De Mokapen-gids

Gebruikersrollen-gids

Elke gebruiker in Mokapen behoort tot één of meer organisaties met een specifieke rol. De rol bepaalt wat je kunt bekijken, aanmaken en configureren: niet iedereen heeft toegang tot instellingen, niet iedereen nodigt collega's uit, niet iedereen beheert facturatie of beveiliging. Deze gids vat de zes hoofdrollen samen en de oplopende rechten van Gast tot Admin.

Overzicht rollen

Het systeem kent 6 hoofdrollen, met oplopende rechten:

1. Gast — minimale toegang
2. Beperkte gebruiker — basis toegang
3. Gebruiker — standaard toegang
4. Lid — volledige toegang
5. Eigenaar — administratieve toegang
6. Admin — superadministratieve toegang

1. Gast

Wat ze kunnen doen

• Entiteiten bekijken waarvoor ze expliciet zijn uitgenodigd (bijv. taken, projecten)
• Beperkte informatie zien over toegewezen activiteiten/projecten
• Meldingen ontvangen gerelateerd aan toegewezen activiteiten

Wat ze niet kunnen doen

• Nieuwe entiteiten aanmaken (contacten, taken, producten, enz.)
• Organisatiegegevens wijzigen
• Instellingen openen
• De volledige lijst van gebruikers, contacten of andere entiteiten bekijken
• Geavanceerde functies gebruiken

Praktische voorbeelden

• Kan een toegewezen taak bekijken, maar niet bewerken
• Kan een project bekijken waaraan ze als belanghebbende zijn toegevoegd, maar geen andere leden toevoegen
• Kan het menu «Instellingen» in de zijbalk niet openen

2. Beperkte gebruiker

Wat ze kunnen doen

• Eigen entiteiten bekijken en beheren (contacten, taken, producten, enz.)
• Nieuwe entiteiten aanmaken (contacten, bedrijven, taken, producten, orders, enz.)
• De lijst van gebruikers en teams bekijken (alleen die waartoe ze behoren)
• Basisfuncties van actieve apps gebruiken (Contacten, Verkoop, Activiteiten, Tickets, enz.)
• Koppelingen tussen entiteiten aanmaken

Wat ze niet kunnen doen

• Organisatie-instellingen wijzigen
• Gebruikers beheren (uitnodigen, verwijderen, rollen wijzigen)
• Teams aanmaken of wijzigen
• App-instellingen openen (aangepaste velden, kolommen, enz.)
• Organisatievoorkeuren wijzigen
• Beveiliging en integraties beheren

Praktische voorbeelden

• Kan een nieuw contact aanmaken en zichzelf als eigenaar toewijzen
• Ziet alleen teams waartoe ze behoren in het gedeelte «Gebruikers en teams»
• Kan aangepaste velden in Instellingen niet wijzigen
• Kan een order aanmaken, maar geen productinstellingen wijzigen

3. Gebruiker

Wat ze kunnen doen

• Alles wat een Beperkte gebruiker kan doen
• Nieuwe gebruikers uitnodigen voor de organisatie
• Gebruikers beheren (bekijken, bewerken, verwijderen)
• Teams aanmaken en beheren
• Gebruikersinformatie wijzigen

Wat ze niet kunnen doen

• Algemene organisatie-instellingen openen
• App-instellingen wijzigen (velden, kolommen, enz.)
• Beveiliging en integraties beheren
• Organisatievoorkeuren wijzigen
• Facturatie-instellingen en premium-plannen openen

Praktische voorbeelden

• Kan een nieuwe collega uitnodigen en een rol toewijzen
• Kan een «Verkoop»-team aanmaken en leden toevoegen
• Kan het profiel van een bestaande gebruiker bewerken
• Kan contact-aangepaste velden in instellingen niet wijzigen
• Kan het gedeelte «Beveiliging» in de zijbalk niet openen

4. Lid

Wat ze kunnen doen

• Alles wat een Gebruiker kan doen
• App-instellingen openen (aangepaste velden, kolommen, weergaven, enz.)
• Instellingen van Contacten, Verkoop, Activiteiten, Tickets, enz. wijzigen
• Gegevensimport beheren
• Algemene organisatie-informatie wijzigen
• Geavanceerde app-functies gebruiken

Wat ze niet kunnen doen

• Organisatiebeveiliging beheren (wachtwoorden, tweefactorauthenticatie, enz.)
• Applicatievoorkeuren wijzigen (welke apps actief zijn)
• Facturatie en premium-plannen beheren
• Gegevensexport beheren
• Geavanceerde integraties openen
• De organisatie verwijderen

Praktische voorbeelden

• Kan contactvelden aanpassen (aangepaste velden toevoegen)
• Kan zichtbare kolommen in de productlijst wijzigen
• Kan een CSV-bestand met contacten importeren
• Kan de organisatienaam en details wijzigen
• Kan het premium-plan van de organisatie niet wijzigen
• Kan beveiligingsinstellingen niet wijzigen

5. Eigenaar

Wat ze kunnen doen

• Alles wat een Lid kan doen
• Organisatiebeveiliging beheren
• Applicatievoorkeuren wijzigen (apps in-/uitschakelen)
• Facturatie en premium-plannen beheren
• Integraties openen
• De organisatie verwijderen
• Whitelabel beheren (indien beschikbaar)

Wat ze niet kunnen doen

• Functies openen die gereserveerd zijn voor Admins (indien van toepassing)

Praktische voorbeelden

• Kan de «Verkoop»-app in voorkeuren in- of uitschakelen
• Kan het plan wijzigen van Gratis naar Premium
• Kan de Fatture in Cloud-integratie configureren
• Kan beveiligingsinstellingen wijzigen (wachtwoordbeleid, 2FA, enz.)
• Kan de organisatie verwijderen (met bevestiging)

6. Admin

Wat ze kunnen doen

• Alles wat een Eigenaar kan doen
• Volledige toegang tot alle functies
• Partnerfuncties beheren (indien beschikbaar)
• Developer-functies openen (indien beschikbaar en met een passend Premium-plan)

Opmerkingen

In het seed-systeem hebben Admin en Eigenaar dezelfde rechten. Het verschil kan op bedrijfslogicaniveau of voor toekomstige functies worden geïmplementeerd.

Praktische voorbeelden

• Kan het gedeelte «Partner» openen (als de organisatie partner is)
• Kan het gedeelte «Developer» openen voor API en webhooks (met passend Premium-plan)
• Heeft volledige toegang tot alle functies zonder beperkingen

Snelle functievergelijking

Belangrijke opmerkingen

• Rechten kunnen variëren op basis van het Premium-plan van de organisatie (Gratis of passend Premium-plan)
• Sommige functies vereisen zowel de juiste rol als het benodigde Premium-plan
• Rechten op teamniveau kunnen toegang tot specifieke resources verder beperken
• Apps moeten ingeschakeld zijn in organisatievoorkeuren om toegankelijk te zijn

Veelgestelde vragen

V: Kan een Beperkte gebruiker een contact bewerken dat door een andere gebruiker is aangemaakt?

A: Dat hangt af van privacy-instellingen en specifieke rechten. Over het algemeen kunnen ze alleen entiteiten bewerken die ze bezitten of waarbij ze belanghebbende zijn.

V: Kan een Lid de organisatie verwijderen?

A: Nee, alleen Eigenaar en Admin kunnen de organisatie verwijderen.

V: Kan een Gebruiker alle gebruikers in de organisatie zien?

A: Ja, een Gebruiker kan de volledige lijst van gebruikers bekijken, terwijl een Beperkte gebruiker alleen teams ziet waartoe ze behoren.

V: Wat is het verschil tussen Eigenaar en Admin?

A: In het basissysteem zijn ze equivalent. Admin kan toegang hebben tot extra functies zoals Partner en Developer indien geconfigureerd.