De Mokapen-gids

Google Drive

Koppel Google Drive aan Mokapen om bestanden bij te voegen vanaf CRM-records (contacten, deals, tickets, projecten…) en, indien gewenst, naar de cloud op te slaan bestanden die je vanaf je computer uploadt in plaats van ze alleen op de Mokapen-server te bewaren.

Algemeen overzicht: Integraties.

Vereisten

• Google-account met beschikbare Drive-opslag.
• Toestemming voor Mokapen om toegang te krijgen tot bestanden die de app op Drive aanmaakt of opent (niet je volledige drive-inhoud).

Google Drive koppelen

1. Gebruikersmenu → Integraties → Google Drive.
2. Klik op Google Drive synchroniseren.
3. Log in bij Google en sta toegang toe tot bestanden beheerd door Mokapen.
4. Stel voorkeuren en delen in (alleen de gebruiker die koppelde ziet die secties).
5. Klik onderaan de pagina op Synchroniseren.

Als je niet accepteert, kun je geen bestanden van Drive bijvoegen of uploads naar de cloud opslaan.

Wat Mokapen van Google vraagt

Mokapen vraagt toegang tot bestanden die het aanmaakt of opent via de integratie — geen leestoegang tot je volledige persoonlijke Drive. Nodig voor de dedicated map, uploads en het openen van bijlagen vanaf CRM-records.

Voorkeuren

• Computerbestanden opslaan in de cloud (schakelaar aan): bestanden geüpload vanaf je pc gaan ook naar je Google Drive, niet alleen naar Mokapen.
• Dedicated map: Mokapen maakt of hergebruikt een map met de naam Appnaam – Organisatienaam en plaatst gekoppelde bestanden daar, zodat je ze gegroepeerd op Google vindt.

Delen met het team

• Inschakelen voor andere gebruikers — collega's of de hele org kunnen jouw Drive-koppeling gebruiken om bestanden bij te voegen zonder opnieuw in te loggen. Handig voor bedrijfs-Drive beheerd door één contactpersoon.
• Alle Drive-bestanden delen met leden — wanneer aan, zijn Mokapen-bestanden op Drive toegankelijk via gedeelde link voor org-leden; wanneer uit, zijn machtigingen restrictiever.

Klik na elke wijziging op Synchroniseren.

Dagelijks gebruik — bestanden bijvoegen vanaf een record

Open een record (contact, deal, ticket, project…), klik op de paperclip (Bijlagen) en kies de bron. Met Google Drive gekoppeld verschijnen twee aparte modi:

1. Vanaf je computer (naar Google Drive)

Menu-item: Je computer op Google Drive.

1. Selecteer het bestand op je pc (of sleep het naar het uploadgebied, waar beschikbaar).
2. Mokapen uploadt het naar het Google Drive-account gekoppeld aan de integratie — niet alleen naar Mokapen-opslag.
3. Heb je de dedicated map ingeschakeld in Integraties, dan maakt Mokapen (of hergebruikt) de map Appnaam – Organisatienaam en plaatst het bestand daar.
4. Het bestand wordt aan het record gekoppeld met een link die het document op Google Drive opent.

Voordelen: het document blijft in de org-Drive (of het account gedeeld met het team); je gebruikt geen Mokapen-bijlageopslag; Google-back-up en -delen blijven buiten het CRM beschikbaar. Ideaal voor contracten, PDF's en nieuwe bestanden van je computer.

2. Google Drive online — bestandskiezer

Menu-item: Google Drive online.

1. De Google-kiezer opent (Drive-venster).
2. Kies een of meer bestanden die al op Drive staan, of een map.
3. Mokapen uploadt het bestand niet opnieuw vanaf je pc: het koppelt het record aan het bestand (of de bestanden) op Drive, met een link om het te openen.

Voordelen: geen dubbele upload; je gebruikt documenten al georganiseerd in Drive-mappen; nuttig voor sjablonen, presentaties of gedeelde mappen die het team op Google onderhoudt. Het bestand blijft waar je het op Drive hebt gezet — Mokapen voegt alleen de CRM-link toe.

Wat kiezen?

• Nieuw bestand van je pc → «Je computer op Google Drive».
• Bestand staat al op Drive → «Google Drive online».

Is de Drive-integratie gedeeld met collega's, dan gebruiken beide opties de actieve koppeling voor de org (jouw of de gedeelde), zodat bijlagen naar hetzelfde bedrijfsarchief wijzen.

Een bijlage van het Mokapen-record verwijderen verwijdert het bestand niet op Google Drive. Verdwijnt een bestand van Drive, kan de link in Mokapen stoppen met werken — ontkoppel en koppel de integratie opnieuw of vervang de bijlage.

Algemene details over bijlagen: Handleiding Bijlagen.

Veelvoorkomende problemen

• Uploadfout — bestand te groot, niet-ondersteund formaat, Drive-opslag vol of machtiging ingetrokken. Koppel de integratie opnieuw.
• Collega ziet instellingen niet — alleen de gebruiker die de koppeling aanmaakte kan voorkeuren en delen wijzigen; anderen gebruiken het gedeelde account indien ingeschakeld.

Ontkoppelen

Klik op Ontkoppelen en bevestig door het gevraagde woord te typen. In het venster kies je wat te doen met bestaande Drive-bijlagelinks in Mokapen.

Opties in Mokapen:

• Standaard ontkoppelen (schakelaar «Alle links verwijderen…» uit) — je trekt alleen de accountkoppeling in. Bijlagen met Drive-links blijven op records in Mokapen, maar zonder actieve integratie kunnen de links stoppen met werken tot je opnieuw koppelt of de bijlagen vervangt.
• Alle Google Drive-bestandslinks uit Mokapen verwijderen (schakelaar aan) — Mokapen verwijdert uit de org referenties naar Drive-bijlagen (records gekoppeld aan die sync). Bestanden worden niet verwijderd op Google Drive: ze blijven in de cloud; alleen de CRM-links verdwijnen.

In elk geval worden documenten op externe Drive niet automatisch vernietigd door Mokapen. Om ruimte vrij te maken of een archief te sluiten, handel direct op Google Drive.

Details bijlagen: Handleiding Bijlagen.