De Mokapen-gids

Een dienst of product boeken

Deze openbare pagina laat de klant kiezen wat hij wil (een item uit de catalogus Verkoop) en, als je wilt, wanneer. Mokapen ontvangt de boeking — geen afspraak in de kalender van een verkoper, geen eenvoudig bericht «neem contact met me op».

Het sjabloon heet Een dienst of product boeken: in hetzelfde blok bied je boekbare diensten aan (60 min consulting, installatie, een cursus, een behandeling) of producten met een datum/tijd (verhuur, ophalen, proef op locatie). Voor «een gesprek met Mario» gebruik je Afspraak boeken. Voor «schrijf ons» gebruik je het contactformulier.

Het gemak zit hier: de catalogus staat al in Verkoop; het formulier is het openbare kanaal. Duur en plaatsen leven op het dienst-/productrecord — verzín ze niet opnieuw in het formulier. De klant boekt, jij werkt de boeking af zoals alle andere — dezelfde status, hetzelfde contact, dezelfde Boekingen-kalender. Geen tweede tool, geen inbox van «ik wil de knip om 10 uur».

Waarvoor het dient en waarom het helpt

Het probleem is niet «een kalender op de site hebben». Het is dat de catalogus in het CRM leeft en online boeken ergens anders. Mokapen sluit dat gat:

• Van catalogus naar slot in één stap — de klant hoeft niet te weten wie er dienst heeft: hij kiest de dienst of het product, daarna de datum. Jij blijft in Mokapen, niet op WhatsApp.
• Plaatsen en duur al op de lijst — slotduur en capaciteit (hoeveel boekingen op hetzelfde tijdstip) leven op het record in Verkoop. Het formulier respecteert ze; is het slot vol, dan verdwijnt het. Dupliceer de uren niet in een aparte spreadsheet.
• Kalender ja of nee — op dit sjabloon kun je de datepicker toevoegen of verwijderen. Met kalender: echte selfservice (datum en tijd). Zonder: je verzamelt een verzoek («ik wil deze dienst») dat je in Boekingen afwerkt. Het afsprakensjabloon laat je hem niet verwijderen: daar is het slot verplicht.
• Statussen die je al kent — in de Boekingen-kalender werk je Bevestigd / In afwachting / Afgewezen, zoals boekingen die je met de hand aanmaakt. Bij aanmaken start het formulier met status Bevestigd: de klant ziet het slot gesloten. Is in de org de eerste status van het veld een andere, dan kan Mokapen die volgen: controleer op een testboeking voordat je «je bent al bevestigd» of «we komen erop terug» belooft.
• Contact gekoppeld — e-mail en naam van het formulier worden het adresboekrecord, gekoppeld aan de boeking, met formulierbron. Dezelfde anti-duplicaatregel als het contactformulier.

Kortom: je gebruikt deze pagina om een catalogusitem te laten boeken. Je gebruikt afspraken voor de tijd van een persoon. Je gebruikt het contactformulier voor een bericht zonder slot. Het is geen e-commercewagen en het maakt geen verkooporder vanaf het formulier (dat vinkje in de editor is uitgeschakeld): offertes en orders blijven in Verkoop; je koppelt ze achteraf als je ze nodig hebt.

Hoe je toegang krijgt en limieten

• Gebruikersmenu → Formulieren → filter Een dienst of product boeken (of Nieuw formulier met dat sjabloon).
• Je hebt Formulieren, Boekingen en de catalogus Verkoop nodig. In het blok verschijnen alleen diensten (of producten, afhankelijk van het type) die op het record als boekbaar zijn gemarkeerd. Lege lijst in de select = ga terug naar Verkoop en schakel boeking in, plus duur en dagelijkse beschikbaarheid op dat item.
• Lijn sluitingen en de dienstslots vóór publiceren uit, anders is de openbare kalender leeg of vol tijden die je niet kunt honoreren.
• Het formulierplafond van het plan geldt hier ook. Meet en Teams zitten niet op dit sjabloon: video vanaf een formulier hoort bij de afsprakenpagina (persoon als host). Hier is het «waar» het catalogusslot (en het adres/de locatie die je op de dienst of in de blokbeschrijving hebt).

Lijstpagina

Kaarten met interne titel, typebadge, formuliercode (slug), Online/Offline, Bekijken of voorbeeld, menu met drie puntjes (Bewerken, Dupliceren, Verwijderen). Dezelfde logica als het contactformulier: dupliceren voor een tweede catalogus of een andere locatie; verwijderen haalt de pagina weg, niet de al aangemaakte boekingen.

De pagina aanmaken

1. Nieuw formulier → Een dienst of product boeken. Interne naam, notificatie-e-mail (wie de aanvragen moet zien binnenkomen). Mokapen zet titel, e-mail/voornaam/achternaam, boekingsblok (eerste boekbare dienst als er een is), privacy en de bedank voor de boeking. Kalender standaard aan; type diensten; enkele keuze (radio); boeking genereren ja.
2. In Inhoud open je Boekingen. Type: Diensten of Producten — één van de twee per formulier, niet beide. Voeg de items toe die je op de pagina wilt (label zichtbaar voor de klant, ook als het afwijkt van de interne titel in de catalogus).
3. Met twee of meer items verschijnt de modus: meervoudige keuze (checkbox) of enkele keuze (radio). Radio als de klant er één moet nemen (een behandeling, een cursus). Checkbox als hij er meer dan één in dezelfde inzending kan combineren (twee diensten in hetzelfde venster, als het proces dat aankan). Vink «meervoudig» niet uit gewoonte aan: twee items in hetzelfde slot zonder capaciteit is een operationele ramp.
4. Beschrijving van het blok — twee regels over wat ze boeken (niet de hele catalogus: dat zijn de items eronder).
5. Kalender — knop Kalender toevoegen / verwijderen. Voor selfservice laat je hem. Verwijder hem alleen als je een verzoek zonder tijd wilt («we bellen je terug voor het slot»): dan mag de succedestekst niet zeggen «je staat in de kalender».
6. Contactvelden, privacy, reCAPTCHA, succespagina, bevestigingsmail: dezelfde logica als het contactformulier. Daarna Instellingen → ONLINE, URL of snippet.

Diensten, producten, slots

Het formulier verzint de catalogus niet. Elke rij die je toevoegt is een dienst of een product dat in Mokapen al boekbaar is:

• Diensten — slotduur, capaciteit (plaatsen op hetzelfde tijdstip), beschikbaarheid per dag, optionele locatie. Typisch: consulting, training, bezoek op locatie, knipbeurt, sessie, installatie. Markeer alleen als boekbaar wat je echt online wilt aanbieden: de rest van de catalogus blijft voor offertes en orders, niet op het formulier.
• Producten — hetzelfde idee wanneer het object een item is met beschikbaarheid op een datum/tijd (autoproef, kit ophalen, apparatuurverhuur). Het is geen winkelwagen: het is een slot op dat product. Hoeveelheid, voorraad en factuur gaan hier niet doorheen.

De tijden die de klant ziet hangen af van de slots van het item in Verkoop en de sluitingen van de organisatie. Is in de editor de select leeg, ga dan terug naar Verkoop → Diensten (of Producten) → schakel Boekbaar in, stel duur en tijdvensters in. Is de openbare kalender leeg maar de select vol, dan is het probleem beschikbaarheid/sluitingen/capaciteit, niet het formulier.

Meng «gesprek met een host» en «catalogusdienst» niet in hetzelfde formulier: je wijzigt het bloktype en je wijzigt de aangemaakte entiteit (afspraak vs boeking). Twee pagina’s, twee URL’s, twee taken.

Meet/Teams op het openbare formulier horen bij het sjabloon afspraken. Vink op diensten/producten geen videokanaal aan dat de editor niet aanbiedt: is de sessie een videogesprek, gebruik dan de andere gids (persoon als host), of voeg de link achteraf met de hand toe, of leg het uit in de beschrijving («we sturen de Meet-link bij bevestiging»). Beloof geen automatische meetinggeneratie vanaf dit formulier.

Publiceren: status, URL, embed

ONLINE, URL op de site, ads, WhatsApp, QR in de winkel. Snippet als je het formulier op de dienstenpagina wilt. Voorbeeld met een testinzending naar je eigen adres — controleer het contactrecord, de boeking in de kalender, status, melding, bevestigingsmail.

Voordat je het openbaar maakt: boekbare catalogus, sluitingen, formulierteksten en bedanktekst. Is de status Bevestigd, zeg dan «je staat in de kalender». Bevestig je met de hand (of is de org-status In afwachting), zeg dan «we bevestigen het slot» — de klant mag niet denken dat het gesloten is als je het daarna afwijst. Tracking en verborgen velden: zoals het contactformulier.

Wijzig de slug niet als de pagina al in een campagne zit. Dupliceer voor een tweede catalogus (andere locatie, andere seizoenslijst).

Wat er gebeurt na verzenden

• Formulierlog met de gekozen items, datum/tijd (als de kalender er was), contactvelden.
• Contact aangemaakt of bijgewerkt (e-mail op E-mail 1/2/3, geen duplicaat als er al een bestaat en niet gearchiveerd is). Hebben ze het bedrijfsveld ingevuld, dan zoekt of maakt Mokapen het bedrijf op naam en koppelt het.
• Boeking in Mokapen, gekoppeld aan het contact en de gekozen items, met datum/tijd als de kalender in het formulier stond. Status: die van het formulier (bij aanmaken: Bevestigd) of, ontbreekt die, de eerste status van het org-veld. Bron form_ + pagina-id.
• Melding naar de formulier-e-mails; bevestigingsmail naar de bezoeker als je er een hebt geschreven; succespagina of doorverwijzing.

Vanaf daar is het werk dat van de gids Boekingen: bevestigen of afwijzen indien nodig, verplaatsen, een deal koppelen, archiveren. Automatiseringen op het formulier (taak, deal, ticket, contact bijwerken) blijven beschikbaar zoals op de andere formulieren; voor vertragingen en voorwaarden gebruik je de module Automatiseringen met de slug van deze pagina.

Er start geen verkooporder vanaf deze pagina. Heb je de order nodig, dan maak je die achteraf in Verkoop vanuit het record.

Aanbevolen proces

• In Verkoop: markeer boekbaar, duur, capaciteit, tijdvensters. Daarna het formulier. Omgekeerde volgorde = lege select of lege kalender.
• Begin met één item als radio. Voeg de tweede alleen toe als de klant echt moet kiezen. Checkbox alleen als twee diensten in dezelfde inzending een echt proces zijn.
• Beslis kalender ja/nee op basis van wie de tijd zet: de klant (datepicker aan) of jij (uit). Lijn de succedestekst uit.
• Test Offline: één boeking naar je eigen adres, controleer status, capaciteit (probeer hetzelfde slot opnieuw), melding. Daarna ONLINE op één kanaal (site of QR), niet op drie ads dezelfde dag.
• Na een week: no-shows, volle slots, items die niemand kiest. Haal van het formulier wat niet wordt geboekt; verleng de catalogus niet.

Gebruiksscenario's

Hier kiest de klant een catalogusitem, geen persoon. Als de vraag is «wie ontmoet ik?», gebruik dan de afsprakengids.

• Studio of consulting, een catalogusslot — Je verkoopt «Consulting 60 min», niet «een gesprek met Luca». In Verkoop is het item boekbaar, duur 60, capaciteit 1, echte uren. Op het formulier dat ene item, kalender aan, status Bevestigd, meld de receptie. De klant boekt, jij ziet het in Boekingen. Als de consulting Luca is en niemand anders het kan doen, is het geen dienst: het is een afspraak met Luca als host. Het dienstenformulier heeft zin wanneer het slot bij de catalogus hoort, niet bij de persoon.
• Servicecentrum met meerdere behandelingen — Knippen, kleuren, föhnen: moet de klant er één per bezoek kiezen? Radio, één item tegelijk, kalender aan, org-sluitingen uitgelijnd. Kunnen ze er twee in hetzelfde uur combineren en kan de dienstcapaciteit dat aan? Checkbox — en dat heb je écht gevraagd, niet «zodat het flexibeler is». Twee behandelingen op hetzelfde venster met capaciteit 1 = een dubbele boeking en één ruimte. Begin met radio; meervoudige keuze alleen als het centrum zo werkt.
• Productproef op locatie — Het object is een artikel (een auto, een machine, een kit), geen uur van een persoon. Bloktype: Producten, één boekbaar item, datepicker aan. Waar aankomen: in de blokbeschrijving of op het productrecord, geen spook-Meet. Het formulier maakt een boeking, geen order en geen factuur: sales sluit het stuk daarna, in Verkoop.
• Verhuur of een sessie langer dan het slot — Het formulier verzamelt een start (datepicker datum/tijd). Duurt de verhuur drie dagen, dan zet jij de periode op het boekingsrecord achteraf: het openbare formulier is geen e-commerce van/tot-bereik. Duur en adres leven op de dienst. Beloof op de pagina geen «kies van / tot» als de kalender één slot toont.
• Verzoek zonder tijd (jij belt terug) — Haal de kalender weg. De klant kiest de dienst en laat gegevens achter; jij zet het slot. Succedestekst: «we bellen je om de tijd te bevestigen», nooit «je staat in de kalender». Taak naar de receptie. Nuttig wanneer beschikbaarheid te onregelmatig is voor de datepicker, of wanneer je verzoeken wilt filteren voordat de ruimte bezet is. Het is geen selfservice: zeg dat in twee regels bovenaan het formulier, anders zoeken mensen een slot dat er niet is.

Praktische voorbeelden

1. Eén dienst, één URL, één QR in de etalage

In Verkoop open je «Consulting 60 min», markeer Boekbaar, ma–vr 9–18, capaciteit 1. Daarna Formulieren → Een dienst of product boeken, dat ene item, enkele keuze, kalender aan, meld reception@. Offline: je boekt het zelf, controleert dat de boeking in de kalender staat, status Bevestigd, contact in het adresboek. ONLINE, QR in de etalage, succes: «Je staat in de kalender, we kijken ernaar uit je te zien». Weersta tien diensten «omdat ze er zijn»: elk extra item is een extra beslissing en een slot dat je daarna niet honoreert. Kiest na een week niemand «Audit 3 uur», haal het van het formulier, niet uit de catalogus.

2. Twee locaties, dezelfde catalogus — let op de plaatsen

Kloon het formulier. Dezelfde items, andere beschrijving («Milaan» / «Rome») of een verborgen locatie, twee slugs, twee QR’s. Leeft de capaciteit op het dienstrecord, dan boeken beide formulieren dezelfde plaatsen: een vol slot in Milaan vult Rome ook. Hebben de locaties aparte ruimtes, dan heeft de catalogus twee boekbare diensten (of producten) nodig, één per locatie, elk op het eigen formulier. Anders wijs je met de hand af en wordt de klant die Bevestigd zag boos. Test beide URL’s op hetzelfde moment en kijk of het tweede slot verdwijnt: zo ontdek je dat je capaciteit deelt zonder het te willen.

3. Boeking en deal zijn twee records

Het formulier maakt het slot. Sales, als dat bezoek een klant kan worden, wil een deal. Automatisering op het formulier: label «Websiteboeking» en, alleen als er een bedrijf is, een deal in de Inbound-pipeline. Meng de twee niet: in Boekingen werk je de tijd (verplaatsen, afwijzen, no-show); op de deal werk je de verkoop. Een taak «zaal voorbereiden» hoort op de boeking of het contact, het vervangt de deal niet. Doe een testinzending en open alle drie de kaarten (contact, boeking, deal) voordat je publiceert, zodat je ziet wat er écht wordt aangemaakt.

Veelgestelde vragen

V: Er staat geen dienst (of product) in de select.

A: Alleen boekbare catalogusitems. Verkoop → Diensten of Producten → schakel Boekbaar in, duur en tijdvensters. Laad daarna de formuliereditor opnieuw.

V: Is dit een verkooporder?

A: Nee: het is een boeking (slot). Offertes en orders blijven in Verkoop; je kunt ze achteraf vanuit het record koppelen. Het vinkje «Create an order» op het formulier is niet beschikbaar.

V: De klant heeft geboekt maar ik zie niets in de kalender.

A: Formulier ONLINE? Log op het contactrecord? App Boekingen actief en rechten? Filters van lijst/kalender (datums, status, archief)? Snippet/URL van dit formulier (slug)?

V: Ik wil automatische Meet.

A: Meet/Teams vanaf een formulier horen bij het sjabloon afspraken (persoon als host). Op diensten/producten is het kanaal het catalogusslot. Voor een videogesprek met sales gebruik je de andere gids.

V: Kalender leeg maar de dienst is er.

A: Tijdvensters van de dienst, org-sluitingen, capaciteit al vol, datepicker per ongeluk uit. Controleer een weekdag verderop, zoals bij afspraken.

V: Kan ik diensten en producten samenzetten?

A: Eén formulier, één type in het blok (diensten of producten). Twee pagina’s als je beide nodig hebt.

V: De status is niet wat ik verwachtte.

A: Standaard bij aanmaken: Bevestigd. Heeft de org een andere volgorde op de statuswaarden, dan kan Mokapen de eerste status van het veld gebruiken. Doe een testinzending en lees het record voordat je de bedank schrijft.