De Mokapen-gids

Koppelingen

Koppelingen zijn het verbindende weefsel van het Mokapen CRM: ze koppelen taken, projecten, contacten, bedrijven, deals, tickets, offertes, orders, afspraken en andere entiteiten in een navigeerbaar netwerk. In tegenstelling tot een simpel tekstveld creëert elke koppeling een bidirectionele link: open een contactrecord en zie alles wat eraan gekoppeld is, en omgekeerd. Zonder koppelingen blijft het CRM een lijst geïsoleerde records; met koppelingen wordt het een echt XRM waar elke activiteit, verkoop of supportaanvraag context, geschiedenis en relaties heeft.

Aard van koppelingen

Een koppeling dupliceert geen gegevens: het registreert een associatie tussen twee records die al in je organisatie aanwezig zijn (of net aangemaakt). Je kunt meerdere entiteiten van hetzelfde type koppelen (bijv. drie contacten aan een deal) en verschillende types op hetzelfde record (bijv. een ticket gekoppeld aan bedrijf, contact en opvolgtaak).

Koppelingen leven in de relationele tabel van het systeem en zijn zichtbaar:

• op het tabblad Koppelingen van het record (modal of volledige pagina);
• in gekoppelde velden op tabblad Gegevens (bijv. Contacten, Bedrijven, Gekoppelde taken…), waar je links kunt zoeken, toevoegen of verwijderen zoals elk ander veld;
• in geavanceerde filters van lijsten (passend Premium-plan), met velden als Gekoppeld contact, Gekoppelde deal, enz.;
• in kloon-flows, waar je kunt kiezen of bestaande koppelingen worden gekopieerd.

Een koppeling verwijderen wist de betrokken entiteiten niet: je verwijdert alleen de link.

Wanneer te gebruiken

Gebruik koppelingen wanneer een entiteit operationele referenties heeft naar andere CRM-records:

• Verkoop: deal gekoppeld aan bedrijf, beslisser-contact, verzonden offerte, opvolgtaak en pre-sales-ticket.
• Support: ticket gekoppeld aan de klant (contact/bedrijf), interne oplossingstaak en onboardingproject.
• Projecten: project gekoppeld aan de klant, operationele taken, reviewafspraken en contractdocumenten.
• Marketing / contacten: contact gekoppeld aan campagnes, open deals, historische tickets en nurturing-taken.

Praktische regel: als je in een meeting zou zeggen «deze taak gaat over klant X en deal Y», horen die relaties in koppelingen — zodat iedereen die het record opent de context begrijpt zonder chat of e-mail te doorzoeken.

Waar je ze vindt

In het modal-record (geopend vanuit Kanban, lijst of link): dedicated tabblad Koppelingen met teller op de bovenste tabbladen. Elke sectie (Contacten, Bedrijven, Taken, Deals, Tickets…) toont actieve links voor dat type.

Op de volledige entiteitspagina (bijv. taak op volledig scherm): de kaart Koppelingen verschijnt in de linkerkolom, onder de kaart Gegevens — dezelfde velden, dezelfde logica als tabblad Koppelingen.

In beide gevallen vind je rechtsboven in de actiebalk de groene +-knop voor Aanmaken en koppelen (zie hieronder).

Een bestaande entiteit koppelen

1. Open het bron-entiteitsrecord (bijv. een taak).
2. Ga naar tabblad Koppelingen (modal) of kaart Koppelingen (volledige pagina).
3. Zoek de sectie voor het type dat je nodig hebt (bijv. Contacten) en klik op het bewerk-pictogram (potlood) naast het veld.
4. Zoek in de selector: typ naam, e-mail of titel. Je kunt meerdere waarden selecteren als de entiteit het toelaat.
5. Sla het record op: badges/links verschijnen in het veld en de koppeling is ook actief op het gekoppelde record.

Dezelfde handeling is mogelijk direct op tabblad Gegevens, waar koppelingsvelden (Contacten, Bedrijven, Gekoppelde taken…) inline bewerkbaar zijn zoals andere recordvelden.

Aanmaken en koppelen

De groene +-knop bovenaan (Aanmaken en koppelen) opent een snelmenu om een nieuwe entiteit al gekoppeld aan degene die je bekijkt aan te maken: taak, project, afspraak, deal, ticket, contact, offerte, order en andere entiteiten ingeschakeld door je plan.

Gebruik het wanneer je aan een contact werkt en een ticket moet openen, of aan een deal wanneer een opvolgtaak nodig is: je vermijdt een «wees»-record aan te maken en daarna handmatig te koppelen.

Koppelingen op tabblad Gegevens

Op tabblad Gegevens vind je relationele velden gegroepeerd per type (Contacten, Bedrijven, Gekoppelde taken, Deals…). Het is dezelfde informatie als tabblad Koppelingen, gepresenteerd in de context van andere profielgegevens.

Met aangepaste velden (passend Premium-plan) kunnen sommige koppelingen verplicht of verborgen worden via zichtbaarheidsregels: nuttig om bijvoorbeeld af te dwingen dat elk ticket minstens één gekoppeld contact heeft.

Op tabblad Gegevens kun je ook Klonen gebruiken vanuit het Opties-menu (drie puntjes): in het kloonvenster vink je De koppelingen van taak/project/contact… aan of uit om de entiteit te kopiëren met behoud of zonder alle bestaande links. Kloon je naar een andere organisatie, dan is de koppelingoptie uitgeschakeld (gekoppelde records horen bij de bron-org).

Filteren op koppelingen

In geavanceerde filters van lijsten (passend Premium-plan) voor taken, projecten, contacten, tickets, deals, enz. vind je velden connected_* — bijv. «Gekoppeld contact», «Gekoppeld bedrijf», «Gekoppelde deal».

• Zoek en selecteer één of meer records: de lijst toont alleen entiteiten gekoppeld aan dat contact/deal/ticket.
• Opties Geen waarde / Elke waarde: vind records zonder koppelingen van dat type of, omgekeerd, met minstens één koppeling aanwezig.

Operationele voorbeelden: alle taken gekoppeld aan contact «Smith»; alle tickets zonder gekoppeld bedrijf (opruimen); alle deals gekoppeld aan een specifiek targetbedrijf.

Klonen met koppelingen

Menu Opties → Klonen (of bulkactie op de lijst): naast de titel kies je wat in de kopie moet. De checkbox koppelingen (bijv. «De koppelingen van de taak») is standaard actief binnen dezelfde organisatie.

Nuttig voor: een projectsjabloon dupliceren met gekoppelde klanten en taken; een dealvariant aanmaken met behoud van contacten en bedrijven; een voorbeeldticket kopiëren met dezelfde relaties. Vink koppelingen uit als je een «schone» kopie wilt om handmatig opnieuw te koppelen.

Bekijken en navigeren

Elke koppeling is een klikbare link die het gekoppelde record opent. De teller op tabblad Koppelingen geeft aan hoeveel actieve links de entiteit heeft.

Typisch pad: open een deal → tabblad Koppelingen → klik op het contact → tabblad Koppelingen van het contact → zie gekoppelde deals, tickets en taken. Dit is natuurlijke CRM-navigatie zonder context te verlaten.

Een koppeling verwijderen

Tabblad Koppelingen of veld op tabblad Gegevens → bewerk-pictogram → deselecteer de entiteit in de multiselect → opslaan. In sommige weergaven is ook een verwijder-pictogram naast de enkele rij beschikbaar. De ontkoppelde entiteit blijft in het systeem.

Koppelingen en bovenliggend project

Taken hebben ook het veld Project op tabblad Gegevens: het geeft het bovenliggende project aan (operationele hiërarchie). Koppelingen blijven complementair: je kunt een taak koppelen aan contacten, deals of andere taken naast het hoofdproject. Gebruik het project om werk te organiseren; gebruik koppelingen voor commerciële en relationele context. Meer in de Taken-gids → Project.

Aanbevolen CRM-processen

• Lead → deal: contact aangemaakt uit formulier → gekoppeld aan bedrijf en deal → kwalificatietaken gekoppeld aan beide.
• Support: ticket gekoppeld aan contact en bedrijf → interne taak gekoppeld aan het ticket → bij sluiting blijven koppelingen voor geschiedenis.
• Klantproject: project gekoppeld aan bedrijf → projecttaken erven klantzichtbaarheid via expliciete koppelingen waar nodig.
• Gegevensreview: wekelijks filter «tickets zonder gekoppeld contact»; filter «deals zonder bedrijf» voor pipeline-opruiming.
• Sjabloon: project- of taaksjabloon gekloond met koppelingen om terugkerende processen te herstarten.

Koppelingen, gecombineerd met Tags, Checklist en Tijd, vormen de basis voor verkoop, delivery en support in dezelfde workspace.