
6. Запазете; ако бъдете попитани, потвърдете изпращането на имейл към участниците.

Можете също да създавате срещи от Създай и свържи на друг запис или от връзките на контакт, фирма или сделка.

Редактиране на среща

Единично редактиране (запис)

1. Отворете записа на срещата.
2. Редактирайте на място: заглавие в заглавката, полета в раздела Данни (молив), участници, дати.
3. Актуализирайте Статус (Отворена/Затворена), приоритет, етикети, поверителност от лентата с действия.
4. В Календара плъзнете събитието, за да промените бързо датата и часа.
5. Запазете; при редактиране на дати или участници може да бъдете подканени да изпратите имейли за актуализация.

Затваряне на среща

От менюто Статус в лентата с действия изберете Затворена, когато срещата е приключила. Срещата остава в историята и докладите; не изчезва от календара, освен ако не бъде архивирана или изтрита.

Изтриване на среща

Изтривайте срещи, създадени по грешка или дублирани тестови записи. Предпочитайте Архивирай, ако срещата е приключила и искате да запазите историята и връзките, без да претрупвате календара и списъка.

Единично изтриване

1. Отворете записа → Опции → Изтрий (червен елемент).
2. Потвърдете в модала; по желание имейл към участниците.

С плана Large срещата отива в кошчето на организацията (страница Срещи → Действия → Кошче за срещи). Оттам можете да Възстановите или да Изтриете окончателно. Ако отворите среща, която вече е в кошчето, се появява лента Възстанови / Изтрий окончателно.

В плана Free (без план Large) изтриването обикновено е окончателно веднага след потвърждение, без кошче — проверете правата на вашата организация.

Групово изтриване

1. Изглед Списък → изберете с отметки.
2. Кликнете Изтрий (червен бутон) → потвърдете.

Архивиране на среща

Архивирането е за приключени срещи, които вече не трябва да се появяват в оперативния календар и списък, като се запазват връзките и историята.

Архивиране на една среща

1. Запис → Опции → Архивирай (план Medium) → потвърдете.

Архивиране на няколко срещи / възстановяване

• Групово: изглед Списък → изберете → Архивирай в лентата с действия.
• Възстанови: отворете записа (напр. от раздела Връзки на свързан контакт) → Опции → Възстанови от архива. Архивираните срещи не се появяват в стандартните изгледи Календар и Списък.

Клониране на среща

Полезно за повтарящи се срещи със същата структура (същите прикачени файлове, същите CRM връзки).

Единично клониране

1. Запис → Опции → Клонирай.
2. Модал: заглавие (с наставка «копие»), избор дали да се копират Прикачени файлове, Връзки, Коментари, Актуализации.
3. Потвърдете; актуализирайте датите и участниците на новата среща.

Групово клониране

1. Списък → изберете → Клонирай → опции → потвърдете.

Изгледи на срещи

Календар (по подразбиране)

Мрежов изглед за ден, седмица или месец: всяка среща се появява в слота, съответстващ на датата и часа. Кликнете върху събитието, за да отворите записа. Идеален за бърз преглед как е организирана седмицата и за откриване на припокриващи се срещи. Можете да плъзнете събитие, за да го преместите на друга дата или час. Филтрите и селекторът Потребители/Екипи остават активни: по подразбиране виждате своите срещи, дори ако са създадени в различни организации.

Списък (план Small)

Табличен списък с персонализируеми колони (заглавие, дати, организатор, тип, етикети…). Можете да търсите и сортирате по колона, да избирате няколко реда и да използвате действията Клонирай, Архивирай, Изтрий. Експортирайте данни от менюто Действия.

Филтри

• Разширени филтри (план Small): стеснете по период (начални/крайни дати), организатор, етикети, тип среща, участници и персонализирани полета. Пример: «всички демота за тримесечието с етикет Продажби».
• Потребители / Екипи: превключване от вашия календар към този на колега или на целия екип, ако сте упълномощени.

Настройки на срещи

От Настройки на срещи (упълномощени членове на организацията):

• Полета: списък със стандартни и персонализирани полета (план Medium).
• Запис: ред и видимост на полетата в записа и модала за създаване.
• Списък и колони: колони по подразбиране за изглед Списък.

Подравнете типа на срещата и задължителните полета преди търговско внедряване (напр. задължителен тип за доклади).

Доклади за срещи

Разделът Доклади за срещи (план Large) обобщава срещите, до които имате достъп според ролята и правата на организацията: виждате само упълномощените записи и полета. Използвайте го за анализ на натоварването от срещи, търговски обаждания и експорт — за ежедневното планиране използвайте Календар и Списък.

• Табло: диаграми по етикети, тип, организатор, сътрудници, статус отворена/затворена, срокове, часове.
• Списък с доклади: аналитична таблица с филтри и експорт.
• Диаграма Gantt: времева линия по период и организатор.

Използвайте докладите, за да измерите търговските обаждания по отдел, приключените спрямо все още отворените срещи и натоварването от срещи на седмица.

 

Препоръчани процеси

• Предпродажби: среща за демо → връзка със сделка и контакт → последваща задача в рамките на 24 часа.
• Kick-off с клиент: kick-off с участници клиенти → свързани задачи от checklist на проекта.
• Синхронизация на календар: свържете Google или Outlook и проверете раздела Синхронизация; избягвайте двойни резервации.
• Месечно почистване: архивирайте срещи, затворени преди повече от 90 дни; изтрийте дублирани чернови.
• Известия: винаги изпращайте имейла за актуализация при пренасрочване или отмяна към външни контакти.

Комбинирайте срещите с Контакти, Сделки и Задачи за последователен търговски и оперативен работен процес.