De Mokapen-gids

Integraties

Integraties koppelen Mokapen aan de applicaties die je al gebruikt — kalender, contacten, e-mail, cloudopslag, e-commerce, facturatie, marketing, messaging — zodat gegevens in het CRM terechtkomen zonder handmatig kopiëren, spreadsheet-export of dubbele invoer. Een contact dat op je website wordt aangemaakt, een afspraak in je kalender, een bestelling uit je webshop of een bestand op Drive kan op het juiste record in Mokapen landen, en omgekeerd.

Deze pagina is het algemene overzicht: wat integraties zijn, wanneer je ze gebruikt, welke voordelen ze voor het team hebben en hoe je je weg vindt in het Integraties-gedeelte. Voor elke koppelbare app is er (of komt er) een aparte handleiding met de concrete stappen voor koppelen en configureren — Google Calendar, Google Contacts en Google Drive hebben bijvoorbeeld al een eigen pagina.

Wat het is en hoe het werkt

Een integratie vervangt de externe app niet: het maakt een geautoriseerde brug tussen je account (Google, Microsoft, Shopify, enz.) en je Mokapen-organisatie. Jij bepaalt wat gesynchroniseerd wordt, in welke richting en met welke regels; Mokapen voert de afstemming op de achtergrond of bij opslaan uit, afhankelijk van het type integratie.

Belangrijke punten van het Mokapen-model:

• Per organisatie — elke koppeling geldt binnen de org waarin je werkt. Wissel van org → controleer welke integraties daar actief zijn.
• Per koppelende gebruiker — meestal autoriseert wie op «Koppelen» klikt zijn of haar eigen externe account. Op de pagina zie je Gekoppeld account (service-e-mail) en wie de koppeling heeft aangemaakt.
• Optioneel delen — sommige integraties (bijv. cloudopslag) laten andere teamleden dezelfde koppeling gebruiken, zodat niet iedereen opnieuw hoeft in te loggen.
• Zichtbare statussen — Gekoppeld, Synchronisatie bezig, Fout: je merkt meteen of er iets misgaat.
• Ontkoppelen — je kunt de brug op elk moment vanuit Mokapen intrekken. Bij ontkoppelen toont Mokapen vaak een dialoog waarin je kiest of je data die al in de org is geïmporteerd behoudt (blijft in het CRM maar synchroniseert niet meer) of uit Mokapen verwijdert. Data op de externe dienst (Google, enz.) wordt meestal niet automatisch verwijderd.

Integraties werken naast CRM-modules (contacten, afspraken, deals, tickets, bestellingen…) en Automatiseringen: veel automatische acties (e-mail versturen, spreadsheets lezen, SMS) vereisen dat de bijbehorende integratie actief en geldig is.

Voordelen voor het team

• Eén plek om te werken — verkopers zien e-mail, afspraken en deals op het contact zonder vijf tabbladen te openen.
• Minder fouten — geen vergeten CSV-bestanden of contacten twee keer ingevoerd met verschillende gegevens.
• Consistente historie — tickets, deals en bijlagen blijven gekoppeld aan hetzelfde record.
• Tijdwinst — automatische of on-demand sync in plaats van wekelijkse export/import.
• Automatiseringen mogelijk — met actuele data in Mokapen draaien workflows en regels op echte informatie.
• Schaalbaarheid — nieuwe collega: koppel hun apps of gebruik een gedeeld account waar ondersteund, zonder het hele CRM opnieuw op te bouwen.

Waar je het Integraties-gedeelte vindt

Vanuit de organisatie open je het gebruikersmenu en kies je Integraties. Er verschijnt een raster met alle apps die beschikbaar zijn voor je plan: elke kaart toont de naam, een korte beschrijving en status (actief of binnenkort beschikbaar).

Als je op een kaart klikt, opent de integratiepagina: daar vind je de knop om het account te koppelen, sync-instellingen, Opslaan / Synchroniseren / Ontkoppelen. Niet alle integraties hebben dezelfde opties — kalender, contacten en cloud hebben verschillende schermen omdat ze andere dingen doen.

Sommige integraties vereisen een hoger plan (medaille-icoon): zonder het juiste plan kun je de beschrijving lezen maar de koppeling niet voltooien.

Soorten integraties in Mokapen

Mokapen groepeert integraties per functioneel gebied. Kort wat ze doen:

• Kalender — stemt Mokapen-afspraken af met externe kalenders (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideaal voor klantafspraken en gedeelde agenda's.
• Contacten en verkoop — synchroniseert contacten (Google Contacts, Outlook Contacts, dataverrijking, LinkedIn…). Koppelt het CRM aan het adresboek dat je dagelijks gebruikt.
• Cloudopslag — voeg bestanden toe en sla ze op vanuit Google Drive, OneDrive, enz. direct vanaf CRM-records.
• Communicatie — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: berichten gekoppeld aan contacten en gebruikt door automatiseringen.
• Marketing — lijsten en campagnes (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contacten en statistieken afgestemd op het CRM.
• E-commerce — Shopify, WooCommerce: producten, bestellingen en klanten in de Mokapen-verkoopflow.
• Facturatie — bijv. Fatture in Cloud: records, producten, offertes en orders consistent tussen systemen.
• Advertenties en meetings — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: campagnedata of deelnemers waar de connector dat ondersteunt.

De werkelijke lijst hangt af van je plan en de apps die voor je org zijn ingeschakeld: niet elk item is voor iedereen beschikbaar.

Een account koppelen (algemeen)

De flow is altijd vergelijkbaar, ongeacht de provider:

1. Open de integratiepagina in Mokapen.
2. Klik op de knop om te koppelen (Inloggen met…, Synchroniseren…, Account koppelen…).
3. Je wordt doorgestuurd naar de site van de provider (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Log in met het account dat je wilt gebruiken — dat kan anders zijn dan het e-mailadres waarmee je in Mokapen inlogt.
5. Lees waarvoor Mokapen toestemming vraagt en bevestig met Toestaan / Autoriseren.
6. Je keert terug naar Mokapen: instellingen en sync-knoppen verschijnen.

Als je de machtigingen niet accepteert, wordt de koppeling niet voltooid: Mokapen kan geen data op die dienst lezen of schrijven. Automatiseringen en functies die van die app afhangen blijven geblokkeerd tot je autoriseert.

Na de eerste koppeling kan Mokapen toegang automatisch vernieuwen. Als je je wachtwoord wijzigt, de app intrekt in het paneel van de provider of de sessie verloopt, toont Mokapen vaak een verlopen-koppeling-melding: ontkoppel en koppel opnieuw.

Een integratie ontkoppelen

Als je op Ontkoppelen klikt op een integratiepagina, opent een bevestiging. Naast het typen van het vereiste woord vragen veel integraties wat te doen met data die al in Mokapen staat:

• Behouden in Mokapen (standaardoptie waar beschikbaar) — contacten, afspraken, bijlagen of andere geïmporteerde records blijven in het CRM, maar de koppeling met de externe dienst is verbroken: er is geen bidirectionele sync meer tot je opnieuw koppelt.
• Verwijderen uit Mokapen — door «Behouden»-vakjes uit te vinken of de verwijderoptie in te schakelen, verwijdert Mokapen uit de org de records of referenties die aan die sync zijn gekoppeld (bijv. contacten geïmporteerd uit Google, Drive-bijlagelinks). Dit is geen bulkverwijdering op externe Google / Microsoft / cloud: data daar blijft staan tenzij je het handmatig verwijdert.

Opties verschillen per integratietype — Google Contacts onderscheidt bijvoorbeeld contacten en bedrijven; Google Drive biedt alleen de links in Mokapen te verwijderen. Lees altijd het dialoogvenster voor je bevestigt, vooral als je van account of org wisselt.

Machtigingen en privacy

Elke provider toont een lijst van wat Mokapen kan doen (kalender lezen, contacten beheren, toegang tot bestanden die de app aanmaakt, e-mail versturen…). Mokapen vraagt alleen de machtigingen die voor die integratie nodig zijn — geen generieke toegang tot je hele account als dat niet vereist is.

In Mokapen vind je naast provider-machtigingen vaak:

• Zichtbaarheid — geïmporteerde contacten of data zichtbaar voor de hele org of alleen voor jou.
• Koppeling delen — andere gebruikers je gekoppelde account laten gebruiken (waar ondersteund).
• Expliciete autorisatie — bij sommige syncs (bijv. contacten) een vakje «Ik autoriseer het kopiëren van data…» dat je moet aanvinken vóór synchroniseren.

Combineer deze keuzes met Mokapen-rollen en machtigingen: een gebruiker zonder contactmachtiging kan records niet beheren die hij of zij toch niet mag zien.

Syncrichting

Veel integraties (kalender, contacten, marketinglijsten) laten je kiezen welke kant data op gaat:

• Alleen naar Mokapen — de externe app voedt het CRM; wijzigingen in Mokapen gaan niet terug.
• Alleen naar de externe app — Mokapen stuurt data (bijv. contacten aangemaakt in het CRM naar het cloud-adresboek).
• Beide richtingen — updates in het ene systeem worden weerspiegeld in het andere, met regels voor duplicaten en conflicten waar beschikbaar.

Andere connectors (bestandsopslag, sommige e-mail) werken meer «operationeel»: bijvoegen, opslaan, versturen — zonder continue bidirectionele sync van records.

Gebruik na elke instellingswijziging Opslaan en, waar beschikbaar, Synchroniseren om de regels toe te passen.

Typische use cases

Verkoop en CRM

• Google- of Outlook-contacten importeren in het CRM en klanten op één lijn houden.
• E-commerce koppelen: online bestelling → contact + opportunity in Mokapen.
• Facturatie: offerte in Mokapen consistent met document in het facturatiesysteem.

Operatie en kalender

• Afspraak in Google Calendar → afspraak in Mokapen met deelnemers en link naar het klantrecord.
• Afspraak aangemaakt in Mokapen → event op de telefoon van de verkoper.
• Contractbijlagen op Drive gekoppeld aan de deal, toegankelijk voor het team.

Support en communicatie

• IMAP-e-mail gekoppeld aan het contact: conversatiehistorie op het record.
• SMS of WhatsApp vanuit automatisering bij ticket- of dealtrigger.

Marketing

• Nieuwsbriefinschrijving → contact in Mokapen met tag en gevolgde campagne.
• Mailchimp-campagne-e-mail geopend → activiteit zichtbaar op het CRM-contact.

De ideale flow wordt ook beschreven in Aan de slag met Mokapen: e-mail → contact → taak → deal → offerte, met integraties die springen tussen apps vermijden.

Integraties en automatiseringen

Automatiseringen kunnen e-mail versturen, SMS, Google- of Excel Online-spreadsheets lezen, tickets aanmaken vanuit formulieren — maar alleen als de gerelateerde integratie actief is op de flow-eigenaar of op de org. Een stap «E-mail versturen» faalt als het SMTP-account niet is gekoppeld; «Google Sheet lezen» zonder geldig Google-account eveneens.

Controleer vóór productie van een workflow integraties en gebruikersmachtigingen. Actiedetails: Automatiseringen → Integratiegebonden acties.

Aparte handleidingen per app

Voor stap-voor-stap koppelen en specifieke instellingen, open de handleiding voor de integratie die je nodig hebt:

• Google Calendar — afspraken en kalender.
• Google Contacts — contactadresboek.
• Google Drive — bijlagen en bestandsopslag.
• Microsoft Outlook Calendar — afspraken en kalender.
• Microsoft Outlook Contacts — contacten.
• OneDrive — bijlagen en cloudopslag.
• MailerLite — contacten en e-mailmarketinglijsten.
• MailChimp — audiences en marketingabonnees.
• Fatture in Cloud — bedrijven, producten, diensten, offertes en fiscale orders.

Andere integraties krijgen aparte pagina's naarmate we ze publiceren. Tot die tijd gebruik je de Integraties-pagina in Mokapen en de beschrijving op de kaart.

Veelvoorkomende problemen (alle integraties)

• Verlopen koppeling — ontkoppel in Mokapen en koppel opnieuw, met acceptatie van alle machtigingen.
• Sync blijft hangen op «bezig» — wacht; grote adresboeken kunnen minuten duren. Als het niet afloopt, ontkoppel en koppel opnieuw.
• Duplicaten — vaak eerste sync zonder e-mailregels of dubbele koppeling van dezelfde dienst met verschillende accounts. Gebruik anti-duplicaatregels waar beschikbaar en het Duplicaten-hulpmiddel bij contacten.
• Ontbrekende data — controleer syncrichting, zichtbaarheid «alleen ik», Mokapen-rolmachtigingen en of het gekoppelde account het juiste is (e-mail op de pagina).
• Automatisering faalt — controleer de integratie van de flow-eigenaar en stapgeschiedenis in Automatiseringen.

Tips voor het team

• Bepaal wie wat koppelt (bijv. één team@-kalenderaccount, één bedrijfs-Drive) en documenteer het intern.
• Koppel integraties vóór bulkimports of livegang van automatiseringen.
• Test op een test-org of testdata wanneer sync ingrijpend is (volledig adresboek, jaarkalender).
• Stem e-mailadressen van deelnemers/organisator af wanneer je een Mokapen-account gebruikt dat verschilt van het cloudkalenderaccount.
• Bekijk periodiek inactieve integraties of gebruikers die de org hebben verlaten — ontkoppel wat niet meer nodig is.
• Mokapen AI en rapporten werken op data die al in Mokapen staat: regelmatige sync = nuttige assistent en dashboards.