Sprievodca Mokapenom

Integrácie

Integrácie propojují Mokapen s aplikáciemi, ktoré už používate — kalendár, kontakty, e-mail, cloudové úložiště, e-commerce, faktúraci, marketing, messaging — aby údaje proudila do CRM bez ručního kopírování, exportů do tabulek alebo dvojího zadávání. Kontakt vytvořený na webu, schôdzka v kalendári, objednávka z e-shopu alebo soubor na Drive mohou skončit u správného záznamu v Mokapenu a naopak.

Tato stránka je obecný prehľad: co integrácie sú, kdy je používať, jaké přínosy přinášejí tímu a jak se orientovat v oblasti Integrácie. Pre každou pripojiťelnou aplikaci existuje (alebo bude existovat) samostatná příručka s konkrétními kroky pre pripojení a konfiguraci — například Google Calendar, Google Contacts a Google Drive už mají vlastní stránky.

Co sú a jak fungují

Integrácie nenahrazuje externí aplikaci: vytvára autorizovaný most medzi vaším účtem (Google, Microsoft, Shopify atd.) a vaší organizácií v Mokapenu. Vy rozhodnete, co synchronizovať, jakým směrem a podľa jakých pravidiel; Mokapen provádí sladění na pozadí alebo pri uložení, podľa typu integrácie.

Kľúčové body modelu Mokapen:

• Na organizácii — každé pripojení platí v rámci org, ve ktoré pracujete. Přepnete org → skontrolujte, ktoré integrácie sú tam aktívna.
• Na připojujícího používaťeľa — obvykle ten, kdo klikne na «Pripojiť», autorizuje svůj externí účet. Na stránke vidíte Připojený účet (e-mail služby) a kdo pripojení vytvořil.
• Volitelné sdílení — něktoré integrácie (napr. cloudové úložiště) umožní ostatním členovm tímu používať stejné pripojení, takže se nemusí znovu přihlašovat.
• Viditelné stavy — Připojeno, Synchronizácia probíhá, Chyba: hned poznáte, keď něco nefunguje.
• Odpojiť — most môžete kdykoli zrušit z Mokapenu. Pri odpojenie Mokapen často zobrazí dialog, kde zvolíte, či ponechať údaje už importovaná v org (zůstanou v CRM, ale už sa nesynchronizujú), alebo je odstranit z Mokapenu. Údaje na externí službě (Google atd.) se obvykle automaticky nesmažou.

Integrácie fungují vedle modulů CRM (kontakty, schôdzky, obchody, tickety, objednávky…) a Automatizací: mnoho automatických akcií (odoslania e-mailu, čtení tabulek, SMS) vyžaduje, aby byla příslušná integrácie aktívna a platná.

Přínosy pre tím

• Jedno namiesto pre prácu — obchodnéci vidí e-mail, schôdzky a obchody u kontaktu bez otvárania pěti záložek.
• Méně chyb — žiadne zapomenuté CSV súbory ani kontakty zadané dvakrát s různými daty.
• Konzistentní história — tickety, obchody a prílohy zostávajú prepojené se stejným záznamem.
• Ušetřený čas — automatická alebo synchronizácia na vyžádání namiesto týdenního exportu/importu.
• Automatizácie povoleny — s aktuálními daty v Mokapenu běží workflow a pravidla na reálnych informacích.
• Škálovatelnost — nový kolega: připojí své aplikácie alebo použije sdílený účet tam, kde je to podporovanýo, bez přestavby celého CRM.

Kde najít oblast Integrácie

Uvnitř organizácie otvorte používaťeľské menu a zvoľte Integrácie. Zobrazí se mřížka se všemi aplikáciemi dostupnými pre váš plán: každá karta ukazuje názov, krátký popis a stav (aktívna alebo brzy).

Kliknutím na kartu otvorte stránku integrácie: tam najdete tlačidlo pre pripojení účtu, nastavenia synchronizácia, Uložiť / Synchronizovať / Odpojiť. Nie všetky integrácie mají stejné možnosti — kalendár, kontakty a cloud mají různé obrazovky, pretože dělají různé věci.

Něktoré integrácie vyžadují vyšší plán (ikona medaily): bez správného plánu môžete čítať popis, ale pripojení nedokončíte.

Typy integrácií v Mokapenu

Mokapen seskupuje integrácie podľa funkční oblasti. Stručně k čemu slúži:

• Kalendár — zosúladí schôdzky v Mokapenu s externími kalendári (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideální pre schôdzky s klienty a sdílené agendy.
• Kontakty a predaj — synchronizuje kontakty (Google Contacts, Outlook Contacts, obohacení dat, LinkedIn…). Propojí CRM s adresářem, ktorý používate každý den.
• Cloudové úložiště — pripojení a ukládání souborů z Google Drive, OneDrive atd. priamo zo záznamů CRM.
• Komunikace — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: zprávy prepojené s kontakty a používané automatizáciemi.
• Marketing — zoznamy a kampane (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): kontakty a štatistiky sladěné s CRM.
• E-commerce — Shopify, WooCommerce: produkty, objednávky a zákazníci v predajním toku Mokapen.
• Fakturace — napr. Fatture in Cloud: záznamy, produkty, ponuky a objednávky konzistentní napříč systémy.
• Reklama a schôdzky — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: údaje kampaní alebo účastníci tam, kde to konektor podporuje.

Skutečný zoznam závisí na vašem plánu a aplikacích povolených pre vaši org: ne každá položka je dostupná všem.

Pripojenie účtu (obecně)

Postup je vždy podobný, bez ohledu na poskytovatele:

1. Otvorte stránku integrácie v Mokapenu.
2. Kliknite na tlačidlo pre pripojení (Přihlásit se přes…, Synchronizovať…, Pripojiť účet…).
3. Budete přesměrováni na web poskytovatele (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Přihlaste se účtem, ktorý chcete použít — môže byť jiný než e-mail pre prihlásenie do Mokapenu.
5. Přečtěte si, k čemu Mokapen žádá oprávnenia, a potvrďte Povolit / Autorizovat.
6. Vrátíte se do Mokapenu: zobrazí se nastavenia a tlačítka synchronizácia.

Ak oprávnenia nepřijmete, pripojení se nedokončí: Mokapen nemôže na dané službě čítať ani zapisovat dátumy. Automatizácie a funkce závislé na té aplikaci zůstanou blokované, dokud neautorizujete.

Po prvním pripojení môže Mokapen automaticky obnovovat prístup. Ak zmeníte heslo, zrušíte aplikaci v panelu poskytovatele alebo vyprší relace, Mokapen často zobrazí zprávu o vypršení pripojení: odpojte a znova pripojte.

Odpojenie integrácie

Kliknutím na Odpojiť na stránke integrácie se otevře potvrzení. Kromě zadání požadovaného slova mnoho integrácií ptá, co udělat s daty už v Mokapenu:

• Ponechať v Mokapenu (výchozí volba, kde je k dispozícii) — kontakty, schôdzky, prílohy alebo jiné importované záznamy zůstanou v CRM, ale vazba na externí službu se přeruší: obojsmerná synchronizácia neběží, dokud znovu nepřipojíte.
• Odstranit z Mokapenu — zrušením zaškrtnutí «Ponechať» alebo zapnutím přepínače odstranění Mokapen z org smaže záznamy alebo reference vázané na tuto synchronizáciu (napr. kontakty importované z Google, odkazy na prílohy Drive). Nieide o hromadné mazání na externím Google / Microsoft / cloudu: údaje tam zůstanou, ak je ručně nesmažete.

Možnosti se líšia podľa typu integrácie — napr. Google Contacts rozlišuje kontakty a spoločnosti; Google Drive nabízí odstranit iba odkazy v Mokapenu. Pred potvrzením vždy přečtěte dialog, zejména pri změně účtu alebo org.

Oprávnenia a súkromie

Každý poskytovatel zobrazí zoznam toho, co bude Mokapen moci dělat (čítať kalendár, spravovat kontakty, přistupovat k souborům vytvořeným aplikací, odesílat e-mail…). Mokapen žádá pouze oprávnenia potřebná pre danou integráciu — ne obecný prístup k celému účtu, keď nie je vyžadován.

V Mokapenu kromě oprávnenia poskytovatele často najdete:

• Viditelnost — importované kontakty alebo údaje viditelné celé org alebo iba vám.
• Sdílení pripojení — umožnit ostatním používaťeľovm používať váš připojený účet (kde je podporovanýo).
• Explicitní autorizace — u něktorých synchronizáciou (napr. kontakty) zaškrtávací políčko «Autorizuji kopírování dat…» pred synchronizáciou.

Tyto volby kombinujte s rolemi a oprávneniami v Mokapenu: používaťeľ bez oprávnenia ku kontaktům stejně nemôže spravovat záznamy, ktoré nevidí.

Smer synchronizácia

Mnoho integrácií (kalendár, kontakty, marketingové zoznamy) umožňuje zvolit, jakým směrem údaje putují:

• Iba do Mokapenu — externí aplikácie napájí CRM; změny v Mokapenu se nevracejí.
• Iba do externí aplikácie — Mokapen posílá údaje (napr. kontakty vytvořené v CRM do cloudového adresáře).
• Oba směry — aktualizácie v jednom systému se projeví v druhejm, s pravidly pre duplicity a konflikty tam, kde sú k dispozícii.

Jiné konektory (úložiště souborů, něktorý e-mail) fungují spíše «provozně»: pripojiť, uložiť, odeslat — bez průběžné obousměrné synchronizácia záznamů.

Po každé změně nastavenia použite Uložiť a tam, kde je k dispozícii, Synchronizovať, aby se pravidla aplikovala.

Typické prípady použitia

Predaj a CRM

• Import kontaktů z Google alebo Outlook do CRM a udržování zákazníků v souladu.
• Pripojenie e-commerce: online objednávka → kontakt + príležitosť v Mokapenu.
• Fakturace: ponuka v Mokapenu v souladu s dokumentem v faktúračním systému.

Provoz a kalendár

• Schôdzka v Google Calendar → schôdzka v Mokapenu s účastníky a vazbou na záznam zákazníka.
• Schôdzka vytvořená v Mokapenu → událost v telefónu obchodnéka.
• Prílohy smluv na Drive prepojené s obchodem, prístupné tímu.

Podpora a komunikace

• IMAP e-mail prepojený s kontaktem: história konverzace u záznamu.
• SMS alebo WhatsApp z automatizácie pri spuštění ticketu alebo obchodu.

Marketing

• Přihlášení k newsletteru → kontakt v Mokapenu se štítkem a sledovanou kampaní.
• E-mail kampane Mailchimp otevřen → aktivita viditelná u kontaktu v CRM.

Ideální tok je tiež popsán v Začíname s Mokapenem: e-mail → kontakt → úloha → obchod → ponuka, s integráciemi, ktoré eliminují přeskakování medzi aplikáciemi.

Integrácie a automatizácie

Automatizácie mohou odesílat e-mail, SMS, čítať online tabulky Google alebo Excel, vytvářet tickety z formulářů — ale iba ak je súvisiace integrácie aktívna u vlastníka toku alebo v org. Krok «Odeslat e-mail» selže, pokud nie je připolen SMTP účet; «Číst Google Sheet» bez platného Google účtu tiež.

Pred nasazením workflow do provozu overte integrácie a oprávnenia používaťeľov. Podrobnosti akcí: Automatizácie → Akcie vázané na integrácie.

Samostatné příručky podľa aplikácie

Pre krok za krokem pripojení a konkrétní nastavenia otvorte příručku pre integráciu, ktorú potrebujete:

• Google Calendar — schôdzky a kalendár.
• Google Contacts — adresář kontaktů.
• Google Drive — prílohy a úložiště souborů.
• Microsoft Outlook Calendar — schôdzky a kalendár.
• Microsoft Outlook Contacts — kontakty.
• OneDrive — prílohy a cloudové úložiště.
• MailerLite — kontakty a e-mailové marketingové zoznamy.
• MailChimp — audience a marketingoví odberateľé.
• Fatture in Cloud — spoločnosti, produkty, služby, ponuky a fiskální objednávky.

Ostatní integrácie dostanou samostatné stránky, jak je budeme publikovat. Do té doby použite stránku Integrácie v Mokapenu a popis na karte.

Časté problémy (všetky integrácie)

• Vypršené pripojení — odpojte v Mokapenu a znova pripojte, přijímeje všechna oprávnenia.
• Synchronizácia uvízla na «probíhá» — počkejte; velké adresáře mohou trvat minúty. Ak neskončia, odpojte a znova pripojte.
• Duplicity — často první synchronizácia bez pravidiel pre e-mail alebo dvojí pripojení stejné služby s různými účty. Použite pravidla proti duplicitám tam, kde sú k dispozícii, a nástroj Duplicity u kontaktů.
• Chybějící dátumy — skontrolujte smer synchronizácia, viditeľnosť «iba já», oprávnenia rolí v Mokapenu a že připojený účet je správný (e-mail zobrazený na stránke).
• Automatizácie selhává — skontrolujte integráciu vlastníka toku a historii kroků v Automatizacích.

Tipy pre tím

• Rozhodněte, kdo co připojuje (napr. jeden tímový kalendár team@, jeden firemní Drive) a zdokumentujte to interně.
• Připojte integrácie před hromadnými importy alebo spuštěním automatizací.
• Testujte na testovací org alebo datech, keď je synchronizácia invazivní (celý adresář, roční kalendár).
• Slaďte e-maily účastníků / organizátora, keď používate jiný účet Mokapen než cloudový kalendár.
• Pravidelně kontrolujte neaktívna integrácie alebo používaťeľa, ktorí org opustili — odpojte, co už nie je potřeba.
• Mokapen AI a reporty pracují s daty už v Mokapenu: pravidielná synchronizácia = užitečný asistent a dashboardy.