De Mokapen-gids

Rapporten

Rapporten beantwoorden «welke cijfers hebben we», niet «wat doe ik vanochtend». Elke module heeft zijn eigen pagina: Taken, Projecten, Opportunities, Tickets en de andere met de knop Rapporten. De titel bovenaan is Rapporten | naam van de module. Vanaf daar ga je terug naar je activiteiten met de knop in de balk.

Er is geen enkel dashboard dat alles mengt. Zoek je de tijden van taken, open je de rapporten van taken. Zoek je de pipeline, open je de rapporten van opportunities. Het detail van elke grafiek staat in de handleiding van de module, sectie Rapporten. Deze pagina legt uit hoe je ze leest en waarom het cijfer niet overeenkomt met de kanban.

Waar ze staan en hoe je ze opent

Open de module en ga naar de rapportweergave, of gebruik de link Rapporten in het menu van de handleiding van die module. Rechtsboven heb je twee weergaven:

• Grafieken — één card per zichtbare grafiek (status, prioriteit, team, verantwoordelijke, tags, tijd, en de andere die voor die module gelden).
• Lijst — dezelfde kaarten in een tabel, met dezelfde filters.

De filterknop beperkt periode en andere velden. Op takenrapporten is de vervaldatum een vergrendelde filter: die blijft altijd toegepast, zodat de grafiek geen vervaldata van verschillende jaren mengt zonder dat jij dat hebt gekozen. De kiezer som / telling verandert of de card een bedrag optelt of kaarten telt.

De grafiek tijd verschijnt alleen als de organisatie tijdregistratie heeft (plan Medium, of de actieve time tracking-divisie). Zonder dat wordt de card niet getekend: het is geen lege grafiek, hij ontbreekt.

Wie welke cijfers ziet

Het rapport toont alle kaarten die je kunt openen, niet alleen die van je kanban. Het grijze filter gebruikers / team van de operationele pagina is hier niet toegepast, tot jij een team kiest. Het slot blijft wel: een privékaart van een collega, als je geen verantwoordelijke, medewerker of auteur bent, komt noch in kanban noch in rapport.

Dat is het punt waardoor het rapport «fout» lijkt. Laura in kanban Opportunities heeft 8 cards, de hare. In de rapporten telt ze 40: de openbare waartoe ze toegang heeft, plus haar privékaarten. Marco in het ticketrapport ziet de tickets die hij kan openen; een privé-ticket van een andere afdeling, als hij geen medewerker is, staat er niet.

Eigenaar zijn opent op zichzelf niet de privékaarten van anderen. Je moet in de lijst staan, persoonlijk of via een team. Het detail staat in de handleiding Gegevenszichtbaarheid.

Offertes, bestellingen, producten, diensten en documenten in lijst tonen al alles wat je kunt openen, zoals een rapport. Daar doet het verschil kanban / rapport zich niet op dezelfde manier voor.

Een grafiek lezen zonder die met de lijst te verwarren

De grafiek groepeert. De lijst somt op. Als de statusgrafiek 12 «Open» zegt en de lijst, met dezelfde filter, er 12 toont, moeten de twee cijfers kloppen. Kloppen ze niet, heb je meestal een andere filter tussen de twee weergaven, of vergelijk je de kanban (alleen jouw werk) met het rapport (alles wat je kunt openen).

Een grafiek per team telt de kaarten waarin dat team betrokken is. Een kaart met twee teams kan in meer segmenten wegen: tel de segmenten niet op en verwacht het totaal kaarten. Voor het totaal gebruik je de telling in de kop of de lijst zonder groepering.

Filters gelden voor de pagina. Exporteer je of ga je naar de lijst, blijven ze in de URL. Deel je de link met een collega, ziet hij zijn cijfers binnen diezelfde filters: het bereik is zijn toegang, niet die van jou.

Wanneer het rapport niet het juiste hulpmiddel is

• Je wilt alleen jouw werk van vandaag. Blijf in kanban of lijst met het filter gebruikers / team. Het rapport verruimt.
• Je wilt de uren in het weekrooster. Dat is de pagina Timesheet, niet de tijdgrafiek van het rapport.
• Je wilt een cijfer dat privékaarten van anderen meeneemt. Dat krijg je niet door de rol te verhogen. Je krijgt het door de persoon (of zijn team) onder de medewerkers te zetten, of de kaart openbaar te laten.
• Je vergelijkt twee modules. Rapporten tellen niet bij elkaar op. 40 opportunities en 40 tickets zijn twee verschillende verzamelingen.

Voor de betekenis van elke card (status, prioriteit, Gantt, tags) open je de handleiding van de module en ga je naar de sectie Rapporten.