Mokapen Rehberi

Entegrasyonlar

Entegrasyonlar Mokapen'i halihazırda kullanmakta olduğunuz uygulamalara (takvim, kişiler, e-posta, bulut depolama, e-ticaret, faturalama, pazarlama, mesajlaşma) bağlayın, böylece veriler manuel kopyalama, elektronik tablo aktarımı veya çift giriş olmadan CRM'ye akar. Web sitenizde oluşturulan bir kişi, takviminizdeki bir randevu, çevrimiçi mağazanızdan verilen bir sipariş veya Drive'daki bir dosya, Mokapen'de doğru kayıtta yer alabilir ve bunun tersi de geçerlidir.

Bu sayfa genel bakış: Entegrasyonlar nelerdir, ne zaman kullanılmalı, ekibe ne gibi faydalar sağlarlar ve Entegrasyonlar alanında yolunuzu nasıl bulabilirsiniz. Her bağlanabilir uygulama için bir özel rehber bağlanmak ve yapılandırmak için somut adımlarla; örneğin Google Takvim, Google Kişiler ve Google Drive'ın zaten kendi sayfaları var.

Nedirler ve nasıl çalışırlar

Entegrasyon harici uygulamanın yerini almaz: yetkili köprü hesabınız (Google, Microsoft, Shopify vb.) ile hesabınız arasında Mokapen organizasyonu. Neyin, hangi yönde ve hangi kurallarla senkronize edileceğine siz karar verirsiniz; Mokapen, entegrasyon türüne göre arka planda veya kaydettiğinizde hizalamayı gerçekleştirir.

Mokapen modelinin önemli noktaları:

• Kuruluş başına — her bağlantı, çalıştığınız kuruluş içinde geçerlidir. Kuruluşu değiştirin → orada hangi entegrasyonların etkin olduğunu kontrol edin.
• Bağlanan kullanıcı başına — genellikle "Bağlan"a tıklayan kişi kendi harici hesabına yetki verir. Gördüğünüz sayfada Bağlı hesap (hizmet e-postası) ve bağlantıyı kimin oluşturduğu.
• İsteğe bağlı paylaşım — bazı entegrasyonlar (örneğin bulut depolama) diğer ekip üyelerinin aynı bağlantıyı kullanmasına izin verir, böylece herkesin tekrar oturum açması gerekmez.
• Görünür durumlar — Bağlandı, Senkronizasyon sürüyor, Hata: Bir şeyler ters giderse hemen fark edersiniz.
• Bağlantıyı kes — Mokapen'deki köprüyü istediğiniz zaman iptal edebilirsiniz. Bağlantıyı keserken Mokapen sıklıkla bağlantıyı kesip kesmeyeceğinizi seçebileceğiniz bir iletişim kutusu gösterir. kale kuruluşa zaten aktarılmış veriler (CRM'de kalır ancak artık senkronize edilmez) veya onu Mokapen'den çıkar. Harici hizmetteki (Google vb.) veriler genellikle Olumsuz otomatik olarak silinir.

Entegrasyonlar CRM modülleri (iletişim, randevular, fırsatlar, biletler, siparişler…) ile birlikte çalışır ve Otomasyonlar: birçok otomatik işlem (e-posta gönderme, elektronik tabloları okuma, SMS) gerekmek karşılık gelen entegrasyonun aktif ve geçerli olması.

Takım için faydaları

• Çalışmak için tek yer — satış temsilcileri, beş sekme açmadan ilgili kişideki e-postaları, randevuları ve fırsatları görebilir.
• Daha az hata — unutulmuş CSV dosyaları veya farklı verilerle iki kez girilen kişiler yok.
• Tutarlı tarih — biletler, fırsatlar ve ekler aynı kayda bağlı kalır.
• Kazanılan zaman — haftalık dışa/içe aktarma yerine otomatik veya isteğe bağlı senkronizasyon.
• Otomasyonlar etkinleştirildi — Mokapen'de güncel veriler sayesinde iş akışları ve kurallar gerçek bilgilerle çalışır.
• Ölçeklenebilirlik — yeni iş arkadaşı: CRM'nin tamamını yeniden oluşturmaya gerek kalmadan uygulamalarını bağlayın veya desteklendiğinde paylaşılan bir hesap kullanın.

Entegrasyonlar alanı nerede bulunur?

Kuruluşun içinden kullanıcı menüsünü açın ve Entegrasyonlar. Planınız için mevcut tüm uygulamaları içeren bir tablo görüntülenir: her kartta adı, kısa bir açıklamayı ve durumu (etkin veya yakında) gösterir.

Bir karta tıklamak açılır entegrasyon sayfası: burada hesaba bağlanma, ayarları senkronize etme, Kaydet / Senkronize Et / Bağlantıyı Kes butonunu bulacaksınız. Tüm entegrasyonlar aynı seçeneklere sahip değildir; takvim, kişiler ve bulut, farklı şeyler yaptıkları için farklı ekranlara sahiptir.

Bazı entegrasyonlar gerektirir daha yüksek plan (madalya simgesi): doğru plan olmadan açıklamayı okuyabilirsiniz ancak bağlantıyı tamamlayamazsınız.

Mokapen'de entegrasyon türleri

Mokapen entegrasyonları fonksiyonel alana göre gruplandırır. İşte kısaca ne işe yaradıkları:

• Takvim — Mokapen'i hizalar randevular harici takvimlerle (Google Takvim, Outlook Takvimi). Müşteri toplantıları ve ortak gündemler için idealdir.
• İletişim ve satış — senkronizasyonlar kişiler (Google Kişiler, Outlook Kişileri, veri zenginleştirme, LinkedIn…). CRM'yi her gün kullandığınız adres defterine bağlar.
• Bulut depolama — dosyaları ekleyin ve kaydedin Google Drive, OneDrive vb. doğrudan CRM kayıtlarından.
• İletişim — e-posta (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: kişilere bağlı ve otomasyonlar tarafından kullanılan mesajlar.
• Pazarlama — listeler ve kampanyalar (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): CRM ile uyumlu kişiler ve istatistikler.
• E-ticaret — Shopify, WooCommerce: Mokapen satış akışındaki ürünler, siparişler ve müşteriler.
• Faturalama — örneğin Bulutta Fatture: Sistemler arasında tutarlı kayıtlar, ürünler, fiyat teklifleri ve siparişler.
• Reklam ve toplantılar — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: bağlayıcı tarafından desteklenen kampanya verileri veya katılımcılar.

Gerçek liste, planınıza ve kuruluşunuz için etkinleştirilen uygulamalara bağlıdır: her öğe herkesin kullanımına açık değildir.

Bir hesabı bağlama (genel olarak)

Sağlayıcıdan bağımsız olarak akış her zaman aynıdır:

1. Mokapen'deki entegrasyon sayfasını açın.
2. Bağlanmak için düğmeye tıklayın (Şununla oturum aç…, Senkronize et…, Hesabı bağla…).
3. Sağlayıcının sitesine yönlendirilirsiniz (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Kullanmak istediğiniz hesapla oturum açın; farklı Mokapen'e giriş yapmak için kullandığınız e-postadan.
5. Mokapen'in ne yapmak için izin istediğini okuyun ve onaylayın İzin vermek / Yetkilendir.
6. Mokapen'e dönüyorsunuz: ayarlar ve senkronizasyon düğmeleri beliriyor.

İzinleri kabul etmiyorsanızbağlantı tamamlanmaz: Mokapen bu hizmetteki verileri okuyamaz veya yazamaz. Söz konusu uygulamaya bağlı otomasyonlar ve özellikler, siz yetkilendirene kadar engellenmiş durumda kalır.

İlk bağlantıdan sonra Mokapen erişimi otomatik olarak yenile. Şifrenizi değiştirirseniz, uygulamayı sağlayıcının panelinden iptal ederseniz veya oturumun süresi dolarsa Mokapen sıklıkla süresi dolmuş bir bağlantı mesajı görüntüler: bağlantıyı kes ve tekrar bağlan.

Bir entegrasyonun bağlantısını kesme

Tıklama Bağlantıyı kes entegrasyon sayfasında bir onay açılır. Birçok entegrasyon, gerekli kelimeyi yazmanın yanı sıra, Zaten Mokapen'de bulunan verilerle ne yapmalı:

• Mokapen'de kal (varsa varsayılan seçenek) — kişiler, randevular, ekler veya içe aktarılan diğer kayıtlar CRM'de kalın, ancak harici hizmete olan bağlantı koptu: Tekrar bağlanana kadar artık çift yönlü senkronizasyon olmayacak.
• Mokapen'den kaldır — «Tut» kutularının işaretini kaldırarak veya kaldırma düğmesini etkinleştirerek, Mokapen kuruluştan silinir söz konusu senkronizasyona bağlı kayıtlar veya referanslar (ör. Google'dan içe aktarılan kişiler, Drive ek bağlantıları). Bu, harici Google / Microsoft / bulutta toplu bir silme değildir: siz manuel olarak silmediğiniz sürece veriler orada kalır.

Seçenekler entegrasyon türüne göre değişir; ör. Google Kişiler kişileri ve şirketleri birbirinden ayırır; Google Drive yalnızca Mokapen'deki bağlantıları kaldırmayı teklif ediyor. Özellikle hesap veya kuruluşu değiştiriyorsanız, onaylamadan önce daima iletişim kutusunu okuyun.

İzinler ve gizlilik

Her sağlayıcı, Mokapen'in yapabileceklerinin bir listesini gösterir (takvimi okuma, kişileri yönetme, uygulama tarafından oluşturulan dosyalara erişme, e-posta gönderme…). Mokapen istekleri sadece söz konusu entegrasyon için gereken izinler; gerekli olmadığında hesabınızın tamamına genel erişim değil.

Mokapen'de sağlayıcı izinlerine ek olarak sıklıkla şunları bulursunuz:

• Görünürlük — tüm kuruluş tarafından veya yalnızca sizin görebileceğiniz, içe aktarılan kişiler veya veriler.
• Bağlantı paylaşımı — diğer kullanıcıların bağlı hesabınızı kullanmasına izin verin (desteklendiğinde).
• Açık yetkilendirme — bazı senkronizasyonlarda (örneğin kişiler), senkronizasyondan önce işaretlemek için "Verilerin kopyalanmasına izin veriyorum..." onay kutusu.

Bu seçenekleri Mokapen ile birleştirin roller ve izinler: İletişim izni olmayan bir kullanıcı zaten göremediği kayıtları yönetemez.

Senkronizasyon yönü

Pek çok entegrasyon (takvim, kişiler, pazarlama listeleri) seçim yapmanızı sağlar hangi yol veri yolculukları:

• Sadece Mokapen'e — harici uygulama CRM'yi besler; Mokapen'deki değişiklikler geri dönmez.
• Yalnızca harici uygulamaya — Mokapen verileri (örneğin CRM'de oluşturulan kişileri bulut adres defterine) gönderir.
• Her iki yön — bir sistemdeki güncellemeler, sağlanan yerlerde kopyalara ve çakışmalara ilişkin kurallarla birlikte diğerine yansıtılır.

Diğer bağlayıcılar (dosya depolama, bazı e-postalar) daha "işlevsel" bir şekilde çalışır: kayıtların sürekli çift yönlü senkronizasyonu olmadan ekleme, kaydetme, gönderme.

Her ayar değişikliğinden sonra şunu kullanın: Kaydetmek ve mevcut olduğu durumlarda, Senkronizasyon kuralları uygulamak.

Tipik kullanım durumları

Satış ve CRM

• Google veya Outlook kişilerini CRM'ye aktarın ve müşterilerin uyum içinde kalmasını sağlayın.
• E-ticareti bağlayın: çevrimiçi sipariş → iletişim + Mokapen'de fırsat.
• Faturalama: Mokapen'deki teklif, faturalandırma sistemindeki belgeyle tutarlıdır.

Operasyonlar ve takvim

• Google Takvim'de toplantı → Katılımcılarla Mokapen'de randevu ve müşteri kaydına bağlantı.
• Randevu Mokapen'de oluşturuldu → satış temsilcisinin telefonunda etkinlik gerçekleşti.
• Anlaşmayla bağlantılı, ekibin erişebileceği Drive'daki sözleşme ekleri.

Destek ve iletişim

• Kişiye bağlı IMAP e-postası: görüşme geçmişi kayıtlı.
• Bilet veya fırsat tetikleyicisinde otomasyondan SMS veya WhatsApp.

Pazarlama

• Bültene kayıt → Mokapen'de etiket ve takip edilen kampanya ile iletişime geçin.
• Mailchimp kampanya e-postası açıldı → CRM kişisinde etkinlik görünüyor.

İdeal akış da şu şekilde açıklanmıştır: Mokapen'i kullanmaya başlama: e-posta → iletişim → görev → anlaşma → fiyat teklifi, uygulamalar arasında geçiş yapmayı önleyen entegrasyonlarla.

Entegrasyonlar ve otomasyonlar

Otomasyonlar e-posta, SMS gönderebilir, Google veya Excel çevrimiçi e-tablolarını okuyabilir, formlardan destek bildirimleri oluşturabilir; ancak yalnızca ilgili entegrasyon kuruluysa akışta etkin Sahibi veya org'da. SMTP hesabı bağlı değilse "E-posta gönder" adımı başarısız olur; Aynı şekilde geçerli bir Google hesabı olmadan "Google E-tablosunu okuyun".

Bir iş akışını üretime sokmadan önce entegrasyonları ve kullanıcı izinlerini doğrulayın. Eylem ayrıntıları: Otomasyonlar → Entegrasyonla bağlantılı eylemler.

Uygulama başına özel kılavuzlar

Adım adım bağlantı ve özel ayarlar için ihtiyacınız olan entegrasyon kılavuzunu açın:

• Google Takvim — randevular ve takvim.
• Google Kişileri — iletişim adres defteri.
• Google Drive — ekler ve dosya depolama.
• Microsoft Outlook Takvimi — randevular ve takvim.
• Microsoft Outlook Kişileri — kişiler.
• OneDrive — ekler ve bulut depolama.
• MailerLite — kişiler ve e-postayla pazarlama listeleri.
• MailChimp — izleyiciler ve pazarlama aboneleri.
• Buluttaki Yağlanma — şirketler, ürünler, hizmetler, fiyat teklifleri ve mali emirler.

Diğer entegrasyonlar, biz onları yayınladıkça özel sayfalara sahip olacak. O zamana kadar Mokapen'deki Entegrasyonlar sayfasını ve karttaki açıklamayı kullanın.

Yaygın sorunlar (tüm entegrasyonlar)

• Süresi dolmuş bağlantı — Mokapen'de bağlantıyı kesin ve tüm izinleri kabul ederek tekrar bağlanın.
• Senkronizasyon "devam ediyor" durumunda kaldı - Beklemek; büyük adres defterlerinin doldurulması birkaç dakika sürebilir. Bitmezse bağlantıyı kesip yeniden bağlayın.
• Kopyalar — genellikle ilk önce e-posta kuralları olmadan senkronizasyon yapılır veya aynı hizmetin farklı hesaplarla çift bağlantısı sağlanır. Sağlandığı durumlarda yinelenmeyi önleme kurallarını ve kişilerdeki Yinelenenler aracını kullanın.
• Eksik veriler — senkronizasyon yönünü, "yalnızca ben" görünürlüğünü, Mokapen rol izinlerini ve bağlı hesabın doğru hesap olup olmadığını kontrol edin (e-posta sayfada gösterilir).
• Otomasyon başarısız oluyor — Otomasyonlardaki akış sahibinin entegrasyonunu ve adım geçmişini kontrol edin.

Takım için ipuçları

• Karar vermek kim neyi birbirine bağlıyor (örneğin bir ekip @ takvim hesabı, bir şirket Drive'ı) ve bunu dahili olarak belgeleyin.
• Entegrasyonları bağlayın önce toplu ithalat veya otomasyonun hayata geçmesi.
• Senkronizasyonun müdahaleci olduğu durumlarda (tam adres defteri, yıllık takvim) bir test kuruluşu veya veriler üzerinde test yapın.
• Bulut takvim hesabından farklı bir Mokapen hesabı kullandığınızda katılımcı / organizatör e-postalarını hizalayın.
• Etkin olmayan entegrasyonları veya kuruluştan ayrılan kullanıcıları düzenli aralıklarla inceleyin; artık ihtiyaç duyulmayanların bağlantısını kesin.
• Mokapen AI ve raporlar veriler üzerinde çalışıyor zaten Mokapen'de: düzenli senkronizasyon = kullanışlı asistan ve kontrol panelleri.