De Mokapen-gids

Rollen en rechten

De rol zegt wat die persoon in de organisatie mag doen: collega's uitnodigen, instellingen aanpassen, facturatie zien, apps openen. Hij zegt niet welke kaarten hij ziet. Een privékaart blijft privé, ook voor de Eigenaar, als hij geen verantwoordelijke, medewerker of auteur is. Die regel staat in de handleiding Gegevenszichtbaarheid. Hoe je uitnodigt, schorst en hoe teams werken staat in de handleiding Gebruikers en teams. Hier kies je het juiste niveau en begrijp je wanneer een hoger niveau het probleem dat je hebt niet oplost.

De niveaus, van smalst naar breedst, zijn zes: Gast, Beperkte gebruiker, Gebruiker, Lid, Eigenaar, Beheerder. Je kunt geen rol hoger dan die van jezelf toewijzen. Op de gebruikerskaart is het vrije tekstveld Rol de functietitel (consultant, salesmanager): dat verandert de rechten niet. De rechten zitten in het menu Rechten.

Gebruiker en Beperkte gebruiker vereisen plan Medium of hoger. Onder dat plan kun je die twee niveaus niet toewijzen bij uitnodiging noch bij wijziging. De plannamen in Mokapen zijn Gratis, Small, Medium, Large, Extra Large.

Gast

De gast komt alleen binnen waar je hem hebt gezet. Bij de uitnodiging moet je projecten aangeven: alle, of een lijst. Mokapen voegt hem toe als medewerker van die projecten. Hij ziet taken en voortgang van die projecten. Hij nodigt geen mensen uit, beheert geen teams, opent geen instellingen, importeert en exporteert niet, ziet niet het hele adresboek noch de facturatie.

Het is de rol van de externe consultant op de site van een klant, of van de leverancier die taken van een bouwplaats bijwerkt. Het is de verkeerde rol voor een interne collega die morgen contacten of opportunities moet aanmaken: elke nieuwe kaart zou handmatig gedeeld moeten worden, en vroeg of laat promoveert iemand hem haastig naar het verkeerde niveau. Als hij elke dag op de organisatie moet werken, is hij minstens Beperkte gebruiker.

Beperkte gebruiker

Dit is de operationele rol. Hij maakt en werkt kaarten bij van de apps waartoe de organisatie hem toegang geeft (taken, contacten, opportunities, tickets, afhankelijk van actieve apps). Hij ziet gebruikers en teams om een verantwoordelijke of medewerker toe te wijzen, binnen het bereik van zijn werk. Hij nodigt niet uit, maakt geen teams, raakt geen instellingen, import, export, beveiliging of facturatie aan.

Plan Medium is vereist. De juiste keuze voor wie uren boekt, onderhandelingen volgt of tickets beantwoordt en de organisatie niet hoeft te beheren. De verkeerde keuze als die persoon een nieuwe collega moet laten binnenkomen: uitnodigen begint vanaf Gebruiker. Hem alleen voor een uitnodiging naar Lid tillen opent ook import, export en app-instellingen.

Gebruiker

Doet alles wat de Beperkte gebruiker doet, en beheert bovendien gebruikers en teams: nodigt uit, wijzigt rollen niet hoger dan de zijne, maakt en regelt teams. Wijzigt niet de algemene organisatie-instellingen, importeert of exporteert niet in bulk, raakt beveiliging en facturatie niet aan.

Plan Medium is vereist. De rol van een afdelingsmanager die zijn team samenstelt en niet over plan of aangepaste velden hoeft te beslissen. Moet hij een veld toevoegen of een CSV importeren, is dat werk voor Lid, geen reden om hem Eigenaar te maken.

Lid

Heeft volledige toegang tot het CRM en de toepassingsinstellingen: velden, kolommen, import en export, operationele voorkeuren van apps. Beheert geen facturatie, wijzigt het plan niet, wijzigt geen beveiliging (wachtwoord, tweefactorauthenticatie, beleid voor nieuwe kaarten) en verwijdert de organisatie niet.

De rol van wie het CRM voor anderen configureert. Een Lid kan contactvelden personaliseren, productlijstkolommen, een bestand importeren, operationele details hernoemen. Hij kan organisatie-apps niet aan- of uitzetten, noch de pagina Beveiliging openen: die blijven bij de Eigenaar. Is het probleem «ik zie een privékaart niet», een hogere rol maakt die niet zichtbaar.

Eigenaar

Doet wat het Lid doet, en beheert bovendien beveiliging, welke toepassingen actief zijn, facturatie en plannen, integraties, eventuele whitelabel, en kan de organisatie verwijderen. Hij is ook de enige die een gebruiker van Actief naar Inactief zet en terug, binnen de plaatslimiet van het plan.

Houd er weinig. Een Eigenaar voor dagelijkse operatie is te veel: iedereen met deze rol kan plan wijzigen, een app uitzetten en het beleid raken waarmee nieuwe kaarten ontstaan. De Eigenaar ziet niet automatisch privékaarten van anderen. Daarvoor dienen het slot of het Master-team, niet deze rol.

Beheerder

Heeft dezelfde rechten als de Eigenaar op de organisatie, plus gebieden voorbehouden aan dit niveau: de sectie Partner, als de organisatie partner is, en de sectie Developer (API en webhooks) wanneer het plan Large of hoger is. Gebruik je Partner noch Developer, zijn Beheerder en Eigenaar in een gewone dag gelijkwaardig. Wijs Beheerder niet toe «om zeker te zijn dat hij alles ziet»: kaartzichtbaarheid loopt hier niet via.

Vergelijking

De tabel is het geheugensteuntje. De regel die niet in een cel past: de rol opent functies, het slot en de medewerkers openen kaarten.

Voordat je een rol verhoogt

• Ziet hij een kaart niet, controleer het slot en de medewerkers, daarna het filter gebruikers / team van de kanban. Het rapport toont alles wat hij kan openen; de kanban toont zijn werk. Het is geen ontbrekend recht.
• Kan hij niet uitnodigen, heeft hij Gebruiker nodig, niet Eigenaar.
• Kan hij geen CSV importeren of een veld toevoegen, heeft hij Lid nodig.
• Kan hij plan niet wijzigen, een app uitzetten of Beveiliging openen, heeft hij Eigenaar nodig.
• Gebruiker en Beperkte gebruiker op een plan onder Medium worden niet toegewezen: de uitnodiging komt terug of het niveau verschijnt niet.
• Een Inactieve gebruiker komt niet binnen, welke rol hij ook heeft. Een Eigenaar activeert hem opnieuw, als er nog een plaats in het plan is.

Veelgestelde vragen

De Eigenaar ziet een onderhandeling niet. Die is privé en hij staat niet op de lijst. Voeg hem toe als medewerker, voeg het Master-team toe als het beleid dat voorziet, of maak de kaart openbaar. De rol speelt geen rol.

Ik heb Gast gezet en hij vindt de contacten niet. Dat is voorzien. De gast heeft geen adresboek. Moet hij contacten bewerken, is het Beperkte gebruiker (plan Medium).

Kan ik mezelf een hogere rol geven? Nee. Dat wijst toe wie al op dat niveau of hoger is. In het profiel werkt «Mijn rollen» functietitel en manager bij, niet de rechten die de beheerder je gaf.

Zijn Beheerder en Eigenaar gelijk? Op de organisatie ja, behalve Partner en Developer. Developer vereist plan Large of hoger.