Sprievodca Mokapenom

Sprievodca vlastnými aplikáciami

Vlastná aplikácia je pracovný priestor, ktorý si zostavíte sami, keď Mokapen ešte nemá objekt vášho procesu: vozidlo flotily, nehnuteľnosť, zmluvu, spis, terénnu zákazku, kurz, miestnosť. Nie je to paralelné CRM: je to ďalšia aplikácia v tej istej organizácii, s menu, záznamami a väzbami na adresár, úlohy a obchody.

Konkrétny príklad: máte flotilu. Vytvoríte aplikáciu Vozidlá. Každé vozidlo je záznam (EČV, nájazd, koniec poistenia, zákazník, ktorý ho prenajíma). V zozname ich hľadáte, na kanbane ich posúvate z Dostupné do Používa sa do Údržba, v kalendári vidíte, kedy končí poistka. Zo záznamu otvoríte úlohu «servis» alebo prepojíte kontakt v adresári.

Vytvárate ich z Organizácia → Aplikácie, tlačidlo Vytvoriť vlastnú aplikáciu. Objaví sa v hlavnom menu s názvom a ikonou, ktoré zvolíte. Na zapnutie alebo vypnutie vstavaných aplikácií Mokapenu (Úlohy, Adresár, Predaj…) pozrite sprievodcu Aplikácie.

Rola v CRM

Nenahrádza Úlohy, Obchody ani Tikety: pracuje s nimi. Záznam je kus reality, ktorý tie aplikácie nepokrývajú; zvyšok CRM ostáva miestom, kde predávate, pracujete a podporujete.

• Adresár: prepojíte zákazníka, ktorý vozidlo prenajíma, nájomcu nehnuteľnosti, protistranu zmluvy.
• Aktivity a predaj: zo záznamu vytvárate úlohy, stretnutia alebo príležitosti — zákazka alebo vozidlo sa stane kontextom práce.
• Ďalšie vlastné aplikácie: zákazka sa viaže k vozidlu, zmluva k nehnuteľnosti, kurz k miestnosti, kde sa koná.
• Tím: vlastník, spolupracovníci a súkromie, rovnako ako pri Úlohách a Obchodoch.

Praktické pravidlo: ak Mokapen objekt už má (tiket, obchod, produkt v katalógu), použite tú aplikáciu. Ak potrebujete doménový objekt, ktorý neexistuje — EČV a nájazd, m² a nájom, spis s termínom — vytvorte aplikáciu.

Prípady použitia

• Požičovňa / dielňa: šablóna Vozidlá. Zoznam s EČV a koncom poistenia; kanban Dostupné → Používa sa → Údržba; kalendár na poistkách. Každé vozidlo prepojené so zákazníkom. Druhá aplikácia Zákazky na prácu na vozidle.
• Nehnuteľnosti / B&B: šablóna Nehnuteľnosti. Jednotky s m², nájmom a «dostupné od»; pipeline Obsadené / Rezervované; hosť v adresári. Zmluvy na prenájom, Priestory na spoločné miestnosti.
• Kancelária / agentúra: šablóna Prípady. Kód, priorita, termín, spolupracovníci na spise. Tiket ostáva prichádzajúcou požiadavkou; prípad je meritorný dossier, prepojený s tiketom.
• Terénny servis: Zákazky (adresa, okno, priorita) + Vybavenie (záruka, stav), oboje viazané na kontakt v teréne.
• Školenia: Kurzy s miestami, dátumami a poplatkom; účastníci v adresári; Priestory na učebňu. Kanban Naplánované → Otvorené → Prebieha → Dokončené.
• Veterinár / penzión: Zvieratá s menom, druhom, čipom, ďalšou vakcínou v kalendári; majiteľ v adresári.
• Vlastný proces, od nuly: napr. softvérové licencie (kód, dodávateľ, platnosť, suma). Žiadna šablóna to nepokrýva: začnite s prázdnou aplikáciou a pridajte len polia, ktoré používate.

Kde to nájsť a kto má prístup

Menu Organizácia (ikona budovy) → Aplikácie.

Iba Vlastníci vytvárajú aplikáciu, zapínajú alebo vypínajú prepínače, otvárajú Nastavenia a mažú aplikáciu.

Požadovaný plán — na vytváranie a používanie vlastných aplikácií potrebujete aspoň plán Small. S plánom Free tlačidlo vytvorenia nie je k dispozícii.

Keď je aplikácia zapnutá, Členovia ju vidia v menu, otvárajú zoznam/kanban/kalendár a pracujú so záznamami. Ako pri úlohe: záznam môžete obmedziť (súkromie) a zoznam filtrovať podľa vlastníka alebo tímu.

Po vytvorení Mokapen hneď otvorí Nastavenia tejto aplikácie. Vrátite sa tam z názvu na karte Vlastné aplikácie alebo z bočného menu Organizácia (položka s ikonou a názvom).

Plán je na organizáciu: dve organizácie na tom istom účte môžu mať rôzne aplikácie.

Vytvorenie aplikácie

1. Organizácia → Aplikácie → Vytvoriť vlastnú aplikáciu.
2. Zvoľte Vytvoriť zo šablóny (hotová sada) alebo Vytvoriť od nuly.
3. Vyplňte:
   • Názov v množnom čísle — popisok v menu, napr. Vozidlá.
   • Názov v jednotnom čísle — objaví sa v «Nové vozidlo» a v potvrdeniach.
   • Krátky popis — text vedľa názvu na stránke Aplikácie.
   • Ikona.
4. Potvrďte: Mokapen aplikáciu vytvorí a prenesie vás do Nastavení.

Pri šablóne sú názov, jednotné číslo a ikona predvyplnené: môžete ich zmeniť pred uložením a neskôr z karty Info.

Slug v URL (napr. vozidla) sa vygeneruje z množného názvu pri vytvorení. Ak aplikáciu neskôr premenujete, slug sa nezmení: pamätajte na to, ak ste už zdieľali odkazy.

Šablóny

Šablóny sú východiskový bod: polia, zobrazenia a pipeline už nastavené. Potom môžete všetko pridávať, odoberať a premenovávať. Galéria má dve skupiny, náhľad karty a zahrnuté zobrazenia.

Aktíva & inventár

Vozidlá — flotila, prenájom, dielňa.

• Polia: EČV (povinné), značka, model, rok, VIN, nájazd, typ paliva (benzín, nafta, elektrina, hybrid, LPG), koniec poistenia.
• Prepojenia: kontakt a spoločnosť.
• Kalendár: koniec poistenia.
• Pipeline: Dostupné → Používa sa → Údržba → Vyradené.

Nehnuteľnosti — byty, izby, jednotky.

• Polia: adresa (povinná), mesto, PSČ, poschodie, plocha (m²), izby, dostupné od, nájom.
• Prepojenia: kontakt a spoločnosť.
• Kalendár: «Dostupné od».
• Pipeline: Dostupné → Rezervované → Obsadené → Nedostupné.

Vybavenie — nástroje a zariadenia.

• Polia: kód, značka, model, sériové číslo, umiestnenie, dátum nákupu, koniec záruky, stav (nové, dobré, prijateľné, zlé).
• Prepojenia: kontakt.
• Kalendár: koniec záruky.
• Pipeline: Dostupné → Priradené → Údržba → Vyradené.

Zvieratá — miláčikovia a penzión.

• Polia: druh (povinný: pes, mačka, vták, králik, iné), plemeno, pohlavie, dátum narodenia, mikročip, ďalšia vakcína, srsť.
• Prepojenia: kontakt majiteľa.
• Názov v náhľade: Meno.
• Kalendár: vakcína.
• Pipeline: Aktívne → Penzión → Liečba → Archivované.

Operácie

Zmluvy — prenájmy, služby, predplatné.

• Polia: kód, typ (prenájom, služba, predplatné, iné), dátumy začiatku/konca, suma, dátum obnovenia.
• Prepojenia: kontakt a spoločnosť.
• Kalendár: obdobie zmluvy.
• Pipeline: Návrh → Aktívne → Vyprší → Uzavreté.

Prípady — spisy a dossiere.

• Polia: kód, typ (administratívny, právny, poradenstvo, iné), otvorené dňa, termín, priorita.
• Prepojenia: kontakt, spoločnosť a spolupracovníci.
• Kalendár: od otvorenia do termínu.
• Pipeline: Príjem → Prebieha → Čaká → Uzavreté.

Zákazky — terénny servis.

• Polia: kód, adresa miesta, mesto, plánovaný začiatok/koniec, priorita.
• Prepojenia: kontakt, spoločnosť a spolupracovníci.
• Kalendár: pracovné okno.
• Pipeline: Naplánované → Prebieha → Čaká na diely → Dokončené.

Kurzy — školacie termíny.

• Polia: kód, miesto, mesto, miesta, dátumy, poplatok.
• Prepojenia: kontakt a spolupracovníci.
• Kalendár: dátumy kurzu.
• Pipeline: Naplánované → Otvorené → Prebieha → Dokončené.

Priestory — miestnosti a stoly.

• Polia: kód, adresa (povinná), mesto, PSČ, telefón, budova, poschodie, kapacita, vybavenie.
• Kalendár: sada nemá dátumy. Ak ich potrebujete, pridajte pole dátumu a namapujte ho v Nastavenia → Kalendár.
• Pipeline: Dostupné → Rezervované → Obsadené → Nedostupné.

Vytvorenie od nuly

Začína len so zobrazením Zoznam a základnými poľami: názov, typológia, druhá typológia, popis, vlastník, spolupracovníci. Kanban a kalendár ostanú vypnuté, kým ich nezapnete.

Typická cesta:

1. Vytvorte aplikáciu.
2. Pridajte Polia procesu.
3. Usporiadajte Kartu.
4. Zvoľte stĺpce zoznamu.
5. Zapnite Kanban a vytvorte pipeline a stavy.
6. Ak máte dátumy, namapujte Kalendár.

Bez pipeline nemá kanbanová tabuľa stĺpce. Bez poľa dátumu ostane kalendár prázdny.

Nastavenia aplikácie

Zo stránky Nastavenia konfigurujete aplikáciu rovnako ako Úlohy alebo Obchody:

• Info: názov, jednotné číslo, popis, ikona.
• Polia: sklad polí. Pozrite sprievodcu Polia. Pri niektorých poliach, ak plán nestačí, Mokapen ukáže ikonu medaily.
• Karta: ktoré polia sa objavia na karte Údaje a v akom poradí. Pozrite layout karty.
• Zoznam a stĺpce: stĺpce zoznamu. Pozrite zoznam a stĺpce.
• Kanban card (plán Medium): ktoré polia vidíte na karte tabule. Objaví sa, ak je Kanban zapnutý.
• Kanban: pipeline a stavy.
• Kalendár: ktoré pole dátumu je začiatok (a prípadne koniec).
• Tabs: ktoré karty zobraziť na zázname a v akom poradí.

Dole je červená oblasť Odstrániť: zmaže celú aplikáciu. Pozrite Odstránenie aplikácie.

Zobrazenia: Zoznam, Kanban, Kalendár

V bloku Stránky volíte, čo sa objaví v lište aplikácie. Hlavné menu otvorí prvé zapnuté zobrazenie, v poradí, ktoré nastavíte (pretiahnite úchyt).

• Zoznam — vždy zapnutý. Ak ostatné vypnete, používate toto.
• Kanban — tabuľa podľa stavu. Kliknutím na chip zapnete alebo vypnete.
• Kalendár — záznamy na namapovaných dátumoch.

Zapnutie Kanbanu alebo Kalendára zobrazí konfiguračné karty. Vypnutie zobrazenia ho skryje z menu; údaje ostanú. Šablóny zvyčajne štartujú so všetkými tromi; od nuly štartuje len Zoznam.

Kanban a pipeline

Rovnaká logika ako Obchody a Tikety: jedna alebo viac pipeline, každá so stavmi ako stĺpcami. Z karty Kanban premenujete, preskladáte, pridáte alebo odoberiete stavy a pipeline. Šablóny už vytvoria pipeline so stavmi sady.

Na tabuli posúvate záznamy zo stĺpca do stĺpca, aby ste zmenili stav. Ktoré polia vidíte na karte, nastavíte v Kanban card (plán Medium).

Ak je tabuľa prázdna: zapnite Kanban v Stránkach a vytvorte aspoň jednu pipeline s dvoma alebo tromi stavmi.

Kalendár

V Nastavenia → Kalendár nastavíte pole dátumu začiatku a ak má udalosť trvanie, dátum konca. Ak ešte nemáte pole dátumu, vytvorte ho najprv v Poliach. Šablóny s jedným dátumom (poistenie, vakcína, záruka) používajú to isté pole ako začiatok aj koniec.

Je to kalendár tejto aplikácie (splatnosti flotily, obnovenia, zákazky), nie globálny kalendár úloh a stretnutí.

Karty záznamu

V predvolenom stave má záznam:

• Údaje: polia, ktoré ste dali do layoutu.
• Checklist: opakovateľné kroky na zázname.
• Spojenia: adresár, natívne aplikácie a ďalšie vlastné aplikácie.
• Timeline (rozbaľovacie menu): história záznamu.

Z Nastavenia → Tabs karty preskladáte alebo skryjete. Na prevádzkovú prácu použite checklist alebo prepojte úlohu.

Práca so záznamami

Z hlavného menu otvorte aplikáciu (napr. Vozidlá). Hore máte Zoznam, Kanban a Kalendár (tie, ktoré ste zapli), filter vlastníka alebo tímu, Filtre (Premium) a tlačidlo + nasledované jednotným názvom (napr. + Vozidlo).

Vytvorenie záznamu

1. Kliknite na + Vozidlo (alebo jednotné číslo vašej aplikácie).
2. Zadajte zrozumiteľný názov — napr. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Vyplňte polia (EČV, značka, koniec…) a prepojte zákazníka v adresári.
4. Uložte: záznam sa objaví v zozname a ak máte kanban, v prvom stĺpci. Ak ste namapovali dátum, objaví sa aj v kalendári.

Záznam

Klik na názov otvorí bočný záznam; s plánom Small môžete rozbaliť na celú stránku (rovnaký layout, viac miesta).

Lišta akcií:

• Súkromie, štítky, farba, kopírovať odkaz.
• Celá stránka (plán Small).
• + Vytvoriť a prepojiť: úloha, stretnutie, obchod… prepojené s týmto záznamom.

Menu Možnosti (tri bodky):

• Duplikovať: zduplikuje záznam.
• Archivovať / Obnoviť (plán Medium): vyberie ho z aktívneho toku bez zmazania — vyradené vozidlo, uzavretá zmluva.
• Upraviť kartu / tabs (admin): layout polí a kariet.
• Odstrániť: kôš organizácie; z banneru obnovíte alebo zmažete natrvalo.

Na karte Údaje upravujete polia inline (ikona ceruzky), rovnako ako pri Obchodoch a Tiketoch.

Prepojenia

Záznamy sú v grafe prepojení, ako zvyšok Mokapenu.

Na zázname aplikácie prepojujete kontakty a spoločnosti (v šablónach sú už na karte Údaje). Na záznamoch Úloh, Obchodov a Kontaktov sa objaví sekcia pre každú aktívnu vlastnú aplikáciu: z kontaktu otvoríte prenajaté vozidlo, zo zmluvy nehnuteľnosť. Medzi vašimi aplikáciami: zákazka → vozidlo, prípad → zmluva.

Kontakt a spoločnosť v šablónach sú prepojenia, nie extra polia. Spravujete ich z layoutu karty a karty Spojenia.

Zapnutie a vypnutie

V Organizácia → Aplikácie má každá vaša aplikácia rovnaký prepínač ako ostatné. Master Povoliť všetky aplikácie ich zahŕňa.

• Zapnuté (predvolené): položka v menu, použiteľné záznamy, viditeľné prepojenia.
• Vypnuté: zmizne z menu všetkých. Údaje a nastavenia ostanú. Zapnite znova a všetko sa znova objaví.

Potvrďte tlačidlom Uložiť dole na stránke, inak sa prepínače neuložia.

Odstránenie aplikácie

Odstránenie nie je vypnutie. Z Nastavenia → Odstrániť musíte napísať ODSTRáNIť. Operácia je nevratná: zmiznú všetky záznamy, polia, zobrazenia, pipeline, súbory a väzby tejto aplikácie.

Kontakty, spoločnosti a úlohy ostanú: zmizne len odkaz na to vozidlo alebo zmluvu. Ak si nie ste istí, vypnite prepínač a počkajte.

Časté problémy

Nevidím tlačidlo Vytvoriť — musíte byť Vlastník, na pláne Small (alebo vyššom), na stránke Organizácia → Aplikácie.

Aplikácia sa neobjaví v menu — prepínač vypnutý (a Uložiť nestlačené), alebo aplikácia bola odstránená. Členovia ju nevytvárajú: používajú ju, ak ju Vlastník zapol.

Prázdny kanban — zobrazenie vypnuté, alebo žiadna pipeline. Zapnite Kanban a vytvorte stavy (šablóny to urobia za vás).

Prázdny kalendár — chýba pole dátumu alebo mapovanie v Nastavenia → Kalendár. Pri Priestoroch sada dátumy nemá: pridajte ich sami.

Na zázname nenájdem kontakty — prepojenie nie je v layoute Karty, alebo je karta Spojenia skrytá. V šablónach sú kontakt a spoločnosť už na karte Údaje.

Vypol som aplikáciu a myslel som si, že som ju zmazal — údaje tam sú. Znova otvorte Aplikácie, zapnite, Uložiť. Na zmazanie potrebujete Odstrániť + potvrdenie ODSTRáNIť.

Často kladené otázky

O: Koľko vlastných aplikácií môžem vytvoriť?

A: Na stránke nie je strop. Vytvorte jednu na doménový objekt (Vozidlá, Zmluvy…), nie jednu na každý odtieň. Príliš položiek menu zahlcuje: vypnite tie, ktoré nepoužívate.

O: Môžem použiť šablónu a potom ju zmeniť?

A: Áno. Polia, stavy, zobrazenia, názvy aj ikonu môžete upraviť. Šablóna len ušetrí štart od prázdnej karty.

O: Mám vytvoriť Vozidlá, keď už mám Produkty v katalógu?

A: Produkty sú katalóg, ponuky a objednávky. Vozidlo flotily (EČV, nájazd, poistenie, «v dielni») je iný objekt: na to slúži aplikácia Vozidlá.

O: Nestačia na prípady Tikety?

A: Tiket je požiadavka a konverzácia. Prípad je spis (kód, termíny, priorita dossieru). Často žijú spolu: tiket sa viaže k prípadu.

O: Kto vidí záznamy?

A: Členovia organizácie, ak je aplikácia zapnutá. Ako pri úlohe: jednotlivý záznam môžete obmedziť (súkromie) a zoznam filtrovať podľa vlastníka alebo tímu. Vypnutie aplikácie ich skryje pred všetkými, bez zmazania údajov.

O: Nájde vyhľadávanie hore moje záznamy?

A: Áno, podľa názvu záznamu (EČV, názov nehnuteľnosti, kód prípadu), rovnako ako pri úlohách a kontaktoch. Vedľa výsledku vidíte názov aplikácie (napr. Vozidlá).

O: Môžem importovať Excel vozidiel?

A: Import organizácie tieto typy neuvádza. Zadajte záznamy v aplikácii, alebo pri veľkých objemoch použite API.

O: Môžem automatizovať «keď končí poistenie…»?

A: Vyhradený spúšťač nie je. Použite kalendár aplikácie a zoznam filtrovaný podľa dátumov. Ak je ďalší krok úloha alebo obchod, automatizácie štartujú odtiaľ.

O: Zmaže odstránenie aplikácie aj prepojené kontakty?

A: Nie. Zmiznú záznamy aplikácie a väzby. Kontakty, spoločnosti a úlohy ostanú.