De Mokapen-gids

Microsoft Outlook Calendar

Deze integratie koppelt de Mokapen-module Afspraken aan je Microsoft Outlook Calendar. Vergaderingen en afspraken kunnen tussen beide systemen reizen volgens de regels die je instelt — zonder handmatige exports of dubbele invoer.

Taken worden niet gesynchroniseerd: op de pagina is de taakoptie uitgeschakeld (binnenkort beschikbaar). Het geldt alleen voor afspraken met datum en tijd.

Algemeen overzicht integraties: Integraties.

Vereisten

• Mokapen-plan met kalenderintegratie (medaille-icoon bij het menu-item Afspraken). Zonder passend plan opent de koppelknop de upgradepagina.
• Microsoft-account met een actieve Outlook-kalender.
• Toestemming om Mokapen kalender en events op Microsoft te laten beheren.

Outlook Calendar koppelen

1. Gebruikersmenu → Integraties → tab Microsoft Outlook Calendar.
2. Klik op Microsoft Outlook Calendar synchroniseren (of equivalent).
3. Op Microsoft: kies het account (dat kan anders zijn dan het e-mailadres waarmee je in Mokapen inlogt).
4. Bekijk de gevraagde machtigingen (kalender en events) en bevestig toegang.
5. Je keert terug naar Mokapen: Gekoppeld account: verschijnt met het geautoriseerde Microsoft-e-mailadres.

Als je de machtigingen niet accepteert, wordt de koppeling niet voltooid en worden geen afspraken gesynchroniseerd. Automatiseringen die van de kalender afhangen kunnen geen Outlook-events gebruiken.

Zie je «koppeling verlopen», klik dan op Ontkoppelen en koppel opnieuw.

Wat Mokapen van Microsoft vraagt

Naast profielnaam en e-mail vraagt Mokapen toegang tot de kalender en events: bestaande vergaderingen lezen, nieuwe aanmaken vanuit Mokapen, bijwerken en verwijderen wanneer je een gekoppelde afspraak wijzigt of annuleert. Zonder deze machtigingen start sync niet.

Microsoft-e-mail anders dan Mokapen-e-mail

Dat mag en komt vaak voor: je werkt in Mokapen met één login en synchroniseert de kalender team@bedrijf.nl of een persoonlijk Outlook-account. Op de integratiepagina is het e-mailadres onder Gekoppeld account bepalend voor sync, niet je Mokapen-login.

Zelfde adres (Mokapen = Microsoft): export/import behoudt organisator en deelnemers; onbekende e-mails bij import kunnen contacten (alleen e-mail) in het adresboek aanmaken.

Verschillende adressen:

• Op Outlook moet het gekoppelde account organisator of deelnemer van het event zijn; anders accepteert Outlook de schrijfbewerking niet.
• Bij export: als de Mokapen-organisator niet op die kalender bestaat, wordt het event aangemaakt met het gekoppelde Microsoft-account als organisator.
• Bij import: als je Mokapen-gebruiker aan het event deelneemt, komt de afspraak in Mokapen; zo niet, kan het event geïmporteerd blijven maar niet zichtbaar voor jou; events zonder nuttige deelnemers kunnen genegeerd worden.

Tip: voeg jezelf toe als deelnemer aan afspraken die in beide systemen moeten verschijnen, of gebruik waar mogelijk hetzelfde e-mailadres.

In te stellen opties

Syncrichting

Drie modi (pijlen op de pagina):

• Alleen Mokapen — Outlook voedt het CRM; wijzigingen in Mokapen gaan niet terug naar Outlook.
• Alleen Outlook — Mokapen stuurt afspraken naar de kalender.
• Beide — updates in het ene systeem worden weerspiegeld in het andere.

Kalenders

• Primaire kalender — selecteer welke Outlook-kalender als primair dient (geladen van het gekoppelde account).
• Andere kalenders — selecteer secundaire kalenders (Klanten, Team…). Verjaardagen en feestdagen worden automatisch uitgesloten.

Overige instellingen

• Afspraken synchroniseren — moet ingeschakeld blijven.
• Startdatum — vanaf welke dag verleden events importeren; vooruit ongeveer een jaar (op de pagina is er geen vaste limiet van 15 dagen terug zoals bij Google Calendar).
• Microsoft Teams (als je plan het toelaat) — voegt een videoconferentielink toe aan geëxporteerde afspraken.

Klik op Opslaan om instellingen op te slaan, op Synchroniseren om de afstemming uit te voeren.

Wat gebeurt tijdens sync

• Nieuwe afspraak in Mokapen → event op Outlook (als export actief is).
• Bewerken of verwijderen in Mokapen → gekoppeld Outlook-event bijwerken of verwijderen.
• Nieuw event op Outlook → afspraak in Mokapen (als import actief is en binnen het datumbereik).
• Bewerken op Outlook → Mokapen werkt de gekoppelde afspraak bij (automatische meldingen van Microsoft waar mogelijk).

Veelvoorkomende problemen

• Ontbrekende events — controleer startdatum, geselecteerde kalenders, syncrichting, e-maildeelname bij verschillende accounts.
• Dubbele events — twee koppelingen of hetzelfde event geïmporteerd en handmatig opnieuw aangemaakt; samenvoegen en één officiële kalender gebruiken.
• Trage sync — normaal bij de eerste run met veel events.

Ontkoppelen

Klik op Ontkoppelen, bevestig door het gevraagde woord te typen en ga verder. Mokapen stopt de koppeling met Outlook Calendar en verwijdert sync-referenties tussen afspraken en events.

Wat gebeurt met de data:

• Afspraken in Mokapen — blijven in het CRM als normale records, maar worden niet meer gesynchroniseerd met Outlook (geen automatische updates in beide richtingen).
• Events op Outlook Calendar — worden door Mokapen niet automatisch verwijderd.

Anders dan bij contacten of Drive biedt het ontkoppelvenster van Calendar geen vakjes om geïmporteerde afspraken bulk te verwijderen: in de praktijk behoud je ze in Mokapen, los van sync. Wil je het CRM opschonen, verwijder of bewerk afspraken handmatig na ontkoppelen.

Afspraken beheren in het CRM: Handleiding Afspraken.