Ръководството на Мокапен

Ръководство за етапи

Етапът е вноска по документа: част от сумата, с Изтичане и състояние. Използвате го, когато клиентът не плаща всичко наведнъж — капаро при подпис, междинни вноски, доплащане при доставка — и искате да виждате, документ по документ и на едно табло, какво още трябва да се събере и какво вече е приключено.

Блокът се казва Етапи и стои на картата на офертата, на поръчката и на фактурата. Работи по един и същ начин и на трите документа. Не е втора ценова листа и не записва постъплението: това е планът, в който сте уговорили сроковете.

Къде стои в ежедневната работа

Артикулите на документа казват какво продавате и колко струва общо. Етапите казват кога тази сума се разпределя. Оферта от 12.000 € може да остане един ред «Проект сайт» и под него три етапа: 30% при потвърждение, 40% при доставка на черновата, 30% при пускане в експлоатация.

Планът живее върху документа, затова го виждате, когато отворите тази карта. Ако сутринта искате да знаете «кои вноски са с падеж тази седмица, по всички оферти», отваряте таблото Етапи от страницата Оферти, Поръчки или Фактури. Всяка картичка е една вноска, не целият документ. Клик върху картичката отваря отново офертата, поръчката или фактурата, към която принадлежи.

Когато клиентът приеме и превърнете офертата в поръчка, етапите минават върху поръчката заедно с редовете. Във фактурата ги преписвате: преходът поръчка → фактура не ги копира сам. Плащания на фактурата са друго нещо: там отбелязвате парите, които наистина са влезли.

Случаи на употреба

• Консултация на етапи: оферта от 10.000 € в процент. Ред 1 на 30% с Изтичане при подпис и Забележка «Капаро». Ред 2 на 40% «Доставка на чернова». Ред 3 на 30% «Доплащане». Остатък долу трябва да стигне 0%: покрили сте целия документ.
• Доставка с фиксирани суми: поръчка от 8.400 €, режим Сума. 2.500 € при поръчката, 3.400 € при готова стока, 2.500 € при монтаж. Полезно, когато договорът говори с цифри, а не с проценти, или когато една вноска е кръгло капаро, което не пада точно на 30%.
• Абонамент или разсрочване: дванадесет реда с една и съща сума, Изтичане на 1-во число всеки месец, Забележка «Вноска 1» … «Вноска 12». На таблото ги виждате да влизат в колоната Скоро дължимо с наближаването им.
• Търговско напомняне: не отваряте документите един по един. От страницата Оферти (или Поръчки, или Фактури) натискате Етапи. Колоната Изтекъл е това, което е трябвало да се събере и още не е отбелязано като Готово. Колоната Скоро дължимо е идващата седмица.
• От оферта към поръчка: подготвяте плана още в офертата, за да вижда клиентът сроковете по време на преговорите. При приемане поръчката се ражда със същите вноски, същите дати и същата Забележка. Върху поръчката обновявате само състояние, от Планирано към Готово, когато вноската е затворена.

Блокът Етапи на картата

Отворете офертата, поръчката или фактурата. Най-долу на картата намирате картата Етапи, с броя на редовете. Ако е празна, четете «Няма етапи». Бутонът Добавете вмъква ред.

Всеки ред има четири колони и Забележка отдолу:

• # — номерът на реда (1, 2, 3). Не е свободно заглавие: името на вноската пишете в полето Забележка («Капаро подпис», «Вноска обект», «Доплащане»). Забележка стига до 255 знака, с брояча вдясно.
• Процент или Сума — колко струва тази вноска. Изборът е един за целия документ, с двата бутона най-горе в блока. Не можете да смесвате, на една и съща карта, ред в процент и ред в евро.
• Изтичане — денят, в който тази вноска се очаква. Можете да го оставите празен: вноската остава в плана, но на таблото попада сред Планирано, не сред падежите.
• състояние — само две стойности: Планирано и Готово. «Скоро дължимо» и «Изтекъл» не се избират тук: таблото ги смята от датата.

Кошчето вдясно изтрива реда. Долу вдясно Остатък ви казва колко от документа още не е разпределено към вноска: в процент, ако работите в процент, в цифра, ако работите в Сума.

Сборът на вноските не може да надхвърли документа. Ако в процент минете 100%, полето спира на максимума, който още е свободен. Ако в Сума минете общата сума на документа, спира по същия начин. Можете да оставите Остатък: план на 70% е валиден, останалите 30% просто още нямат Изтичане.

Празен ред — без стойност, без дата и без Забележка — не се записва. Останалите се записват, заедно с документа, когато запишете картата.

Процент или Сума

Почти винаги тръгвате от Процент. Напишете 30, 40, 30 и планът остава верен дори ако по време на преговорите общата сума на офертата се мръдне: процентите остават, еквивалентът в евро се преизчислява върху новата обща сума. Това е случаят на консултацията и на всяка оферта, чиято цена още може да се промени.

Минавате на Сума, когато договорът говори с кръгли цифри, или когато една вноска не е чист процент от общата сума. На бутона Сума Mokapen показва еврото, вече изчислено от процентите и общата сума на документа. Ако запишете в този режим, от този момент документът помни сумите, не процентите.

Обратният преход работи по същия начин: от сума към процент процентът е сумата, разделена на общата сума на документа. Струва си, когато общата сума вече е окончателна. Ако общата сума още е нула, първо попълнете артикулите: без сума на документа режимът Сума няма таван, на който да се опре.

Режимът е на документа, не на отделния ред. Оферта в процент и поръчка в сума могат да съжителстват: това са две различни карти. Когато копирате офертата върху поръчката, режимът пътува заедно с редовете.

Изтичане и състояние

На картата решавате две неща: датата и дали вноската още е Планирано или вече е Готово. Останалото го прави таблото, всеки път когато го отворите, без трето състояние за задаване.

• Готово — отбелязали сте вноската като затворена. Тя остава в колоната Готово дори ако датата е в миналото. Това е верният начин да кажете «тази вноска вече не се напомня».
• Изтекъл — още е Планирано и Изтичане е преди днес. Не я избирате от менюто: попада там сама.
• Скоро дължимо — още е Планирано и Изтичане пада в следващите 7 дни, включително днес.
• Планирано — няма дата, или датата е след 7 дни.

Пример. Днес е 20 октомври. Вноска Планирано на 18 октомври е в Изтекъл. Една на 25 октомври е Скоро дължимо. Една на 15 ноември е Планирано. Същата вноска от 18 октомври, ако я прехвърлите на Готово, излиза от изтеклите и отива в Готово: датата остава, състояние печели над датата.

Таблото Етапи

На страницата на офертите, поръчките и фактурите — и в списък, и в kanban — горе е бутонът Етапи, с иконата на флага. Отваря табло с четири колони: Планирано, Скоро дължимо, Изтекъл, Готово. Това са три отделни табла: таблото на офертите не смесва поръчки, а таблото на фактурите не смесва оферти.

Всяка картичка показва номера на вноската, кода и заглавието на документа, процента или сумата, Изтичане (в червено ако е изтекло, в оранжево ако е скоро дължимо), клиента и Забележка. Кликът отваря картата на документа, където спокойно оправяте стойност, дата и Забележка.

Можете и да плъзнете картичката от една колона в друга. Плъзгането не е само смяна на етикет: пренаписва състояние и, в три от четири случая, и датата. Струва си да го знаете, преди да преместите картичка по време на среща.

• Към Готово — състояние става Готово. Изтичане, което сте написали, остава каквото е.
• Към Изтекъл — състояние се връща на Планирано и Изтичане става вчера. Ползвайте го само ако наистина искате да принудите вноската сред изтеклите.
• Към Скоро дължимо — състояние се връща на Планирано и Изтичане става след 3 дни.
• Към Планирано — състояние се връща на Планирано и Изтичане се маха. Вноската вече няма дата.

Ако вярната дата е тази, уговорена с клиента, не плъзвайте картичката, за да я «сложите на място»: отворете документа и сменете състояние на Готово, или поправете Изтичане на ръка. Плъзгането е удобно, за да затворите вноска (към Готово датата не се пипа) и се ползва внимателно върху другите три колони.

От оферта към поръчка, и после към фактура

Когато от офертата създавате поръчката, Mokapen копира етапите: номер, процент или сума, Изтичане, състояние и Забележка. Намирате ги вече попълнени на картата на новата поръчка, в същия режим (процент или сума) като офертата. Оттам ги обновявате, без да ги преписвате: слагате Готово на вноската капаро в деня, в който пристигне, местите Изтичане, ако обектът се отложи.

Фактурата не получава етапите на поръчката автоматично. Ако искате същия план и там, отворете фактурата и сглобете редовете отново. Има смисъл, когато фактурата покрива цялата поръчка. Има по-малко смисъл, когато фактурирате една вноска: тогава полезният етап е един, със сума и Изтичане на това издаване, а останалите остават върху поръчката.

състояние Готово не създава плащане и не издава фактурата. То е знак върху плана. Истинското постъпление се записва в Плащания на фактурата; фискалният документ се създава с потока на фактурата, не с плъзгане на картичка.

Какво не са

Не са етапите от Gantt на проект. Онези мерят фазите на работата (старт, доставка, приемане). Тези мерят вноските на документ за продажба. Проектът може да има едните, а поръчката другите, без да се синхронизират.

Не са Плащания във фактурата. Етап Готово означава «тази вноска от плана е затворена за нас». Плащане означава «тези пари са влезли». Можете да имате план, изцяло отбелязан като Готово, и плащанията още за записване, или обратното.

Не са артикулен ред и не заместват икономическите условия в PDF. Текстът «30% при поръчка, доплащане до 30 дни», който искате клиентът да прочете, остава в условията на документа. Етапите са вътрешният инструмент, за да не забравите тези дати.

Често задавани въпроси

Мога ли да дам име на вноската, например «Капаро»?

Да, в полето Забележка. Колоната # е само поредният номер на реда. На таблото четете Забележка под заглавието на документа.

Трябва ли непременно да стигна до 100%?

Не. Остатък може да остане. Не можете да минете 100% или сумата на документа: полето се заключва на максимума, който още е свободен.

Промених общата сума на офертата. Вноските се обновяват ли?

Ако документът е в Процент, процентите остават и евро еквивалентът следва новата обща сума. Ако е в Сума, остават цифрите, които сте написали: по-ниска обща сума може да ви изкара над тавана, и полето ви връща вътре в новия таван веднага щом се върнете върху него.

Защо вноска без дата не се появява сред падежите?

Защото «Скоро дължимо» и «Изтекъл» съществуват само ако има дата. Без дата вноската е в Планирано. Сложете Изтичане на картата, ако искате да я видите да пристига на таблото.

Плъзнах картичка върху Планирано и датата изчезна.

Това е поведението на колоната: връщането там маха Изтичане. Отворете документа отново и върнете датата. За да затворите вноска, без да пипате уговорения ден, плъзнете я върху Готово или задайте Готово от състояние на картата.

Вноската е в миналото, но аз вече съм я затворил. Защо не е в Изтекъл?

Защото състояние е Готово. Готово е преди датата: картичката стои в колоната Готово дори ако денят е минал. Това искате, ако вноската вече не се напомня.

Създавам поръчката от офертата. Трябва ли да преписвам вноските?

Не. Процент или Сума, датите, състояние и Забележка минават върху поръчката. Прегледайте ги само ако при прехода сте променили общата сума и сте работили с фиксирана сума.

А когато създавам фактурата от поръчката?

Етапите не се копират. Ако ви трябват и във фактурата, ги добавяте там. Плащанията, записани върху фактурата, остават независими от този план.

Етапите попадат ли в PDF, който пращам на клиента?

Не. Остават на картата и на таблото. Ако клиентът трябва да прочете сроковете, напишете ги в условията на документа.

Виждам ли етапите на оферти, поръчки и фактури заедно?

Не. Бутонът Етапи на страницата Оферти показва само вноските на офертите. Същото за Поръчки и за Фактури. Три плана, три табла.