Ръководството на Мокапен

Връзки

Връзките са свързващата тъкан на CRM Mokapen: те свързват задачи, проекти, контакти, фирми, сделки, тикети, оферти, поръчки, срещи и други обекти в навигационна мрежа. За разлика от просто текстово поле, всяка връзка създава двупосочна връзка: отворете запис на контакт и виждате всичко, свързано с него, и обратно. Без връзки CRM остава списък от изолирани записи; с връзки става истински XRM, където всяка дейност, продажба или заявка за поддръжка има контекст, история и отношения.

Същност на връзките

Връзката не дублира данни: тя записва асоциация между два записа, вече налични (или току-що създадени) в организацията ви. Можете да свържете множество обекти от един и същ тип (напр. три контакта към сделка) и различни типове върху един запис (напр. тикет, свързан с фирма, контакт и последваща задача).

Връзките живеят в релационната таблица на системата и са видими:

• в раздела Връзки на записа (модал или пълна страница);
• в свързаните полета в раздел Данни (напр. Контакти, Фирми, Свързани задачи…), където можете да търсите, добавяте или премахвате връзки като всяко друго поле;
• в разширените филтри на списъка (план Small), с полета като Свързан контакт, Свързана сделка и т.н.;
• в потоци за клониране, където можете да изберете дали да копирате съществуващите връзки.

Премахването на връзка не изтрива участващите обекти: само премахвате връзката.

Кога да ги използвате

Използвайте връзки, когато обект има оперативни референции към други CRM записи:

• Продажби: сделка, свързана с фирма, контакт вземащ решения, изпратена оферта, последваща задача и предпродажбен тикет.
• Поддръжка: тикет, свързан с клиента (контакт/фирма), вътрешна задача за решаване и onboarding проект.
• Проекти: проект, свързан с клиента, оперативни задачи, срещи за преглед и договорни документи.
• Маркетинг / контакти: контакт, свързан с кампании, отворени сделки, исторически тикети и nurturing задачи.

Практическо правило: ако на среща бихте казали «тази задача е за клиент X и сделка Y», тези отношения принадлежат във връзки — така всеки, който отвори записа, разбира контекста без да търси в чат или имейл.

Къде да ги намерите

В модалния запис (отворен от Kanban, списък или връзка): отделен раздел Връзки с брояч в горните табове. Всяка секция (Контакти, Фирми, Задачи, Сделки, Тикети…) показва активните връзки за този тип.

На пълната страница на обекта (напр. задача на цял екран): картата Връзки е в лявата колона, под картата Данни — същите полета, същата логика като раздел Връзки.

И в двата случая горе вдясно в лентата с действия има зеления бутон + за Създай и свържи (вижте по-долу).

Свързване на съществуващ обект

1. Отворете записа на изходния обект (напр. задача).
2. Отидете в раздел Връзки (модал) или картата Връзки (пълна страница).
3. Намерете секцията за нужния тип (напр. Контакти) и кликнете иконата редактиране (молив) до полето.
4. Търсете в селектора: въведете име, имейл или заглавие. Можете да изберете множество стойности, ако обектът го позволява.
5. Запазете записа: баджовете/връзките се появяват в полето и връзката е активна и в свързания запис.

Същата операция е възможна директно в раздел Данни, където полетата за връзки (Контакти, Фирми, Свързани задачи…) се редактират на място като другите полета на записа.

Създай и свържи

Зеленият бутон + отгоре (Създай и свържи) отваря бързо меню за създаване на нов обект вече свързан с този, който преглеждате: задача, проект, среща, сделка, тикет, контакт, оферта, поръчка и други обекти, разрешени от вашия план.

Използвайте го, когато работите по контакт и трябва да отворите тикет, или по сделка, когато е нужна последваща задача: избягвате създаване на «сиротски» запис и после ръчно свързване.

Връзки в раздел Данни

В раздел Данни намирате релационни полета, групирани по тип (Контакти, Фирми, Свързани задачи, Сделки…). Това е същата информация като в раздел Връзки, представена в контекста на други профилни данни.

С персонализирани полета (план Medium) някои връзки могат да станат задължителни или скрити чрез правила за видимост: полезно да наложите, напр., всеки тикет да има поне един свързан контакт.

В раздел Данни можете също да използвате Клонирай от меню Опции (три точки): в прозореца за клониране отметнете или махнете Връзките на задачата/проекта/контакта…, за да копирате обекта, като запазите или премахнете всички съществуващи връзки. Ако клонирате в друга организация, опцията за връзки е изключена (свързаните записи принадлежат на изходната организация).

Филтриране по връзки

В разширените филтри на списъка (план Small) за задачи, проекти, контакти, тикети, сделки и т.н. има полета connected_* — напр. «Свързан контакт», «Свързана фирма», «Свързана сделка».

• Търсете и изберете един или повече записи: списъкът показва само обекти, свързани с този контакт/сделка/тикет.
• Опции Без стойност / Има стойност: намерете записи без връзки от този тип или, обратно, с поне една връзка.

Оперативни примери: всички задачи, свързани с контакт «Smith»; всички тикети без свързана фирма (за почистване); всички сделки, свързани с конкретна целева фирма.

Клониране с връзки

Меню Опции → Клонирай (или групово действие в списъка): освен заглавието изберете какво да включите в копието. Отметката връзки (напр. «Връзките на задачата») е активна по подразбиране в рамките на същата организация.

Полезно за: дублиране на шаблон проект със свързани клиенти и задачи; създаване на вариант сделка, като запазите контакти и фирми; копиране на примерен тикет със същите отношения. Махнете отметката за връзки, ако искате «чисто» копие за ръчно пренасвързване.

Преглед и навигация

Всяка връзка е кликваема връзка, която отваря свързания запис. Броячът в раздел Връзки показва колко активни връзки има обектът.

Типичен път: отворете сделка → раздел Връзки → кликнете контакта → раздел Връзки на контакта → виждате свързани сделки, тикети и задачи. Това е естествена CRM навигация без да напускате контекста.

Премахване на връзка

Раздел Връзки или поле в раздел Данни → икона редактиране → демаркирайте обекта в мулти-селектора → запазете. В някои изгледи има и икона за изтриване до отделния ред. Откачената връзка остава в системата.

Връзки и родителски проект

Задачите имат и поле Проект в раздел Данни: то посочва родителския проект (оперативна йерархия). Връзките остават допълнителни: можете да свържете задача с контакти, сделки или други задачи извън основния проект. Използвайте проекта за организация на работата; връзките — за търговски и релационен контекст. Повече в ръководство Задачи → Проект.

Препоръчани CRM процеси

• Лийд → сделка: контакт от формуляр → свързан с фирма и сделка → квалификационни задачи, свързани и с двете.
• Поддръжка: тикет, свързан с контакт и фирма → вътрешна задача, свързана с тикета → при приключване връзките остават за история.
• Клиентски проект: проект, свързан с фирма → задачите на проекта наследяват видимост на клиента чрез изрични връзки, където е нужно.
• Преглед на данни: седмичен филтър «тикети без свързан контакт»; филтър «сделки без фирма» за почистване на pipeline.
• Шаблон: проект или задача-шаблон, клонирани с връзки, за рестартиране на повтарящи се процеси.

Връзките, заедно с Етикети, Checklist и Време, формират основата за управление на продажби, доставка и поддръжка в едно работно пространство.